К началу внедрения УЗР должна быть организованна система электронного учета данных. Учет данных должен производиться в специально разработанной программе. На ранних стадиях ведения УЗР, можно воспользоваться уже имеющимися стандартными программными продуктами, например, программой 1С.
Уже перед внедрением УЗР в каждом конкретном таможенном подразделении банк данных должен включать следующую информацию:
) Информация о местах возникновения затрат (в одном таможенном подразделении могут находиться два места возникновения затрат): соответствующий код места МВЗ, арендуемая площадь зданий и складов.
) Информация о сотрудниках: количество работающих, группы заработной платы, количество работников, находящихся в длительных отпусках.
) Информация о носителях затрат - какие процессы и услуги в соответствии с разработанным классификатором «производятся» в данном подразделении.
Освоение учета затрат и результатов должно происходить при поддержке руководства на всех уровнях управления, исключительную важность представляет акцептация проекта всеми сотрудниками, что ставит задачу обучения, целью которого является не изучение отдельных деталей системы УЗР или ее методологии, но развитие у сотрудников экономического мышления на конкретных примерах, что поможет укрепить ответственность персонала.
Освоение УЗР предполагает проверку ее рациональности: система должна обеспечивать различные уровни управления только необходимой (релевантной) информацией. Это означает, что необходимо определить круг получателей информации, а также объем получаемой ими информации. Это позволит не только предотвратить «разрастание» УЗР за счет большого количества ненужных цифр и показателей, но и сформировать удобную и эффективную систему отчетности.
Управленческие кадры должны активно использовать информацию, предоставляемую УЗР, и предъявлять свои пожелания к качеству этой информации, иначе система теряет свои истинного назначение. Польза такой информационной системы может быть увеличена, если:
имеются ответственные за УЗР,
если информация УЗР используется для предложений по улучшению,
если ответственность за издержки связана с определенными стимулами,
если не измеряемые в денежном выражении услуги оцениваются путем разработки других показателей и индикаторов,
если информация УЗР дополняется другой информацией (например, данными бухгалтерского учета).
Построение систем планирования, системы показателей и ответственности являются следующими этапами после освоения системы учета затрат и результатов, поскольку необходимую информацию для этого предоставляет УЗР.
Система планирования основывается на информации системы учета затрат и результатов и позволяет проводить составление планов деятельности на ближайшую перспективу.
Факторами, которые могут существенно затруднить успешное освоения планирования в системе контроллинга, могут быть: отрыв системы планирования от стратегического контура управления, несвоевременное предоставление фактической информации, что затрудняет контроль и анализ отклонений. В связи с этим необходимо осуществление постоянного мониторинга и обратной связи на предмет соответствия системы планирования поставленным целям. Это предполагает трансформацию традиционной системы планирования в сторону индикационного и программно-целевого планирования.
Составной частью планирования является составление бюджетов - планов деятельности таможенных подразделений в «стоимостном» выражении (план расходов). В перспективе представляется возможным выделить бюджетирование в отдельную подсистему.
Основное назначение системы показателей заключается в разработке и формализации стратегии достижения целей таможенной службы, донесения ее до всех сотрудников таможенных органов, обеспечение мониторинга и обратной связи в таможенных подразделениях в целях принятия решений относительно возможных управленческих воздействий. Система показателей предполагает определение концептуальной и технологической связи между стратегией и используемыми организационными решениями. Рекомендуется выбор системы показателей, аналогичной «системе сбалансированных показателей» Ваlаnсеd Score Card (далее - ССП).
ССП является инструментом стратегического и оперативного управления, который позволяет «связать» цели деятельности таможенных подразделений и действиями сотрудников на каждом уровне управления.
ССП в классическом варианте содержит четыре проекции, представляющие собой стратегически важные аспекты деятельности:
технологии деятельности,
потребители услуг,
финансы,
- обучение и развитие.
Между проекциями должна быть выявлена причинно-следственная связь. На первом этапе необходимо построение иерархии целей таможенных подразделений, направленных на достижение целей таможенной службы в целом. На втором этапе начинается поиск необходимых средств для их достижения, что предполагает мероприятия по усовершенствованию технологи деятельности. Для этого необходима разработка причинно-следственных связей между отдельными целями. Информационной базой для этого должна служить система учета затрат и результатов.
Разработка, внедрение и освоение проекта ССП должна вестись при соблюдении следующих рекомендаций
участие в проекте как специалистов-практиков, так и независимых специалистов, обладающих опытом в соответствующей области;
стимулирование инициативы «сверху», 100-процентное согласие руководства, понимание задач проекта;
разработка и внедрение проекта по возможности в относительно короткие сроки. В случае если проект начинает затягиваться, то может возникнуть опасность его критики и постепенного свертывания.
Система ССП не может и не должна быть «статичной», с течением времени необходимо производить корректировки и изменения, разрабатывать новые показатели, совершенствовать старые и т.д. Однако первая версия должна быть внедрена в жизнь по возможности как можно быстрее.
Успешное освоение ССП как инструмента управления предполагает соблюдение следующих требований:
четкая формулировка целей и задач таможенной службы и стратегий их достижения;
согласование стратегий с целями сотрудников таможенных органов;
связывание целей с существующими бюджетами;
регулярный мониторинг и необходимые корректировки стратегии.
Мониторинг и корректировка стратегии в соответствии с изменяющимися условиями обеспечивают основу для планирования, оценки исполнения бюджетов и деятельности подразделений. Примерами используемых показателей результативности могут служить следующие индикаторы:
финансовые индикаторы (в том числе отражающие доходы от коммерческой деятельности);
индикаторы по «клиентам» - потребителям таможенных услуг (в том числе время таможенного оформления);
индикаторы процессов (включающие соотношения между основными и внутренними процессами)
индикаторы обучения и роста (например, текучесть кадров, время на обучение, среднее время отсутствия, индекс удовлетворенности сотрудников и т.д.)
Опираясь на принципы ТМ и ИСО серии 9000, контроллинг предполагает не поиск виновных, а определение ответственных за результаты деятельности. На первом этапе освоения механизма совершенствования управления ответственными является непосредственные руководители, однако в дальнейшем система ответственности распространяется на всех сотрудников.
Итак, приоритетным направлением совершенствования управления в таможенных органах на современном этапе должна быть система контроллинга.
Совершенствование управления в таможенных органах на основе контроллинга должно происходить на путях реализации принципов:
менеджмента качества;
системного анализа;
процессно-стоимостного управления;
управления по отклонениям;
программно-целевого управления;
программно-целевого и индикационного планирования.
Инструменты контроллинга позволяют руководителям таможенных
органов проводить анализ и оценку деятельности таможенных подразделений с
помощью экономических критериев. Контроллинг направлен на реализацию принципов
менеджмента качества, что позволяет постоянно улучшать управление в таможенных
органах.
Конечным результатом информатизации сфер внешнеэкономической и таможенной деятельности является создание распределенных информационных технологий и систем, включающих человека и его знания в качестве активного элемента, то есть интеллектуальных. По нашему мнению, создание таких систем наиболее целесообразно осуществлять на основе методологии системной информатизации. Ее содержание определяется следующими положениями:
• сферы внешнеэкономической и таможенной деятельности как объекты информатизации представляют собой вложенные системы, выделенные по целям, функциям, элементам, связям и параметрам динамики эволюции;
• глобальные процессы в сферах внешнеэкономической и таможенной деятельности отображаются согласованной многоуровневой системой информационных потоков;
• информатизация представляет собой процесс прогрессивного развития знаний о сферах внешнеэкономической и таможенной деятельности, реализуемый в информационных технологиях и системах как процесс интеллектуализации;
• интеллектуальные информационные технологии и системы формируются и развиваются в условиях согласованной эволюции сфер внешнеэкономической и таможенной деятельности на основе когнитивно-продуктивной метатехнологии.
На базе такого подхода формируется иерархическая система знаний о внешнеэкономической и таможенной деятельности - моделей, согласованных со структурой информационных потоков, создаются методическое обеспечение и технологическая платформа для эффективного решения задач регулирования ВЭД и управления таможенной деятельностью.
Центральное место в целостно-эволюционном представлении занимает совокупность «вложенных» систем,
включающая макросистему (сферу ВЭД), метасистему (сферу таможенной деятельности) и систему (интеллектуальную информационную систему). Основная задача информатизации - сохранить целостность процесса приобретения знаний в условиях эволюции сфер внешнеэкономической и таможенной деятельности. В таком случае в соответствии с целостно-эволюционным подходом элементарной ячейкой приобретения знаний является К-канал - система, состоящая из интегрированной базы знаний и программно-технических средств, которые обеспечивают формирование нового знания и продуктивные действия в соответствии с проблемной ситуацией. Структуре «вложенных» К-каналов (макро-, метасистемного и системного) соответствует структура реализуемых в них процессов приобретения знаний - К-процессов.
В свою очередь, в рамках каждого К-процесса реализуется одна или несколько интеллектуальных функций.
Структура К-процессов в макросистемном К-канале аналогична структуре процесса приобретения знаний в общем К-канале.
Эффективная конфигурация моделей, методического обеспечения и технологической платформы информатизации внешнеэкономической и таможенной деятельности при условии их совместной эволюции формируется на основе соответствующей метатехнологии.
В целом когнитивный подход определяет следующие условия информатизации внешнеэкономической и таможенной деятельности:
• формирование знаний о конкретных направлениях внешнеэкономической и таможенной деятельности в контексте глобальных представлений;
• обеспечение адекватного соответствия между интеллектуальными функциями, К-процессами, реализуемыми информационными системами, и сложной структурой моделей внешнеэкономической и таможенной деятельности;
• согласованное развитие метатехнологии, методического и информационного обеспечения внешнеэкономической и таможенной деятельности как открытых систем.
Общая функциональная структура контроллинга деятельности таможенных органов включает (рис. 6):
• таможенные органы - объекты управления и контроля как источник ситуаций для анализа;
• методологию и технологию контроллинга;
• структурированные решения по управлению и соответствующие результаты контроля их исполнения.
Взаимодействие данных компонент осуществляется по прямым и обратным связям. Прямые связи определяют последовательность, условия формирования управляющих решений и контроля их исполнения, верхние обратные связи - совершенствование теоретико-методологического базиса и технологии контроллинг-метода (связи инструмент-контроллинга), а нижние обратные связи - управление таможенными органами, или связи объект-контроллинга.
В рамках такой структуры реализуются прикладные задачи контроллинга - анализ проблем, возникающих в таможенном деле, а также принятие оперативных и формирование стратегических решений для ихпреодоления. По сути, подготовка таких решений объединяет все направления и виды аналитической работы в таможенных органах.
Все прикладные задачи должны быть взаимоувязаны с учетом организационной, функциональной и информационной структур ФТС России.
Структура и состав прикладных задач определяются по результатам информационно-аналитического обследования конкретного таможенного органа или направления таможенной деятельности. Так, например, наш анализ показывает, что при создании системы мониторинга выпуска товаров для свободного обращения целесообразно включить в состав автоматизируемых следующие задачи:
• осуществление контроля правильности определения таможенной стоимости и начисления таможенных платежей сравнением этих показателей для конкретной декларации с их средними значениями по региону (или по России в целом) с помощью компьютерного анализа массивов первичной информации - электронных копий ГТД;
• сопоставительный анализ стоимости ввозимых товаров с уровнями мировых цен на основе базы единой ценовой информации;
• контроль своевременности поступления отсроченных и рассроченных платежей с помощью компьютерного анализа первичной информации и форм периодической отчетности;
• выявление случаев использования импортных операций в качестве прикрытия перевода капиталов за границу;
• прогнозирование последствий (выигрыша или потерь) для федерального бюджета от намечаемых изменений ставок таможенных пошлин и налогов;
• прогнозирование возможных объемов контрабанды в случае превышения предельных размеров таможенного обложения;
• прогнозирование величины сборов в бюджет;
• выявление влияния изменений ставок таможенных пошлин и налогов на динамику розничных цен внутри страны.
Проблема эффективного управления является одной из наиболее актуальных и практически значимых в комплексе взаимосвязанных проблем развития таможенной службы. Первостепенной задачей является освоение новых подходов к управлению, разработка систем получения информации о затратах и результатах деятельности таможенных органов для принятия на этой основе обоснованных и своевременных управленческих решений.
Именно таким подходом, по мнению автора, является контроллинг. Совершенствование управления на основе контроллинга происходит в русле всех основных тенденций трансформации менеджмента государственной службы на современном этапе - ориентация на достижение целей, мониторинг результатов, усиление самоконтроля, автоматизация процессов управления.
В совершенствования РТУ разработаны концептуальные основы контроллинга в таможенных органах. Цель контроллинга определена как информационно-аналитическая и методическая поддержка руководителей таможенных подразделений всех уровней управления при принятии управленческих решений, ориентация процесса управления на обеспечение качественного и своевременного выполнения возложенных на таможенные органы задач при эффективном использовании ресурсов, оптимальном построении организационных структур и технологий деятельности.