Материал: Организация и контроль учебной деятельности студентов в рамках СМК СГУ

Требования к функциям, выполняемым системой.

Перечень функций, выполняемых в подсистеме СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» указаны в таблице ниже.

Таблица 1 - Функции и задачи подсистемы

Требования к видам обеспечения

Требования к информационному обеспечению

Для работы с диаграммами в Business Studio необходимо наличие на рабочих станциях установленного программного продукта Microsoft Visio Standard или Professional 2003/2007/2010 (32 бит).

Рекомендуется на всех рабочих станциях использовать Microsoft Visio одной и той же версии, т.к. диаграммы, созданные с использованием более новых версий, в предыдущих версиях могут обрабатываться некорректно.

Для формирования отчетов с помощью Business Studio необходимо наличие на рабочих станциях установленных программных продуктов Microsoft Word 2003/2007/2010, Microsoft Excel 2003/2007/2010, Microsoft Visio 2003/2007/2010 (32 бит).

В качестве сервера баз данных Business Studio используется Microsoft SQL Server 2000 или выше. В состав Business Studio входит версия Microsoft SQL Server 2005 Express Edition, которая устанавливается инсталлятором при выборе персональной, серверной или полной серверной установки, если не был обнаружен Microsoft SQL Server версии 2000 или выше. В случае одновременного подключения к серверу Business Studio более 10 пользователей, рекомендуется использовать полнофункциональную версию Microsoft SQL Server 2000 или выше.

Далее используются следующие термины:

Рабочая станция - компьютер для установки клиентской, персональной версий Enterprise, Professional, Cockpit.

Сервер - компьютер для серверной или полной серверной установки.

Требования к техническому обеспечению

Требования для рабочей станции, сервер 1-5 подключений:

. Объём оперативной памяти: 2 Гб.

. Процессор: Intel Core 2 Duo 1700 МГц и выше.

. Дисковая память: 500 Мб свободного места на диске.

. Операционная система: Microsoft Windows 2000 SP4, Microsoft Windows XP SP2 и выше, Microsoft Windows Vista, Microsoft Windows 7.

. Сетевое подключение: 100 Мбит/с.[13].

Дополнительное программное обеспечение, необходимое для работы на сервере и рабочих станциях:

. Для размещения баз данных: Microsoft SQL Server 2000/2005/2008 (Microsoft SQL Server 2005 Express Edition устанавливается инсталлятором).

. Для работы с диаграммами: Microsoft Visio 2003/2007/2010 (32 бит).

. Для формирования отчетов: Microsoft Word 2003/2007/2010, Microsoft Excel 2003/2007/2010, Microsoft Visio 2003/2007/2010 (32 бит) [6].

Требования к защите данных от разрушений при авариях и сбоях в электропитании системы

Информация в базе данных системы должна сохраняться при возникновении аварийных ситуаций, связанных со сбоями электропитания.

Система должна иметь бесперебойное электропитание, обеспечивающее её нормальное функционирование в течение 10 минут в случае отсутствия внешнего энергоснабжения, и 5 минут дополнительно для корректного завершения всех процессов.

Резервное копирование данных должно осуществляться на регулярной основе, в объёмах, достаточных для восстановления информации в подсистеме хранения данных.

Требования к контролю, хранению, обновлению и восстановлению данных

К хранению данных предъявляются следующие требования:

. Хранение исторических данных в системе должно производиться не более чем за 5 (пять) предыдущих лет. По истечении данного срока данные должны переходить в архив;

. Исторические данные, превышающие пятилетний порог, должны храниться на диске с возможностью их восстановления.

К обновлению и восстановлению данных предъявляются следующие требование - для сервера необходимо обеспечить резервное копирование раз в 2 недели и хранение копии на протяжении 2-х месяцев.

Требования к организационному обеспечению

Основными пользователями информационной подсистемы СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» являются сотрудники подразделения СМК СГУ. Обеспечивает эксплуатацию подсистемы и ВЦ СГУ.

Состав сотрудников каждого из подразделений определяется штатным расписанием Заказчика, которое, в случае необходимости, может изменяться.

К защите от ошибочных действий персонала предъявляются следующие требования:

должна быть предусмотрена система подтверждения легитимности пользователя при доступе к данным;

для всех пользователей должна быть запрещена возможность удаления объектов и отчётности;

для снижения ошибочных действий пользователей должно быть разработано полное и доступное руководство пользователя.

Состав и содержание работ по созданию системы

Работы по созданию системы выполняются в четыре этапа:

формирование требований к информационной подсистеме СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» (20 дней);

разработка концепции информационной подсистемы СМК «Организация и контроль учебной деятельности студентов» (15 дней);

разработка регламентной документации (5 дней);

ввод в действие (10 дней).

Порядок контроля и приёмки системы

Система подвергалась приёмочным испытаниям.

Состав, объём и методы предварительных испытаний системы определяются документом «Программа и методики испытаний», разрабатываемым на стадии «Рабочая документация».

Требования к документированию

Для информационной подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов» в рамках СМК СГУ должен быть разработан следующий комплект документации:

стратегическая карта;

должностные инструкции для каждой роли;

положение о подразделении;

регламенты бизнес-процессов.

2. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ

.1 Формирование стратегической карты

В ходе проведения предпроектного обследования, следующим этапом стало формирование стратегической карты.

Стратегическая карта используется для осуществления и контроля стратегии, корректировки стратегических целей. Она содержит в себе основные цели организации и показатели эффективности выполнения данных целей. На её основе была разработана модель TO BE данной работы.

Всё это позволяет автоматизировать уже существующие бизнес-процессы и разработать абсолютно новые. Для контроля исполнения бизнес-процессов, а также обеспечения прозрачности исполнения процессов была использована возможность закрепить за бизнес-процессом показатели, назначить владельцев и исполнителей - ответственных за выполнение лиц. Преимуществом этого функционала является возможность для менеджеров оценивать, как динамику выполнения работы этих бизнес-процессов, так и степень достижения поставленных целей. Более подробно рассмотрим данные субъекты ниже:

Владелец процесса - должностное лицо организации, наделённое правами и полномочиями, имеет в своём распоряжении персонал, инфраструктуру, программное и аппаратное обеспечение, информацию о бизнес-процессе, несёт ответственность за бизнес-процесс во всех его аспектах - планирование, обеспечение, управление, улучшение процесса.

Владелец процесса имеет право:

- выставлять требования к входам <#"865272.files/image006.gif">

Рис. 2.1 - Стратегическая карта подсистемы «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

Для правильного составления стратегической карты для учебного отдела (рис. 2.1) необходимо подобрать её перспективы и показатели таким образом, чтобы они верно отражали специфику его деятельности

В ходе выполнения этой работы были созданы новые перспективы, которые наиболее точно отражают главную цель СГУ и учебного отдела - повысить качество выпускаемых специалистов.

Стратегическая карта содержит следующие перспективы:

«ВУЗ»;

«Сотрудники»;

«Новые бизнес-процессы»;

«Студенты».

Распределение целей и показателей учебного отдела по перспективам стратегической карты представлено в таблице 3:

Таблица 2 - Распределение целей и показателей учебного отдела по перспективам стратегической карты

Как можно видеть из таблицы цель «Повысить процент посещаемости сотрудниками» является новым бизнес-процессом и соответственно имеет показатель «процент посещаемости сотрудников». Новый бизнес-процесс - это процесс, который раньше не выполнялся в подобном виде и является одним из отличий модели.

2.2 Разработка модели «TO BE»

На данном этапе проектирования, происходит формирование бизнес-процессов модели. Программный продукт Business Studio является основным инструментом при построении модели TO BE и предполагает определённое переосмысление бизнес-процессов для достижения улучшения главных показателей деятельности университета, они имеют возможность отслеживать динамику изменения показателей их работы, так как все показатели привязаны к бизнес-процессам.

На первом этапе разработки модели TO BE была сформирована контекстная диаграмма (Рис. 2.2).

Рис. 2.2 - Контекстная диаграмма информационной подсистемы СМК СГУ

На представленной выше диаграмме отображается входная и выходная документация модели бизнес-процессов, а также нормативно-справочная информация (дуги управления сверху) и исполнители этого процесса (дуги ресурсов снизу).

Второй уровень модели TO BE представлен двумя функциональными блоками - «Организация учебного процесса» и «Организация и контроль учебной деятельности студентов», который и является темой данной выпускной квалификационной работы (рис. 2.3).

Рис. 2.3 - Декомпозиция блока «Учебно-методическое управление»

Далее был декомпозирован функциональный блок «Организация учебной деятельности студентов» (рис. 2.4). «Организация учебной деятельности студентов» является локальным бизнес-процессом УО, т.е. его деятельность касается только самого подразделения, однако в ходе работы учебный отдел сотрудничает c его различными структурными подразделениями, имеющих отношение к организации и контролю учебной деятельности студентов (кафедра, деканаты и т.д.). Данный бизнес-процесс был декомпозирован в нотации BPMN. В этой нотации предоставляются различные графические возможности для разработки бизнес-процесса и генерации на его основе исполняемая схема бизнес-процесса в среде пакета Elma.

формирование приказа о составлении учебной нагрузки;

формирование приказа о составлении расписания;

Рис. 2.4 - Бизнес-процесс «Организация и контроль учебной деятельности студентов»

изменение состава комиссии;

формирование графика проверок посещаемости совместно с деканатом;

изменение графика проверок посещаемости;

проведение проверки посещаемости и оформление акта по результатам проверки.

Целью этого процесса является непосредственно организация учебной деятельности студентов через контроль составления расписания и проверок посещаемости студентов совместной комиссией с деканатом с последующей передачей результатов в учёный совет. Исполнителем этого процесса назначен Специалист по учебно-методической работе. Владельцем процесса было решено назначить Начальника отдела.

Как видно из рисунка выше, далее был декомпозирован функциональный блок «Проведение проверки посещаемости» (рис. 2.5).

Бизнес-процесс «Проведение проверки посещаемости» был разработан на основе стратегической карты, а также содержит следующие шесть функций, а именно:

приказа о начале составления Индивидуального плана преподавателя;

проверка посещения сотрудника согласно утверждённому расписанию;

формирование акта проверки посещаемости сотрудниками;

обработка результата проверки посещения аудиторного занятия;

формирование отчёта о штатной работе сотрудника.

Рис. 2.5 - Бизнес-процесс «Проведение проверки посещаемости»

Целью данного бизнес-процесса является проведение проверки посещаемости как студентов, так и сотрудников. Исполнителем этого процесса назначен Специалист по учебно-методической работе. Владельцем процесса решено назначить Начальника отдела.

2.3 Генерация регламентной документации

Решением проблемы разработки достоверной регламентной документации является возможность ее автоматической генерации в среде пакета Business Studio.

В создаваемой подсистеме предусмотрено также заполнение соответствующих полей в различных окнах настройки.

В окне настройки необходимо заполнить такие разделы как субъекты, нормативно-справочные документы, показатели процесса (Рис.2.6).

Для примера, можно рассмотреть, положение о подразделении. Положение о подразделении (положение об отделе) - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений.

Этот документ содержит следующие разделы в документе:

Общие положения.

Основные задачи.

Функции.

Права.

Ответственность.

Взаимоотношения.

Рис. 2.6 - Окно свойств процесса «Проведение проверки посещаемости совместно с деканатом»

В разделе "Общие положения" указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати. (Приложение 1.).

Раздел "Основные задачи" - это перечень крупных задач, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе "Функции" перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач.

В разделе "Права" перечисляются права, которыми должен обладать руководитель для эффективной деятельности.

Раздел "Ответственность" устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.