Материал: Анализ типов бланков документов и бланков строгой отчетности, их хранение учет и использование на предприятие туристской индустрии

К качественным характеристикам документооборота относятся:

характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);

периодичность (стадии документооборота);

направленность движения.

Документооборот как технологический процесс разделяется на несколько частей - потоков, гарантирующих прямую и обратную связь в управлении. [9]

Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при этом, у этих данных должен быть общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению потоки бывают горизонтальные, вертикальные, восходящие и нисходящие.

Горизонтальные потоки связывают организации одного уровня управления, вертикальные (восходящие и нисходящие) связывают организации разных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы.

Восходящие потоки - входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции).

Нисходящие потоки - документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту, документопотоки бывают входящие, исходящие и внутренние. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов применяется для подготовки внутренних документопотоков, исходящих документопотоков, ответных документопотоков и так далее.

Входящий документопоток любого предприятия складывается:

• Из документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В эти документы входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации.

• Обращений граждан: предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения.

Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности [25]

.3 Прием, обработка и распределение поступающих документов

Как я сказала уже выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами включает в себя ряд последовательных операций. Это:

прием документов;

их распределение;

направление на исполнение;

исполнение и отправка [12].

В общих отделах организаций и канцеляриях (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Доставка документов производится почтой, телеграфом и курьерами. В настоящее время наряду с этими способами доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь [15].

Задача службы делопроизводства (или отдельного сотрудника) - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы [17].

В соответствии с рекомендациям Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.) производится через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах [20]

Таким образом, организация первичной обработки документов разрешает выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений и исполнителей. Движение этих потоков зависит от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

Поступивший документ, а так же копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, при этом сделав соответствующие отметки об исполнении.

Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны подготовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа - это специальный аппарат (секретариат коллегии) [6].

1.4 Общие требования к оформлению документов

Независимо от вида деятельности, наименования или места составления документа есть общие нормы и правила по его оформлению. К числу таких норм относятся и размеры бумаги, используемой для документирования информации; размеры полей; оформление дат и сокращение слов. Остановимся на этом подробнее.

Размеры бумаги - все виды документов оформляются на бумаге определенных размеров форматов, данные требования относительно деловых документов указаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Размеры бумаги приведены в таблице 1.

Таблица 1 - Размеры бумаги для документов

Размеры полей

Согласно указанному ГОСТу для приказов, управленческих документов и деловых писем используются поля определенных размеров:

левое - 20-35 мм;

правое - 10 мм и более;

верхнее - 15 мм и более;

нижнее - 20 мм и более.

Нумерация страниц

В соответствии со сложившейся практикой устанавливается следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов:

все страницы, кроме первой, нумеруются;

если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные - четными;

номер страницы указывается на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края;

номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова "стр." и знаков "тире".

Оформление дат

В делопроизводстве применяются два способа оформления дат: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой - наиболее удобный способ, поскольку сокращает длину написания даты. Пишется арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в данной последовательности: число, месяц, год.

Например: 01.09.2004

Словесно-цифровой - имеет несколько разновидностей.

1.      На документах со сведениями финансового характера пишут 01 сентября 2004 года или 01 сентября 2004 г.

2.      Обозначение некалендарных сроков, начинающихся в одном году и заканчивающихся в другом: в отчетном 2004/2005 году.

.        Ссылка на длительный период времени делается таким образом: 2000 - 2005 гг.

.        Если обозначение времени в тексте состоит из указания только года, то слово "год" пишется полностью: в 2004 году. Если же указывается месяц, то год пишется сокращенно: в январе 2005 г

Сокращение слов

В документах допускаются общепринятые сокращения, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Примеры для наиболее распространенных случаев приведены ниже:

город - г.; село - с., поселок - п. и т.д.;

перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква "г" не ставится;

также "г" не ставится перед городами, в названиях которых имеется слово "город" (Новгород, Волгоград и др.).

Слова при фамилиях: господин - г-н; профессор - проф.; доцент - доц.; начальник - нач. и т. д. Слова при цифрах: пункт 3 - п. 3;подпункт 1.1. - подп. 1.1.;рисунок 5 - рис. 5;раздел 2 - разд.2; Слова, сокращение которых пишется через дефис: министерство - м-во; производство - пр-во; количество - кол-во. [11]

.5 Учет, хранение и проверка бланков строгой отчетности

Бланки строгой отчетности (далее БСО) - это такие документы, которые помогают регулировать работу туристских организаций, и официально могут заменить кассовые чеки.

Несмотря на то, что раньше был ограниченный список услуг, которые могли быть оплачены с помощью БСО, на сегодняшний день эти бланки могут быть использованы для осуществления оплаты любых видов услуг. К сожалению, законодательная база, регулирующая процесс отчетности индивидуального предпринимателя, не совершенна. Некоторые виды бланков не получили утверждения на правительственном уровне, однако, могут использоваться предпринимателями для проведения расчетов. [8]

Требования к БСО:

Обязательно должно присутствовать наименование документа, его серия и шестизначный номер;

Название организации.

Необходимо указать ИНН, а также номер свидетельства о регистрации;

Местонахождение;

Вид оказываемых услуг;

Стоимость услуги;

Размер платежа, полученного наличными средствами, либо размер оплаты платежной картой;

Дата оплаты и дата составления документа;

Должность, с указанием ФИО ответственного лица, выдавшего документ, его личная подпись и печать организации. [24]

Выдача БСО на предприятии должна фиксироваться в специальном журнале регистрации бланков строгой отчетности. При продаже услуги или товара покупателю выдается заполненный должным образом бланк строгой отчетности. После этого в журнале должна быть выполнена запись о выдаче БСО.

Журнал заполняется в произвольной форме. Однако, следует уесть, что записи должны предоставлять исчерпывающую информацию о движениях БСО в организации, поэтому существуют некоторые требования к оформлению. [26]

Во-первых, листы журнала должны быть прошиты и пронумерованы. Данный документ должен быть заверен печатью организации.

Во-вторых, изначально в журнале должна быть указана дата начала ведения учета бланков строгой отчетности, должность и Ф.И.О. ответственного лица.

В-третьих, ежедневно необходимо списывать использованные бланки и делать соответствующие записи об их количестве и указывать их номера.

Руководителем предприятия назначается человек, ответственный за прием и выдачу бланков строгой отчетности, а также за прием платежей от клиентов. Этот человек несет полную ответственность за заполнение и хранение БСО ИП. Случаи нарушения правил ведения документации является основанием для привлечения индивидуального предпринимателя к административной ответственности. Согласно кодексу об административных правонарушениях владелец организации будет оштрафован. Сумма штрафа варьируется от 1500 рублей до 40000 рублей. [10]

Организации необходимо периодически осуществлять контроль движения бланков, поверять их наличие, условия хранения и правильность заполнения. Поскольку использование БСО регулируют финансовые процессы в организации, то проверка может проводиться я сотрудниками налоговых инспекций.

Наиболее распространенными нарушениями являются:

отсутствие приказа устанавливающего перечень бланков строгой отчетности, количество, порядок и место их использования;

лица, которые осуществляют заполнение и выдачу бланков, не утверждены приказом руководителя;

наличие неоформленных актов на списание использованных БСО;

отсутствие документального подтверждения инвентаризации бланков строгой отчетности.

Храниться БСО должны на предприятиях в специальных сейфах, металлических шкафах, специальных помещениях, защищенных от хищения и порчи.

Если предприятие использует небольшое количество бланков, то они могут сберегаться в кассе, которая оборудована для хранения таких бумаг, как БСО или ценных вещей. [14]

.6 Виды документов и их функции

На каждом предприятии объем документов очень большой, нет возможности провести единую классификацию, поэтому существует классификация по различным основаниям.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на:

на организационно-распорядительные (управленческие);

отчетно-статистические;

учебно-методические;

плановые;

по личному составу;

научно-технические и т.д.

По наименованию существует много разновидностей документов приведу лишь некоторые:

приказы, распоряжения, инструкции;

научные отчеты;

акты, протоколы;

анкеты, справки, стандарты и т.д.

По способу фиксации информации:

письменные (рукописные, машинописные, на компьютере);

графические;

фото- и кинодокументы.

Основным материальным и надежным носителем деловой информации на сегодняшний день является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы для решения внешних и внутренних вопросов.

Внешняя документация делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на:

простые;

сложные.

Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных же рассматриваются сразу несколько вопросов

По степени гласности различают документы:

открытые (несекретные);

документы с ограниченным доступом (разной степени секретности: совершенно секретно, секретно и др., документы для служебного использования с грифом "конфиденциально").

По юридической силе документы подразделяются на:

подлинные - это документы, содержащие сведения, подтверждающие их достоверность (об авторе, месте создания и т.д.)

копии - это полностью воспроизведенная информация подлинного документа и все его внешние признаки, однако не имеющие юридической силы, если отсутствует специальное удостоверение (нотариально не заверенная, отсутствует подпись уполномоченного лица);