) согласование проекта документа;
) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;
) принятие решения (подписание документа);
) доведение распорядительного документа до исполнителей.
Приказ - это нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия или структурного подразделения для решения каких-либо задач (приказы по основной деятельности и приказы по личному составу). В основном в Финансовом Управлении издаются приказы по основной деятельности.
Приказ оформлен на бланке конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов, формуляр приказа включает все необходимые реквизиты.
Текст отделяется от заголовка 2-3 междустрочными интервалами, печатается шрифтом размером №14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст приказа состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа, даются ссылка на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. В распорядительной части излагаются предписываемые действия, указывается должностное лицо, ответственное за исполнение приказа и соблюдением сроков. Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ и делится на пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точками. Данный приказ предусматривает отмену других действующих приказов, что указано в его тексте.
Также приказ вводит в действие «Перечень и коды целевых статей расходов бюджета Муниципального образования «Город Киров» и порядок их применения». Этот документ оформляется в виде приложения к приказу.
После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его тексте.
Такой документ, как распоряжение издается Главой Администрации или его заместителями. Распоряжение - документ, издаваемый по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов.
Рассмотрим Распоряжение заместителя главы администрации города Кирова от 16.04.2014 №1163-зр «О подготовке документации по планировке территории границах муниципального образования «Город Киров» (Приложение 7). Документ оформлен на бланке конкретного вида документа с продольным расположением реквизитов.
Текст распоряжения, состоит из констатирующей и
распорядительной частей. В данном документе распорядительная часть отделяется
от констатирующей двоеточием.
2.2 Составление и оформление информационно -
справочных документов
Информационно - справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Рассмотрим основные информационно - справочные документы, которые образуются в Финансовом Управлении Администрации города Кирова.
Протокол составляется на основании записей, произведенных в ходе совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. В Финансовом Управлении чаще всего протокол ведется в ходе оперативных совещаний Начальника Управления с руководителями подразделений входящих в Управление.
Документы к обсуждению представляются Финансовым Управлением не позднее чем за 15 дней до даты проведения заседания. Справки подписываются начальником Управления.
Запись обсуждения вопросов и принятия решений, сбор документов возлагаются на секретаря Управления. Протокол должен быть оформлен не позднее трех дней после заседания. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в Финансовое Управление вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется соответствующий реквизит - гриф ограничения доступа к документу.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали: перечень присутствующих или число присутствующих и ссылка на прилагаемый список; повестка дня (вопросы повестки дня и докладчики по каждому вопросу). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой с точкой, а его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Под наименованием вопроса повестки дня указываются инициалы и фамилия докладчика, которые печатаются через один междустрочный интервал.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали - Выступили - Постановили (Решили)
За порядковым номером вопроса повестки дня пишется слово «Слушали», затем с новой строки - инициалы и фамилия докладчика (при необходимости указывается должность). Запись выступления начинается с указания инициалов и фамилии выступающего, затем кратко излагается суть выступления. Далее указывается принятое по этому вопросу постановление (решение).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается отметка «Текст выступления прилагается»). Постановление (решение) протокола может печататься в тексте протокола полностью или оформляться отдельным документом (в этом случае также делается отметка «Постановление (решение) прилагается»). При необходимости в тексте протокола приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, фиксирующая только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
Протокол подписывается председателем заседания (председательствующим на заседании) и секретарем. Дата подписания протокола соответствует дате проведения заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов, производственных (оперативных) совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов структурных подразделений Администрации, принимавших участие в заседании, проставляемых через косую черту. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях и оформленных отдельным документом, состоят из номера протокола и номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель Финансового Управления, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью делопроизводителя. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью делопроизводителя.
Протокол печатается на стандартном бланке протокола или на общем бланке Администрации города и имеет следующие реквизиты: наименование документа «Протокол» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру; вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита два межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания указывается в том случае, если оно проходило не на постоянном месте, и печатается шрифтом меньше основного через два междустрочных интервала ниже реквизита «вид заседания, совещания» по центру; дату и номер протокола печатают шрифтом меньше основного. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается от левой границы текстового поля на два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола располагается от правой границы текстового поля на одном уровне с датой; подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности председателя (председательствующего), его личную подпись, расшифровку подписи фамилии (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатается ниже слов «председатель (председательствующий)», после которого ставится запятая, от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
Подпись секретаря отделяется от подписи председателя (председательствующего) двумя междустрочными интервалами. При подписании протокола заседания комиссии ее членами указываются их обязанности в составе комиссии.
При решении правовых нормативных вопросов органы местного самоуправления в пределах своей компетенции издают постановления как самостоятельные документы.
Также мной были рассмотрены служебные письма. По содержанию они подразделяются на: ответы о выполнении поручений Губернатора Кировской области и Правительства Кировской области; исполнения поручений Губернатора Кировской области и Правительства Кировской области по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции Администрации города; сопроводительные письма к проектам постановлений, распоряжений Администрации города; ответы на запросы различных организаций и частных лиц; инициативные письма.
Срок подготовки ответа устанавливается резолюцией Главы Администрации, а у инициативного письма начальником Финансового Управления.
Служебное письмо печатается на стандартном бланке. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма касается одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа: «Администрация города считает.». Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу.», «направляю.».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п. Датой письма является дата его подписания. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах - ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.
Итак, управленческие функции реализуются в
деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы
управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют
управленческие решения.
2.3 Подготовка и составление финансовых
документов
Основными задачами Финансового Управления, в соответствии с «Положением о Финансовом Управлении Администрации города Кирова» является составление проекта бюджета муниципального образования «Город Киров» на очередной финансовый год и плановый период, организация исполнения бюджета и осуществление внутреннего муниципального финансового контроля в сфере бюджетных правоотношений
Каждое изменение финансового состояния предприятия должно быть отражено в финансовых документах. В них отражается финансовая деятельность Администрации на планируемый и отчетный периоды. Обоснованность управленческих решений базируется на финансовых (бухгалтерских) отчетах. Цель бухгалтерских отчетов - предоставить объективную и необходимую информацию разным группам пользователей.
Основным нормативно - правовым актом регулирующим данный вопрос, является «Порядок составления и представления годовой, месячной и квартальной бюджетной отчетности, годовой и квартальной сводной бухгалтерской отчетности главными администраторами средств бюджета муниципального образования «Город Киров»». (Приложение 8).
Данный Порядок разработан на основании Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.12.2010 №191н и Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений от 25.03.2011 №33н. Данный Порядок разработан в целях установления единого порядка составления и представления бюджетной и сводной бухгалтерской отчетности главными администраторами средств бюджета МО «Город Киров».
Также при составлении отчетности специалисты руководствуются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-ФЗ. Данный закон устанавливает единые требования к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также создает правовой механизм регулирования бухгалтерского учета.
Главные администраторы средств бюджета формируют определенную отчетность. Существует три вида отчетности, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Рассмотрим более подробно ежемесячную отчетность. Данная отчетность включает следующие документы:
Отчет об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127);
Справка по консолидируемым расчетам (ф. 0503125) (Приложение 9).
Справка о суммах консолидируемых поступлений, подлежащих зачислению на счет бюджета (ф. 0503184) (Приложение 10).
Сведения по состоянию кредиторской и дебиторской отчетности;
Сведения о расходах на выплату заработной платы работникам муниципальных учреждений.
Все эти документы имеют унифицированную форму, которая обязательна при оформлении данных отчетов и справок.
Отчет (ф. 0503127) состоит из:
· раздела 1 «Доходы бюджета»;
Отчетность представляется главными
администраторами на бумажном носителе и в электронном виде в программном
комплексе «СВОД-КС». Организация формирования бюджетной и бухгалтерской
отчетности на бумажном носителе и в электронном виде главными администраторами
осуществляется самостоятельно. Финансовое управление администрации города
Кирова последовательно осуществляет: проверку полноты представления форм
отчетности; проверку соответствия данных, представленных в электронном виде и
на бумажном носителе; проверку соблюдения контрольных соотношений показателей
бюджетной отчетности с использованием программных средств; формирование на
бумажном носителе и в электронном виде свода показателей бюджетной отчетности
по бюджету МО «Город Киров». В случае установления несоответствия показателей
Отчетности, представленной на бумажном носителе и в электронном виде,
обнаружения ошибок при проверке соблюдения контрольных соотношений или наличии
иных замечаний по представленной Отчетности главные администраторы вносят необходимые
исправления и осуществляют повторное представление Отчетности на бумажном
носителе и в электронном виде.