Материал: Организация и контроль учебной деятельности студентов в рамках СМК СГУ

Рис. 2.41 - Окно для заполнения основных характеристик показателя

На вкладке «Значения» необходимо указать границы допустимых значений для показателя (минимальное и максимальное значения), при необходимости можно указать целевое значение и дату, к которой необходимо его достичь. Далее обеспечивается визуализация показателя путем построения индикаторной линейки: указываются нижнее и верхнее допустимые отклонения, и нижнее и верхнее критические значения. В поле значения показателей выбирается период, вводятся значения показателей в поля «План» и «Факт». Автоматически отображается тренд показателя и он визуализируется с помощью индикаторной линейки (рисунок 2.42). Необходимо сохранить все изменения и закрыть окно.

Рис. 2.42 - Окно для заполнения значений показателя

3. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

.1 Определение затрат подсистемы

Для разработки информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ нужно рассчитать затраты на создание подсистемы. С целью демонстрации экономической эффективности информационной подсистемы производится расчёт этих затрат даст возможность или нет. Величиной, показывающая степень превышения доходов от внедрения подсистемы над расходами на её создание - это экономическая эффективность. Расходы, которые связаны с её созданием являются плановыми затратами, связанные с разработкой информационной подсистемы. С целью вычисления плановой себестоимости производятся определение этих затрат. Планирование и учёт затрат разработки производится на основе плановой себестоимости [7].

В соответствии с указанием ректора ФГБОУ ВПО СГУ создаётся информационная подсистема «Организация и контроль учебной деятельности студентов». Заказчик обязуется принять и оплатить работу после разработки и внедрения подсистемы.

Из представленных ниже статей состоит смета затрат:

) затраты на основную заработную плату разработчика информационной подсистемы;

) отчисления на социальное страхование и обеспечение;

) затраты на обучение персонала;

) накладные расходы;

) затраты на расходные материалы.

3.2 Расчёт единовременных затрат

Затраты на разработку нового информационного продукта- это единовременные, или постоянные затраты.

В соответствии с количеством дней, которое потратил разработчик на создание информационной подсистемы, производится начисление заработной платы. В день разработчик получает 650 рублей, что было обговорено между разработчиком и заказчиком. Расчёты расходов на заработную плату разработчика информационной подсистемы приведены в таблице 5.

Таблица 5 - Расходы на заработную плату разработчика

Сотрудники	З/п за рабочий день	Кол-во рабочих дней	З/п за 1 час обучения	Кол-во часов обучения	З/п за проект	З/п за обучение	Всего за разработку
Разработчик	650	25	150	2	16250	300	16550

По ходу выполнения данной нужно учесть отчисления на социальное страхование и обеспечение. В законе Российской Федерации 212-ФЗ указано, что обязательные страховые взносы нужно начислять в три внебюджетных фонда:

Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС);

Фонд социального страхования (ФСС);

Пенсионный фонд России (ПФР).

В таблице 3 приведены расходы на социальные отчисления [8].

Таблица 6 - Расходы на обязательные взносы

Сотрудник	З/п сотрудника	ПФР	ФСС	ФФОМС	Итого
Системный аналитик	11448	22%	2,10%	5,90%	30,00%	240,408	675,432	3434,4
Инженер-программист	8722	918,84	183,162	514,598	2616,6
				Всего	6051,00

Накладные расходы составляют 20% всех расходов.

Таблица 7 - Единовременные затраты

№ п/п	Наименование затрат	Сумма затрат, (руб.)	Удельный вес, (%)
11	Заработная плата сис. аналитика	11448	36,38%
22	Заработная плата инженера-программиста	8722	27,72%
33	Страховые взносы	6051	19,23%
44	Накладные расходы	5244	16,67%
55	Итого:	26221	83,33%
66	Итого с нак. расходами:	31465	100%

3.3 Расчёт текущих затрат

Издержками на функционирование информационной подсистемы после её внедрения являются текущие затраты. С целью функционирования информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» после внедрения используется оборудование и программное обеспечение, имеющиеся в ВУЗе. Таким образом затраты на амортизацию ЭВМ, а также расходы на электроэнергию не учитываются.

3.4 Экономия труда за счёт внедрения подсистемы

После внедрения системы получаем экономию труда, которая вычисляется, после сравнения временных затрат на выполнение операций, функционирующую в организации до внедрения подсистемы и после.

Для расчёта экономии труда были выбраны такие операции, как [9]:

. Формирование графика проверок посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом. Этот процесс является одной из самых важных функций сотрудника УО и данную операцию нужно проводить дважды.

. Оформление акта по результатам проверки посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом. Формирование графика проверок посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом

. Сбор и анализ информации о качестве предоставляемых образовательных услуг. Данная операция подразумевает сбор показателей качества деятельности, направленной на обучение студентов и организацию работы руководства.

. Обновление регламентной документации (положение о подразделении, должностные инструкции сотрудников, регламенты бизнес-процессов). Данная операция выполняется дважды в год. Сотруднику отдела менеджмента качества нужно изучить вышедшие законы и внести изменения в регламентную документацию ВУЗа, что отнимает достаточно много времени.

. Подготовка документации к итоговому отчёту по результатам самообследования ВУЗа. Самообследование ВУЗа является довольно трудоёмким процессом, отнимающим достаточно много времени. Этот процесс выполняется с периодичностью один раз в год.

. Разработка матрицы ответственности подразделения. Требуется от начальника УО с периодичностью дважды в год.

Подсчитана стоимость операции, а также для каждой из операций был произведён расчёт оценки среднего времени выполнения до и после внедрения системы.

Операции были выбраны для трех сотрудников ВУЗа:

менеджера отдела менеджмента качества;

начальника УО;

специалиста по учебно-методической работе.

У каждого из сотрудников разная заработная плата. Так менеджер отдела менеджмента качества имеет месячный оклад в 15 000 рублей (или 89 руб./час), начальник УО - 13 000 (или 77 руб./час) и специалист по учебно-методической работе 10 000 рублей (или 60 руб./час).

Расчёт затрат осуществляется по формуле:

Зсум = Тср*Коп*ЗПсотр (3.1)

где Зсум - суммарные месячные затраты на выполнение операции;

Тср - среднее время выполнения операции (час);

Коп - количество операций в год;

ЗПсотр - оплата сотрудника за час работы.

Ниже приведён список типовых операций в таблице 5. Совершен расчёт денежных затрат на операцию, а также в столбцах обозначены сотрудники, которые выполняют указанные операции, временные затраты на совершения этих операций, количество выполняемых операций за год.

В таблице отображается, что после ввода в эксплуатацию информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» суммарное время на выполнение типовых операций сильно снижается, благодаря чему снижаются и суммарные денежные затраты.

Таблица 8 - Список типовых операций и время их выполнения

Операция	Исполнитель	Кол-во операций (в год)	До внедрения		После внедрения
			Время выполнения (час)	Затраты на операции (руб.)	Время выполнения (час)	Затраты на операции (руб.)
Сбор и анализ информации о качестве предоставляемых образовательных услуг	Менеджер отдела СМК	22	16	2 857	33	535
Обновление регламентной документации (положение о подразделении, должностные инструкции, регламенты бизнес-процессов)	Менеджер отдела СМК	22	440	7 142	88	1 428
Подготовка документации к итоговому отчету по результатам самообследования ВУЗа	Менеджер отдела СМК	11	2200	17 857.	135	12 053
Разработка матрицы ответственности подразделения	Начальник УО	22	88	1 238	00,15	23
Формирование графика проверок посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом	Специалист по УМР	22	22	2600	11	1900
Оформление акта по результатам проверки посещаемости студентов и сотрудников совместно с деканатом	Специалист по УМР	22	22	2600	11	1900
Итого:				34295		17841

Таким образом, анализируя таблицу можно понять, что разница между суммарными затратами на операцию до внедрения и после внедрения информационной подсистемы составляет шестнадцать тысяч четыреста пятьдесят четыре рубля.

3.5 Расчёт экономической эффективности от внедрения подсистемы

Также нужно рассчитать разницу в суммарных и денежных затратах на выполнение типовых операций для того, чтобы оценить экономическую эффективность разрабатываемой информационной подсистемы. С учётом всего вышенаписанного экономичность разработки в месяц можно рассчитать по формуле:

DС = (С0 - С1) (3.2)

Где DС - величина снижения затрат;

С0 - месячная стоимость работ при базисном варианте;

С1 - месячная стоимость работ при проектируемом варианте.

Используя имеющиеся данные по рассматриваемой организации, получим:

С0= 2 857 руб.;

С1 = 1 486 руб.;

DС = 2 857 - 1 486 = 1 371 руб.

Денежные затраты на выполнение операций в месяц уменьшаются на 1371,17 рублей после внедрения информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов». Например, рассчитывается коэффициент эффективности затрат. Он показывает процент экономии при использовании разработанной подсистемы.

Коэффициент снижения затрат (Кс):

Кс = (DС/С0) * 100% (3.3)

Для ВУЗа коэффициент снижения затрат будет составлять:

Кс = (1 371,17 / 2 857,92) * 100% = 47,97%

Затраты после внедрения информационной подсистемы снижаются на 47,97процента по сравнению с затратами до внедрения подсистемы показывает коэффициент снижения затрат.

К тому же, нужно так же произвести расчёт показателя снижения трудовых затрат на обработку экономической информации, кроме расчёта стоимостных показателей прямой экономической эффективности разрабатываемой информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов». Необходим определённый период, называемый сроком окупаемости затрат, чтобы экономия от введения системы в эксплуатацию покрыла затраты на ее разработку. Типично, срок окупаемости затрат не должен превышать трёх лет.

Расчёт срока окупаемости затрат осуществляется по формуле:

Ток = ∑единовр. з-ты / (DС - ∑текущ. з-т) (3.4)

где Ток - срок окупаемости затрат;

∑единовр. з-ты - сумма единовременных затрат;

∑текущ. з-т - сумма текущих затрат;

DС - величина снижения затрат на обработку информации.

Исходя из имеющихся значений:

Ток = 31465,00 / (1 371,17 - 0) = 22,9месяцев.= 1 год 10,9 месяца

Следовательно, произведя расчёт после внедрения информационной подсистемы в эксплуатацию, будут достигнуты следующие результаты:

. Разработанная информационная подсистема имеет срок окупаемости 1 год 10,9 месяца - время выполнения операций для каждого из сотрудников сильно уменьшится;

. Затраты на выполнение операций в денежном выражении в месяц уменьшаются на 1371 рубль;

. Время выполнения операций для каждого из сотрудников, в конечном итоге, сильно уменьшится.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе работы над данной дипломной работой была изучена предметная область «Учебный отдел». Функции и документы по процессам организации и контроля учебной деятельности студентов, основы создания информационных подсистем в рамках существующей системы менеджмента качества предметной области. После чего была создана подсистема организации учебной деятельности студентов в среде пакета Business Studio.

С целью разработки информационной подсистемы возникла необходимость изучения бизнес-процессов, происходящих в учебном отделе. Для этого потребовалось выбрать функции и процессы по существу информационной подсистемы, отбросить лишнее и неподходящее с целью совершенствования происходящих процессов. После этого, в рамках программной реализации, в пакете Business Studio была создана модель AS IS

Затем формализовать оставшееся после критического подбора и добавить функционал постоянного совершенствования процесса. Также, в рамках данного курсового проекта была создана стратегическая карта, содержащие целевые показатели. Кроме этого, на основе функциональной модели была разработана возможность автоматической генерации регламентной документации, например, должностные инструкции, что позволит улучшить работу учебного отдела.

И, наконец, на сайте «Business Studio Portal» были опубликованы показатели, что позволяет любому сотруднику университета, даже ни имея установленного на компьютере пакета Business Studio, контролировать и анализировать их значения.

При разработке системы в рамках дипломной работы были выполнены следующие задачи:

проведено обследование предметной области и построить модель «AS IS» для бизнес-процессов;

разработана стратегическая карта;

на основе стратегической карты была разработана модель «TO BE» для бизнес-процессов в методологии BPMN;

сформирована регламентная документация: положение о процессах, должностные инструкции, положение о подразделении;

обеспечен сбор показателей и их анализ с помощью индикаторных линеек.

СПИСОК УСЛОВНЫХ СОКРАЩЕНИЙ

ФЭиПУ - факультет экономики и процессов управления;

СГУ - сочинский государственный университет;

ИС - информационная система;

ЧС - чрезвычайная ситуация;

ЭВМ - электронная вычислительная машина;

ПЭВМ - персональная электронная вычислительная машина;

ВУЗ - высшее учебное заведение;

СН - санитарные нормы;

СМК - система менеджмента качества;

ИТ - информационные технологии;

ПП - пакет программ;

ПК - программный комплекс;

ВУЗ - высшее учебное заведение;

ЖЦ - жизненный цикл;

ТЗ - техническое задание;

ТЭО - технико-экономическое обоснование;

ИАИС - интегрированная автоматизированная информационная система;

ППС - профессорско-преподавательский состав;

ВПО - высшего профессионального образования;

УР - учебная работа;

УО - учебный отдел

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Коваленко В.В. Проектирование информационных систем. - М.: ФОРУМ, 2012.

.        Дрейзис Ю.И., Коваленко В.В., Петров М.Г., Григорьян И.В., Мацканюк А.А. Методические рекомендации по дипломному проектированию. Сочи: РИЦ СГУ, 2012.

.        Елиферов В.Г., Репин В.В. - Процессный подход к управлению. М.: РИА «Стандарты и качества», 2004 г.

.        Коваленко В.В., Манукян А.Д., Москалюк К.С., Переверзев В.В., Платонова В.А. Проектирование подсистемы управления учебным процессом СМК СГУ. Известия СГУ, Сочи, 2013.

.        Коджешау М.А. Внедрение СМК в образовательных учреждениях РФ - принципы построения. Адыгейский Государственный Университет, Майкоп, 2012.

.        Алексеева Е.А., Кузнецова Н.В. Система менеджмента качества: механизм построения и функционирования. - Магнитогорск: МГУ, 2014.

.        Пучков Н.П. Методическая работа в вузе: методические указания. - Тамбов: ГОУ ВПО ТГТУ, 2010.

.        Дрейзис Ю.И., Коваленко В.В., Петров М.Г., Григорьян И.В., Мацканюк А.А. Методические рекомендации по дипломному проектированию для студентов специальности 080801 «Прикладная информатика (в экономике)» и направления 230700 «ПРИКЛАДНАЯ ИНФОРМАТИКА» (профиль «экономика»). - Сочи: РИЦ СГУ, 2012.

9.      Система менеджмента качества - <#"865272.files/image049.gif">