В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.
Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).
Форма отчета по контролю
Такая таблица является основой для итогового контроля.
Подготовка дел к архивному хранению
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения
может быть временным - до 10 лет, временным - свыше 10 лет и постоянным.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение
двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они
сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на
которое возложены соответствующие функции.
2. Организация учетно-операционной работы и документооборота в
учреждениях банков
2.1 Организация работы учетно-операционного отдела
Понятие учетно-операционной работы. Совокупность процессов, связанных с выполнением операционной работы и ведением бухгалтерского учета принято называть учетно-операционной работой, а работников выполняющих соответствующие функции учетно-операционным аппаратом.
Состав учетно-операционной работы. Операционная работа является базой бухгалтерского учета в банках, к ней относят: прием денежных документов от предприятий и проверка правильности их оформления; подготовка документов для их отражения в бухгалтерском учете; ведение карточек расчетных документов и карточек срочных обязательств; осуществление контроля за своевременностью платежей; операции по корреспондентским счетам, возникающим в связи с осуществлением расчетов между плательщиками и получателями денежных средств, счета которых ведутся разными банками.
Обязанности и ответственность главного бухгалтера
Ответственность главного бухгалтера. Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых операций законодательству РФ и указаниям ЦБ РФ. Обязанности главного бухгалтера. Главный бухгалтер осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств и обеспечивает: контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех операций, осуществляемых банком; оформление, открытие расчетного, текущего и прочих счетов клиентов; контроль исправлений в лицевых счетах; контроль в начислении процентов по счетам; распределение счетов бухгалтерского учета и обязанностей между ответственными исполнителями; составление бухгалтерской отчетности; осуществление экономического анализа финансовой деятельности банка. Помимо этого главный бухгалтер ежедневно обязан проверять: заключение кассовых операций; полноту оприходования денежных средств; сводку оборотов и баланс за день; правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов.
В обязанность главного бухгалтера входит также разработка должностных инструкций для бухгалтерских работников с указанием закрепленных счетов и штампов; порядка ведения и регистрации операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений на ВЦ или на компьютерную систему (сектор ввода и обработки информации); прав и обязанностей. Главный бухгалтер разрабатывает документооборот, т.е. путь движения документов с момента поступления в банк или их выписки до сдачи в текущий архив (документы дня).
Подпись главного бухгалтера. Главный бухгалтер, руководитель банка, их заместители и начальники учетно-операционных отделов имеют право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на расчетно-денежных документах, подлежащих дополнительному контролю. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им должностных лиц денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников кредитной организации. На главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, непосредственно связанные с материальной ответственностью за денежные средства и ценные бумаги.
Обязанности ответственного исполнителя
Ответственные исполнители осуществляют расчетно-кассовое обслуживание клиентов, ведут расчетные, текущие счета. В течение операционного дня ответственный исполнитель производит перечисление денег в установленной очередности и в пределах остатка средств на расчетных и текущих счетах клиентов. С этой целью ведется операционный учет изменения остатков в пассивных счетах и поступления средств. Ответственные исполнители имеют право оформлять и подписывать расчетные документы, кроме того, в отдельных случаях им предоставляется право первой подписи для осуществления контроля над документами по операциям, выполняемым другими работниками. Образцы подписей передаются под расписку в кассу операционным и контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы. Контрольные подписи ответственных исполнителей проставляются на расчетно-кассовых документах; при списании средств со счетов клиентов; при выдаче чековых книжек и акцептованных поручений; на документах по операциям без акцепта и документах кредитного отдела; по операциям на счетах вкладов граждан. Распределение счетов и операций между ответственными исполнителями регистрируется в специальной книге и оформляется подписями исполнителя и главного бухгалтера
Обязанности контролера
В крупных учреждениях банков для ускорения обработки информации и обеспечения дополнительного контроля над операциями создаются группы операционистов, в состав которых входит контролер. В его обязанности входит: руководство работой операционной группы; проверка правильности и достоверности подписи на именном чеке и расходном ордере; сверка паспортных данных получателя денежных средств с данными документов; подпись денежно-расчетных документов и выписки из лицевых счетов контрольной подписью; ведение кассовых журналов по расходу и последующая сверка итогов этих журналов с кассой; установление правильности сверки данных синтетического и аналитического учета.
Обязанности операциониста и оператора
В обязанности операциониста входит: прием расчетно-денежных документов по
расчетным и текущим счетам клиентов; оприходование и оформление
приходно-кассовых операций; прием денежных чеков, выдача клиенту контрольной
марки принятого чека, проверка по именным чекам в установленном порядке
личности получателя денег; выдача под расписку представителям клиентов
платежных поручений, а также выписок из лицевых счетов, приложений к ним и
других документов клиентов, акцептованных банку. В обязанности оператора
входит: сверка документов синтетического и аналитического учета; подсчет
мемориальных ордеров; подсчет процентных чисел по лицевым счетам и начисление
процентов.
.2 Аналитический и синтетический учет
Бухгалтерский учет в банках, как и во всем народном хозяйстве, подразделяется на аналитический и синтетический.
Синтетический учет содержит обобщенные показатели банковской деятельности в денежном выражении, а аналитический учет детализирует (поясняет) эти показатели.
Аналитический учет - первичный вид учета. Это база синтетического учета. Все выполняемые банком функции находят отражение в бухгалтерском учете. Основным объектом бухгалтерского учета в банках являются собственные и привлеченные денежные средства, оборот которых выражается в расчетных, кассовых, кредитных, эмиссионных и других денежных операциях, совершаемых в банках. При ведении бухгалтерского учета в банках осуществляется контроль за совершением денежных операций, за сохранностью денег, целевым и эффективным их использованием в народном хозяйстве. Бухгалтерский учет позволяет определить размер кредитных вложений в народное хозяйство, объем безналичного и налично-денежного оборота, количественные изменения в денежном обращении. Данные бухгалтерского учета используются для анализа за состоянием отдельных операций, ревизионной и аудиторской работы, управления банковской деятельностью.
Основой построения бухгалтерского учета в банках является план счетов бухгалтерского учета, то есть единая система Балансовых и вне балансовых счетов синтетического учета, которые детализируются лицевыми счетами аналитического учета. План счетов бухгалтерского синтетического учета является одновременно номенклатурой баланса банков. Поэтому баланс - основной документ синтетического бухгалтерского учета в банках.
Способы ведения бухучета могут быть различны в зависимости от вида применяемой вычислительной техники. Исходя из плана счетов и способа ведения бухучета, формируются материалы (формы) аналитического и синтетического учета.
В настоящее время в банках используется система аналитического и синтетического учета, основанная на новом плане счетов, введенном в 2004г. Однако действующая система возникла не на "пустом месте", ее основы были заложены в период государственной банковской системы, когда использовался другой план счетов, и применялась менее совершенная вычислительная техника. Поэтому целесообразно рассмотреть организацию аналитического и синтетического учета в двух аспектах: ранее сложившуюся и ныне действующую.
Сначала кратко остановимся на традиционной системе аналитического и синтетического учета, а затем рассмотрим действующий порядок. Исторически сложившаяся система аналитического учета включала в себя следующие основные материалы:
1. Лицевой счет.
2. Операционный журнал или сборный лицевой счет.
. Документы, хранящиеся в картотеках.
Лицевые счета являлись основной формой аналитического учета. В них велся ежедневный детальный учет кредитных, расчетных, кассовых и других операций. Применялись различные формы (бланки) лицевых счетов в зависимости от степени механизации учета. Когда бухучет велся с применением клавишных вычислительных машин (КВМ), использовались стандартные бланки лицевых счетов, изготовленные типографским способом в централизованном порядке. Такие бланки состояли из двух частей: лицевого счета и выписки из лицевого счета, которая выдавалась клиенту. Позже, когда бухучет стал вестись на перфорационных машинах (ПВМ), а затем и на ЭВМ лицевые счета печатались на бумаге по форме бланка лицевого счета. Лицевой счет содержал определенные реквизиты, основными из которых были следующие:
· номер лицевого счета;
· дата операции;
· номер документа;
· номер корреспондирующего счета;
· вид операции;
· сумма оборота по дебету;
· умма остатка (входящего и исходящего).
Отдельные счета аналитического учета велись на сборных лицевых счетах или в операционных журналах с хронологической записью операций для обеспечения контроля за использованием денежных средств. В сборном лицевом счете напротив сумм, зачисленных на этот счет, проставлялась в дальнейшем дата списания этой суммы со счета.
В ряде случаев в качестве аналитического учета использовались хранящиеся в определенном порядке в картотеках документы. Такими документами были, например, авизо по счетам начальных и ответных межфилиальных оборотов, обязательства по краткосрочным и долгосрочным ссудам, документы по расчетным операциям и др.
Исторически сложившаяся система синтетического учета включала в себя следующие основные материалы:
1. Бухгалтерский и кассовые журналы.
2. Сводные карточки.
. Бухгалтерский баланс.
. Проверочные и оборотные ведомости.
Бухгалтерский журнал предназначен для регистрации всех операций за день, проведенных банком. В нем отражались обороты каждой операции по дебету и кредиту, выводились итоги по балансовым счетам и общие итоги по журналу в целом. При этом общий итог журнала по дебету должен равняться итогу по кредиту. Бухгалтерский журнал использовался для контроля за полнотой отражения банковских операций в бухучете.
Кассовые журналы содержат записи документов по приходу и расходу кассы. По окончании операционного дня подсчитываются итоги по кассовым журналам, которые сверяются с данными прихода и расхода оборотной кассы банка. Данные кассовых журналов переносились в бухгалтерский журнал.
Сводные карточки открывались по балансовым счетам первого порядка. В сводные карточки ежедневно записывались обороты по дебету, кредиту и остатки на следующий день, подсчитанные по лицевым счетам аналитического учета. Обороты дебета и кредита в сводных карточках сверялись с данными бухгалтерского журнала, а сумма остатков проверялась путем сальдирования остатка на начало дня с оборотами за текущий день.
Ежедневный бухгалтерский баланс составлялся по данным сводных карточек. Для этого сводные карточки подбирались по номерам балансовых счетов в возрастающем порядке и на листе бумаги печатались в отдельных колонках для актива и пассива номера счетов и суммы остатков. Правильность составления баланса подтверждается равенством итогов сумм актива и пассива. В сводных карточках подсчитывались итоги оборотов за месяц, которые использовались для составления месячной оборотной ведомости. По сводным карточкам велся подсчет итогов оборотов с начала года. Обороты за год учитывались при составлении годовой оборотной ведомости. В проверочных ведомостях, составляемых на ПВМ, печатались итоги оборотов по каждому действовавшему в течение дня лицевому счету и остатки по всем лицевым счетам, а также итоги оборотов и остатков по балансовым счетам и по ведомости. По данным проверочных ведомостей заполнялись сводные карточки.