Материал: Деятельность Финансового управления Кирова

3. Организация работы с документами в Финансовом управлении Администрации города Киров

.1 Организация документооборота

Движение документов в Администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Порядок прохождения документов и работа с ними регламентируются инструкцией по делопроизводству, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам. Рассмотрим более подробно организацию документооборота в Финансовом Управлении Администрации города Кирова.

Выделяют три основных типа документов, составляющих документооборот:

. Входящие документы, поступившие из внешних организаций или иных структурных подразделений и должностных лиц

. Исходящие документы, для отправки во внешние организации или иные структурные подразделения.

. Внутренние документы, поступившие из иных структурных подразделений Администрации или от должностных лиц.

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

·        объем потока, который определяется количеством документов, поступивших в Финансовое Управление за год, полугодие или квартал;

·        структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

·        режим потока, который определяется периодичностью движения документов.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

- прием входящих документов;

первоначальная(экспедиционная) обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация;

рассмотрение документов руководством;

исполнение резолюций;

отправка ответных документов.

Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры:

·              разработку проекта документа в Финансовом Управлении;

·              согласование проекта документа;

·              утверждение документа руководством;

·              регистрацию документа;

·              экспедиционную обработку документа.

Проекты исходящих документов, готовятся непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются начальником Финансового Управления и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.

Подготовленный проект документа представляется делопроизводителю Финансового Управления для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами делопроизводителем или в отдельных случаях исполнителем представляются начальнику Управления на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

К числу исходящих (отправляемых) документов Финансового Управления относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата, а также документы рассылаемые в подведомственные организации.

К внутреннему документопотоку относятся документы подразделений, входящих в Финансовое Управление, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий.

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

Учет количества документов проводится по регистрационно - контрольной форме по месту регистрации документов.  Результаты учета обобщаются в Управлении делопроизводства и архива и представляются Главе Администрации. Учет количества документов может проводиться по Администрации города в целом или по отдельным подразделениям. Итоговые данные подсчета представляются Главе Администрации в табличной форме. Итоги года предоставляются в сравнение с двумя предыдущими годами.

Если сравнить объем документооборота в Финансовом Управлении Администрации города Кирова за три последних года, мы наблюдаем динамику роста в среднем на 15-20%. Так в 2010 году.

Рассмотрим также методы передачи и приема документов. Как правило доставка и передача документов осуществляется, средствами почтовой и электрической связи. С помощью почтовой связи в Управление доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

3.2 Организация информационно - справочной работы

Для повышения эффективности информационного и документационного обеспечения в Администрации города Кирова была внедрена система электронного документооборота «Directum».

Она охватывает все отраслевые (функциональные) и территориальные органы администрации города. Всего создано 176 автоматизированных рабочих мест с возможностью одновременного подключения до 100 пользователей. С помощью этой системы автоматизированы следующие бизнес - процессы:

·              регистрация, рассмотрение, контроль исполнения входящих документов;

·              разработка, согласование, подписание, регистрация внутренних документов;

·              подготовка проектов документов, согласование, регистрация исходящих документов;

·              подготовка документов к сдаче в архив, архивное хранение;

·              подготовка проектов правовых актов, согласование, регистрация правовых актов;

·              контроль исполнения поручений / резолюций руководства по входящим и внутренним документам;

·              работа с обращениями граждан (устными и письменными);

·              управление совещаниями и заседаниями;

·              управление договорами;

·              ведение номенклатуры дел;

·              регистрация и учет принятых распоряжений и постановлений, приказов;

·              контроль исполнения поручений Главы;

·              контроль исполнения правовых актов Кировской области;

·              контроль исполнения федеральных правовых актов;

·              подготовка отчетности по документообороту.

Как результат наблюдается сокращение времени на создание, согласование, рассмотрение и поиск документов за счет применения типовых шаблонов процессов, возможностей коллективной работы, параллельной рассылки и гибкой системы поиска документов, сокращение потерь документов за счет: хранения документов в единой БД, минимизации передачи бумажных документов, ведения регистрационных карточек на бумажные документы, повышение безопасности данных за счет разграничения прав доступа к документам.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания. Они регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются постановления Главы Администрации по основной деятельности, распоряжения по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

Документы регистрируются в традиционных или электронных карточках в системе электронного документооборота Directum.

Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК), которые содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.) (Приложение 10).

Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в систему с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, обеспечивающие поточное занесение документов в систему. В дальнейшем РКК, как и занесенный электронный документ, легко может быть найдена по штрих-коду на бумажном аналоге документа, благодаря технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами. К ним относятся:

гриф ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору, ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Регистрация документов - ответов осуществляется в соответствующих регистрационно-контрольных формах. Документу - ответу присваивается порядковый номер входящего документа, на который дается ответ.

В Администрации города Кирова применяется децентрализованная система регистрации: корреспонденция Администрации города, постановления, распоряжения, письма Главы Администрации - в Управлении делопроизводства и архива, также, обращения граждан - в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан, документация структурных подразделений - в структурных подразделениях.

При регистрации документов применяется электронная форма (однако параллельно информация о документах содержится и на бумажном носителе - в журнальной или карточной форме).

3.3 Систематизация, номенклатура и формирование дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел в Администрации города Кирова составляется в структурных подразделениях, а затем на их основе составляется сводная номенклатура специалистами Управления делопроизводства и архива при помощи сотрудников муниципального архива.

Рассмотрим более подробно номенклатуру дел Финансового Управления Администрации города Кирова на 2014 год (Приложение 12).

Графы номенклатуры дел заполнены в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Номенклатура содержит пять полей: индекс дела, заголовок дела, количество дел, срок хранения дела, примечание. Номенклатура дел составлена на основании: Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков храненияи Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации с указанием сроков хранения.

После составления номенклатуры дел Финансового Управления она передается в Управление делопроизводства и архива, где составляется уже сводная номенклатура дел Администрации.

Сводная номенклатура дел предоставляется на рассмотрение в муниципальный архив с последующим направлением на согласование экспертно-проверочной комиссии агентства по делам архивов Кировской области.

Номенклатура дел согласовывается с ЭПК агентства по делам архивов Кировской области не реже одного раза в 5 лет.

После согласования сводная номенклатура дел утверждается Главой Администрации города Кирова. Структурные подразделения Администрации и специалисты получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. В Финансовом управлении дела формируются делопроизводителем или специалистом первой категории.

При формировании дел специалист соблюдает следующие правила:

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные, документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, а также личных дел, которые формируются в течение всего периода работы каждого сотрудника;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов; при наличии большего количества листов дело подразделяется на тома (части);

при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

При группировке отдельных видов документов соблюдаются следующие правила:

правовые акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

уставы, положения, инструкции и т.п., утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке и по мере их поступления;

протоколы в деле и документы к ним располагаются в хронологическом порядке по номерам;

переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.