Дополнительные услуги
Основные услуги входят в состав турпакета (сформированного тура), а дополнительные услуги, прилагаемые за отдельную плату, перечисляются с их краткой характеристикой и ценой.
К таким услугам, как правило, относятся:
дополнительные экскурсии;
посещение театров, концертов;
посещение спортивных мероприятий;
посещение ресторанов национальной кухни;
встречи с представителями заинтересованных организаций и частными лицами и др.
Следует отметить в договоре, что партнеры не несут ответственности за дополнительные услуги, заказанные туристом самостоятельно.
Условия аннуляции и изменения забронированных услуг
Аннуляцию и изменение забронированных услуг следует рассматривать как чрезвычайное событие и по возможности его следует избегать. Штрафные санкции в различных странах отличаются. Они зависят от количества туристов в группе, стоимости тура, вида транспортных средств, используемых туристами, причин аннуляции, её сроков и т.д. Следует оговорить в договоре, что аннуляция тура по причине неполучения туристом визы относится к форс-мажорным обстоятельствам, если партнер согласится на данное условие.
Обычно условия аннуляции и изменения забронированных услуг пересматриваются ежегодно и оформляются дополнительным соглашением или протоколом к договору.
В Законе Российской Федерации "Об основах туристской деятельности в Российской Федерации" указано, что возмещение убытков при расторжении договора осуществляется в соответствии с фактическими затратами сторон, но не более двукратной стоимости туристского продукта.
Условия расчетов
Условия расчета зависят от вида туризма, требований национального законодательства, правил бухгалтерского учета, отчетности, также от взаимной договоренности партнеров.
Условия расчета определяются также наличием свободных оборотных средств. Ряд небольших туристских фирм рассчитываются с партнером с платежа клиента. Все эти вопросы следует согласовывать заранее и записать в данном разделе договора.
В туризме практикуются следующие варианты оплаты за туристские услуги: полная предоплата; частичная предоплата с последующими взаиморасчетами; платеж наличными; оплата по кредитной карте; оплата чеком и др.
Более приемлемая форма расчетов - это 50%-ая предоплата за забронированные услуги с последующими взаиморасчетами по факту.
При обслуживании туристов применяется форма наличной оплаты или по кредитной карте.
При подготовке данного раздела договора следует указать, какая сторона несет банковские издержки. По установившейся практике - это обязанность плательщика.
Форс-мажорные обстоятельства
В договоре следует перечислить форс-мажорные обстоятельства или обстоятельства непреодолимой силы. Таких обстоятельств большое количество: землетрясения, пожары, штормы, ураганы, извержения вулканов, наводнения, военные действия, блокады, забастовки, эпидемии и т.д.
Партнерам следует договориться о порядке взаимодействия в случае наступления таких обстоятельств: отсрочки выполнения договора или его прекращения при невозможности исполнения. При этом определяют порядок и перечень документов, подтверждающих наступление и продолжительность действия форс-мажорных обстоятельств.
Порядок вступления в силу, изменение и прекращение договора
В общем случае срок действия договора начинается с его подписания. Однако бывают и другие условия: вступление в силу договора начинается с момента выполнения ряда условий (предоплаты, с начала календарного года и др.).
В целом в практике туризма используется четыре вида контрактов: разовые; годовые; долговременные; без указания времени окончания.
Прекращение контракта может наступить:
при окончании его срока;
по обоюдной инициативе сторон;
по инициативе одной стороны;
по решению арбитражного суда;
при наступлении форс-мажорных обстоятельств;
Обычно прекращение договора по инициативе одной из сторон сопровождается мотивированным заявлением. Прекращение договора производится не ранее чем через три месяца после его получения. Если прекращение договора связано с издержками одной из сторон, следует оговорить порядок компенсации таких издержек.
Заключительные положения
В данном разделе указывается количество экземпляров договора, констатируется равенство силы текстов на разных языках, а также выбирается язык исходного варианта договора. Данные положения являются необходимыми атрибутами для делопроизводства и разрешения споров в судебном порядке.
Приложения к договору
На момент подписания договора оформляются рад приложений, являющихся его неотъемлемой частью. К числу таких приложений относятся:
квота мест приема туристов;
прейскурант цен на услуги;
типовые программы туров;
перечень дополнительных услуг;
соглашение о наценках к базовым ценам;
оглашение о скидках к базовым ценам и другие (Приложение 1).
Квитанция на оплату туристских услуг (Приложение 6)
Квитанция является документом строгой отчетности. Это своего рода отчетный документ, позволяющий вести финансовые расчеты между организацией и туристом.
В квитанции указывается наименование организации (получатель платежа), и
следующие реквизиты: ИНН, наименование банка, номер счета в банке, номер
договора, БИК, расчетный счет. Также указывается вид услуги, стоимость услуги;
В разделе "плательщик" указывают: Его ФИО, адрес, ИНН, наименование
услуги, сумма, личная подпись и дата [21] [24].
.4 Оформление документов по организации туристского путешествия
Туристская путевка (Приложение 2)
Туристская путевка - документ строгой отчетности, выдается туристу при реализации транспортных путешествий внутри страны вместо международного туристского ваучера.
Рассмотрим оформление бланка "Туристическая путевка"
Все поля турпутевки подлежат обязательному заполнению. Поле "Туроператор/Турагент" заполняется туроператором или турагентом. Турагентом поле заполняется в случае заключения договора о реализации туристского продукта между турагентом и заказчиком туристского продукта. Турпутевка может быть заполнена от руки печатными буквами, а также печатным способом, в том числе с использованием компьютерной техники (за исключением полей, где туроператор/турагент и турист/заказчик туристского продукта ставят свои подписи).
При заполнении турпутевки рекомендуется использовать чернила (пасту) черного или синего цвета.
Турпутевка заполняется после подписания договора о реализации туристского продукта.
В турпутевке указывается код формы по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
В поле "Туроператор/Турагент" указываются полное и сокращенное наименование, адрес (место нахождения), ИНН, код по ОКПО, реестровый номер туроператора в едином федеральном реестре туроператоров.
В поле "Заказчик туристского продукта" указываются для физического лица: фамилия, имя, отчество физического лица, заказывающего туристский продукт, данные паспорта, а при его отсутствии - иного документа удостоверяющего личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, место жительства; для юридического лица: полное и сокращенное наименование, адрес (место нахождения), ИНН, код по ОКПО.
В поле "Турист" указываются фамилия, имя, отчество физического лица, данные паспорта, а при его отсутствии - иного документа удостоверяющего личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, место жительства.
В поле "Вид туристского продукта (путешествия)" указывается наименование туристского продукта (путешествия) в соответствии с ОКУН.
В поле "Единица измерения туристского продукта (путешествия)" указывается количество дней на одного человека.
В поле "Общая цена туристского продукта" указывается сумма в рублях, в том числе прописью.
Бланк заполняется лицом, ответственным за совершение операции и правильность ее оформления.
Испорченные или неправильно заполненные бланки не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны.
Изготовление бланков турпутевки осуществляется в типографиях, имеющих специальное разрешение (лицензию) на изготовление бланков строгой отчетности.
Учет, хранение и уничтожение бланков строгой отчетности осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Турпутевка приравнивается к кассовому чеку и предназначена для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт.
Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошиты и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) юридического лица или индивидуальным предпринимателем, а также скреплены печатью (штампом).
Оплата туристом полной стоимости заказанного комплекса услуг наличными средствами в кассу турагентства оформляется выдачей туристу БСО "Туристская путевка", пробивать кассовый чек не требуется.
Нельзя оформлять выдачей туристу БСО "Туристская путевка" любые частичные (авансовые) оплаты услуг, либо оплаты только за отдельные услуги (авиаперевозка, медицинское страхование). В этом случае строго обязательно выдача туристу кассового чека.
В случае использования БСО ТП при приеме наличных денежных средств менеджер турагентства должен совершать действия в следующей последовательности:
- заполнить бланк "туристическая путевка";
получить от клиента деньги;
- назвать полученную сумму и положить купюры отдельно на виду
у клиента;
подписать бланк "туристическая путевка";
- назвать сумму сдачи и выдать ее клиенту вместе с бланком
При оплате туристом полной стоимости услуг с использованием платежной карты менеджер организации должен:
получить от туриста платежную карту;
заполнить бланк, за исключением места для подписи;
вставить платежную карту в устройство считывания информации с платежных карт;
получить подтверждение оплаты по платежной карте;
подписать бланк туристическая путевка;
возвратить туристу платежную карту вместе с бланком и документом, подтверждающим совершение операции с использованием платежной карты.
Допускается осуществление смешанной оплаты, при которой одна часть услуги оплачивается наличными денежными средствами, другая - с использованием платежной карты. При этом выдача бланка, сдачи и возврат платежной карты должны производиться одновременно.
Если турист отказался от услуг, возврат денежных средств производится из кассы турфирмы на основании письменного заявления покупателя при предъявлении документа, удостоверяющего личность Желательно, чтобы покупатель вернул бланк "Туристская путевка", выданный ему в подтверждение оплаты турпродукта.
Если после оформления бланка стоимость турпродукта изменилась (например, туроператор ввел топливную добавку и т.п.) турагентство должно осуществить следующую операцию:
туристу необходимо вернуть уплаченные им денежные средства с соблюдением процедуры, указанной в п. 3;
при оплате туристом новой стоимости турпродукта следует выписать другой бланк на полную стоимость комплекса услуг.
Туристский ваучер (Приложение 3)
Международный туристский ваучер - подтверждение заключенного договора между туристом и организатором путешествия, а также документ для взаиморасчетов отправляющей и принимающей фирм. Кроме того, он предназначен для бронирования мест в гостиницах, билетов на транспорт, аренды автомобилей и прочих видов обслуживания, требующих предварительной оплаты.
Использование ваучера значительно упрощает бухгалтерский учет и отчетность, а также сокращает банковские издержки, расходы по обмену валюты и значительно упрощает документооборот.
Организатор путешествия обязан выдавать туристу документ на путешествие, заверенный подписью и печатью.
В туристском ваучере указываем:
Информацию о туристе:
кратность визы (количество въездов / выездов в Россию - может быть не более 2-х)
гражданство приглашаемого лица (туриста)
дата въезда и выезда (если является двукратным, то указывается как период первой поездки, так и период повторной поездки).
фамилия приглашаемого лица
имя приглашаемого лица (или имена - если их несколько)
дата рождения иностранного гражданина
пол
серия и номер паспорта
дата истечения срока действия паспорта (Дата окончания паспорта не должна быть ранее чем за 6 месяцев планируемого выезда из России указанного в ваучере)
цель поездки маршрут и места размещения - подразумевается название города и место пребывания (название гостиница / отеля)
дополнительные сведения (в случае их наличия)
Информацию об туристской компании:
наименование юридического лица;
реестровый номер туроператора;
юридический адрес туроператора (индекс, город, полный адрес);
номер телефона туроператора.
Заявка туриста на бронирование тура (Приложение 4)
Не имеет единой формы, туристские фирмы используют свои варианты данного документа. Как правило, в нем содержатся сведения об организаторе путешествия, направление путешествия, даты заезда-отъезда, паспортные данные лица заказывающего тур, наименование тура, краткое описание тура, его стоимость.
Лист бронирования (Приложение 5)
Фактически является предварительным договором между туристом и организатором путешествия. Единой формы листа бронирования не существует. Некоторые туристские фирмы используют упрощенные формы, другие используют довольно подробную форму листа бронирования, где предусмотрены какие-либо дополнительные графы по специальным заявкам (аренда автомобиля, обслуживание по классу VIP, дополнительное питание и др.).
Обязательными в листе бронирования, как правило, выступают следующие сведения:
референс - номер листа бронирования;
реквизиты организатора путешествия;
паспортные данные лица, заказывающего тур;
наименование, стоимость, порядок оплаты тура;
краткое описание тура и его особенности;
дата и аэропорт отправления;
наименование и класс отеля;
вид питания;
трансфер;
сведения о страховке.
Подпись организатора путешествия и печать ставится после подтверждения бронирования услуг в указанном объеме.
Лист бронирования составляется в трех экземплярах: один - выдается на руки покупателю, другой - направляется на принимающую фирму, третий - остается у турагента.
Медицинская страховка (Приложение 7)
Несмотря на то, что медицинское и другие виды страхования (багажа, рисков путешествия, внезапной болезни и др.) являются добровольными, в отдельные страны нельзя получить визу без страхового полиса (Франция, США, Германия и др.). Таким образом, при поездке в такие страны медицинское страхование становится обязательным, что следует отметить в договоре.
Страховой полис должен содержать:
наименование документа;
наименование, юридический адрес и банковские реквизиты страховщика;
полное наименование или фамилию, имя, отчество страхователя и его адрес;
указание объекта страхования;
размер страховой суммы;
указание страхового риска;
размер страхового взноса (взносов), сроки и порядок его внесения;
срок действия договора страхования, порядок изменения и прекращения договора страхования;