Материал: Методичка одк стрельникова
5. ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМЕННЫЕ КОММУНИКАЦИИ
5.1. Деловая документация и ее стилевые особенности
Значительную часть деловой коммуникации составляет различная документация: служебные записки, приказы, отчеты, заявления, договоры, инструкции, распоряжения и т. д. Навык работы с документацией необходим практически в любой профессиональной сфере и на любой должности. Среди особенностей деловой документации стоит выделить:
выраженную прагматическую направленность (каждый документ решает определенную задачу);
монотематичность (один документ посвящен одному вопросу);
композиционную и визуально-графическую завершенность (наличие стандартных шаблонов и требований к оформлению);
конкретность, связность и логичность изложения;
временную и пространственную точность (в тексте указываются точные даты, адреса, координаты);
этикетность речевых средств выражения.
В зависимости от адресата выделяют внутреннюю (служебную) документацию – документы, предназначенные для сотрудников одной организации, и внешнюю (официальную) – документация для партнеров, государственных органов, частных лиц и т. д. Независимо от типа документа, каждый из них использует официально-деловой стиль речи. Рассмотрим его особенности в табл. 5.
|
|
Таблица 5 |
|
|
Особенности официально-делового стиля |
||
|
|
|
|
Языковая |
Характеристика |
Пример |
|
особенность |
|||
|
|
||
|
|
|
|
Особенность |
Отсутствие аффиксов субъективной |
Отсутствие |
|
словообразования |
оценки (уменьшительно-ласкательных, |
уменьшительных слов |
|
|
приставок со значением преувеличени- |
(документик, |
|
|
ем, преуменьшением) |
заседаньице) |
|
|
|
|
|
Лексическая |
Распространенность терминов и про- |
Стандарт, компетен- |
|
особенность |
фессионализмов в соответствии с тема- |
ция, учебный план, |
|
|
тикой высказывания |
расписание и т. д. |
|
|
|
|
|
|
Нетерминологические слова, но упо- |
Должный, надлежа- |
|
Распространенность |
требляющиеся в административно- |
щий, вышеуказанный, |
|
канцелярской сфере |
нижеподписавшийся |
||
нетерминологиче- |
|
|
|
Распространенность имен существи- |
Воспитатель, учитель, |
||
ских средств |
|||
тельных, называющих людей по их |
завуч и т. д. |
||
|
|||
|
профессиональной деятельности |
|
|
|
|
81 |
|
|
|
Продолжение табл. 5 |
|
|
|
|
|
Языковая |
Характеристика |
Пример |
|
особенность |
|||
|
|
||
|
|
|
|
|
Наличие отглагольных существи- |
Невыполнение, |
|
|
тельных, среди которых особо место |
несоблюдение и др. |
|
|
занимают существительные |
|
|
|
с префиксом не- |
|
|
|
|
|
|
|
Наличие сложных отыменных |
В целях, в отношении, |
|
|
предлогов, выражающие аспекты |
в силу, по линии |
|
|
|
|
|
|
Наличие устойчивых сочетаний |
Единовременное пособие, |
|
|
|
вышестоящие органы, |
|
|
|
установленный порядок |
|
|
|
|
|
|
Утверждение через отрицание |
Министерство |
|
|
|
не возражает |
|
|
|
|
|
|
Использование страдального залога, |
Качество подготовки |
|
Распространенность |
который употребляется при необхо- |
гарантируется |
|
димости подчеркнуть факт соверше- |
|
||
нетерминологиче- |
ния действия |
|
|
ских средств |
|
||
Наличие образных высказывай |
Оставлять желать лучше- |
||
|
|||
|
(фразеологизмов и клише) |
го, ниже всякой критики. |
|
|
|
Довожу до вашего сведе- |
|
|
|
ния, принимая во внима- |
|
|
|
ние, на основании выше- |
|
|
|
изложенного и т. д. |
|
|
|
|
|
|
Слова с неопределенным, |
Отдельные, некоторые, |
|
|
обобщенным, стертым значением |
факт, мнение, вопрос |
|
|
Использование именных частей речи |
Выборы, возмещение, |
|
|
(отглагольных существительных, |
устранение; |
|
|
отыменных предлогов, кратких при- |
в соответствии с, в связи |
|
|
лагательных модального характера) |
с; должен, рад, обязан, |
|
|
|
необходим |
|
|
|
|
|
|
Не употребляются личные глаголы |
Образовательное учре- |
|
|
в форме 1, 2-го лица и соответству- |
ждение обслуживает, |
|
|
ющие местоимения, преобладание |
гарантирует и т. д. |
|
|
глаголов несовершенного вида |
|
|
|
настоящего времени со значением |
|
|
|
предписания |
|
|
|
Употребление кратких прилагатель- |
Выводы комиссии обосно- |
|
Особенности |
ных, а употребление полных прилага- |
ваны и справедливы |
|
|
|||
морфологии |
тельных в деловом общении |
|
|
|
|
||
|
неуместны |
|
|
|
Использование местоимений |
Без них, для нее, |
|
|
в сочетании с простыми предлогами |
напротив них |
|
|
|
|
|
|
Употребление постфикса -ся |
На педагогическом совете |
|
|
в глагольных формах при выделении |
рассматриваются следую- |
|
|
действия, а не субъекта действия |
щие проблемы |
|
82 |
|
|
|
|
Окончание табл. 5 |
|
|
|
|
|
Языковая |
Характеристика |
Пример |
|
особенность |
|||
|
|
||
|
|
|
|
|
Использование простых предложений |
Директор отметил |
|
|
с прямым порядком слов – подлежа- |
важность поставленной |
|
|
щее в начале предложения перед |
проблемы; |
|
|
сказуемым; |
ценное предложение |
|
Особенности |
определение должно стоять перед |
|
|
определяемым словом |
|
||
синтаксиса |
|
||
|
|
||
Использование предложений ослож- |
По нашему мнению, план |
||
|
|||
|
ненной структуры (причастные, дее- |
требует доработки |
|
|
причастные обороты). |
|
|
|
Вводные слова и конструкции стоят |
|
|
|
в самом начале предложения |
|
|
|
|
|
Итак, при создании делового документа необходимо, в первую очередь, освоить правила деловой лексики.
5.2. Электронная переписка
При подготовке к написанию делового письма следует ответить на следующие вопросы.
1.Какова цель письма?
2.Что необходимо сообщить адресату?
3.Кому оно адресовано?
4.Какой информацией о предмете письма владеет адресат?
5.Что должно являться исходной точкой письма?
6.Посредством каких доказательств можно сделать письмо убедительным?
Эти вопросы позволяют более четко сформулировать основной текст, который излагается с учетом цели письма.
Электронная переписка хотя и носит официальный характер, все же имеет некоторую специфику по сравнению с деловой документацией. Особенность любой онлайн-коммуникации состоит в стремлении собеседников получить максимум информации за минимальное время, при этом информация должна легко восприниматься. Это отражается в стиле переписки: тексты и предложения становятся более краткими, простыми и лаконичными.
В отличие от сложившихся канонов официально-делового стиля, электронному общению свойственно удаление канцеляризмов, обобщенных определений, очевидных наречий, прилагательных, местоимений, при-
частных и деепричастных оборотов и т. д. (абсолютный, безусловный, в целом, всякий, весьма, общий, около, разнообразный; активный, актуаль-
83
ный, взыскательный, длительный, знаковый, инновационный; вы, мы, посетитель, документ, сайт, страница, информация, меню, ссылка, здесь; в настоящий момент, в настоящее время, сейчас, нынче, на сегодняшний день). То есть все слова, не несущие дополнительной смысловой нагрузки, следует удалить. Такое сокращение на примере предыдущего предложения привело бы к формулировке: «Все лишнее – удалить».
Максимальная конкретизация способствует более точному восприятию информации. Как уже было сказано в первой главе, если в непосредственном общении смысл передается и через слова, и через невербальные сигналы (т. е. мы получаем больше информации), то в переписке остается только вербальная составляющая, а, следовательно, возникает информационный пробел и получатель может приписывать словам дополнительные, не всегда адекватные, смыслы. Чем более однозначно сформулирован текст письма, тем больше шансов на правильное восприятие. Например, вместо «недорогое и качественное продвижение сайта» уместнее было бы «продвижение сайта по цене от 200 долларов в месяц с увеличением трафика минимум в два раза». Категории «недорогое» и «качественное» воспринимаются слишком субъективно и неоднозначно, тогда как конкретная цифра дает точное представление о поступившем предложении.
Каждый абзац письма содержит одну главную мысль, желательно ею начинать абзац, затем подкреплять эту мысль несколькими логическими аргументами, примерами; в конце абзаца приводить вывод. Качественное структурированное письмо может затрагивать несколько вопросов, однако получателю сразу становится очевидным, что это за вопросы. Длинные письма можно структурировать при помощи нумерации и списков.
Типичная структура электронного письма:
1)тема;
2)приветствие;
3)содержание, цель обращения;
4)прощание;
5)личная подпись с указанием контактов;
6)ссылка на сайт компании;
7)логотип, если это необходимо.
Тема письма должна отражать его суть. Если в процессе переписки с одним и тем же получателем необходимо обсудить не связанные между собой вопросы, следует создать две разные цепочки писем с разными темами. В случае, если письмо отправляется сотруднику другой компании, то в теме следует пометить также и название своей компании. Неправильные варианты темы: «Название компании», «Пустая тема», призывные заголовки как в рекламных рассылках. Правильные варианты: «Название компании» с содержанием темы (для внешних получателей), «Содержание темы» (для внутренних получателей).
84
Приветствие письма зависит от статуса получателя. Общепризнаны приветствия: «Здравствуйте», «Добрый день (вечер, утро)». Фамильярные
иразговорные обращения «Доброго времени суток», «Хай», «Прив» и т. д. недопустимы даже в неформальном деловом общении. К вышестоящим
идолжностным лицам следует обращаться по имени и отчеству. Если переписка носит крайне формальный характер, можно добавлять перед этим слово «Уважаемый».
После приветствия необходимо изложить причину письма, проблему, описание ситуации, привести доказательства, мнения и т. д. При создании текста следует помнить о принципах краткости, однозначности и структурированности изложения.
Взаключении письма содержатся выводы, просьбы, предложения. В заключении очень важно обозначить (закрепить) эмоционально-позитив- ную атмосферу делового диалога, а также необходимо точно и предметно сообщить адресату что и как должно произойти в ближайшее время (например, «Жду Вашего ответа до 20 февраля включительно»).
Взавершении приводятся этикетные фразы и подпись: «С уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями» и др. После этикетной фразы приводится имя, фамилия, отчество (полностью), наименование должности и организации – их можно указывать не полностью, а в общеизвестном формате.
Итак, деловая переписка включает в себя документированные и электронные коммуникации. Ее особенность – прагматический характер и следование официально-деловому стилю. Лаконичность, грамотность и простота визуального восприятия способствуют более точному пониманию информации, как следствие – увеличивают скорость и качество делового общения.
Контрольные вопросы
1.Назовите отличительные черты официально-делового стиля.
2.Что такое канцеляризмы? Приведите пример.
3.Какова типичная структура электронного письма?
4.В каком случае обращение на «Вы» пишется с большой буквы, а
вкаком – с маленькой?
5.Как лучше всего завершать электронное письмо?
Упражнения
Упражнение 1
Перед вами два варианта делового письма (табл. 6). Какое из них более эффективно? Почему?
85