Дипломная работа: Проектирование прототипа информационной системы для обработки заказов предприятия общественного питания

Далее при необходимости клиенту ознакомится с меню. Это возможно сделать двумя способами:

1. Просмотр меню в заведении;

2. Просмотр меню через социальные сети.

Далее будет продолжено оформление заказа через вышеуказанные способы, при необходимости заполнить дополнительные услуги, количество человек и оставляет свои пожелания.

После успешной записи организатор услуги заносит данные в бумажный журнал и формирует уведомление с информацией для предстоящего ужина и отправляет его клиенту. Далее для окончательного оформления заказа необходимо внести оплату для этого клиенту необходимо подъехать в заведение и оплатить данную услугу.

После записи клиент приходит в назначенное время в парк Им. М. Горького и подходит на аттракцион «Колесо обозрения», где его встречает организатор ужина и провожает в заказанную кабинку. После проведения данной услуги, клиент оставляет устный отзыв.

Оказание услуг общественного питания выполняются на основе следующего перечня документов [1]:

1. Свидетельство о регистрации в ЕГРЮЛ, МРП;

2. Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о регистрации изменений вносимых в Учредительные документы и несвязанных с изменениями в учредительные документы;

3. Копия Устава и УД;

4. Свидетельство о постановке на налоговый учет в налоговый орган;

5. Информационное письмо об учете в ЕГРПО;

6. Приказ о вступлении в должность Генерального директора;

7. Приказ о назначении Управляющего;

8. Штатное расписание;

9. Список персонала;

10. Должностные инструкции, утвержденные руководством предприятия;

11. Медицинские книжки (наличие оформленных медицинских книжек и графика прохождения медицинских осмотров);

12. Разрешение Управы на размещение объекта;

13. Лицензия на реализацию алкогольной продукции;

14. Сертификат соответствия на Услуги;

15. Санитарно-эпидемиологическое заключение на реализацию продукции общественного питания;

16. Ассортиментный перечень реализуемой продукции;

17. Программы производственного контроля с заключением;

18. Журнал регистрации результатов осмотра на наличие гнойничковых заболеваний;

19. Журнал расчета дезинфицирующих средств;

20. График проведения санитарных дней;

21. Договор на лабораторные исследования (протоколы ЦГСЭН: испытания продукции, смывов, сливов, анализ воды, алкогольной продукции);

22. Санитарные нормы, правила и гигиенические нормативы;

23. Контрольный журнал проверок;

24. Книга отзывов и предложений с ежегодным продлением в Управе.

25. Бракеражный журнал;

26. Мерная гостиризованная посуда;

27. Договоры аренды (субаренды) помещения (БТИ);

28. Копия свидетельства на право собственности от арендодателя;

29. Договор на вывоз мусора;

30. Договор на проведение дезинсекции, дезинфекции и дератизации помещения;

31. Свидетельство о поверке весов;

32. Договор на установку и обслуживание охранной сигнализации с УВД, с перечнем и актом приема в эксплуатацию тревожной сигнализации.

33. Договор с прачечной;

34. Договор на утилизацию жировых отходов;

35. Договор на утилизацию люминесцентных ламп;

36. Договор на поставку дезинфицирующих средств.

37. Карточки регистрации контрольно-кассового аппарата в налоговом органе;

38. Паспорт на контрольно-кассовый аппарат;

39. Журнал учета вызовов технических специалистов;

40. Договор на обслуживание контрольно-кассового аппарата;

41. Наличие плана эвакуации, указатели аварийного выхода;

42. Журнал инструктажа по технике безопасности и пожарной безопасности (проведение инструктажей: вводного, первичного, повторного и внепланового)

43. Приказ ответственных лиц за противопожарное состояние;

44. Приказ о назначении ответственных лиц за газовое хозяйство;

45. Приказ о назначении ответственных лиц за технику безопасности;

46. Приказ о назначении ответственного за электрооборудование.

47. Заключение УГПС о соответствии объекта требованиям пожарной безопасности;

48. Перечень установленного технологического оборудования;

49. Технический отчет по заземлению электрооборудования;

50. Полис страхования ответственности за нарушение санитарно-эпидемиологических норм;

51. Договор страхования имущества;

52. Договор страхования ответственности арендаторов нежилых помещений, если предусмотрено в договоре аренды;

53. Технологические и калькуляционные карты;

54. Сборники рецептур ГОСТЫ, ОСТЫ ТУ ТИ на продукцию, реализуемую на предприятии;

55. Товарно-транспортные накладные на алкогольную продукцию;

56. Сертификаты соответствия на сырье, получаемое от поставщиков;

57. Договоры от основных поставщиков алкогольной продукции.

На основе нормативных документов и обследования предметной области была построена диаграмма модели «as-is», созданная по технологии IDEF0, которая представлена на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2. Диаграмма «Оформление заказа»

На диаграмме изображены бизнес процессы, происходящие при заказе услуги «Ужина на колесе обозрения»:

- поиск информации;

- оформление заказа;

- предоставление услуги.

Для того чтобы изучить обработку заказа необходимо более подробно рассмотреть бизнес-процесс «Оформление заказа». Декомпозиция «Оформления заказа» в представлении диаграммы IDEF0 «as-is», представлена в приложении В.

Исходя из диаграммы, можно сделать вывод о том, что очень много времени у клиента занимает уточнение информации об услуги «Ужин на колесе обозрения», как следствие, большое количество времени тратит и организатор на запись каждого клиента.

Так же при использовании при данном методе организации работы были выделены следующие проблемы:

- большое количество на времени обслуживания каждого клиента, так как клиенты задают одни и те же вопросы, а организаторы данной услуги дают одни и те же ответы;

- организованная система хранения информации о проведении данных услуг, так как при ее использовании высока вероятность к возникновению форс-мажорных ситуаций, таких как ошибки при ручном заполнении информации, утери бланка заказа;

- получение информации только в рабочее время;

- отсутствие информации, которая бы могла предоставить актуальную и полезную информацию качества обслуживания. Предоставление данной информации будет полезно также и для потенциальных клиентов;

- сложность введение учета заказа;

- отсутствие возможности дистанционной оплаты, приводит к потере клиентов;

Автоматизации бизнес процесса «Оформление заказа» позволит устранить вышеописанные проблемы.

1.1.4 Предложение по автоматизации обработки заказов для предприятия общественного питания

Автоматизация бизнес процесса «Оформление заказа» предполагает внедрение информационный системы для обработки заказов предприятия общественного питания. Для реализации автоматизированной информационной системы для обработки заказов предприятия общественного питания были рассмотрены следующие варианты:

1. создания приложения в «Microsoft Exel»;

2. создания страницы в социальной сети;

3. создание специализированного сайта.

Приложение для обработки заказов в «Microsoft Exсel»

Программа “Microsoft Excel” предназначена для работы с электронными таблицами и предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты и язык макропрограммирования Visual Basic for Applications [2].

К достоинствам данного варианта можно отнести следующее:

­ корректный ввод информации;

­ безопасный способ хранения;

­ автоматизированная обработка данных;

К недостаткам можно отнести, что приложение для обработки заказов, реализованное в «Microsoft Exсel» не может обеспечить решение следующие проблем;

­ получение информации только в рабочее время;

­ проблемы, связанные с дополнительной нагрузкой работы организатора, когда клиенты задают одни и те же вопросы, а организаторам приходится выдавать одни и те же ответы.

Создание страницы в социальные сети

Социальная сеть - онлайн-платформа, которую позволяет пользователям отправлять друг другу сообщения, создавать собственные страницы и сообщества, обмениваться изображениями и прочее.

К достоинствам данного варианта:

­ Возможность индивидуальной консультации. Некоторым людям по каким-либо причинам неудобно получить необходимую информацию по телефону, но удобнее решить все онлайн;

­ Точные параметры рекламы. Средства социальных сетей позволяют настроить рекламу именно на вашей аудитории, выбрав ее по определенным параметрам.

­ К недостаткам обработки заказов через социальные сети:

­ Шаблонность. Дизайн и функции доступные для реализации ограничены ее средствами, следовательно, создать какой-либо индивидуальный дизайн не возможности;

­ Ограниченный набор функциональных возможностей. Продажи в социальной сети ограничены: нет возможности выбора нескольких позиций в заказе, нет корзины, калькулятора и прочих сервисов;

­ Зависимость от социальной сети. Страница в социальной не может стать собственностью, и в любой момент администрация социальной сети может изменить правила;

­ Обязательно регистрация в социальной сети.

Создание специализированного сайта

Сайт - одна или несколько логически связанных между собой веб-страниц объединенных в одно целое и доступных по доменному имени или IP-адресу.

Достоинства данного варианта:

- Более широкая аудитория. В социальных сетях аудитория специфична, но при этом все они пользуются поиском в интернете.

- "Горячие" клиенты. При необходимости заказать услугу прямо сейчас, потенциальный клиент будет осуществлять поиск через создание запроса в поисковых системах, что позволит ему найти сайт для оформления заказа.

- Более широкий функционал. Здесь доступны практически любые функции бизнеса в интернете, в тои числе, есть возможность подробное отслеживания эффективности рекламы.

Главным недостатком является наиболее высокие финансовые затраты по сравнению с остальными предложениями, связанные с реализацией и продвижением. Но так как главное найти решение, которое будет обладать функциональным возможностям, этот недостатком можно пренебречь.

Сравнительный анализ предложений по автоматизации обработки заказов предприятия общественного питания

Исходя из анализа бизнес процессов обработки заказов предприятия общественного питания, предложение по автоматизации должно обладать следующими функциональными возможностями:

- самостоятельное оформление заказа;

- получение информации в любое время;

- получение информации о качестве услуги, как организаторам, так и потенциальным клиентам;

- введения учета заказов;

- дистанционная оплата.

Составлен сравнительный анализ предложений по автоматизации для обработки заказов предприятия общественного питания, который представлен в таблице 1.1

Таблица 1.1.Сравнительный анализ предложений по автоматизации обработки заказов общественного питания

Исходя из данных, полученной в таблице, можно сделать вывод о том, что «Microsoft Excel» обладает сильно ограниченным набором функциональных возможностей. Предложение по обработки заказов через страницу в социальных сетях имеет ряд неоспоримых преимуществ, в сравнении с «Microsoft Excel», но при этом они также имеет и ограничения, которые не позволят полноценно решить задачи, которые поставлены перед информационной системой.

Предпочтительным вариантом разработать собственный качественный сайт и подкрепить его страницей в социальных сетях, которые будут использоваться в качестве маркетингового инструмента. Согласно данным блога о маркетинге в социальных сетях (https://smmplanner.com/blog/) , при качественно налаженном маркетинге социальных сетей прирост заказов через этот канал сможет составить 7-12%. [3]. Но данное решение является более затратным, так как это может отодвинуть период окупаемости на достаточно длительный срок. Именно по этой причине в данной работе будет разработан прототип информационной системы для обработки заказов в виде сайта. Данное решение обусловлено тем, что сайт обладает достаточно большим спектром функциональных возможностей с достаточно низким периодом окупаемости, а так же будет способствовать эффективному продвижению в интернете, следовательно, можно будет использовать как непосредственный маркетинговый инструмент, так как удобный и красочный сайт привлечет внимание потенциальных посетителей.