5. организационная культура (сотрудники руководства строго руководствуются должностными обязанностями, добросовестно выполняют возложенные на них функции; в организации идёт процесс сложения сплоченного коллектива; необходимыми качествами для успешного, качественного выполнения работы являются исполнительность, инициативность, добросовестность, ответственность сотрудников; на предприятии непрерывно ведётся работа по мотивации персонала как материальными, так и нематериальными способами, соблюдается принцип справедливости в вознаграждении, учитываются ожидания сотрудников, проводятся корпоративные праздники).
Вся деятельность организации подвержена влиянию законов организации.
1. Закон синергии
Сотрудникам интересна миссия деятельности организации, известна её стратегия, приоритетные направления, сильные и слабые стороны, поэтому в их работе наблюдается энтузиазм, что выражается у одних в исполнительности, у других - в инициативности. И то, и другое приветствуется и поощряется в организации.
Отмечается благоприятный микроклимат в коллективе: работники обращаются за помощью, просьбой друг к другу, их отношения строятся на взаимном уважении. Конфликты быстро устраняются.
2. Закон самосохранения
Влияние факторов внешней среды на сегодняшний день отличается высокой степенью непредсказуемости, кроме того, проектируемая организация ещё находится на начальном этапе своего развития, поэтому высок риск банкротства. Чтобы его избежать, организация постоянно использует свои внутренние ресурсы максимально полно и эффективно, не допускает серьезных потрясений и перестроек, изменений границ и рангов ключевых фигур и, таким образом, успешно противостоит разрушительному влиянию внешних и внутренних факторов.
3. Закон онтогенеза
Организация находится на этапе создания, т.с. становления. Формируется жизненный цикл продукции, однако цели еще не полностью сформировались. Продвижение к следующему этапу - росту - потребует стабильного обеспечения ресурсами.
4. Закон информированности-упорядоченности.
Организация располагает достаточными сведениями о своей внутренней и внешнейсреде в пределах г. Пензы и Поволжского региона. Этого достаточно, так как организация на данном этапе своего развития реализует продукцию только в данных географических границах. Однако перед тем, как ступить на стадию роста, ей потребуется больше информации, в частности для реализации продукции в других регионах.
5. Закон единства анализа и синтеза.
Организация настроена на наиболее экономный режим функционирования благодаря рациональному сочетанию анализа и синтеза в структуре управления. По мере расширения деятельности организации необходимо будет произвести изменения в структуре управления, опять же на основе сочетания анализа и синтеза.
6. Закон композиции и пропорциональности. Закон действует по принципам:
- планирования: каждый отдел разрабатывает систему планов (долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных);
- координации: органы управления своевременно выявляют отклонения, возникающие между отдельными элементами организационной системы.
Организация имеет в своей структуре определенную композицию, где происходит подчинение нижестоящих по должности сотрудников менеджерам отделов, а они, в свою очередь, руководителю организации.
Предпринимательская деятельность осуществляется в рамках определенной организационно-правовой формы хозяйствования. В рамках выполнения данной курсовой работы было определено, что наиболее предпочтительной организационно-правовой формой хозяйствования является общество с ограниченной ответственностью.
Данная форма хозяйствования является наиболее распространенной среди мелких и средних предприятий, что определяется относительной простотой се создания и ограниченной финансовой ответственностью ее учредителей.
Обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров. Учредительными документами общества с ограниченной ответственностью являются учредительный договор, подписанный его учредителями, и утвержденный ими устав. Если общество учреждается одним лицом, его учредительным документом является устав. Участники ООО не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Уставный капитал ООО составляется из стоимости вкладов его участников.
Важным признаком организации является также имидж организации (фирмы), который подразумевает образ, складывающийся у клиентов, партнеров и общественности. Его основу составляют: стиль отношений и официальная атрибутика (название, эмблема, торговая марка).
Для вновь организуемого предприятия, занимающегося производством украшений из натуральных камней, в качестве названия выбрано «Золотой Грифон».
Торговая марка - это оригинально оформленное и официально принятое художественное изображение, предназначенное для идентификации и рекламы товаров или услуг определенного производителя или продавца. Использование марки повысит ценностную значимость товара, позволит потребителю отличать продукцию предприятия от продукции конкурентов. В качестве товарного знака определено стилизованное изображение названия организации (рисунок 4).
Как любое сложное образование организация состоит из отдельных взаимосвязанных частей, т.е. имеет определенную структуру.
Под организационной структурой понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных частей организации - подразделений, обособившихся в результате разделения труда.
При формировании организационной структуры организации учитываются следующие требования к ней:
- процесс изготовления или реализации продукции как результат функционирования структуры управления должен соответствовать требованиям пропорциональности, непрерывности, параллельности, прямоточности и ритмичности;
- организационная структура должна способствовать планомерному развитию организации;
- количество элементов структуры (подразделений) должно быть минимальным, но достаточным для нормального функционирования организации, то же - количество горизонтальных связей между компонентами одного уровня. Горизонтальные связи позволяют реализовывать неформальные отношения, способствуют передаче знаний и навыков, обеспечивают координацию действий компонентов одного уровня по выполнению целей системы. Уменьшение количества связей ведет к повышению устойчивости и оперативности функционирования системы;
- организационная структура должна быть гибкой, с наименьшим количеством жестких связей, способной быстро переналаживаться в соответствии с происходящими изменениями, необходимостью выполнения новых задач, новых услуг и т.п. Мобильность системы является одним из условий быстрого приспособления ее к требованиям рынка;
- организационная структура должна быть по возможности простой, для чего следует сокращать количество уровней управления, количество связей между компонентами организации, автоматизировать процессы производства и управления;
- организационная структура должна способствовать внедрению в организации достижений науки и передового опыта;
- коммуникации между элементами системы, а также между системой и окружающей средой должны быть четкими;
- организационная структура должна обеспечивать высокое качество производимых товаров или реализуемых услуг,
- организационная структура должна обеспечивать высокую эффективность функционирования организации.
Организационная структура предприятия и структура управления организацией представлены на рисунке 2 и 3 соответственно.
Рисунок 2 - Организационная структура ООО «Золотой Грифон»
Рисунок 3 - Структура управления ООО «Золотой Грифон»
Таблица 5 - Должностные обязанности сотрудников организации
|
Должность |
Должностные обязанности |
|
|
1 |
2 |
|
|
Директор |
Руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности. Обеспечивает выполнение предприятием всех обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами. Защищает имущественные интересы в суде, арбитраже, органах государственной власти |
|
|
Заместитель директора по коммерческим вопросам |
Руководит работой отдела сбыта и снабжения, координирует деятельность подчиненных. Определяет порядок и процедуру закупки сырья, материалов и продажи готовой продукции, критерии и нормы проведения сделок по закупке и продаже, определяет и согласовывает порядок расчетов с поставщиками и покупателями Планирует объемы покупки сырья, материалов, объемы продаж готовой продукции. Совместно с финансовым отделом контролирует взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, следит за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности предприятия, возникшей н связи с закупками сырья и материалов, и продажи готовой продукции. Изучает маркетинговую информацию, коммерческие предложения и рекламные материалы с целью выявления устойчивого спроса на новые группы продуктов и/или изменения спроса на продукты из существующего ассортимента компании |
|
|
Менеджер по сбыту |
Осуществляет рациональную организацию сбыта продукции предприятия, поставку потребителям в сроки и объем в соответствии с заказами и заключенными договорами. Участвует в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта. Организует подготовку и заключение договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок |
|
|
Менеджер по поставкам |
Подготавливает договоры по закупке материалов. Получает по договорам, нарядам и другим документам товарно-материальные ценности (сырье, материалы, оборудование, комплектующие изделия, инвентарь, канцелярские принадлежности н т.п.). Оформляет документацию на получаемые товары, заказывает контейнеры, другую тару. |
|
|
Бухгалтер |
Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия. Формирует в соответствии с законодательством учетную политику. Возглавляет работу по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота. Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета. |
|
|
Заместитель директора по производству |
Руководит работой по оперативному регулированию хода производства, обеспечению ритмичного выпуска продукции в соответствии с планом производства и договорами поставок. Осуществляет руководство разработкой производственных программ и календарных графиков выпуска продукции по предприятию и его подразделениям, их корректировкой в течение планируемого периода. Организует оперативный контроль за ходом производства, за качеством производимой продукции, а также за осуществлением подготовки произвола ал новых видов изделий. Обеспечивает ежедневный оперативный учет хода производства выполнения суточных затаи и й выпуска готовой продукции но количеству и номенклатуре изделий, контроль за состоянием и комплектностью незавершенного производства, соблюдением установленных норм заделов на складах и рабочих местах |
|
|
Технолог |
Организует разработку и внедрение прогрессивных, экономически обоснованных ресурсе- к природосберегающих технологических процессов и режимов производства выпускаемой продукции, обеспечивающих повышение уровня технологической подготовки и технического перевооружения производства, сокращение расходов сырья, материалов, затрат труда, улучшение качества продукции, робот (услуг) и рост производительности труда. Принимает меры по ускорению освоения в производстве прогрессивных технологических процессов, новейших материалов, широкому внедрению научно-технических достижений. Руководит составлением планов внедрения новой техники и технологии, повышения технико-экономической эффективности производства. Контролирует выполнение перспективных и текущих планов технологической подготовки производства, строгое соблюдение установленных технологических процессов, выявляет нарушения технологической дисциплины и |
|
|
Мастер |
Обеспечивает выполнение участком в установленные сроки производственных заданий по объему производства продукции (работ, услуг), качеству, заданной номенклатуре (ассортименту); повышение производительности труда, снижение трудоемкости продукции на основе рациональной загрузки оборудования и использования его технических возможностей, повышение коэффициента сменности работы оборудования, обеспечивает экономное расходование сырья, материалов, топлива, энергии и снижение издержек. Проверяет качество выпускаемой продукции, осуществляет мероприятия по предупреждению брака и повышению качества продукции |
|
|
Специалист по оборудованию |
Настраивает заданные режимы работы для производственного оборудования, что определяет качество выпускаемой продукции. Делает профилактические осмотры оборудования, анализ износа, мелкий ремонт при необходимости, а также дает общую оценку амортизации оборудования. Осуществляет ремонтные работы, связанные с заменой агрегатов, механизмов и узлов оборудования, механических и электронных блоков. Изучает и анализирует работу всего оборудования на производстве на основе собственных личных наблюдений, а также технической документации |
|
|
Заведующий отделом кадров |
Выполняет работу по подбору, отбору, расстановке кадров, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия. Обеспечивает прием, перевод и увольнение работников, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале учреждения. Организует проведение аттестации работников предприятия, принимает участие в анализе результатов аттестации. Организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль за состоянием трудовой дисциплины |
4. Координация деятельности организации и построение системы коммуникаций
Центральной функцией управления, обеспечивающей бесперебойность и непрерывность процесса управления, является координация.
Координация - управленческая деятельность по обеспечению взаимосвязи и слаженности взаимодействия субъектов, объектов и процессов труда во временных и пространственных рамках.
Соответственно главная задача координации - это достижение согласованности в работе всех звеньев организации. Оно происходит путем установления рациональных связей между этими звеньями.
Координация деятельности организации обеспечивает:
-синхронизацию прилагаемых усилий;
- распределение деятельности во времени, приведение ее отдельных элементов в такое сочетание, которое позволило бы наиболее эффективно и оперативно добиться установленной цели;
-распределение обязанностей (ответственности).
Координация создает предпосылки для пропорционального и непрерывного функционирования системы управления за счет установления прочных связей между подразделениями организации и исполнителями.
В ООО «Золотой Грифон» процесс координации будет осуществляться посредством еженедельных собраний сотрудников, обсуждений необходимых действий для достижения поставленных целен. Данные совещания планируются проводиться в начале рабочей недели, предпочтительно в понедельник, с целью подведения итогов за прошедшую неделю, и планирование работы на текущую неделю, разработки идей доя улучшения производственно-хозяйственной деятельности. Также при необходимости и появлении важных событий или новостей возможно экстренное собрание.
Координация деятельности всех элементов организации также достигается путем формирования эффективной системы коммуникаций.
Коммуникации представляют собой обмены информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их. Термин «коммуникация» в смысловом аспекте социального взаимодействия - это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях.
Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.
В организации имеют место внешние и внутренние коммуникационные потоки.
Внешние коммуникации - это обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Из внешней среды в организацию поступает информация о состоянии рынка сэндвич-панелей, динамике спроса на данный вид продукции, изменение потребительских предпочтений. состоянии рынка труда; информация, регламентирующая определяющая рамки отношений как внутри организации, так и с субъектами внешней среды в виде различного рода законодательных и нормативных актов и пр. В свою очередь, во внешнюю среду из организации поступает информация, отражающая качественные, количественные и ценовые характеристики производимой продукции, отчетность о результатах деятельности организации и пр.