Курсовая работа: Проект организации и разработки системы управления предприятием по производству украшений из натурального камня

Внутренние потоки коммуникационных связей протекают по двум направлениям - горизонтальному и вертикальному.

Горизонтальные коммуникационные потоки обеспечивают взаимодействие и передачу информации от одного подразделения к другому (рисунок 8), необходимую для реализации ими своих функций и достижения общих целей. В ООО «Золотой Грифон» для обеспечения эффективного обмена информацией используются информационные технологии.

Вертикальные коммуникационные потоки представляют собой обмены информацией между вышестоящими и нижестоящими элементами в структуре управления. Мри этом взаимодействие происходит но восходящим и нисходящим направлениям.

Нисходящий коммуникационный поток используется руководителями для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы.

Рисунок 4 - Вертикальные коммуникации в ООО «Золотой Грифон»

5. Организационный контроль

Контроль - это критически важная и сложная функция управления организацией.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если руководитель хочет, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп невозможно. Контроль является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, заключается в том, «по контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель независимо от своего ранга должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль дает возможность своевременно обнаруживать и устранять недостатки и нарушения, судить о правильности и эффективности принимаемых решений. Он способствует поддержанию дисциплины и порядка, соблюдению законности, усилению охраны прав граждан.

Необходимость контроля проявляется в следующем:

1. Исчезает неопределенность: никакое планирование, даже самое тщательное, не может учесть всех возможных осложнений и обстоятельств. Мероприятия контроля выявляют их и дают возможность корректировать программу действий.

2. Появляется возможность предотвращения кризисов: никакая организация функционирования объекта не страхует от ряда мелких ошибок и упущений. Если их вовремя не исправлять, их количество может превысить некую «критическую массу». Мероприятия контроля позволяют выявить и исправить их, не дожидаясь кризиса.

3. Выявляются не только деструктивные, но и конструктивные явления: контроль позволяет выявить эффективные решения, определить перспективные направления деятельности.

Современные исследования в области управленческого контроля в организациях базируются на системном подходе. При этом изучается контроль внутри организации и внешний контроль, осуществляемый по отношению к основным подсистемам организации.

Контроль в организации «Золотой Грифон» осуществляется в соответствии с уставом организации, правилами внутреннего распорядка, должностными инструкциями, годовым отчетом и другими внутренними документами, а также внешними нормативно-правовыми актами и установленными стандартами.

По периодам реализации контроль подразделяется на предварительный. текущий и итоговый.

Предварительный контроль реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет, и производится в виде оценки деятельности подчиненного его непосредственным начальником. Итоговый контроль осуществляется после того, как работа закончена.

Первый этап процесса контроля - это установление стандартов, т.е. конкретных целей, имеющих временные границы. На втором этапе производится сравнение показателей функционирования с заданными стандартами и определяется масштаб допустимых отклонений. Следующим этапом является измерение результатов. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринять.

В ООО «Золотой Грифон» в качестве основных стандартов выступают система целей, разработанная во втором разделе курсовой работы, а также стандарты, выраженные в форме нормативных документов.

Стандарты предприятий регламентируют:

-деятельность составляющих частей организации;

-управление производством;

- качество производимой продукции;

- общие технологические нормы процесса производства продукции.

Нормативные документы по стандартизации в РФ установлены Законом РФ «О стандартизации». К ним относятся: Государственные стандарты Российской

Федерации (ГОСТ РФ); применяемые в соответствии с правовыми нормами международные, региональные стандарты, а также правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической информации; стандарты отраслей; стандарты предприятий; стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Система внутреннего контроля организуется руководством предприятия. Это первое и основное отличие внутреннего контроля от прочих видов контроля.

Внутренний контроль - это система мер, организованных руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

Целями организации системы внутреннего контроля на предприятии являются:

1) осуществление эффективного функционирования предприятия;

2) обеспечение соблюдения политики предприятия каждым сотрудником;

3) обеспечение сохранности имущества организации.

Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач:

1. Определение фактического состояния деятельности сотрудников.

2. Оценка качества исполнения распоряжений руководителей подразделений.

3. Поиск ошибок и просчетов в процессе осуществления деятельности контролируемых подразделений, сотрудников, выявлений условий и причин этих ошибок и просчетов.

4. Выявление резервов и новых возможностей на предприятии.

5. Выявление позитивного опыта решения задач с учетом ситуации в организации.

6. Оказание практической помощи контролируемым подразделениям, сотрудникам в совершенствовании их навыков.

7. Оценка результатов работы контролируемых подразделений, сотрудников, разработка предложений по более эффективному использованию сотрудников или отстранение их от занимаемой должности.

Таким образом, систему внутреннего контроля в ООО «Золотой Грифон» можно представить как в таблице 9.

Таблица 9 - Система контроля ООО «Золотой грифон»

Директор осуществляет контроль над деятельностью начальников подразделений, созывая их на совещания. Руководитель каждого отдела также осуществляет контроль над работой своих подчиненных. Например, заместитель директора по производству проверяет качество произведенных единиц готового товара и производство продукции в сроки, а также проверяет составленные договоры и подписывает их. Заместитель директора по коммерческим вопросам следит за тем, чтобы предприятие было своевременно обеспечено сырьем и материалами и чтобы оно в срок осуществляло продаж)' продукции для массовой реализации и по индивидуальным заказам клиентов-заказчиков. Заведующий отделом кадров контролирует выполнение сотрудниками своих должностных обязанностей, их посещение рабочего места, а также следит за тем, чтобы в сроки проводились всевозможные инструктажи.

Внешний контроль осуществляется со стороны служб, наделенных контролирующими функциями органов государственной власти.

6. Управление персоналом и мотивация

На предприятии в сфере управления персоналом стараются учитывать как экономические аспекты, так и потребности и интересы сотрудников.

Руководство старается сформировать настоящую команду единомышленников, учитывая при этом следующее:

- каждый участник команды обязан во всей полноте осознавать цель, поставленную перед коллективом;

- команда функционирует как единый организм, причем ответственность за результаты также носит коллективный, а не индивидуальный характер;

- любой участник команды должен постоянно совершенствовать свою квалификацию, чтобы обладать универсальными в своей сфере знаниями, трудовыми навыками. Это позволяет эффективно и творчески работать, постоянно взаимодействовать с другими его представителями;

- все члены команды имеют равные права на работе, планируют свою трудовую деятельность, участвуют в планировании деятельности всего коллектива и каждого члена команды;

- как и в любом коллективе, обязанности каждого участника команды уточняются, а в процессе выполнения плановых заданий распределение функций,

- как правило, постоянно изменяется;

- подбор участников команды осуществляется прежде всего по психологической совместимости;

- управление командой осуществляется менеджером предприятия.

Набор сотрудников в ООО «Золотой Грифон» на планируемые должности будет осуществляться с участием кадровых агентств, центра занятости, также объявлений в СМИ о своих потребностях в специалистах. В последующем организация будет предлагать людям, уже работающим в фирме, порекомендовать своих близких и знакомых. Такой способ является не только дешевым, но и дает возможность работникам поучаствовать в решении проблем фирмы. Также в процессе функционирования организации будут использоваться внутренние источники - люди, уже работающие на определенных должностях, но имеющие большие способности.

В целях повышения эффективности отбора персонала будет практиковаться многоуровневое собеседование. На первом уровне кандидат на вакантную должность проходит собеседование с заведующим отделом кадров, затем, если кандидат по определенным параметрам (опыт работы, образование, возраст, семейное положение, внешний вид и т.д.) устраивает заведующего отделом кадров, то он отправляется на собеседование с руководителем подразделения нуждающимся в сотруднике, который при согласовании с директором принимает решение о приеме кандидата на работу.

При оформлении на работу кандидат представляет в отдел кадров:

- паспорт;

- трудовую книжку;

- документ об образовании;

- страховое свидетельство;

- ИНН;

- анкета (личный листок учета кадров);

- заявление;

-фотографии.

На основании предъявленных документов заведующий отделом кадров

заполняет форму Т-2 и дает с ней ознакомиться работнику под роспись. При поступлении на работу заключается трудовой договор. Трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, один из которых хранится в службе персонала, другой выдается работнику на руки. Трудовой договор составляется на основании Трудового кодекса Российской Федерации.

При поступлении на работу для новых рядовых сотрудников устанавливается испытательный срок не более 3 месяцев (ст. 70 ТК РФ). Одновременно с подписанием трудового договора издается приказ «О приеме на работу», с которым ознакомляют работника под роспись.

Большое внимание на предприятии будет уделяться проблеме адаптации сотрудников.

Адаптация персонала на предприятии является своего рода индикатором успешности или провала работы по поиску, отбору и найму персонала, отражает характер социальных отношении в коллективе.

В процессе адаптации персонала каждый работник проходит несколько стадий: стратегический организационный коммуникационный премирование

- общее ознакомление с ситуацией;

- приспособление (привыкание, усвоение стереотипов);

- ассимиляция (полное приспособление);

- идентификация (отождествление личных целей с целями коллектива).

По окончании испытательного срока проводится оценка деятельности работника в период адаптации. Оценка проводится на основании анкеты, которую заполняет наставник или непосредственный руководитель. На основании данной анкеты выявляются личностные и деловые качества работника, что позволяет оценить успешность прохождения адаптации.