Материал: Методы управления денежными средствами организации

Конечно же, необходимо усовершенствовать и информационное обеспечение управления денежным оборотом, т.к. техническое обеспечение системы управления финансами является одним из основных ее элементов.

затраты бюджетный денежный эффективность

4. Направления оптимизации денежных потоков ООО «Бониви»

При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для чего необходимо определить:

состав ЦФО, по которым формируются и контролируются бюджеты денежных средств;

участников процесса, то есть сотрудников компании, выступающих в роли инициаторов платежей, контролеров выполнения внутренних регламентов, акцептантов;

обязанности и полномочия каждого участника бизнес-процесса, в частности по определению платежных лимитов, и ответственных за принятие решений по тем или иным платежам;

временной график прохождения платежей, в частности установить сроки и последовательность прохождения заявок на оплату.

В дальнейшем это позволит сократить трудозатраты топ-менеджеров компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств. Если ранее им приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то теперь, когда суммы расходов утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль над денежными потоками можно возложить на финансового менеджера. Соответственно финансовый (генеральный) директор будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило, сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансовым менеджером.

Четкая регламентация процессов управления денежными средствами позволит финансовому директору не отвлекаться на решение менее важных задач. Например, даже простое требование указывать при инициации счетов на оплату фамилию ответственного менеджера, который должен будет представить отчет по выплаченным суммам, дает возможность сократить трудозатраты финансового директора, а также неоправданное расходование средств. Следует отметить, что регламент управления денежными средствами позволяет избегать споров с линейными менеджерами о якобы несвоевременных оплатах: всем ясно, по какому принципу выделяются на это деньги. Кроме того, исключаются ситуации, когда менеджер за две минуты до окончания платежного дня приносит заявку на оплату с требованием обязательно заплатить сегодня.

Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают решить еще одну актуальную задачу - свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы (это может быть финансовый директор, финансовый менеджер) контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.

Правильно построенная платежная система, безусловно, позволяет решить множество задач, стоящих перед финансовым директором. Однако необходимо помнить, что ни одна платежная система не защитит предприятие полностью от:

злоупотреблений, связанных с использованием фирм-однодневок или «искусственным» завышением цен. Соответственно, должны проводиться другие мероприятия, в частности проверка контрагентов службой безопасности компании при заключении договора;

ошибок, допущенных в ходе заключения договора. Процесс подписания договора должен быть адекватен по степени защиты от «человеческого фактора» процессу подачи заявки на оплату;

расходов, возникновение которых не связано с моментом оплаты. В этом случае в заявке на оплату указан свершившийся факт расхода (например, подписанный уполномоченным лицом акт сдачи-приемки работ), поэтому сотрудник, принимающий решение об оплате, уже не может предотвратить расход.

Денежные средства ООО «Бониви» имеют существенную динамику к сокращению не только в стоимости оборотных активов, но и в стоимости его всего имущества.

Поэтому для улучшения платежной дисциплины предприятия необходимо контролировать уровень запасов и затрат, так как основным источником возникновения денежных средств являются поступления от покупателей, а также ужесточить требования к потребителям продукции предприятия с целью своевременного исполнения платежей за выполненные работы и услуги и отгрузку готовой продукции ООО «Бониви».

Следует особое внимание уделить расчетам по дебиторской задолженности.

Должна проводиться активная работа по отсылке письменных предупреждений, должны браться и прослеживаться выполнение гарантийных писем от предприятий и организаций, в которых они обязуются погасить свою задолженность за услуги с предоставлением графика погашения, на злостных неплательщиков должны подаваться дела в арбитражный суд.

Внимание должно быть уделено и бартерным операциям, обеспечивающим собственные потребности ООО «Бониви» в материалах, комплектующих и др.

Работа с неоправданной дебиторской задолженностью ООО «Бониви» должна стать стратегическим направлением финансовой деятельности, и должна проводиться ежедневно.

С юридическими лицами специалистам ООО «Бониви» рекомендуется проводить:

- автопрозвонку (ежедневно);

-       прозвонку специалистами группы по работе с дебиторской задолженностью крупных должников ;

-       выставление претензий юридической службой предприятия;

-       проведение взаимозачета и бартера;

-       необходимо доработать, в соответствии с требованиями сегодняшнего дня программы «санкций» с целью гибкого применения к должникам;

-       разрабатываться положение о проведении взаимозачетов, бартерных и других операций, связанных с возмещением долга;

-       разрабатываться, отделом компьютерных технологий, новые формы и программы анализа по различным направлениям дебиторской задолженности;

-       вестись работа по проведению вексельных зачетов.

Предлагается за счет активизации работы с дебиторами сократить величину дебиторской задолженности.

За счет высвобожденных денежных средств предлагается осуществить расчеты по кредиторской задолженности предприятия.

. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ, ПРИМЕНЯЕМЫЕ ДЛЯ ЦЕЛЕЙ УПРАВЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫМИ ПОТОКАМИ

Для поддержки оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранное программное обеспечение должно позволять:

-   создавать электронные учетные документы платежной системы (например, заявки на оплату);

-       формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств, к примеру, платежного календаря;

-       реализовать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.). Например, заявки, неакцептованные начальником соответствующего ЦФО, и заявки на оплату не видны для других участников бизнес-процесса, но как только заявка акцептована, она автоматически направляется на рассмотрение финансовому менеджеру;

-       разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. К примеру, начальник ЦФО видит в системе только заявки по своему бизнес-направлению.

До сих пор на предприятии используют для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками Excel и прочие непрофильные программы, однако такой способ имеет ряд существенных недостатков: низкая оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблема двойного ввода данных. В настоящее время все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения, например, достаточно популярными являются решения на базе программ семейства «1С».

В идеале система управления денежными потоками должна быть интегрирована в компьютерную информационную систему предприятия. К сожалению, на предприятии в основном для этих целей используется Excel. Заметим, что само по себе это не мешает системно планировать и контролировать поступления и платежи, формировать регулярную (ежедневную, еженедельную и ежемесячную) казначейскую отчетность. Однако такой подход предполагает существенные затраты времени на актуализацию и обработку данных.

Хочется подчеркнуть, что когда бизнес-процессы финансового управления определены и оптимизированы, а соответствующие регламенты разработаны и утверждены, начинается самое сложное - их внедрение в ежедневную практику работы компании. Перенос правильной платежной системы с бумаги на практику является наиболее трудоемким. В частности, сложно бывает искоренить внеплановые платежи, например платежи, которые являются типичными и предсказуемыми, но по каким-то причинам не запланированы, а также платежи, инициированные с нарушением внутренних правил.

Практика показывает, что если в компании более 5% платежей является внеплановыми или идут в нарушение внутреннего порядка осуществления платежей, то, скорее всего, это свидетельствует о не отлаженности внутренних бизнес-процессов управления денежными потоками, некорректных внутренних регламентах осуществления платежей либо проблемах с финансовой дисциплиной.

На предприятии, возможно возникновение небольших трудностей с персоналом при внедрении системы управления денежными потоками. Вызваны они могут быть, в основном, изменениями в порядке принятия решений. Если в процессе разработки регламентов советоваться с сотрудниками независимо от должности о том, как сделать лучше, то сопротивления, скорее всего, не будет.

В рамках предприятия действует подразделение, занимающееся закупками. Стандартные функции этого подразделения включают:

.        ведение картотеки предложений потенциальных поставщиков;

.        отслеживание поступающих от других подразделений требований (заявок) на приобретение;

.        составление плана закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами;

.        выбор конкретного поставщика и формирование заказа на поставку;

.        регистрацию документов, на основании которых производится закупка (счета, договоры, контракты, гарантийные письма);

.        оформление доверенностей на получение, распределение по складам;

.        контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение (оплачено/не оплачено/просрочено);

.        получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.

Отличительные особенности реализации задачи управления закупками:

.        использование в документах на закупку как товарных, так и нематериальных позиций (услуг);

.        учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;

.        поддержка различных валют и международных закупок;

.        учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной стоимости конкретных закупаемых изделий;

.        учет возвратов по рекламации;

.        автоматизированное распределение товаров по складам;

.        автоматическое формирование приходных складских ордеров по группе накладных;

.        формирование платежных документов на оплату по документам-основаниям;

.        формирование доверенностей на получение материальных ценностей;

.        получение сведений о документах-основаниях по выбранным контрагентам с помощью «карточки поставщика».

Планирование затрат, плановая калькуляция себестоимости служат отправной точкой для организации всего производственного процесса. Учет затрат, контроль за соблюдением норм расхода, своевременно проведенные ремонтные работы, маркетинговые услуги, грамотное техническое и экономическое управление предприятием - пути достижения необходимых результатов деятельности предприятия.

Система должна решать следующие задачи:

.        планирование прямых затрат на единицу выпускаемой продукции по всей номенклатуре на основании нормативов;

.        формирование смет накладных расходов;

.        распределение накладных расходов на единицу выпускаемой продукции;

.        учет затрат по статьям бюджетов и калькуляции, объектам аналитики, местам возникновения затрат и т.д.;

.        учет и распределение накладных расходов по объектам аналитического учета;

.        учет и списание брака;

.        учет и распределение расходов будущих периодов и предстоящих платежей;

.        учет затрат в обслуживающих производствах и хозяйствах и др.

Методика оперативного управления затратами и закупками сводится к реализации алгоритма управления. Алгоритм оперативного управления затратами и закупками можно представить в виде схемы, включающей в себя последовательность действий, направленных на повышение общей эффективности организации за счет рационализации издержек. Таким образом, используя предлагаемый инструментарий можно исключить лишние постоянные издержки за счет их консолидации в рамках организации, то есть привести совокупные затраты организации в соответствие с реальными объемами реализации, а также осуществлять контроль за текущими расходами, связанными со вспомогательной деятельностью различных подразделений организации( рисунок 3).

Рисунок 3 - Схема оперативного управления затратами и закупками

Предлагаемая схема может быть включена в качестве подсистемы в экономический механизм оперативного управления корпоративными операциями. Тогда экономический механизм в части оперативного управления операциями состоит из трех подсистем: подсистемы оперативного управления производством, подсистемы оперативного управления запасами и подсистемы оперативного управления затратами и закупками.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рыночные отношения обуславливают объективную необходимость повышение роли денежного потока в управлении организации. Для принятия оперативных и тактических решений по управлению денежным потоком в условиях постоянно меняющейся рыночной конъюнктуры и развивающейся конкуренции товаропроизводителей необходима своевременная достоверная и аналитическая информация.

Заметное место в финансовой деятельности организации занимает управление денежными потоками. Искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, в стремлении к такому планированию денежных потоков, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов при сохранении необходимых резервов. Такой подход позволяет сохранять текущую (повседневную) платежеспособность.

Таким образом, можно сказать, что управление денежными потоками включает в себя учет движения денежных средств, анализ потоков денежных средств, составление бюджетов денежных средств, использование информации о денежных средствах другими системами.