Так же как в литературе, так и в практике функционирования всех типов библиотек в состав справочно-библиографического аппарата принято включать не только библиографические пособия, но и всевозможные справочные издания и даже отдельные виды первичных документов. Перечисленные документы, как и библиографические пособия, являются органической частью общего фонда библиотеки, выделенные в отдельную часть исключительно из удобств использования на практике в ежедневной работе сотрудников библиографического отдела. Обозначить всю эту совокупность документов каким-либо другим термином как оказывается очень затруднительно, так как основополагающие материалы со своим содержанием и назначением ни к справочным, ни тем более к библиографическим изданиям не относятся. Соответственно при последующем изложении, не смотря на ограничение состава, только библиографическими пособиями, термин справочно-библиографического аппарата будет использоваться с более широким составом входящих в него частей. Данными частями являются:
справочно-библиографический фонд;
библиотечные каталоги;
библиографические картотеки.
Данное разграничение справочно-библиографического аппарата на составные - это результат его длительной исторической эволюции. На протяжении многих веков справочно-библиографический аппарат библиотеки имел состав только из каталогов, которые раскрывали их состав и содержание книжного фонда. С усложнением задач, которые выдвигались самой жизнью перед библиотеками, появления новых видов документов, увеличения количества периодических изданий возникла потребность в организации новых звеньев справочно-библиографического аппарата. С приходом эры автоматизации появляются источники информации на машиночитаемых носителях, создаются базы библиографических и фактографических данных. Они также становятся составной частью справочно-библиографического аппарата [21, с.65].
Для того чтобы перейти к характеристике этих частей, рассмотрим некоторые особенности справочно-библиографического аппарата в различных типах библиотек. Справочно-библиографический аппарат является своеобразным инструментом, ключом, который не только раскрывает состав и содержание фонда данной библиотеки, но и осуществляет обеспечение дистанционного доступа к фондам других библиотек, а в современных условиях развитых телекоммуникаций - вообще к мировым информационным ресурсам.
Приоритетным требованием является поддержание справочно-библиографического аппарата на соответствующем уровне, который обеспечивает скорость поиска информации, комфортность использования соответствующими его частями. Данное требует не только регулярного удаления материалов из карточных частей справочно-библиографического аппарата, но и постоянного слежения за их наполнением, соблюдения единых методических решений к индексированию, установления взаимосвязей между отдельными частями справочно-библиографического аппарата, создания наглядных схем и алгоритмов поиска библиографической информации. Перевод каталогов и библиографических картотек в электронную форму требует многих аспектов для раскрытия содержания документов и создания доступного интерфейса для потребителей.
Профиль комплектования справочно-библиографического аппарата библиотеки, в основном, совпадает с профилем комплектования первичных документов. Но в отдельных специальных библиотеках возникает потребность расширять этот профиль за счет приобретения библиографических источников по смежной тематике. Данное требование сочетается с требованием кооперации и координации комплектования справочно-библиографического аппарата с другими библиотеками, которые находятся в одном регионе. Приоритетную важность имеет координация работы по ведению справочно-библиографического аппарата универсальных библиотек. Данный подход определённо важный в настоящий момент, так как финансовые возможности каждой библиотеки имеют ограничения, что требует экономного расходования выделяемых денежных средств.
В общих чертах таковы требования к справочно-библиографическому аппарату библиотек всех типов, особенно универсальных научных с большим количеством документов в фонде и сложной организационно-функциональной структурой. Особенности справочно-библиографического аппарата объясняются статусом библиотеки, ее организационно-функциональной структурой, величиной и видовым составом фонда, его территориальным размещением, наличием связей с другими библиотеками и некоторыми другими чертами, характерными для соответствующего типа библиотек [21,с.36].
Свои особенности имеют справочно-библиографический аппарат региональных универсальных библиотек, к которым относятся, прежде всего, областные, краевые и республиканские универсальные научные библиотеки. Независимо от принадлежности этих библиотек к одному типу, справочно-библиографический аппарат в них отличается по объему и структуре. Это объясняется историей развития данной библиотеки, а также объёмами ее деятельности на современном этапе. Как и в федеральных, в этих библиотеках осуществляется работа по переводу каталогов и некоторых других частей справочно-библиографического аппарата в электронную форму. Приоритетная часть справочно-библиографического аппарата имеет место в библиографическом отделе и расположена вблизи от пунктов. Локальные справочно-библиографические аппараты имеются также в других подразделениях библиотеки. Соответственно, в отраслевых отделах, имеющих в штате библиографа, сосредоточены справочные и библиографические материалы, каталоги на книжный фонд по профилю отдела, формируемый путем дублирования карточек в отделе обработки литературы и организации каталогов.
Является особенностью наличие в структуре справочно-библиографического аппарата этих библиотек краеведческой части, которая состоит из библиографических и справочных изданий. На специальный краеведческий сектор библиографического отдела возложена ответственность за ведение этой части справочно-библиографического аппарата. Ввод каталогов в электронную форму позволил некоторым из этих библиотек представить их в Интернет на собственном сайте [22, с.36].
Все данные библиотеки, находящиеся в областном центре, где функционирует достаточно разветвленная сеть отраслевых библиотек. При данных условиях возникает потребность координировать не только комплектование первичных документов, но и отдельные части справочно-библиографического аппарата. Данное относится, так же, к комплектованию справочно-библиографического аппарата текущими библиографическими источниками и к ведению одной из приоритетных библиографических картотек - систематической картотеки статей.
Справочно-библиографический аппарат центральных библиотек, возглавляющих централизованные библиотечные системы в крупных городах или являющиеся методическими центрами по отношению к этим системам, по своим особенностям приближён к охарактеризованным выше справочно-библиографического аппарата УНБ региона. Как и в областных, справочно-библиографический аппарат этих библиотек рассредоточен по подразделениям внутри самой библиотеки, но и по библиотекам-филиалам, находящимся на территориальными границами центральной библиотеки. Но и справочно-библиографический аппарат библиотек-филиалов надо рассматривать в качестве единого составляющего всей системы, так как она считается единым библиотечным учреждением. Данное относится также и к ЦБС небольших городов и сельских районов. В последних, библиотеки-филиалы находятся вдали от ЦБ на расстоянии зачастую, измеряемом сотнями километров. Соответственно есть потребность отметить, что читатели ЦБС находятся не в равным положении. В центральной библиотеке в наличии больше литературы, и ее каталоги более богаче по составу, чем каталоги библиотек-филиалов. Последние содержат сведения только о книжном фонде библиотеки-филиала. Информирование обо всех поступлениях в единый фонд системы, который осуществляется с помощью издания списков или, к примеру, через местную газету, из-за ограничений финансирования реализуется в настоящий момент далеко не всеми центральными библиотеками. Культурно-экономический профиль обслуживаемого ЦБС региона, а также информационная среда также накладывают отпечаток на состав справочно-библиографического аппарата ЦБС. Однако, специфичность микрорайона, обслуживаемого филиалом, предполагает организацию соответствующих частей справочно-библиографического аппарата, которые могут отсутствовать в центральной библиотеке [19,с.98].
Низовая сеть специальных библиотек при учебных заведениях, различных организациях, акционерных обществах отличается большим разнообразием. Справочно-библиографический аппарат этих библиотек имеет ориентацию на выполнение различных запросов, с которыми могут обратиться сотрудники этих учреждений. При всем разнообразии есть что-то общее для справочно-библиографического аппарата отдельных типов библиотек. К примеру, в библиотеках научных учреждений, высших учебных заведений, с такими же каталогами, как и в других библиотеках, есть в наличии библиографические картотеки трудов ученых и литературы о них. В научно-технических библиотеках, фонд которых комплектуется такими видами документов, как стандарты, технические условия, патентные документы, отчеты о НИР и т. д., ведутся отдельные каталоги на эти источники информации.
Особенностью многих библиотек и прежде всего
федеральных является выход на глобальную компьютерную сеть Интернет, наличие в
составе справочно-библиографического аппарата различных баз данных на
компакт-дисках, которые получают как от российских, так и от зарубежных центров
и библиотек. Данные справочно-библиографические аппараты получили название
виртуальных.
.3 Электронный каталог: сущность, функции
Предъявляются к электронному каталогу определенные требования: скоростное выделение новой информации из общего массива данных; средства анализа и управления информацией; мощные поисковые средства; многопользовательский доступ; удаленный доступ.
Электронный каталог - это часть справочно-библиографического аппарата библиотеки, сочетающий в себе функции разных видов каталогов - систематического, алфавитного, предметного - позволяющий производить многоаспектный поиск документов по разным признакам. Электронный каталог раскрывает содержание и состав библиотечного фонда печатных, аудиовизуальных, электронных документов и служит для обеспечения свободного доступа к информационным ресурсам библиотеки. Электронный каталог можно рассматривать как совокупность баз данных [12,с.136].
Библиографическая база данных - это база данных, которая содержит библиографические описания документов. Лексикографические базы данных - это словари, классификаторы, рубрикаторы и т.д. Среди этих баз данных могут быть словари ключевых слов, тезаурусы, словари предметных рубрик, классификационные системы. При их помощи осуществляется тематический, предметный, систематический поиск.
Под текстовыми понимаются: гипертекстовые, полнотекстовые, фрагментарные и другие базы данных. Полнотекстовые базы данных содержат полные тексты информационных документов.
Соответственно, электронный каталог библиотеки - это совокупность лексикографических и библиографических баз данных в комплексе с СУБД и набором прикладных программ.
Предоставляют электронные каталоги пользователям дополнительную возможность для поиска информации, а также расширяют возможности представления информации. Пользователь имеет возможность взаимодействовать с электронным каталогом в любое удобное для него время. Но работа с электронным каталогом требует от пользователя определенного уровня подготовки:
умения правильно формулировать запрос;
знания информационных технологий;
понимания построения и правил функционирования электронного каталога и др. [12,с.36].
В настоящий момент электронный каталог является ведущей формой библиотечных каталогов. Но в Российской Федерации электронные каталоги сосуществуют с традиционными каталогами. В настоящее время за рубежом от карточных каталогов отказываются начиная с 80-е годов XX в., но Российской Федерации это движение в данный момент не получило широкого применения. Данное объясняется некоторыми причинами: ограниченные возможности повышения квалификация персонала библиотеки; недостаточная техническая оснащенность большинства библиотек; низкая информационная культура пользователей и др.
На последнюю причину нужно обратить акцентирующее внимание. Большое количество пользователей не умеют правильно сформулировать свой запрос, соответственно при работе с электронным каталогом получают неудовлетворительные результаты. Согласно мнения экспертов, формулировка запроса - имеет некоторые сложности, которым требуется учиться.
Рассмотрим всеобщие правила работы с электронными каталогами, а также некоторые примеры.
Приступив к работе с электронным каталогом, необходимо предварительно ознакомиться с его характеристиками:
представленность информации;
хронологические рамки;
поисковые возможности.
.4 Поисковый аппарат электронного каталога
библиотеки
Поисковый аппарат электронного каталога библиотеки - это совокупность лексикографических баз данных, то есть совокупность словарей, сформированных по отдельным элементам библиографического описания.
Практически все электронные каталоги дают возможность пользователю выбора варианта поиска. Для начинающих пользователей может подойти простой поиск. В этом случае нужно выбрать поле поиска, то есть, по какому элементу мы будем осуществлять поиск информации: название, ключевые слова, автор и т. д.
Ключевые слова - это слова, устойчивые сложносокращенные и сложные слова, терминологические словосочетания, которые имеют определённую смысловую нагрузку в текстах документов.
Для осуществления поиска набора полей в различных каталогах может варьироваться, но основные поля присутствуют. При простом поиске в поисковое окно вводится искомое «понятие» [3,с.36].
В данном случае выбрано поле «автор» и введена фамилия автора (Достоевский). Результатом поиска станет перечень работ Достоевского (причем не только всем известного писателя - Федора Михайловича, но и его однофамильцев), имеющихся в научной библиотеке МГУ.
Приоритетные недостатки такого поиска:
наличие «шумовой» информации, т. е. не отвечающей вашему запросу;
при работе с большим количеством массивов данных на не уточненный дополнительными параметрами запрос выйдет большое количество документов, для чего потребуется много времени, на его обработку и отбор нужной информации.
Поиск в электронном каталоге можно вести и по различным сочетаниям поисковых признаков. В этом случае будет использоваться расширенный поиск. Эти варианты поиска различаются уровнем сложности, но принцип поиска одинаков. Профессиональный поиск большинством пользователей не используется, так как говорит о включении в поиск дополнительных полей. Непрофессионалу будет сложно в этом разобраться. Но расширенный поиск подходит для «продвинутого» пользователя, понимающего принцип организации электронного каталога. Этот вид поиска позволяет уточнять запрос, используя различные элементы и их сочетание [9].
Примеры:
КС «молодежная политика» + КС «США» = литература по молодежной политике в США.
КС «Сталинградская битва» + Дата «2008» = литература по Сталинградской битве, вышедшая в 2008 году.
Автор «Достоевский» + Название «Бесы» = конкретная работа, конкретного автора.
Автор «Мураками» + Дата «2008» = работы Мураками, вышедшие в 2008 году.
КС «экология» + КС «Волгоград» = литература по экологии Волгограда и Волгоградской области.
Внешне поисковые окна электронных каталогов будут отличаться в основном оформлением, но принцип поиска будет примерно одинаков.