Автономная некоммерческая негосударственная образовательная организация среднего профессионального образования
"Санкт-Петербургский
техникум туризма и предпринимательства"
Дипломная работа
Анализ типов
бланков документов и бланков строгой отчетности, их хранение учет и
использование на предприятие туристской индустрии
Студентки 32 группы
Вороновой Т.А.
Специальность: 100401 "Туризм"
Руководитель:
Магаленчук Я.С.
Санкт-Петербург
г.
Оглавление
Введение
1. Теоретические основы бланков документов и бланков строгой отчетности
1.1 Основные понятия и положения по делопроизводству
.2 Организация документооборота
.3 Прием, обработка и распределение поступающих документов
.4 Общие требования к оформлению документов
.5 Учет, хранение и проверка бланков строгой отчетности
.6 Виды документов и их функции
2. Анализ бланков документов и бланком строгой отчетности на туристском предприятии
2.1 Краткая характеристика туристского предприятия
.2 Формирование туристского продукта
.3 Оформление документов строгой отчетности
.4 Оформление документов по организации туристского путешествия
.5 Формирование требований по оказанию паспортно-визовой поддержки потребителю
Заключение
Список литературы
Приложения
Введение
Основным нормативным документом, устанавливающим единые правовые и методологические правовые основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ, является Федеральный закон от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Одновременно с учетной политикой турфирмы для целей бухгалтерского учета согласно п. 3 ст. 6 Закона №129-ФЗ утверждаются:
формы первичных учетных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций
формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, используемой в организации
правила документооборота и технология обработки учетной информации [20]
Составляются первичные учетные документы непосредственно в момент совершения операции, а если это невозможно, то непосредственно после ее окончания. За своевременное и качественное оформление первичной документации, передачу документов в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете организации, а также за достоверность сведений в них, отвечают лица, составившие и подписавшие эти документы.
При закреплении форм первичных бухгалтерских документов используемых туристской фирмой, следует зафиксировать и порядок внесения в них исправлений.
В соответствие со ст. 9 Закона №129-ФЗ все хозяйственные операции, осуществляемые турфирмой, должны оформляться оправдательными документами служащими первичными учетными документами на основание которых ведется бухгалтерский учет.
Причем Закон №129-ФЗ допускает использование первичных бухгалтерских документов двух видов:
составленные по форме
самостоятельно разработанные формы, при условие что в них содержатся все обязательные реквизиты [1]
Туризм является одной из самых динамичных отраслей экономики. Высокие темпы его развития, большие объемы валютных поступлений активно влияют на различные сектора экономики, что способствует формированию туристской индустрии. На сферу туризма приходится около 6% мирового валового национального продукта, 7% мировых инвестиций, каждое 16-е рабочее место, 11% мировых потребительских расходов.
Таким образом, в наши дни трудно не заметить того огромного влияния, которое оказывает индустрия туризма на мировую экономику. Туризм сейчас является одним из самых динамичных секторов как российской, так и мировой экономики в целом. [18]
В данной работе основное внимание сосредоточено на изучении процесса документирования туристской фирмы, основной деятельностью которой является организация туризма.
Объект работы - турфирма "Удачный тур".
Цель работы - анализ бланков документов и бланков строгой отчетности в туристской фирме.
Для изучения темы необходимо изучить следующие задачи:
С теоретической точки зрения: основные понятия и положения по делопроизводству, общие требования к оформлению документов, учет и проверка бланков строгой отчетности.
С практической точки зрения: оформление необходимой туристкой
документации, оформление документов строгой отчетности, формирование требований
по оказанию паспортно-визовой поддержки потребителю.
1. Теоретические основы бланков документов и бланков строгой отчетности
.1 Основные понятия и положения по делопроизводству
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
Современное делопроизводство содержит следующие направления деятельности:
обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
В технологию работы с документами входят следующие операции:
прием и первичная обработка документов;
предварительное рассмотрение и распределение;
регистрация документов;
исполнение документов;
информационно-справочная работа;
отправка документов;
систематизация (формирование дел) и текущее хранение;
контроль исполнения документов. [4]
Разберу более подробно некоторые из перечисленных понятий.
Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения;
Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела;
Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.
Любой документ содержит информацию. В фирмах, организациях и на предприятиях (с любым направлением деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация.
Управленческая информация используется для управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляются некоторые требования: достоверность, оперативность, полнота, точность, адресность, доступность для восприятия.
Наиболее существенны два требования к управленческой информации:
она должна быть своевременной;
она должна быть достаточной для принятия решения в управлении предприятием. [3]
В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать (определить, распознать). [1]
Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами. Различные документы состоят из разного набора реквизитов.
Реквизитами могут выступать наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.
Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для большинства документов число реквизитов строго ограничено, для остальных - это число и состав реквизитов установлены нормативными и законодательными актами [3].
Для управленческой деятельности большое значение имеет юридическая сила документа, которая предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или же на оборот - воздерживаются от нее.
Для подтверждения юридической силы документа надо соблюдать правила оформления и составления документов. Немаловажную роль в этом играют реквизиты, такие как наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения[23].
При этом документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (сведения об авторе, времени и месте его создания), считается подлинным и его называют первый экземпляр.
Копия документа полностью повторяет информацию подлинного документа и все его внешние признаки, однако не имеет юридической силы, пока она не получила специального удостоверения (нотариально заверена, подписана уполномоченным на то лицом и т.д.).
Все формы управленческой деятельности тесно связаны с документами, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Данные документы составляют системы документации [13].
Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, вида, назначения, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Независимо от масштабности организации или фирмы, в любой из них используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Вместе они представляют систему организационно- распорядительной документации.
Главным направлением совершенствования документации является стандартизация и унификация.
Стандартизация - это процесс применения и установления стандартов, под которыми подразумевается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов".
Стандарт как нормативно-технический документ задает комплекс правил, норм, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. В России деятельность по стандартизации координируется государственными органами стандартизации (Госстандарт РФ), техническими комитетами (ТК).
В процесс стандартизации входят такие элементы как типизация и унификация.
Типизация - это разработка типовых конструкций, использование типичных, общих для многих объектов и процессов приемов, методов и решений. В документоведении данный способ используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, то есть образцов или эталонов, на основе которых создаются отдельные документы.
Типовой текст - это текст-образец, на основе которого в последующем создаются тексты точно такого же содержания. Например: материальную помощь, заявление на отпуск, анкета туриста или заявление на организацию туристской поездки.
Унификация - приведение чего-либо к одной системе, форме, единообразию.
Результатом работы по унификации и стандартизации документов выступают стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации.
Унифицированная система документации (далее УСД) - система документации по единым требованиям и правилам, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности
Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются соответствующими ведомствами (например, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Министерство здравоохранения РФ - за медицинские и т.д.) с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для использования во всех учреждениях, организациях и фирмах независимо от их подчиненности и формы собственности.
Поэтому, делопроизводство - сложный процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью предприятия, фирмы. Главной задачей делопроизводства является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.
Реализация этой цели подразумевает решение следующих задач:
постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения;
сокращение документооборота;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по
совершенствованию документационного обеспечения на фирме или предприятии [2].
.2 Организация документооборота
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации или учреждении.
Организация документооборота предусматривает определенное движение документов, сочетающие в себе как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, то есть их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки [5].
Документооборот - это важная часть делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот определяется как функция коммуникации, выполнение которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства, информационным обеспечением деятельности управления предприятия, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.
Документооборот - сложный процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. [2]
Основными характеристиками документооборота являются:
маршрут движения, включающий все инстанции на пути движения документа, начиная от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело;
время, требуемое на прохождение документов по этому маршруту.
Таким образом, главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.
Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть необходимым.
Объективные данные о состоянии документооборота получают из качественных и количественных характеристик его параметров.