В используемой технологии обработки документа Администрация города Кирова рассматривается как объединение равноправных структурных подразделений, без детализации на уровне конкретных исполнителей. Каждому подразделению назначается роль, определяющая обязанности по обработке различных видов документов. Для разных документов одно и то же подразделение может выступать в различных ролях (канцелярия, руководитель, исполнитель и др.).
В регламенте работы в системе электронного документооборота в администрации происходит деление документов на пять групп по различным этапам работы с ними: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы, протоколы совещаний, обращения граждан.
В этой работе были рассмотрены все этапы работы с документами и система электронного документооборота в Администрации города Кирова. Работа с документами практически полностью автоматизирована, но для полного перехода к электронным документам еще не хватает ни техники, ни навыков, ни средств. Уменьшить объем бумажного документооборота удалось за счет перевода внутреннего документооборота в полностью электронный вид, расширения локальной сети, включения в нее других муниципальных учреждений, что так же позволило перевести объемную переписку с ними, в электронный вид. Обращения граждан принимаются на сайте администрации, но перевести их в полностью электронный вид не удается, все еще большое количество обращений поступают в письменном виде.
Хранения документов в Администрации города Кирова организуется на основании Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Ежедневно в Администрации разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).
Процесс заведения дел представляют собой основные элементы формуляра документа, то есть совокупность составных частей, реквизитов документа. Знание элементов формуляра документа, таким образом, важно не только для правильного составления документов, но и для формирования их в дела. Признаки заведения дел отражаются прежде всего в заголовках дел, состоящих из комплекса документов.
Экспертиза ценности документов в Администрации города Кирова на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия. Функции и права экспертные комиссии, а также организация их работы определяются инструкцией по делопроизводству, которая утверждаются главой администрации.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения должна осущесвляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно специалистами Управления делопроизводства и архива совместно с экспертной комиссией под непосредственным методическим руководством архива. Я столкнулась с тем, что документы за 2008, 2009 года все еще не были разобраны, не говоря уже об оформлении и формировании дел. Все это можно объяснить загруженностью, но такая же ситуация и в других структурных подразделениях.
Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.
Все эти операции выполняются регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и обложка заведенного дела.
Документы подшиваются в дела только после их исполнения, т.е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.
Формирование дел ведется децентрализовано. В администрации дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет Управление Делопроизводства и архива в форме разъяснений и консультаций. Архив оказывает методическую помощь при формировании дел.
Подготовка исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования в справочной работе и пополнение Государственного архивного фонда Российской Федерации.
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
Рекомендации по улучшению работы с документами в Администрации города Кирова:
. Даже в условиях системы электронного документооборота, в администрации преобладает бумажный документооборот, что увеличивает затраты и время. Необходимо, повышать количество документов электронного вида и работать с ними без использования бумажного варианта.
. Оформление дел на практике происходит неравномерно, в 2014 году формировались и оформлялись дела за 2011-2012 года, что затрудняет передачу дел на хранение в архив. Необходимо назначить ответственного сотрудника, для выполнения данной процедуры.
. Все вышеназванные недочеты оправдываются нехваткой кадров, что свидетельствует о необходимости корректировки самой структуры Финансового Управления и подбором квалифицированных кадров.
Итак проведенный анализ свидетельствует о необходимости унификации на общегосударственном уровне порядка документирования деятельности исполнительно - распорядительного органа по реализации закрепленных функций (управление имуществом, сфера ЖКХ и т.д.). Что касается организации работы с документами, то значительную роль в этом процессе играют локальные организационно - нормативные документы, разработанные в соответствии с существующими требованиями в сфере Документационного обеспечения управления, а также применяемые технологии и технические средства.