Материал: 3439

15

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать предложение, просьбу. Подписывает её руководитель подразделения или соответствующее должностное лицо. Текст служебной записки обычно оформляется на бумаге формата А4.

Адресат:

Наименование должности И.О. Фамилия (в дат. падеже)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Текст по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма.

Объяснительная записка – документ, объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки.

Адресат:

Наименование должности И.О. Фамилия (в дат. падеже)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Текст записки должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения. По структуре и построению – аналогична докладной записке.

Должность составителя (подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

Рис 10. Макет оформления объяснительной записки

Упражнение 5.

Подготовьте примеры текстов докладной, служебной и объяснительной записок, наберите текст на компьютере, сохранив его в файле под своей фамилией.

16

Лабораторная работа № 5

Тема Оформление акта и протокола

Актом называют документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.

Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом и содержит следующие реквизиты:

-наименование организации;

-наименование вида документа;

-дату;

-индекс;

-место составления;

-заголовок к тексту;

-текст;

-подписи;

-указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Вотдельных случаях акт оформляют на общем бланке организации. Название документа печатается с разрядкой «А К Т». Акт может иметь заголовок,

вкотором указывается краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже. Например, «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и состав комиссии. В констатирующей части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения и предложения комиссии).

Внеобходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения документа.

Подписываются акты председателем и членами комиссии, утверждаются руководителем, заверяются печатью (по необходимости). При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о несогласии, оформив его на отдельном листе.

Протокол – документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее.

17

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Основание: Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта.

Текст констатирующей части акта; описание проведенной работы; фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Составлен в _________ экземплярах: 1-й – кому (куда); 2-й – кому (куда) и т.д.

Рис 11. Макет оформления акта

18

Первая страница оформляется, как правило, на общем бланке организации формата А4, последующие – на обычной бумаге. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре и присутствующих членах коллегиального органа и излагается повестка дня. Основная часть строится в такой последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Все реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня и разделов СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ, печатают от левого поля формуляра.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Формулировка первого вопроса (начинается с предлога «о» или «об»). Доклад (наименование должности, фамилия, имя, отчество в родит. падеже).

2.Формулировка второго вопроса. Доклад.

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия (в им. падеже) – изложение содержания от первого лица. ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия – излагается содержание выступления. ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие (поручить, организовать), исполнитель, срок исполнения.

1.2.…

2.СЛУШАЛИ: (оформляется аналогично первому)

19

Протоколы работы организации или ее подразделений, в которых фиксируются сугубо внутренние вопросы, оформляются на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения. Протоколы подписываются председателем и секретарем.

Упражнение 6.

Подготовьте примеры текстов акта и протокола, наберите текст на компьютере, сохранив его в файле под своей фамилией.

Лабораторная работа № 6

Тема Оформление приказов

Осуществление практически всех функций управления современной организацией связано с использованием в качестве инструмента распорядительных документов. Распорядительная деятельность организации документирует-

ся посредством издания приказов, указаний, распоряжений.

Приказ – это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательное для исполнения поручение для подчинённых структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Приказы по содержанию текста делятся на два вида:

-приказы по основной деятельности,

-приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности оформляются на специально заготовленном бланке – бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ и содержат набор следующих реквизитов:

-наименование организации,

-вид документа,

-дата,

-индекс,

-заголовок к тексту,

-отметка о контроле,

-текст,

-подпись,

-грифы согласования,

-визы,

-отметку об исполнении документа и направлении его в дело,

-идентификатор электронной копии документа.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (вступительной) и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, причины, побудившие руководителя организации издать данный приказ, указываются цели и задачи приказа. Возможен вариант издания указа без констатирующей части. Произ-