Материал: Организация и контроль учебной деятельности студентов в рамках СМК СГУ

В разделе "Взаимоотношения" регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

В окне настроек заполняется информация следующих задачах подразделения: о бизнес-процессах подразделения, о бизнес-процессах организации, в которых сотрудники подразделения являются исполнителями, а также прочие задачи и функции.

Обязательными реквизитами положения о структурном подразделении являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.

Ещё одним регламентным документом, сгенерированным в рамках разработки информационной подсистемы, является матрица ответственности для ключевого бизнес-процесса - «Организация и контроль учебной деятельности студентов» (рис. 2.7).

Рис. 2.7 - Матрица ответственности процесса «Организация и контроль учебной деятельности»

Этот регламентный документ определяет степень ответственности каждого сотрудника отдела за ту или иную задачу. В данном документе присутствуют степени ответственности, которые означают степень вовлеченности того или иного лица в выполнение задачи. Были использованы две степени ответственности:

владелец (В) - владеет процессом или задачей, контролирует её исполнение;

исполнитель (И) - исполняет задачу, но в общем случае, не несет ответственности за способ ее решения;

Затем были сгенерированы следующие регламентные документации: должностные инструкции сотрудников отдела, регламенты бизнес-процессов и положение о подразделении «Учебный отдел». Примеры данных документов представлены ниже в приложениях 1-3.

2.4 Визуализация показателей

Деятельность управляема, если всегда можно спланировать и оценить результат этой деятельности с помощью численных значений. Для решения этих задач служат ключевые показатели эффективности. В среде пакета Business Studio есть возможность визуализации показателей, которая была использована в данной подсистеме (рис.2.8). С помощью индикаторных линеек показателей, на которых наглядно представлен прогресс или регресс выполнения цели в процентном соотношении и позволяет постоянно обеспечивать сбалансированную систему показателей свежими данными и поддерживать ее в рабочем состоянии.

В данном примере показан показатель - «процент посещаемости студентов» и его динамика изменений за январь, февраль, март, апрель и июнь 2015 года. Так как целью этого показателя является «повысить процент посещения студентов», то тренд с тенденцией на восхождение значения этого показателя.

Рис. 2.8 - Окно работы с показателем процент посещаемости студентами

Крайняя левая красная часть индикаторной линейки - это область значений от минимального до нижнего допустимого значения. Такой случай у данного показателя представлен за апрель 2015 года.

Жёлтая область линейки показателя - это значения от нижнего критического значения до нижнего допустимого. Этот промежуток характеризуется, как приемлемый. Этот случай у данного показателя представлен за июнь 2015 года.

Зелёная область индикаторной линейки - это значения от нижнего допустимого до верхнего критического значения показателя. Это может означать, что положение дел в этом направлении деятельности в целом можно охарактеризовать, как положительное. Такой случай представлен в феврале этого года. Крайняя правая красная область - это область значений от верхнего критического до максимального значения показателя.

Рис. 2.9 - Диаграмма значений показателя процента посещаемости сотрудниками

На диаграмме значений показателя (Рис 2.9) процент посещаемости сотрудниками за второй квартал 2015 года. В применяемом программном средстве есть возможность подобного наглядного представления информации, что значительно улучшает понимание значения показателя для дальнейшего анализа и принятию соответствующих мероприятий по его изменению.

2.5 Организация удалённого доступа к информационной подсистеме

После генерации всей необходимой регламентной документации и визуализации показателей, следующим шагом стал процесс организации удалённого доступа к информационной подсистеме. Эта операция необходима для обеспечения доступа пользователей к показателям, регламентной документацией, бизнес-процессами и т.д. в любом месте, в любое время. Организация удалённого доступа к системе осуществляется при помощи интерфейса Business Studio Portal, обеспечивающий доступ ко всей необходимой для работы сотрудников организации регламентной документации и отчётам с возможностью их оперативного обновления.

Создание портала начинается с выбора сервера, на котором он будет развёрнут, назначения ему URL (адрес в интернете) и выбора папки на сервере, где будут храниться его файлы. Заполнение данных параметров для портала информационной подсистемы «Организация учебного процесса» СМК СГУ представлено на рисунке 2.10.

Рис. 2.10 - Настройка путей развёртывания портала

Рис. 2.11 - Интерфейс Business Studio Portal Server

Для того чтобы открыть созданный портал, необходимо запустить приложение Business Studio Portal Server от имени пользователя с администраторскими правами.

Интерфейс управления Business Studio Portal Server представлен на рисунке 2.12.

Пользователь должен авторизоваться в системе, после того, как созданный портал будет открыт в браузере, (рис. 2.13).

Рис. 2.12 - Авторизация пользователя в портале

Рис. 2.13 - Персональная страница пользователя на Business Studio Portal

Для наглядного примера, специалист по учебно-методической работе является ответственным за ввод значений показателей, касающихся качества составления учебной нагрузки. Так, он получит доступ только к своим показателям и сможет осуществлять их просмотр и редактирование, пройдя по ссылке «Мои показатели». Если он пройдет по ссылке «Все показатели», то он получит доступ ко всем показателям, однако у него будут отсутствовать права на их редактирование. Таким же образом это происходит и с остальными объектами: целями, стратегической картой и т.д. Рядовому сотруднику разрешён просмотр и редактирование своих, и только просмотр объектов других сотрудников.

Любой сотрудник учебного отдела может сохранить на диск в различных форматах, вложить в письмо и отправить другому сотруднику, поместить в раздел «Избранное» или распечатать. Каждый документ или отчёт, размещённый на портале.

В портале также идёт сбор статистики посещаемости и позволяет сотрудникам организации выставлять оценки о полезности того или иного документа, кроме предоставления необходимой пользователю информации. Всё это позволяет бизнес-аналитикам анализировать информацию о посещаемости портала и уровне качества размещённой на нём информации.

Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу знаний Business Studio через интернет-браузер. Введённые данные будут сразу доступны на портале для контроля и анализа ответственными лицами.

В целях дальнейшей оптимизации работы организации это позволяет ее сотрудникам принимать участие в обсуждении бизнес-процессов. Для этого любой сотрудник предлагает свои замечания или предложения на странице конкретного бизнес-процесса. Уведомление о появлении сообщений сразу же направляется владельцу бизнес-процесса и ответственному за процесс бизнес-аналитику. Результаты анализа предложений сотрудников могут быть использованы для внесения изменений в бизнес-архитектуру компании.

Вышеперечисленные возможности делают данный функционал эффективным средством управления деятельностью организации. И, главное, не нужно иметь при этом, инсталированного пакета Business Studio, а достаточно лишь одного интернет-браузера.

.6 Приёмочные испытания информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

Программа испытаний

Объект испытаний

Объектом испытаний является информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов».

Необходимо подвергнуть испытанию следующие функции подсистемы:

генерация регламентного документа «Матрица ответственности»;

генерация регламентного документа «Регламент бизнес-процесса»;

генерация регламентного документа «Положение о подразделении»;

генерация регламентного документа «Должностная инструкция».

Цели испытаний

В результате испытаний должны быть проверены полнота и качество реализации функций формирования регламентной документации, указанных в техническом задании.

Общие положения

Испытания проводятся на основании приказа руководителя в соответствии с ТЗ.

Местом проведения опытной эксплуатации являются рабочие места пользователей, время испытаний с 15.12.2014 г. по 18.06.2015 г. Испытания проходят без участия разработчика.

Объем испытаний

Испытания проводятся на отдельных рабочих местах конечного пользователя. Каждый этап завершается составлением акта испытаний. Сотрудники команды разработчика к испытаниям не допускаются.

Перечень документов, предъявляемых на испытаниях

Для проведения приёмочных испытаний должна быть предъявлена следующая документация:

техническое задание;

программа испытаний;

Отчётность

Результаты испытаний объектов, предусмотренных программой, фиксируются в следующих документах:

протокол испытаний;

акт о результатах испытаний.

Разработка методик испытаний генерации регламентного документа «Регламент бизнес-процесса»

Запуск Business Studio

Для начала работы с подсистемой необходимо запустить Business Studio. Чтобы это сделать, нужно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по ярлыку «Business Studio.exe», располагающемся на рабочем столе. После этого откроется окно выбора подключения к базе данных, которая будет использоваться во время работы приложения (рис. 2.14).

Рис. 2.14 - Окно выбора подключения к базе данных

В данном окне нужно выделить левым щелчком мыши строчку «BS_10_PI2» и нажать на кнопку выбрать, затем начнется загрузка программы.

Как только программа загрузится, на экране появится основной интерфейс Business Studio (рис. 2.15).

Рис. 2.15 - Основной интерфейс Business Studio

Этот интерфейс состоит из следующих элементов: панели инструментов и навигатора объектов.

Панель инструментов содержит в себе следующие вкладки:

главная - позволяет работать с навигатором объектов, менять подключение к базе данных, настраивать пользователей системы, а также экспортировать или импортировать файлы в форматах XML и XPDL.

Навигатор объектов содержит в себе следующие вкладки:

процессы - здесь располагаются все бизнес-процессы организации;

субъекты - содержит в себе перечень всех должностей и подразделений организации;

Выбор бизнес-процесса

Генерация регламентных документов «Матрица ответственности» и «Регламент бизнес-процесса» начинается с выбора бизнес-процесса, для которого будут созданы данные документы.

Для этого в окне навигатора необходимо нажать на значок «+» рядом с папкой «СМК ВУЗ» (рис. 2.16).

Рис. 2.16 - Папка «СМК ВУЗ» в окне навигатора

После этого содержимое данной папки будет открыто, и в ней будет расположена контекстная диаграмма «СМК контекстная диаграмма» (рис. 2.17).

Рис. 2.17 - Развернутая папка «СМК ВУЗ»

Затем, так же необходимо нажать на значок «+» рядом с контекстной диаграммой, чтобы раскрыть ее содержимое (рис. 2.18).

Далее необходимо так же щелкнуть на значок «+» рядом с функциональным блоком «А2 УМУ», после чего будет раскрыто его содержимое. (рис. 2.19).

Рис. 2.18 - Развёрнутая контекстная диаграмма

Рис. 2.19 - Развернутый блок «А2 УМУ»

И, наконец, нужно щелкнуть на значок «+» рядом с блоком «А2.2 Учебный отдел», чтобы открыть его содержимое (рис. 2.20).

Рис. 2.20 - Развёрнутый блок «А2.2 Учебный отдел»

Блок «А2.2 Учебный отдел» содержит в себе следующие элементы: бизнес-процессы «Организация учебного процесса (нотация BPMN)» и «Организация и контроль учебной деятельности студентов».

Чтобы выбрать нужный бизнес-процесс, необходимо выделить его щелчком левой кнопки мыши. В рамках испытаний необходимо выбрать бизнес-процесс «Организация и контроль учебной деятельности студентов (нотация BPMN)» (рис 2.20).

Разработка методик испытаний генерации регламентного документа «Положение о подразделении»

Запуск Business Studio

Процесс запуска приложения «Business studio» подробно описан в пункте «Запуск Business Studio» параграфа 2.6.2 настоящей программы испытаний.

Выбор субъекта

Чтобы сгенерировать регламентный документ «Положение о подразделении», необходимо выбрать подразделение, для которого он будет создан.

Для этого необходимо в навигаторе перейти на вкладку субъекты (рис. 2.21).

Рис. 2.21 - Вкладка «Субъекты» в окне навигатора

Затем нужно выбрать подразделение, для которого будет сгенерировано положение. В данном случае это подразделение «Учебный отдел». Чтобы его выбрать, необходимо щелкнуть на значок «+» рядом с должностью «Ректор» (рис. 2.24), а затем последовательно раскрыть содержимое объектов: «Проректор по «УРиКОД», «Учебно-методическое управление», «Начальник УМУ» и «Учебный отдел».

Более подробно процесс развертывания структуры (открытия) объектов в окне навигатора описан в пункте «Выбор процесса» параграфа 2.6.2 настоящей программы испытаний.

Рис. 2.22 - Подразделение «Учебный отдел»

Заполнение характеристик подразделения

Для генерации регламентного документа «Положение о подразделении» необходимо заполнить различные характеристики подразделения.