. Подготовка государственной статистической отчетности в соответствии с установленными законодательством формами, отчетов по планированию и организации учебного процесса в университете.
. Контроль выполнения графика учебного процесса, расписания учебных занятий, графика еженедельных консультаций, графиков текущей и промежуточных аттестаций, проведения итоговой аттестации.
. Координация работы факультетов и кафедр по организации и проведению учебных, производственных и преддипломных практик студентов. Обеспечение работы комиссии по практикам.
. Организация практического обучения в ВУЗе: заключения договоров на прохождение производственной практики студентами, расширения баз практики, повышения эффективности учебной и производственной практики студентов, открытие новых филиалов кафедр.
. Организация разработки и внедрения научно-обоснованных критериев оценки качества учебного процесса и подготовки специалистов. Анализ хода и итогов промежуточного контроля успеваемости и текущей аттестации студентов.
. Подготовка документов на именные стипендии (сбор документов с факультетов, подготовка и отправка пакета документов в МО и МСХ РФ, Администрацию края, учёный совет ВУЗа, оформление приказа на именные стипендии по ВУЗу и контроль за его выполнением).
. Согласование порядка и сроков проведения лицензирования и аккредитации, состава комиссий по каждой основной образовательной программе специальности.
. Организация практического обучения в ВУЗе: заключения договоров на прохождение производственной практики студентами, расширения баз практики, повышения эффективности учебной и производственной практики студентов, открытие новых филиалов кафедр.
. Составление графика и контроль за проведением ГЭК и ГАК по ВУЗу; подготовка, регистрация выдачи и приема протоколов ГАК и ГЭК и сдача их в архив.
. Учебным отделом руководит начальник отдела, которому, в свою очередь, подчиняется заместитель. Заместитель начальника учебного отдела руководит деятельностью инженера, ведущего документоведа, старшего диспетчера и специалиста по учебно-методической работе. Старший диспетчер руководит деятельностью диспетчеров, которые прикреплены к соответствующим факультетам.
Перечень и характеристика недостатков в организации и управлении
К недостаткам существующей в ВУЗе СМК относятся следующие:
отсутствие актуальной регламентной документации, соответствующей функциям сотрудников отдела;
отсутствие разработанных бизнес-процессов, соответствующих реальной работе в отделе;
отсутствие действующей системы показателей эффективности;
отсутствие возможности контроля выполнения процессов руководством ВУЗа.
Цель, критерии и ограничения разрабатываемой информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» СМК СГУ:
Подсистема создаётся для достижения следующих целей:
. повысить качество учебной деятельности студентов;
. контролировать посещаемость занятий, как студентов, так и сотрудников;
. понизить количество выговоров, как студентам, так и сотрудникам.
Разрабатываемая информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» отображает только процессы, происходящие в управлении учебным процессом студентов.
Функции и задачи создаваемой информационной подсистемы
Подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» включает в себя следующие автоматизированные функции:
формирование бизнес-процессов УО (с использованием функций подразделения);
автоматически генерируемая регламентная документация;
обеспечение удалённого доступа к подсистеме СМК;
визуализация плановых и фактических показателей с помощью индикаторных линеек;
Выше перечисленные функции подсистемы позволяют предупредить недостатки, чтобы осуществить активное стратегическое управление, непрерывно совершенствовать качество выполняемых процессов (цикл Деминга) за счёт корректирующих и предупреждающих мероприятий, в решении задач в сфере организации и контроля учебной деятельности студентов.
Организация учебной деятельности студентов и сотрудников с помощью автоматически генерируемой регламентной документации облегчит реализацию бизнес-процессов в университете для их владельцев и исполнителей.
Ожидаемые технико-экономические результаты создания информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ
Основные источники экономической эффективности, получаемые в результате создания информационной подсистемы:
автоматизированная генерация регламентной документации;
визуализация плановых и фактических показателей с помощью индикаторных линеек;
обеспечение удалённого доступа к подсистеме с возможностями редактирования и просмотра, в зависимости от уровня доступа;
возможность анализа деятельности учебного отдела СГУ на основе накопленных в базе знаний сведений;
улучшения качества организации и контроля учебной деятельности студентов и как следствие повышение качества образования выпускников.
Ожидаемые затраты на создание и внедрение подсистемы СМК:
разработка подсистемы;
компьютерная техника (компьютеры, принтеры, сетевое оборудование);
лицензии на ОС Windows и пакеты Business Studio и Elma.
Выводы по параграфу
Существующая система менеджмента качества
создана на самом простом уровне. Также, после проведения предпроектного
обследования, стало понятно, что существующая система не направлена по
отношению к существующей миссии университета. Было принято решение о создании
информационной подсистемы для учебного отдела «Организация и контроль учебной
деятельности студентов», которая бы смогла обеспечить автоматизацию СМК с
помощью информационных технологий процессного подхода к менеджменту учебного
процесса и тем самым сделать СМК реально действующей системой.
1.5 Техническое задание на создание
информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности
студентов»
Общие сведения
Наименование системы
«Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ»
Полное наименование системы
«Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках системы менеджмента качества Сочинского государственного университета».
Краткое наименование системы
«Информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ»
Основания для проведения работ
Работа выполняется на основании указания ректора
Наименование организаций - Заказчика и Разработчика
Заказчик
Учебный отдел ФГБОУ ВПО СГУ
Разработчик
Платонова Виктория Афанасьевна
Плановые сроки начала и окончания работы
Начало: 15 декабря 2014 года
Окончание: 30 июня 2015 года
Источники и порядок финансирования
Работа выполняется без оплаты.
Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ
Работы по созданию подсистемы СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» создаются Разработчиком поэтапно. По окончании каждого из этапов работ Разработчик сдает Заказчику соответствующие отчётные документы этапа, состав которых определены Договором.
Назначение и цели создания системы
Подсистема СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» предназначена для повышения качества работы отделов УМУ СГУ. Основным назначением подсистемы СМК является обеспечение чёткого выполнения должностных инструкций сотрудниками, сгенерированных на основе построенных бизнес-процессов, а также контроля значений показателей, отражённых в стратегической карте:
процент посещаемости сотрудников;
процент посещаемости студентами занятий;
процент выговоров студентам;
процент выговоров сотрудникам.
Характеристика объектов автоматизации
Объектом автоматизации является Учебный отдел. Он занимается анализом и систематизаций руководящих документов по организационной работе, обеспечивает ознакомление с ними факультетов и кафедр. Координирует работу по подготовке расписания. Проверяет наличие на занятиях студентов и преподавателей.
Учебный отдел является частью Учебно-методического управления ВУЗа. Учебный отдел выполняет такие бизнес-процессы как: организация и контроль учебной деятельности студентов.
Характеристика существующей ЛВС
мб локальная сеть Ethernet (топология звезда)
работа на основе Active directory (централизованное управление учетными записями и доступа к ресурсам)
серверов (2 физических, 5 виртуальных).
Выход в интернет 30 мб
Требования к системе
Требования к структуре и функционированию системы
Подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов» входит в состав СМК СГУ и должна поддерживать следующие режимы функционирования:
основной режим, в котором подсистема выполняют все свои основные функции;
профилактический режим, в котором подсистема не выполняют своих функций.
В основном режиме функционирования подсистема СМК должна обеспечивать:
работу пользователей - 24 часов в день, 7 дней в неделю (24х7);
выполнение своих функций - сбор, обработка и загрузка данных; хранение данных, предоставление отчетности.
В профилактическом режиме подсистема должна обеспечивать возможность проведения следующих работ:
техническое обслуживание;
модернизацию аппаратно-программного комплекса;
устранение аварийных ситуаций.
Общее время проведения профилактических работ не должно превышать 5% от общего времени работы системы в основном режиме. Игру Престолов.
Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы
В состав персонала, необходимого для обеспечения информационной подсистемы СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках подразделений деканата и учебного отдела необходимо выделение следующих ответственных лиц:
деканат - 1 человек.
учебный отдел 2 человека
Данные лица должны выполнять обязанности для работников деканата и учебного отдела, которые имеют отношение к подсистеме «Организация и контроль учебной деятельности студентов»: ввод плановых и фактических значений показателей, анализ, принятие мер по воздействию на изменение показателей, соблюдение актуальности регламентной документации, обеспечение удалённого доступа к подсистеме СМК.
Требования к квалификации персонала
К квалификации персонала, эксплуатирующего подсистему СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов», предъявляются следующие требования:
Конечный пользователь - знание соответствующей предметной области; знания и навыки работы с аналитическими приложениями.
Требования к режимам работы персонала
Персонал, работающий с подсистемой СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» и выполняющий функции её сопровождения и обслуживания, должен работать в следующих режимах:
конечный пользователь, в соответствии с основным рабочим графиком подразделения «Организация и контроль учебной деятельности студентов»
администратор сервера - двухсменный график.
Требования к надёжности
Уровень надёжности должен достигаться согласованным применением организационных, организационно-технических мероприятий и программно-аппаратных средств.
Надёжность должна обеспечиваться за счет:
применения технических средств, системного и базового программного обеспечения, соответствующих классу решаемых задач;
своевременного выполнения процессов администрирования подсистемы СМК;
соблюдения правил эксплуатации и технического обслуживания программно-аппаратных средств;
предварительного обучения пользователей и обслуживающего персонала.
Перечень аварийных ситуаций, по которым регламентируются требования к надёжности
Под аварийной ситуацией понимается аварийное завершение процесса, выполняемого подсистемой СМК. При работе системы возможны следующие аварийные ситуации, которые влияют на надёжность работы системы:
сбой в электроснабжении сервера;
сбой в электроснабжении рабочей станции пользователей системы;
сбой в электроснабжении обеспечения локальной сети (поломка сети);
ошибки подсистемы СМК, не выявленные при отладке и испытании системы;
сбои программного обеспечения сервера.
Требования к надёжности технических средств и программного обеспечения
К надёжности оборудования предъявляются следующие требования:
в качестве аппаратных платформ должны использоваться средства с повышенной надёжностью;
применение технических средств, соответствующих классу решаемых задач;
аппаратно-программный комплекс должен иметь возможность восстановления в случаях сбоев.
К надёжности электроснабжения предъявляются следующие требования:
с целью повышения отказоустойчивости системы в целом необходима обязательная комплектация компьютеров источником бесперебойного питания с возможностью автономной работы системы не менее 10 минут;
Надёжность аппаратных и программных средств должна обеспечиваться за счёт следующих организационных мероприятий:
предварительного обучения пользователей и обслуживающего персонала;
своевременного выполнения процессов администрирования;
соблюдения правил эксплуатации и технического обслуживания программно-аппаратных средств;
своевременное выполнение процедур резервного копирования данных.
Требования к информационной безопасности
Обеспечение информационной безопасности должно удовлетворять следующим требованиям:
защита подсистемы должна обеспечиваться комплексом программно-технических средств и поддерживающих их организационных мер.
разграничение прав доступа пользователей и администраторов подсистемы должно строиться по принципу "что не разрешено, то запрещено" и исправления очень меня Требования к информационной безопасности.
Средства антивирусной защиты должны быть установлены на всех рабочих местах пользователей и администраторов подсистемы СМК. Средства антивирусной защиты рабочих местах пользователей.
Разграничения ответственности ролей
Требования по разграничению доступа приводятся в виде матрицы разграничения прав.
Матрица должна раскрывать следующую информацию: К - код ответственности: Ф - формирует, О - отвечает, И - использует и т.п.;
наименование объекта системы, на который накладываются ограничения; роль сотрудника/единица организационной структуры, для которых накладываются ограничения.
Требования по сохранности информации при авариях
Должно быть обеспечено резервное копирование данных. Выход из строя трех жестких дисков дискового массива не должен сказываться на работоспособности подсистемы хранения данных.