8. Задать ограничения на финансирование, поставки, сроки исполнения операций.
9. Составить расписание работ проекта с учетом всех ограничений.
10. Оптимизировать состав используемых ресурсов.
11. Определить бюджет и распределение во времени плановых затрат.
12. Определить и промоделировать риски и неопределенности.
13. Определить необходимые резервы на сроки, стоимости и потребности в материалах для достижения запланированных показателей с заданной надежностью.
14. Определить вероятность успешного соблюдения директивных сроков, стоимости и ограничений по поставкам, если они заданы.
На основе компьютерной модели операционный менеджер должен предоставлять плановую информацию руководству и исполнителям. В процессе исполнения проекта необходимо вести учет, анализировать отклонения исполнения от запланированного, прогнозировать будущие параметры проекта, моделировать управленческие воздействия и вести архивы проекта.
Формы представления проекта. Результаты компьютерного моделирования проектов могут быть представлены в разнообразных табличных и графических формах: диаграмма Ганта, сетевая диаграмма, организационные диаграммы, иерархические структуры работ и ресурсов, гистограммы загрузки ресурсов, расхода материалов, диаграммы затрат, линейная диаграмма. Линейная диаграмма позволяет наглядно представить план реализации любого проекта. В ней по горизонтали откладывается метрика проекта, по вертикали - временная шкала. Работы проекта отображаются в виде совокупности кривых, координаты которых определяются временем и местом на метрике проекта, где производились работы. Типы работ, которые отображаются на линейной диаграмме, а также участки метрики и масштаб временной шкалы выбираются пользователем. В качестве метрики могут использоваться как количественные показатели, например, километры трассы трубопровода, так и качественные показатели, например, этапы жизненного цикла.
Составление расписания работ. В SP составляются следующие виды расписаний: оптимистическое, наиболее вероятное, пессимистическое и целевое расписания исполнения проекта.
Из них целевое расписание разработчики предлагают использовать для определения контрактных сроков, а оптимистическое - для заданий исполнителям. Такой подход основан на учете свойства людей, которое называется синдромом студента. Если студенту дали пять дней на работу, которую он способен исполнить за три дня, зная проблемы, из-за которых работа будет задерживаться и займет пять дней, то, как правило, он займется ею лишь за три дня до срока его сдачи. И в результате работа займет семь дней вместо пяти. Чаще всего резервы, которые даются исполнителям, расходуются впустую.
Учитывая это, исполнителям надо выдавать оптимистические задания, которые будут заведомо не исполнены в срок. Менеджер проекта это знает и контролирует не только сроки и стоимость реализации отдельных операций, но и то, что происходит с резервами, предусмотренными в расписании. Информация о потреблении резервов вытекает из трендов вероятностей успешного исполнения директивных показателей. Если вероятность растет, то резервы расходуются медленнее, чем было запланировано, если падает, то они расходуются быстрее, и следует предпринимать корректирующие воздействия, чтобы добиться соблюдения директивных показателей.
Подготовка компьютерного моделирования реальных проектов.
Если управление проектами является регулярной деятельностью фирмы, то для ускорения и упрощения компьютерного моделирования проектов необходимо обеспечить унификацию способов моделирования с использованием одинаковых оценок характеристик ресурсов и типовых работ в разных проектах, единых технологий выполнения типовых подпроектов и т.д. Для этого в SP имеются возможности создания и использования в проектах справочников производительности ресурсов на типовых назначениях, расходов материалов на единичных объемах типовых операций и назначений, единичных расценок на типовые работы и т.д.
Кроме этого, необходимо обеспечить, чтобы в организации и возобновляемые ресурсы, и материалы, имели одинаковые характеристики, независимо от того, в каких проектах они используются. Для этого надо создать справочники ресурсов и материалов в целом для организации, а не в отдельных проектах. Это обеспечит перенос изменений характеристик ресурсов и материалов из одного места во все проекты.
Также важно, чтобы в разных проектах были использованы одинаковые и отработанные технологии реализации типовых фрагментов проекта, являющихся компьютерными моделями фаз, часто встречающихся в разных проектах. Для этого в организации следует создать и вести библиотеки типовых фрагментов. Обычно это делается для некоторого типового объема работ, чтобы можно было фрагмент вставить в проект.
Примеры типовых фрагментов - строительство одного километра линейного участка трубопровода в равнинно-холмистой местности на грунтах определенной категории, строительство наружных стен монолитного дома на типовой захватке, получение разрешения на строительство и т.п.
Создав структуру работ проекта с детализацией до уровня типовых фрагментов, достаточно заменить фазы нижнего уровня такой модели на типовые фрагменты с соответствующей автоматической корректировкой объемов работ, а также связать между собой операции различных фрагментов, чтобы получить полноценную компьютерную модель проекта. Вся остальная информация (стоимостные компоненты, ресурсы, материалы и т.д.) формируется автоматически.
Этапы выполнения задания. В учебных условиях формируется усеченная компьютерная модель проекта. Ее построение состоит из следующих этапов:
1.Построить иерархию работ проекта.
2.Определить операции и их характеристики.
3.Определить взаимосвязи операций.
4.Определить ресурсы проекта.
5.Назначить возобновляемые ресурсы.
6.Назначить материалы.
7.Составить расписания исполнения работ.
Содержание этапов работ и рекомендации по их выполнению:
Построение структуры работ проекта. Создание компьютерной модели проекта всегда начинается с разработки иерархии работ проекта, в которой могут выделяться подпроекты, фазы, подфазы и пакеты работ. Такое разбиение работ можно осуществить следующим образом:
- по элементам проектируемого и создаваемого объекта (например, по отдельным сооружениям строящегося комплекса или по частям здания), для которых надо описать требуемые для их создания процессы;
- по процессам с описанием, к каким объектам эти процессы прилагаются;
- по лицам, ответственным за исполнение определенных операций проекта.
Это позволяет получать отчетность по объектам, по процессам и по ответственным за выполнение операций.
В SP количество различных структур и уровней иерархии не ограничено.
В данном задании структурирование проекта следует провести по заказам, каждый из которых будет соответствовать фазе проекта.
Определение операций и их характеристик. Операции образуют самый нижний уровень декомпозиции проекта. Признаками операций, которые могут быть использованы для их выделения, являются:
- возможность назначения определенных исполнителей, которые будут заняты на них от начала и до конца,
- сопоставимость продолжительности их исполнения с периодом учета исполнения,
- возможность определить и назначить стоимость и расход материалов.
В SP могут использоваться следующие характеристики операций: ее уникальный код, тип операции, длительность исполнения, объем работ, трудоемкость, календарь операции, прямые затраты на операцию (по каждой составляющей затрат), ограничения на сроки исполнения.
Длительность обычно является производной от объема работ, количества и производительности назначенных ресурсов. В этом случае она вычисляется системой после расчета расписания. Если длительность не зависит от количества назначенных ресурсов, то она задается напрямую. При этом показатели объема и производительности не учитываются.
Объем работ - показатель, не зависящий от назначенных ресурсов. В строительстве, например, он может измеряться в кубических, квадратных или погонных метрах, тоннах и т.д.
Календарь операции определяет промежутки времени, в которых можно выполнять операцию. Он используется как ограничение при составлении расписания исполнения работ проекта. Например, некоторые операции можно исполнять только в дневное время, другие - только летом и т.п. Для операции, и для назначенных на операцию ресурсов задаются рабочие периоды, в которые операции могут исполняться.
Выделяются такие основные типы операций:
- с фиксированной длительностью,
- с фиксированным объемом (в этом случае длительность операции определяется, как частное от деления объема на суммарную производительность назначенных ресурсов),
- гамак (эти операции длятся от события и до события, т.е. от выполнения связи на старт до выполнения связи на финиш),
- контрольные события (это операции нулевой длины, обычно отражающие наступление существенных для моделирования проекта событий, таких, например, как окончание фазы).
Таким образом, тип операции определяет, что является исходной информацией - длительность, трудоемкость, или объем работ. Он показывает также, что операция может исполняться неопределенное время - от одного события до другого, или быть контрольным событием. В этом случае она имеет нулевую длительность. В данном задании контрольными событиями являются начало и завершение выполнения заказов.
При определении операции можно указать, допускает ли она прерывание своего исполнения (например, если ресурсы, исполняющие операцию, требуются на других, более приоритетных работах).
Если операцию можно исполнять сразу, как только для этого сложатся условия, то указывается тип «как можно раньше». Если ее исполнение можно отложить до тех пор, пока дальнейшая ее задержка не повлечет за собой нарушение каких-либо директивных сроков или срока завершения проекта, то указывается тип «как можно позже».
При необходимости вмешиваться в формируемое расписание, при определении операции задается ее приоритет.
Определение взаимосвязей операций. Имеются следующие типы взаимосвязей операций для задания ограничений на порядок их исполнения:
Следующая работа может начинаться:
- после завершения предшествующей работы (тип Финиш-Старт),
- после начала исполнения предшествующей работы (тип Старт-Старт),
Следующая работа может завершаться:
- только после завершения предшествующей (тип Финиш-Финиш),
- только после начала предшествующей (тип Старт-Финиш).
Все перечисленные типы взаимосвязей накладывают ограничение типа «не раньше». При этом первый тип (Ф-С), в отличие от остальных, определяет строгое следование, т.е. не допускает параллельного выполнения двух связанных процессов. Типы С-С и С-Ф накладывают ограничение на начало предыдущей операции: она должна начаться раньше последующей. Тип С-С задает более строгое требование: предыдущая операция должна начаться до начала последующей операции. А тип С-Ф допускает возможность начала предшествующей операции вплоть до завершения последующей. Тип Ф-Ф требует синхронного завершения предыдущей операции: до завершения последующей.
Если следующую операцию необходимо начинать сразу по исполнению условия связи, то можно задавать так называемые жесткие связи, которые должны исполняться немедленно. Если этого не требуется, то исполнение последующей операции можно при необходимости и задерживать без нарушения условия связи, например, последующую работу можно начать не ранее, чем через неделю после начала предшествующей. В этом случае задается задержка - промежуток времени от выполнения логического условия связи до момента, когда можно начинать исполнение последующей операции. Задержка может быть как положительной, так и отрицательной, а также иметь собственный календарь.
В Spider Project имеется возможность задания не только временных, но и объемных задержек, когда следующая операция может исполняться после того, как на предшествующей операции выполнен определенный объем. Основные преимущества объемных задержек состоят в том, что они отражают первичную информацию и в процессе исполнения не изменяются, в отличие от временных задержек, при задании которых надо знать, какое время необходимо для создания достаточного задела на предшествующей операции. А так как это время зависит от назначенных ресурсов и в процессе реализации проекта может оказаться, что за плановое время необходимый задел не создан, то временные задержки требуется регулярно контролировать и пересматривать.
Определение ресурсов проекта. В SP задание возобновляемых ресурсов (люди, механизмы, оборудование) и не возобновляемых ресурсов (материалы) разнесено в разные таблицы, и они представляют собой разные объекты программы.
Возобновляемые ресурсы можно использовать повторно после того, как они завершили работу на очередном назначении. Для них можно задавать расход материалов, которые они потребляют в процессе своей работы (расход электроэнергии, горюче-смазочных материалов и т.п.).
Не возобновляемые ресурсы расходуются и повторно использованы быть не могут. По этим ресурсам задаются разные характеристики.
К основным характеристикам возобновляемых ресурсов относятся:
- общее количество ресурса,
- стоимость часа работы (по компонентам стоимости) ресурса,
- потребление материалов ресурсом за час работы,
- календари работы ресурсов,
- принадлежность ресурса к определенному подразделению иерархической структуры ресурсов.
В SP для ресурсов можно задать неограниченное количество иерархических структур, что позволяет группировать ресурсы произвольным образом и получать отчетность по загрузке ресурсов во всевозможных матричных структурах управления.