По срокам исполнения документы классифицируются:
на срочные (документы с установленным сроком исполнения или установленным законами, правовыми актами, а также телеграммы и документы с грифом "срочно");
несрочные.
По срокам хранения документы различают:
постоянного хранения;
временного хранения (на срок до 10 лет, свыше 10 лет)
По степени обязательности:
директивно-обязательные - для обязательного исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;
информационные, содержащие сведения и факты производственной и иной деятельности организации
По степени унификации:
индивидуальные (являются специфическими, носят характер разового документа);
типовые (направлены на изложение однородных процессов и явлений);
Среди функций документа выделяются общие и специальные.
К общим функциям документа относятся:
информационная - любой документ создается для сохранения информации, поскольку необходимость зафиксировать информацию и есть повод появления документа;
социальная - документ является социально значимым объектом, потому, что любой документ порожден той или иной социальной потребностью;
коммуникативная - документ служит в качестве средства связи между определенными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;
культурная - документ выступает как средство закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего видно на больших комплексах документов, например в научно-технической документации отражен уровень научного и технического развития общества.
К специфическим функциям документа относятся:
управленческая - документ является средством управления, эта функция присутствует в организационо-распорядительных документах;
правовая - документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, получающие правовую функцию на время (например, для использования в качестве судебного документа, это может быть любой документ);
функция исторического источника - документ служит в качестве источника
исторических сведений о развитии общества; эту функцию приобретает только часть
создаваемых в обществе документов (12-14%) и только после того, как документы
выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение [16].
2. Анализ бланков документов и бланком строгой отчетности на туристском
предприятии
.1 Краткая характеристика туристского предприятия
Туристская фирма "Удачный тур" - предлагает широкий выбор путешествий из Санкт-Петербурга и Москвы.
Туристская компания "Удачный тур" - это:
- гарантированные удачные цены и качественный сервис;
удачный выбор партнеров - работает с ведущими туроператорами, проверенными многолетним опытом работы и положительными отзывами клиентов;
удачный персонал - профессиональный, честный, надежный, с индивидуальным подходом к каждому клиенту;
удачное месторасположение - в самом центре нашего города - Невский проспект, д. 80.
Компания давно работает на туристическом рынке Санкт-Петербурга, и знает, каким туроператорам и авиакомпаниям можно доверять. В компании всегда готовы помочь клиентам с минимальными затратами получить визу в ту или иную страну и правильно оформить туристическую страховку. Чтобы отправиться в путешествие, вам достаточно лишь обратиться в компанию, назвать государство, дату поездки и желаемую цену, и вам помогут в поиске туров из Санкт-Петербурга, удовлетворяющих вашим требованиям.
Сотрудники компании - это настоящие профессионалы своего дела. Они всегда думают, о мельчайших деталях поездки и внимательно следят за тем, чтобы все документы были оформлены должным образом и в нужный срок. Клиенты могут почувствовать себя беззаботными путешественниками, познающими мир. Обращайтесь в турфирму в СПб, и горящие туры или заранее спланированный отдых покажутся вам захватывающими и интересными каникулами, во время которых о вашем комфорте заботятся люди, знающие свое дело.
Основные направления компании: горящие туры и спецпредложения, пляжный отдых, экскурсионные программы, автобусные туры, горнолыжные курорты, морские и речные круизы, курорты и санатории России, Белоруссии, аренда коттеджей и апартаментов, активный отдых и релакс-туры (дайвинг, йога и т.д.), детский отдых, обучение за рубежом, свадебные туры, корпоративный отдых, индивидуальные туры и VIP-туризм
Турфирма работает с ведущими туроператорами, занимается оформлением виз, страховок, ваучеров
Адрес: 191025, г.Санкт-Петербург, Невский проспект, д. 80, 7 этаж
Телефон: +7(812) 449-43-41
Факс: +7(812) 449-43-42
Время работы: пн.-пт.: 10.00 до 20.00
Электронная почта: udachatour@gmail.com
Сайт: www.udachatour.com[29]
.2 Формирование туристского продукта
Туристский продукт - это комплекс услуг, предоставляемых туристско-экскурсионными предприятиями гражданам (туристам).
Туристский продукт - это реализуемая по определенной единой цене, заранее подготовленная или предварительно разработанная комплексная туристская услуга, в состав которой входят как минимум две из следующих услуг:
перевозка;
размещение;
туристская услуга, не составляющая существенную часть туристского продукта, при условии, если обслуживание охватывается периодом от 24 часов до 6 месяцев подряд или размещением свыше одной ночевки.
При формировании туристского продукта нужно обязательно учитывать желания и требования потенциальных клиентов, поэтому фирме необходимо определить целевую группу потребителей, на которую направлен ее продукт, то есть выбрать иностранного партнера. Реализовать вновь разработанные туры фирма может с помощью имеющихся каналов сбыта, то есть тех партнеров в стране, с которыми она работала раньше [22].
Если туристическая фирма впервые выходит на международный рынок или новое направление, то перед ней стоит задача поиска подходящего партнера (контрагента),который сможет ей в дальнейшем при сотрудничестве.
Следующим этапом деятельности по формированию туристского продукта служит согласование с контрагентом программы обслуживания [7].
При заключении договора между туроператором и турагентом (или между туроператором, который отправляет, и туроператором, принимает) сначала составляется программа обслуживания туристов в виде набора услуг без распределения по конкретным дням обслуживания. Во время проведения переговоров между фирмой, которая принимает и фирмой, которая отправляет, обсуждаются маршрут тура, его программа, пакет услуг, которые должны быть предоставлены туристам.
Перед отправкой туристов составляют маршрут по дням, выдают туристу путевку или ваучер. Технология организации и проведения тура определяется качеством обслуживания, который включает формирование программы обслуживания и составление ежедневных экскурсионно-досуговых программ [19].
Для примера я составила экскурсионный тур "Знакомство с Италией"
дней / 7 ночей
Маршрут: Римини - Венеция - (Градара) - Сан-Марино - (Рим) - (Флоренция) - Римини
день. Вылет из Санкт-Петербурга в Италию. По прибытии в зале прилета встреча с сопровождающим. Сбор группы, посадка в автобус. Переезд и размещение в отеле. (Best Western Hotel La Gradisca 4*) Информационная встреча.
Выдача туристам расписания экскурсий, билета в парк "Италия в миниатюре". Экскурсия по парку Италия в Миниатюре. Ужин в отеле.
день. Завтрак в отеле. Свободное время. Экскурсия по Римини( площадь Кавур, Замок Кастель Сисмондо, церковь Сан Франечско,Палаццо Бриоли и Часовая башня) , Обед в "Da Roberto Restaurant".Возвращение в отель. Ужин в отеле
день. Завтрак в отеле. Отъезд в Венецию (автобус до пристани Тронкетто). Далее на катере по каналу до площади Сан-Марко. Проезд на катере оплачивается дополнительно. Обзорная пешеходная экскурсия с гидом по Венеции. Обед в ресторане "Osteria alla Botte". Свободное время в Венеции. Дополнительная экскурсия во Дворец Дожей (оплачивается дополнительно). Дополнительно предлагается катание на гондолах (приблизительно 30 мин). Возвращение на пристань по каналу и посадка в автобус. Возвращение в отель. Ужин
день. Завтрак в отеле. Свободное время. Вечером традиционный ужин в старинном замке г. Градары (оплачивается дополнительно). Возвращение в отель.
день. Завтрак в отеле. Отъезд в государство Сан-Марино. Свободное время для прогулки по исторической части Сан-Марино. Обед в ресторане "Bolognese". Посещение аутлетов Сан-Марино. Возвращение в отель. Ужин
день. Завтрак в отеле. Экскурсия в Рим (оплачивается дополнительно). Обзорная пешеходная экскурсия с гидом по Риму. Обед в ресторане "La Familia". Свободное время. Дополнительная экскурсия в музеи Ватикана (оплачивается дополнительно). 11:00-17:00 тематическая поездка с гидом "Средневековая Италия" по средневековым городам-крепостям (оплачивается дополнительно). Погружение в средневековую культуру и традиции Италии. Дегустация сыров. Возвращение в отель. Ужин
день. Завтрак в отеле. Экскурсия во Флоренцию (оплачивается дополнительно)*. Обзорная пешеходная экскурсия с гидом по исторической части Флоренции. Обед в ресторане "A La Spada". Свободное время. Дополнительная экскурсия в Галерею Уффици (оплачивается дополнительно).
:00-17:00 поездка на автобусе с гидом "Тога и Кубок", включая посещение термального комплекса, виноградников и дегустацию вин (оплачивается дополнительно). Возвращение в отель. Ужин
день. Завтрак в отеле. Посадка в автобус с вещами. Трансфер в аэропорт. Вылет в Санкт-Петербург.
Стоимость тура составляет: 44780 руб.
В стоимость включено:
авиаперелет СПБ - Римини - СПБ-размещение Best Western Hotel La Gradisca 4* (7 ночей)
питание: по выбору - континентальные завтраки
экскурсии с гидом: Венеция
посещение: Лекция "Знакомство с Италией и регионом Эмилия-Романья", Сан-Марино
трансферы: по программе
сопровождающий: на маршруте с группой
Медицинский страховой полис
.3 Оформление документов строгой отчетности
Договор на оказание туристских услуг (Приложение 1)
Договор (контракт) о предоставление туристских услуг заключается между субъектами туристской деятельности, а также между ними и потребителями туристского продукта (туристами).
Договор оформляется в электронном виде на компьютере, на пишущей машинке или специальном шаблон-формуляре. Двуязычный договор допускается составлять двумя текстами, или на одной странице двумя колонками, распределяя текст или абзац текста одного языка напротив абзаца текста другого. Это удобно для сравнения корректности перевода.
Договор составляется и подписывается минимум в двух экземплярах (каждому партнеру), которые оформляются с соблюдением всех правил. Если число договоров больше или делаются копии, то это отражается и в договоре.
Подписывают договор первые лица каждой стороны. Подписание договора лицом не имеющим на то уполномочий, влечет за собой потерю юридической силы договора. Допускается заверению подписью партнеров каждой страницы договора.
В договоре на туристское путешествие (туристские услуги) должны быть указаны следующие позиции:
наименование документа, его регистрационный номер.
место и дата заключения.
понятия и определения.
юридические наименования сторон, аббревиатуры, лицензии, свидетельства о регистрации.
предмет и объект договора.
обязательства сторон.
условия бронирования туристского обслуживания.
условия обслуживания туристов.
документы обслуживания.
общий перечень предоставляемых услуг, входящих в турпакет.
Дополнительные услуги в договоре:
Аннуляционные условия.
Порядок взаиморасчетов и платежей. Валюта платежа. Банковские и иные издержки.
Страховка. Медицинское и иное обеспечение в непредвиденных ситуациях.
Ущерб. Санкции. Ответственность.
Претензионный порядок.
Форс-мажор.
Особые условия.
Сроки действия договора.
Юридические адреса, банковские реквизиты сторон.
Перечень приложений.
Заключение.
Подписи и печати сторон.
Приложения: доверенности, копии регистрационных документов, банковские гарантии, формуляры и бланки ваучеров, используемая терминология и сокращения в оперативной переписке, каталоги, графики, расписания движения транспорта, общие правила продажи туров, программы туров, описания экскурсий.
Теперь я рассмотрю подробнее некоторые атрибуты.
Понятия и определения
При заключении договора следует договориться с партнером о едином толковании понятий и определений, встречающихся в договоре (туроператор, турагент, перевозчик, трансфер, клиент, турист, ваучер, страхование и т.д.).
Здесь следует ориентироваться на международные карты и правила, туристские толковые словари и глоссарии, а также рекомендации Всемирной туристской организации (ВТО).
Предмет и объект договора
Предмет и объект договора приводятся в первом параграфе. Предмет договора - это не что иное, как определенное действие (прием, отправка, транспортные услуги и др.). Объект договора - это уже уточняющие характеристики предмета договора.
Предмет и объект договора должны основываться на законодательных актах по туризму, налогообложением туристской деятельности и прочими.
Обязательства сторон
Данный раздел договора является одним из самых главных. Здесь указывают наиболее существенные обязательства сторон по договору. Их следует описать четко и ясно, концентрируя внимание на самых важных моментах.
Обязательно надо иметь ссылку на то, что данные обязательства могут уточняться, дополняться или изменяться при соответствующем оформлении в виде протоколов, дополнительных соглашений и т.д. Помимо этого, следует четко сформулировать пункт об изменении существующих условий, при которых договор становится недействительным.
Условия бронирования туристских услуг
Стороны устанавливают формы заявки на бронирование туристских услуг (места в гостинице, питание, транспорт и др.), время их передачи, вид связи, кто отвечает за эту работу с каждой стороны. Предварительно согласовываются условия бронирования. Важным является понятие о классификации гостиницы, мотеля, ресторана, поскольку в различных странах эти классификации различны. Поэтому следует подробно расшифровать требования к местам размещения, питанию, транспортному обслуживанию, экскурсиям.
Бронирование билетов на транспортные средства для обратного выезда, перемещение по стране производится как отправляющей, так и принимающей фирмой по согласованию.
Условия приема, размещения и обслуживания
В договоре следует указать только общие условия приема, размещения, питания и обслуживания, а также принципиальные вопросы, касающиеся этих условий. Конкретизация данных условий производится оформлением соответствующих протоколов и дополнительных соглашений.
Следует также указать определение цены услуги и принципы её изменения в зависимости от каких-либо факторов. Кроме того следует оговорить размеры наценок и льгот в национальные и религиозные праздники, дни различных фестивалей, карнавалов, каникул.
В этом разделе следует уточнить порядок приема и обслуживания на данном маршруте детей, инвалидов, школьников, студентов, а также возраст детей и молодежи, претендующих на скидки.
Также указываются общие принципы и порядок сопровождения группы гидом, руководителем