Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Воронежская государственная лесотехническая академия»
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Методические указания к лабораторным работам для студентов дневной и заочной форм обучения специальности 060800 (080502) −
Экономика и управление на предприятии (лесной комплекс), слушателей дополнительной квалификации «Экономист-аналитик производственно-хозяйственной деятельности предприятия»
Воронеж 2008
УДК 651
Кулешова, Г. В. Документирование управленческой деятельности [Текст] : методические указания к лабораторным работам для студентов дневной и заочной форм обучения специальности 060800 (080502) − Экономика и управление на предприятии (лесной комплекс), слушателей дополнительной квалификации «Экономист-аналитик производственно-хозяйственной деятельности предприятия» / Г. В. Кулешова ; Фед. агентство по образованию, ГОУ ВПО «ВГЛТА». − Воронеж, 2008. – 28 с.
Печатается по решению редакционно-издательского совета ГОУ ВПО «ВГЛТА»
Рецензент канд. экон. наук, доц. ВГУ О.Н. Гальчина
Научный редактор д-р техн. наук, проф. В.К. Зольников
Кулешова Галина Викторовна
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Методические указания к лабораторным работам для студентов дневной и заочной форм обучения специальности 060800 (080502) −
Экономика и управление на предприятии (лесной комплекс), слушателей дополнительной квалификации «Экономист-аналитик производственно-хозяйственной деятельности предприятия»
Подписано в печать 19.02.08. Формат 60×84 1/16. Объем 1,75 п. л. Усл. печ. л. 1,63. Уч.-изд. л. 1,98. Тираж 150 экз. Заказ
ГОУ ВПО «Воронежская государственная лесотехническая академия» РИО ГОУ ВПО «ВГЛТА». УОП ГОУ ВПО «ВГЛТА»
394613, г. Воронеж, ул. Тимирязева, 8
3
ВВЕДЕНИЕ
Методические указания предназначены для студентов 1-го курса специальности 060800 (080502) − Экономика и управление на предприятиях лесного комплекса, изучающих во втором семестре дисциплину «Документирование управленческой деятельности» в объеме 32-х часов аудиторных занятий.
Текст данных методических указаний дополняет ранее изданные методические указания по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» и включает материал семи лабораторных работ, посвященных следующим темам:
-«Важнейшие термины и определения делопроизводства. Перечень основных реквизитов».
-«Оформление резюме и заявлений».
-«Оформление телеграммы, факса и телефонограммы».
-«Оформление докладной, служебной и объяснительной записок».
-«Оформление акта и протокола».
-«Оформление приказов».
-«Оформление деловых писем».
Каждая лабораторная работа содержит иллюстрированный учебнометодический материал, обеспечивающий получение студентами начальных практических навыков разработки и оформления управленческой документации. Особое внимание уделено оформлению реквизитов организационнораспорядительных документов.
МУ подготовлены на основе действующих общегосударственных норма- тивно-методических материалов, регламентирующих документационное обеспечение управленческой деятельности, учтены положения, введенного в действие с 1 июля 2003 г. государственного стандарта России ГОСТ Р 6.30-2003.
Лабораторная работа № 1
Тема Важнейшие термины и определения делопроизводства.
Перечень основных реквизитов
Делопроизводство – область управленческой деятельности по подготовке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.
Документирование – часть дела производства, непосредственно связанная с созданием документов.
Исходным понятием делопроизводства является понятие документа. Документ – материальный объект с зафиксированной на нем информацией с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ выступает одновременно и как предмет труда и как его результат. Документ выполняет ин-
4
формационную, организационную, коммуникативную, юридическую (правовую) и воспитательную функции.
Оформление документа заключается в написании необходимых реквизитов, установленных проблемами документирования.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Схемы расположения реквизитов представлены на рисунках 1 и 2. Государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) установлено место размещения каждого реквизита на документе, что значительно улучшает качество документов, их внешний вид.
Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Унифицированная система документации (УСД) – система документа-
ции, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов (УФД) – формы документов, со-
ставляющие УСД.
Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к конструкционной сетки и основные реквизиты.
Упражнение 1.
Для знакомства с работой текстового процессора выполните:
1.Запустите текстовый процессор Microsoft Word.
2.Откройте диалоговое окно, выполнив команду Файл Параметры страниц. На закладке Поля задайте размеры полей (верхнее, нижнее, левое и правое). На закладке Размер бумаги выберите формат А4. Задайте ориентацию листа Книжная.
3.В качестве режима отображения документа выберите Режим разметки, выполнив команду меню Вид Разметка страницы.
4.Настройте масштаб отображения 100% командой Вид Масштаб или используйте раскрывающийся список Масштаб на панели инструментов.
5.Перед началом ввода текста установите шрифт Times New Roman и размер шрифта 14, выбрав команду Формат Шрифт или раскрывающиеся списки Шрифт и Размер на панели инструментов.
6.Наберите текст, предшествующий упражнению.
7.Сохраните текст в папке ДУД своей группы на диске D:, выполнив команду Файл Сохраните как и указав в качестве имени файла свою фамилию.