Связь полученных результатов с организационной структурой каждой компании является неотъемлемым требованием ее эффективной деятельности. Для финансовой оценки деятельности создается финансовая структура компании. Причем одной и важных задач формирования финансовой структуры является выявление не только прямых затрат по подразделению, но и накладных.
Эти показатели важны для расчета финансового результата по данному виду деятельности с учетом распределения накладных расходов на основании видов деятельности. Решение этой задачи позволит просчитать финансовый результат деятельности, выявив точку безубыточности, определить факторы снижения затрат и повышения прибыли [7].
Финансовая структура фирмы - это набор бизнесов и (или) других сфер финансовой ответственности (за доходы и расходы, только за расходы, за определенные финансовый показатели и т.п.), распределенных между структурными подразделениями предприятия или фирмы, выступающих в качестве объектов бюджетирования и управленческого учета [16]. Финансовая структура компании используется в нескольких целях: - при составлении и консолидации бюджетов и их разнесении по центрам финансовой ответственности; - для определения зон финансовой ответственности подразделений компании; для задания центров учета в управленческом учете. Финансовое структурирование является механизмом делегирования полномочий и распределения ответственности за финансово-экономические показатели деятельности.
В соответствии с экономическими показателями деятельности, такими как инвестиции, прибыль. Доход, затраты, формируются центры ответственности, которые наделяются соответствующими полномочиями и несут ответственность за данные показатели [7].
Центр финансовой ответственности (ЦФО) - это специфическая структурная единица предприятия, оказывающая в ходе своей деятельности непосредственное воздействие на экономические результаты данной деятельности и предназначенная для несения ответственности за планирование и достижение
Это определение необходимо дополнить вспомогательными, но важными определениями: - центр финансового учета (ЦФУ) - специфическая структурная единица предприятия, ведущая учет доходов или затрат, но не отвечающая за их величину (например, бухгалтерия) - место возникновения затрат (МВЗ) - обособленный объект в составе предприятия, порождающий своим существованием и функционированием определенный уровень затрат, и ответственность за который несется в вышестоящем ЦФО (либо ведется учет в ЦФУ).
В качестве примера МВЗ можно назвать технологический объект (производственная линия, электроэнергетическая подстанция, сборочный участок и т.д.), имеющий специфический набор затрат, но недостаточно значимый, с точки зрения управления, для выделения в самостоятельное структурное образование - ЦФО (либо ЦФУ). Термин "ЦФО" необходимо связать с понятием "финансовая структура". Финансовая структура - это иерархическая система Центров финансовой ответственности предприятия, определяющая их вложенность и экономическую соподчиненность и предназначенная для комплексного управления экономическими результатами деятельности предприятия.
Одним из проверенных мировой практикой эффективных способов управления предприятием в рыночных условиях является бюджетный метод управления. Этот метод в различных вариантах применяется практически всеми крупными и средними предприятиями (фирмами), а в последнее время стал популярен и в малом бизнесе. Сущностью бюджетного метода управления является представление о том, что вся деятельность предприятия состоит в балансировании дохода и расхода, места возникновения которых, могут быть четко определены и закреплены за руководителем соответствующего ранга [11].
Прежде чем рассуждать о том, что такое бюджетирование и для чего оно нужно, уточним некоторые термины и понятия. Бюджетирование - это, с одной стороны, процесс, процесс составления финансовых планов и смет, а с другой, - управленческая технология, предназначенная для выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений [16].
В самом общем виде назначение бюджетирования в компании заключается в том, что это основа: - планирования и принятия управленческих решений в компании; - оценки всех аспектов финансовой состоятельности компании; - укрепления финансовой дисциплины и подчинения интересов отдельных структурных подразделений интересам компании в целом и собственникам ее капитала [1].
При этом в каждой компании может быть свое назначение бюджетирования в зависимости, как от объекта финансового планирования, так и от системы финансовых и нефинансовых целей. Поэтому, говоря о назначении бюджетирования, необходимо помнить, что в каждой компании в качестве управленческой технологии оно может преследовать свои собственные цели и использовать свои собственные средства, свой собственный инструментарий.
Бюджетирование - сложная система включающая: совокупность взаимосвязанных плановых документов, в которых с обоснованной степенью детализации показателей отражена планируемая деятельность, как отдельных центров финансовой ответственности (ЦФО), так и всего предприятия; - управленческие воздействия на центр финансовой отчетности (ЦФО), ориентированные на минимизацию отклонений от бюджета с учетом изменений внешней среды; - отчетность ЦФО, позволяющая оперативно, с определенным временным интервалом, анализировать и контролировать выполнение бюджетов отдельными ЦФО и достижение запланированных финансовых результатов предприятием в целом [9].
В общем случае можно выделить пять этапов постановки системы бюджетирования в организации.
Цель первого этапа (формирование финансовой структуры) - разработать модель структуры, позволяющей установить ответственность за исполнение бюджетов и контролировать источники возникновения доходов и расходов. На втором этапе (создание структуры бюджетов) определяется общая схема формирования сводного бюджета предприятия.
В результате проведения третьего этапа формируется учетно-финансовая политика организации, то есть правила ведения и консолидации бухгалтерского, производственного и оперативного учета в соответствии с ограничениями, принятыми при составлении и контроле (мониторинге) выполнения бюджетов Четвертый этап направлен на разработку регламента планирования, определяющего процедуры планирования, мониторинга и анализа причин не выполнения бюджетов, а также текущей корректировки бюджетов. Пятый этап (внедрение системы бюджетирования) включает работы по составлению операционного и финансового бюджетов на планируемый период, проведению сценарного анализа, корректировке системы бюджетирования по результатам анализа ее соответствия потребностям.
Стоимость внеоборотных активов (основных средств) предприятия сократилась на 9,83% за счет списания части имущества и сокращения прочих внеоборотных активов (списание отложенных налоговых активов). Целями бюджетирования являются: - осуществление периодичного планирования; - обеспечение координации, кооперации, коммуникации; требование к менеджерам количественно обосновать их планы; обеспечение осведомленности по затратам; создание системы оценки и контроля исполнения; мотивация сотрудников путем ориентации на достижение цели; - исполнение требований законов и договоров [6].
Выделяют три основных подхода к процессу бюджетирования: "сверху - вниз"; - "низу - вверх"; - "снизу - вверх \сверху вниз" [16]. Подход "сверху - вниз" означает, что высшее руководство осуществляет процесс бюджетирования с минимальным привлечением менеджеров подразделений и отделов нижнего уровня.
Такой подход дает возможность полностью учитывать стратегические цели компании, уменьшить затраты времени и избежать проблем, связанных с согласованием и агрегированием отдельных бюджетов. Вместе с тем, недостатком данного подхода является слабая мотивация менеджеров нижнего и среднего звена относительно достижения целей. Подход "снизу - верх" применяется на больших предприятиях, где руководители отделов составляют бюджеты участков, отделов, которые потом обобщаются в бюджеты цеха, производства и завода соответственно.
Средним и высшим руководителям в этом случае предстоит согласование и координация различных бюджетных показателей. Одним из недостатков этого подхода, что плановые показатели по расходам завышаются, а по доходам занижаются, чтобы при выполнении получить незаслуженное вознаграждение. Подход "снизу вверх \сверху вниз" является самым сбалансированным и позволяет избежать негативных последствий двух своих предшественников.
При таком подходе, высшее руководство дает общие директивы относительно целей компании, а руководители нижнего и среднего звена подготавливают бюджет, направленный на достижение целей компании [3]. Механизм бюджетного планирования целесообразно внедрять в практику российских предприятий для обеспечения экономии денежных ресурсов, большей оперативности в управлении последними, снижения непроизводительных расходов и потерь, а также для повышения достоверности плановых показателей (в целях налогового планирования).
Таким образом, преимуществами внедрения принципов бюджетного планирования являются: - помесячное планирование бюджетов структурных подразделений даст более точные показатели размеров и структуры затрат, и, соответственно, более точное плановое значение размера прибыли, что важно для налогового планирования (включая платежи во внебюджетные фонды); - в рамках утверждения месячных бюджетов структурным подразделениям будет предоставлена большая самостоятельность в расходовании экономии по бюджету фонда оплаты труда, что повысит материальную заинтересованность работников в успешном выполнении плановых заданий; минимизация количества контрольных параметров бюджетов позволит сократить непроизводительные расходы рабочего времени работников экономических служб предприятия; - осуществление режима строгой экономии финансовых ресурсов предприятия, что особенно важно для выхода из финансового кризиса [9].
Бюджетирование, как правило, начинается с разработки операционных бюджетов, среди которых обычно принято выделять следующее: . Бюджет продаж. . Производственный бюджет (производственная программа); . Бюджет запасов готовой продукции. . Бюджет прямых материальных затрат. . Бюджет прямых затрат труда. . Бюджет (смета) общепроизводственных расходов. . Бюджет (смета) управленческих расходов. . Бюджет (смета) коммерческих расходов. Бюджеты разрабатываются на продукт (бизнес, цех, участок производства) и формируют в конечном итоге производственную себестоимость изготовленной продукции. Общие организационные расходы дополняют производственные затраты, формируют полную себестоимость объема продаж и представляют информационную базу для составления основных бюджетов: бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, расчетного баланса (рис.1.1).
Бюджетирование и контроль затрат в организации Специальные бюджеты. Бюджет балансовой прибыли. Бюджет чистой прибыли. Налоговый бюджет.
Рис. 1 Типовая классификация бюджетов организации
Каждый бюджет (смета) не только занимают определенное место в процессе бюджетирования, но и выполняют конкретную задачу, что подтверждается их характеристикой. Бюджет продаж показывает объем продаж помесячный и поквартальный по видам продукции и по организации в целом в натуральных и стоимостных показателях. В нем представлен прогноз совокупного дохода, на основе которого будут оцениваться наличные поступления от потребителей.
Объем продаж является основой других бюджетов (смет). Бюджет производства формируется помесячно и поквартально только в количественных показателях и входит в сферу ответственности руководителя производства. Его задача - обеспечение объема производства достаточного для удовлетворения покупательского спроса и создания экономически целесообразного уровня запасов.
Бюджет прямых материальных затрат формирует информацию о расходах для заготовления и приобретения товарно-материальных ценностей, необходимых для изготовления продукции, в расчете на единицу продукции и в целом по организации в натуральных и стоимостных показателях. Содержит также информацию о запасах основных материалов в стоимостных показателях на начало и конец бюджетного периода.
Бюджет прямых затрат труда отражает затраты на оплату труда в расчете на единицу готовой продукции по видам продукции и в целом по организации в натуральных (человеко-часы) и в стоимостных (с учетом тарифных ставок) показателях. Бюджет накладных (общепроизводственных) расходов показывает расходы на оплату труда административно-управленческого, инженерно-технического и вспомогательного персонала непосредственно занятого в конкретном структурном подразделении (цехе, производстве), арендные платежи, коммунальные и командировочные расходы, затраты на текущий ремонт, стоимость спецоснастки и спецодежды и другие затраты на протяжении бюджетного периода.
Бюджет управленческих расходов содержит информацию о расходах на оплату труда административно-управленческого, инженерно-технического и вспомогательного персонала в аппарате управления организации, арендные платежи, коммунальные и командировочные расходы, затраты на текущий ремонт, стоимость инвентаря, спецодежды, спецоснастки общеорганизационного характера и другие расходы на протяжении бюджетного периода. Бюджет коммерческих расходов отражает расходы на рекламу, комиссионные сбытовым посредникам, транспортные услуги и прочие расходы по сбыту продукции организации. Бюджет производственных затрат (производственной себестоимости) является завершающим операционным бюджетом.