Финансовое управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с региональными органами исполнительной власти, органами местного самоуправления города Киров, общественными объединениями и иными организациями.
Основными задачами Финансового управления являются:
1. координация в пределах своей компетенции финансовой, экономической, налоговой, кредитной политики на всей территории города;
2. разработка проекта бюджета города Киров, обеспечение исполнения в установленном порядке бюджета, составление отчета об исполнении бюджета;
. осуществление в пределах своей компетенции финансового контроля;
. концентрация финансовых ресурсов на приоритетных направлениях социально - экономического развития города;
. разработка предложений по совершенствованию методов финансово-бюджетного планирования, финансирования и отчетности;
. 6. разработка в пределах своей компетенции предложений по формированию политики в области имущественных и земельных отношений на территории города.
Финансовое управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие основные функции:
o подготавливает предложения и реализует меры по совершенствованию бюджетной системы города Киров;
o участвует в установленном порядке в разработке прогнозов социально-экономического развития города на долгосрочную, среднесрочную и краткосрочную перспективу; участвует в разработке и осуществлении мер по финансовому оздоровлению структурной перестройки экономики, поддержке и защите интересов отечественных производителей товаров, работ и услуг;
o участвует в подготовке предложений по основным направлениям кредитной, денежной политики, улучшению состояния расчетов и платежей в экономике;
o составляет и ведет сводную бюджетную роспись;
o координирует работу и осуществляет функциональное взаимодействие в решении финансовых, экономических вопросов с Министерством финансов Кировской области, налоговыми органами, органами Федерального казначейства, а также в координации с другими территориальными органами исполнительной власти Кировской области и с органами денежно-кредитного регулирования;
o вносит предложения по определению ассигнований на содержание органов местного самоуправления, принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию системы оплаты труда работников бюджетных организаций;
o совершенствует методы бюджетного планирования и порядок бюджетного финансирования;
o проводит операции по обслуживанию муниципального долга города Киров;
o участвует в работе по подготовке и заключению кредитных договоров, в которых город выступает в качестве одной из сторон;
o осуществляет необходимые меры по обеспечению обязательств города по кредитным договорам с Кировской областью;
o участвует в разработке порядка и осуществления контроля за поступлением доходов от имущества, находящего в собственности города;
o осуществляет иные
бюджетные полномочия в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации,
Уставом администрации города Киров, правовыми актами администрации города.
1.2 Характеристика службы документационного
обеспечения деятельности управления
В Администрации города Киров организацией документооборота занимается Управление делопроизводства и архива. Управление осуществляет деятельность, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение. Основными целями управления являются: организация, руководство, координация документооборота, реализация работ по документационному обеспечению управления, контроль за исполнением документов. В состав Управления входит 23 сотрудника. Должностной состав включает консультантов, главных специалистов, специалистов первой категории, ведущих экспертов. Управление возглавляет начальник Управления, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном муниципальными правовыми актами порядке. Начальник Управления несет ответственность в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами за выполнение функций, услуг и полномочий, возложенных на Управление. Начальник Управления:
· работает под непосредственным руководством первого заместителя главы администрации города, курирующего работу Управления;
· осуществляет общее руководство деятельностью на основе единоначалия и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач, функций и полномочий;
· издает в пределах своей компетенции приказы, дает указания сотрудникам и организует контроль за их исполнением.
Основные задачи и функции Управления делопроизводства и архива:
. Создание системы документационного обеспечения, включающей в себя делопроизводство, архив, управление процессами обработки и исполнения документов, контроль исполнительской дисциплины.
2. Вовлечение в работу с системой электронного документооборота всех исполнителей документов и поручений, обеспечение прозрачности процессов управления на всех уровнях.
. Обеспечение контроля за правильностью оформления и формирования отраслевыми (функциональными) и территориальными органами администрации города Кирова дел, подлежащих сдаче в архив.
. Протокольно-организационное обеспечение деятельности главы администрации, соблюдение протокольных норм и правил.
. Формирование и содержание муниципального архива.
Управление делопроизводства и архива, находится в подчинении у первого заместителя Главы Администрации (Приложение 2).
1.3 Нормативно-правовая база деятельности службы
документационного обеспечения Финансового управления Администрации города Киров
Одним из основных нормативно - правовых актов, регламентирующих деятельность службы документационного обеспечения Финансового управления Администрации города Киров является Бюджетный Кодекс РФ. Обусловлено это спецификой деятельности Финансового Управления. А именно созданием в процессе работы финансовых документов. Бюджетный Кодекс устанавливает правовой статус участников бюджетного процесса, правовые основы порядка и условий привлечения к ответственности за нарушение бюджетного законодательства Российской Федерации.
Также при работе с документами специалисты руководствуются Правилами делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти. Данный нормативно - правовой акт устанавливает единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, но так как при работе с документами необходимо стремиться к унификации, они применимы и в органах местного самоуправления.
При разработке инструкции по делопроизводству помимо Правил делопроизводства, необходимо руководствоваться Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
В регламентации деятельности Управления делопроизводства и архива значительную роль играет Устав муниципального образования «Город Киров», утвержденного решением Кировской городской Думы от 29.06.2005 №42/19. В котором, определяется порядок образования, компетенции Администрации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.
Также одним из основных нормативных документов, регламентирующих деятельность управления делопроизводства и архива является, положение об Управлении делопроизводства и архива Администрации города Кирова. В Положении зафиксированы общие сведения об Управлении, задачи, функции, полномочия, оказываемые услуги и организация деятельности Управления.
Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.
Должностная инструкция - это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
Должностные инструкции и положение об Управлении делопроизводства и архива Администрации города Кирова - это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых Управлением.
Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно - правовое положение работника, то они составлены для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.
Рассмотрим должностную инструкцию заместителя начальника Финансового Управления Администрации города Кирова (Приложение 3). Данная инструкция составлена в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003. Однако, состав реквизитов является не полным, так как не указаны наименование организации - автора (разработчика) документа, регистрационный номер документа. Остальные же необходимые реквизиты присутствуют.
Инструкция по делопроизводству в Администрации города Кирова (Приложение 4) - это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в Администрации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами разработана данная инструкция.
Основные положения инструкции по делопроизводству в администрации города Кирова разработаны в соответствии с требованиями Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 и Государственного стандарта Российской Федерации (унифицированные системы документации) ГОСТ Р 6.30-2003 и на основе Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, утвержденной распоряжением Правительства Кировской области от 15.08.2005 №265.
Инструкция включает общие положения, тематические разделы, приложения. В целом, инструкция отражает весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Данная инструкция содержит 14 разделов, в каждом из которых содержится информация и сведения об организации работы с документами на разных этапах.
Подготовку инструкции осуществляет Управление
делопроизводства и архива Администрации при участии юридической службы.
Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается
Администрацией города Крова и вводится в действие ее распоряжением, после чего
копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в
работе.
2. Документирование деятельности Финансового управления Администрации города Киров
.1 Составление и
оформление организационно - распорядительных документов
Деятельность Финансового Управления Администрации города Кирова сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируются подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т.д.
Можно выделить следующие основные группы документов:
) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
Схема оформления большинства организационно - распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.
Следует отметить, что организационные документы, такие как устав, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции разрабатываются Управлением делопроизводства и архива.
Одним из основных организационных документов, как Финансового Управления, так и всей Администрации в целом является Устав города Кирова. Устав это комплексный нормативный правовой акт, регулирующий правовое положение Администрации города.
Устав Администрации города Кирова состоит из 15 глав и приложения к Уставу, в котором описываются границы города Кирова. В каждой главе закреплены определенные тематические аспекты, все главы разбиты на статьи. Например, рассмотрим главу 1 «Муниципальное образование и его территория». Данная глава включает четыре статьи, в которых закреплены вопросы статуса муниципального образования, территории муниципального образования, официальные символы и вопросы, касающиеся населения муниципального образования.
Штатное расписание - правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма №Т-3 «Штатное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание Администрации города Кирова (Приложение 5) содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным Главой Администрации города Кирова.
В соответствии со спецификой деятельности Финансового Управления Администрации образуются такие организационно - распорядительные документы, как приказы и положения (порядки), которые обычно являются приложением к приказу.
Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее Управлению обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений Начальником Финансового Управления процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:
) инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа;
) сбор и анализ информации по вопросу;
) подготовка проекта распорядительного документа;