документооборот информационный правовой управление
Проблемы, связанные с документированием деятельности муниципальной службы, приобрели особую актуальность в связи с ростом значимости деятельности муниципальных служащих, решающих задачи местного самоуправления.
Специфика делопроизводства в органах местного самоуправления обусловлена, несимметричностью служебных отношений и наличию субординации, которые в свою очередь потребовали выработки специальных правил служебного этикета, которые бы оформляли поведение и взаимоотношения сотрудников в различных конкретных служебных ситуациях (распоряжение, наказание, поощрение, обращение, общение с подчиненным, совещание, увольнение с государственной службы, границы лояльности государственного служащего по отношению к руководителю или учреждению).
В дипломной работе рассмотрены теоретические основы документирования деятельности муниципальной службы, проблемы и актуальные вопросы ведения делопроизводства.
Актуальность темы обусловлена современным этапом развития муниципального управления в России, быстрым развитием и автоматизацией делопроизводства, характеризуется возросшей потребностью в профессиональных мобильных специалистах, способных успешно выполнить все требования в изменяющихся социально-экономических условиях.
Цель настоящей дипломной работы состоит в изучении организации работы с документами в Финансовом Управлении Администрации города Кирова.
Достижение поставленной цели обусловило выдвижение и решение следующих задач:
· изучить историю, организационную структуру и функции Финансового Управления
· охарактеризовать службу документационного обеспечения деятельности Финансового Управления
· изучить нормативно - правовую базу деятельности службы документационного обеспечения Финансового Управления
· проанализировать все этапы документирования деятельности Финансового Управления
· изучить организацию документооборота и информационно - справочной работы в Финансовом Управлении
· ознакомиться с процедурой систематизации и формировании дел
· проанализировать этапы подготовки дел к передаче в архив
В качестве объекта исследования выбрана Администрация города Кирова, а именно Финансовое Управление.
Предмет исследования - система документационного обеспечения управления в Администрации и ее экономико-организационные, социальные и нормативно-правовые аспекты.
В процессе обзора источников и литературы была изучена законодательная база местного самоуправления в Российской Федерации, так как она достаточно обширна и на ее основе субъекты и муниципальные образования формируют в последствии свою собственную базу. Законодательство четко регламентирует круг полномочий, права и обязанности власти на местах. Общие принципы организации муниципальной службы и основы правового положения муниципальных служащих в Российской Федерации установлены в Федеральном законе от 02.03.2007 №25-ФЗ (ред. от 17.07.2009) «О муниципальной службе в Российской Федерации». Данный закон определяет понятия муниципальной должности, муниципальной службы, разряды, ограничения, поощрения, ответственность, гарантии муниципальных служащих и другие вопросы муниципальной службы.
Также в Федеральном законе от 06.10.2003 №131-ФЗ (ред. от 28.12.2013) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Данный закон устанавливает общие правовые, территориальные, организационные и экономические принципы организации местного самоуправления в Российской Федерации, определяет государственные гарантии его осуществления.
Законодательством РФ установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации - от создания документов до сдачи их на хранение в архив. При организации делопроизводства в муниципальном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:
Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. от 05.05.2014) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, также применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.
Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ (в ред. от 11.02.2013) «Об архивном деле в Российской Федерации. Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
Немало важными при работе с документами являются государственные стандарты, а именно ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
ГОСТ Р 7.0.8-2013, данный стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Также в процессе работы с документами используются общероссийские классификаторы. Например, Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 №299) (ред. от 26.09.2013). Данный классификатор является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Неопубликованными источниками являются Устав Администрации города Кирова, в котором закреплены нормативно правовой статус и структура администрации. В Положении о Финансовом Управлении администрации города Кирова и в Положении об Управлении делопроизводства и архива, зафиксированы общие сведения об управлении, задачи, функции, полномочия, оказываемые услуги и организация деятельности данных структурных подразделении.
Достаточно разносторонне исследованы и представлены в печатной литературе системы документации, образующиеся в деятельности муниципальных органах власти.
Следует выделить несколько тематических направлений в решении этой важной и актуальной проблемы. Первое направление связано с теоретическими и практическими аспектами управления документацией на общегосударственном и отраслевом уровнях, в пределах отдельной организации.
В статье Л.Р. Фионовой и Г.Т. Мустафиной «Организация работы делопроизводителя финансового управления района» рассмотрены вопросы организации работы делопроизводителя финансового управления района. Подробно описаны функции и задачи, которые выполняет делопроизводитель в данном отделе.
Так, как во многих организациях, в том числе и муниципальных применяется смешанная система электронно - бумажного делопроизводства, актуальной является статья М.П. Бобылевой «Некоторые вопросы применения смешанного электронно - бумажного документооборота». В статье рассматривается концепция смешанного электронно-бумажного документооборота, все положительные и отрицательные стороны этого явления, а также нормативно - методическая база.
Были проанализированы правовые, экономические, социальные и организационно-технические аспекты развития документационного обеспечения управления на современном этапе, рассмотрены организационная структура государственного и муниципального управления документацией в Российской Федерации, пути воздействия государства на работу с документами в негосударственной сфере экономики.
Также интересна статья В.Ф. Янковой «Система делопроизводства в организации: важные вопросы», в которой сформулированы особенности составления и оформления текстов документов. В ней говорится о том, какие факторы необходимо учитывать при составлении текста документа и его оформлении. Также подробно описаны языковые и стилевые особенности основного текста документа. Что немало важно при составлении документов органах местного самоуправления.
На основе обзора источников и литературы, можно сделать
вывод, что вопросы документационного обеспечения управления в органах местного
самоуправления довольно полно освещены.
1. Характеристика Финансового управления Администрации города Киров
документооборот информационный правовой управление
1.1 История, организационная структура и функции
Финансового управления Администрации города Киров
История отечественных органов финансового управления имеет очень глубокие корни, ибо любое государство - это, прежде всего, финансовые потоки и управление ими.
декабря 1918 года был создан Вятский финансовый отдел Городского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов. В 1934 году он переименован в Кировский городской финансовый отдел (в связи с переименованием г. Вятки в г. Киров).
Численность горфинотдела была 8 человек, а в 1920-1922 годах - уже 44 единицы.
В 1937-1958 гг. в г. Кирове были 3 района, в которых соответственно имелись райфинотделы: Ленинский, Октябрьский и Молотовский. В 1958 году районы были упразднены и вместе с ними упразднены и райфинотделы.
Вновь появилось деление на районы и соответственно финансовые отделы в 1962 году (Октябрьский и Ленинский). В 1972 г. создан Первомайский район, в 1989 году образован 4-й район - Нововятский.
Перестройка (реформирование, реорганизация) финансовых органов происходила в зависимости от решаемых задач и устройства государственной системы. В отдельные периоды времени было деление на промышленные и сельскохозяйственные финансовые органы.
Значительные изменения в задачах финансовых органов произошли в 90-е годы прошлого столетия в связи с созданием налоговых и казначейских органов и передачей им значительной части функций.
Очередное изменение в структуре городских финансовых органов произошли в июне 2000 года в связи с упразднением районных налоговых инспекций и созданием единой городской налоговой инспекции. А именно, районные финансовые отделы были упразднены и вся бюджетная и финансовая работа в городе осуществлялась финансовым управлением города.
В соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом Муниципального образования «Город Киров» 1 июля 2007 года было создано Финансовое Управление Администрации города Кирова.
Основная цель Финансового Управления Администрации города Кирова - соблюдение единых принципов финансово-бюджетного планирования и исполнения бюджета муниципального образования «Город Киров».
Важнейшая задача - составление проекта бюджета муниципального образования, осуществление казначейского исполнения бюджета, организация муниципального финансового контроля за рациональным и целевым расходованием бюджетных средств.
Сегодня перед финансистами стоят ответственные задачи повышения устойчивости, эффективности и уверенного развития финансовой системы.
Характерными особенностями проводимой в муниципальном образовании «Город Киров» бюджетной политики являются активное реформирование сферы общественных финансов, осуществляемое в соответствии со стратегическими установками и процессами реформирования бюджетной сферы в целом в Российской Федерации, применение в целях достижения наибольшего эффекта программно-целевых методов управления.
В рамках реформ сформирована современная система управления общественными финансами: создана необходимая нормативная правовая база; расширен горизонт финансового планирования; внедрены инструменты бюджетирования, ориентированного на результат: доклады о результатах и основных направлениях деятельности субъектов бюджетного планирования, муниципальные и ведомственные целевые программы, муниципальные задания; бюджетный процесс организован с учетом безусловного исполнения действующих и вновь принимаемых обязательств, оценки объемов принимаемых обязательств и ресурсных возможностей бюджета; бюджетные ассигнования планируются на основании перечня муниципальных услуг (работ), по которым должен производиться учет потребности в их предоставлении; внедрена казначейская система исполнения бюджета, обеспечивающая эффективный учет и исполнение действующих обязательств; управление единым счетом бюджета; формирование достоверной и прозрачной бюджетной отчетности.
Дальнейшей целью реформирования муниципальных финансов является повышение эффективности, прозрачности использования бюджетных средств и системы управления муниципальными финансами муниципального образования «Город Киров».
Для ее достижения определены следующие основные задачи, решение которых требуется обеспечить до 2018 года:
o завершить полноценное внедрение программно-целевых методов управления в бюджетный процесс;
o модернизировать систему муниципального финансового контроля;
o реализовать меры по повышению эффективности бюджетных расходов;
o обеспечить повышение качества финансового менеджмента в секторе муниципального управления;
o повысить открытость и прозрачность управления общественными финансами.
В настоящее время финансовое управление работает по обеспечению выполнения задач, поставленных Президентом Российской Федерации в Бюджетном послании о бюджетной политике по дальнейшему совершенствованию бюджетного процесса.
Структура и штатное расписание финансового управления утверждено Главой Администрации города.
Численность финансового управления согласно утвержденному штатному расписанию - 48 человек.
Финансовое управление администрации города Киров возглавляет начальник управления, являющийся заместителем Главы администрации по финансово-экономическим вопросам, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой администрации города Киров.
Начальник Финансового управления администрации города Киров:
· вносит в установленном порядке на рассмотрение Главы администрации проекты нормативно-правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Финансового управления;
· руководит деятельностью Финансового управления на основе единоначалия;
· распределяет обязанности между работниками Финансового управления, руководит ими и контролирует их деятельность;
· утверждает штатное расписание и смету расходов на содержание Финансового управления в пределах утвержденных на соответствующий период бюджетных ассигнований, предусмотренных бюджетом города Киров
· подписывает служебную документацию Финансового управления и в пределах своей компетенции иную служебную документацию;
· издает в пределах своей компетенции приказы и дает указания обязательные для исполнения работниками Финансового управления;
· имеет право первой подписи на платежных документах при исполнении бюджета муниципального района;
· осуществляет иные необходимые для организации работы Финансового управления полномочия, установленные законодательством, и правовыми актами органов местного самоуправления.
В подчинении у начальника управления находятся два заместителя, юрисконсульт, консультант, специалист 1 категории, делопроизводитель.
Управление обеспечивает проведение единой финансовой, бюджетной, налоговой политики на всей территории горда Киров и координирует деятельность в этой сфере иных структурных подразделений администрации.