3.3 Работа персонала туристской фирмы во время выставки
Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности принадлежит стендистам - сотрудникам, работающим в публичной зоне экспозиции, у стенда фирмы.
На стенде должно работать как минимум два специалиста. Экономия здесь обходится слишком дорого: если на стенде всего один человек, стоит ему отлучиться, и потенциальные клиенты проходят мимо - к конкурентам. При этом важно не впадать и в другую крайность - если от фирмы на выставку приезжают несколько человек, их деятельность должна быть детально спланирована и организована заранее.
Помимо основного состава стендистов, намечают и запасной, предусматривая возможность взаимозаменяемости работников.
Один из основных вопросов, которые следует решить на предвыставочной стадии, -- разделение полномочий и ответственности. Следует сразу же назначить менеджера, ответственного за работу стенда. Это позволит, во-первых, не заниматься «не своим делом» высшему руководству предприятия; во-вторых, более четко координировать работу представителей различных подразделений компании.
Ответственный руководитель подбирает персонал, составляет инструкции для каждого из его членов, подбирает внештатных сотрудников и контролирует их работу, решает все текущие вопросы с организаторами выставки и т. д. Его функции обширны и разнообразны -- начинаясь на стадии планирования, они завершаются подписью на аналитическом отчете, посвященном итогам участия в экспозиции. [9, с. 36]
Стоит подчеркнуть, подбором персонала для работы на экспозиции должен заниматься именно менеджер стенда. В нашей же практике решение этой задачи часто берет на себя руководство организации. Его главная ошибка -- формирование команды по остаточному принципу, т. е. привлечение тех сотрудников предприятия, которые на данный момент не очень загружены основными обязанностями. В данном случае персонал фирмы будет воспринимать свою работу на стенде как «дежурство», «отбывание номера», что может полностью перечеркнуть всю проделанную работу и навредить имиджу фирмы.
Далеко не каждый, даже опытный работник может адекватно и эффективно представлять компанию на выставке. При отборе кандидатов на работу на стенде компании, помимо высоких требований к индивидуальным качествам стендиста (коммуникабельности, уравновешенности, выносливости, стрессоустойчивости, привлекательной внешности) необходимо уделить самое серьезное внимание их профессиональной компетентности, психологическим навыкам, а также знанию иностранных языков (если выставка зарубежная, то обязательно знание языка страны проведения).
Подготовка персонала начинается с общего информирования с акцентом на следующих вопросах:
- тематика и значение выставки (ярмарки) и цели участия в ней фирмы;
- качественный состав ее потенциальных посетителей;
- анализ предлагаемых услуг;
- сведения о конкурентах, участвующих в выставке (ярмарке).
Далее персонал знакомят со специальной информацией, разъясняют конкретные задачи каждого и вырабатывают технику контакта с посетителями, рассмотрев такие вопросы, как:
- задачи, стоящие перед стендистами (это могут быть: ознакомление с новинками, заключение договоров и т.п.);
- закрепление рабочих мест на стенде за каждым специалистом;
- основные категории посетителей;
- модели поведения с каждой категорией посетителей.
Работа руководителя фирмы на выставке (ярмарке) не заканчивается принятием решения. На него ложится основная нагрузка и ответственность за успешное выполнение поставленных задач. Поэтому желательно, чтобы во время выставки руководитель присутствовал на стенде фирмы.
Особенно важно присутствие руководителя на выставке во время посещения ее высокопоставленными гостями, иностранными делегациями, представителями СМИ, когда возможно заключение выгодных контрактов, освещение деятельности фирмы в прессе и на телевидении.
Посещение руководством туристического предприятия стендов других компаний поможет уловить тенденции в развитии конъюнктуры рынка, оценить деятельность конкурентов, прояснить собственную позицию и позицию фирмы.[8, с. 30]
Во время работы выставки руководитель должен регулярно проверять предпринятые действия, давая реальную оценку происходящим событиям и планируя дальнейшую работу экспозиции. Для этого в конце рабочего дня он должен проводить групповые совещания и обсуждать на них следующие вопросы:
1) сбор и оценка данных о поведении конкурентов;
2) установление степени функциональности стенда;
3) изучение реакции посетителей;
4) определение недостатков в отношении внешнего вида стенда;
5) определение степени согласованности действий персонала;
6) контакты со средствами массовой информации.
Оценка ежедневно собираемой информации является основой для составления плана на следующий день, которая нередко предполагает внесение изменений в организацию работы стенда, корректировку методов реализации целей участия, разработку дополнительных или даже новых рекламных мероприятий, некоторое изменение условий коммерческих контактов.
Глава 4. Анализ выставочной деятельности «ПЕГАС Туристик»
4.1 Общая характеристика туроператора «ПЕГАС Туристик»
ПЕГАС Туристик - один из лидеров российской туристической отрасли и одна из крупнейших международных туристических компаний. Один из офисов компании находится в городе Кисловодске, по адресу Первомайский просп., 8А.
Многолетний опыт работы туроператора ПЕГАС Туристик позволил грамотно подойти к выбору партнёров и сотрудничать только с надёжными ведущими авиакомпаниями, представителями отелей, профессиональными гидами, водителями и не только.
Отдых от турагентства розничной сети ПЕГАС Туристик отличается повышенным вниманием к своим клиентам, которое будет сопровождать вас на протяжении всего путешествия. Такой подход позволит не только подобрать идеальный тур, но и полностью исключить появление каких-либо вопросов или проблем. Путёвки от турагентства розничной сети ПЕГАС Туристик разнообразны и интересны не только в период пика сезона на том или ином туристическом направлении, но и на протяжении всего остального года. Каждому туристу предложат только комфортабельные авиалайнеры, современный автопарки.
Квалифицированный персонал сделает всё возможное для того, чтобы туры от турагентства розничной сети ПЕГАС Туристик для клиентов стали не предметом роскоши, а чем-то привычным, делая путешествия ни чем иным, как стилем жизни. Широкий выбор курортов с каждым годом дополняется всё новыми вариантами, поэтому турагентство розничной сети ПЕГАС Туристик всегда готов предложить широкий список направлений, способных удовлетворить абсолютно любой вкус. Кроме стандартных путёвок, всегда имеется возможность разнообразить их всевозможными спецпредложениями. Они позволяют получить дополнительные бонусы, выражающиеся в интересных экскурсиях, посещении нескольких курортов за одну поездку, а также в экономии средств за счёт покупки горящих туров от турагентства розничной сети ПЕГАС Туристик.
Туроператор ПЕГАС Туристик никогда не прекращает развиваться, поэтому его всегда можно встретить среди участников различных международных выставок, форумов и других мероприятий, созданных с целью получения нового опыта и совершенствования старых знаний.
Основными направлениям деятельности ПЕГАС Туристик являются:
- Турция, Египет, Тунис, Греция, Италия, Испания, Кипр, Андорра;
- Индия, Таиланд, Индонезия, Китай;
- Доминикана.
Фирма организует как пляжный отдых, так и экскурсионные туры. Так же ПЕГАС Туристик предлагает новую услугу - VIP обслуживание, которое подразумевает индивидуальный, максимально комфортый отдых в Египте, ГОА, Таиланде, Турции, Тунисе и Греции. Туроператор предлагает не только проживание в отелях высокого класса и «Fast track» в аэропорту, но и индивидуальный трансфер по выбору по прилету и при вылете, а также в течение всего отдыха, индивидуальные экскурсии с гидом.
ПЕГАС Туистик предоставляет высококачественное обслуживание туристов, общение с профессиональными сотрудниками, предлагает большой выбор отдыха в зависимости от ценовой категории и предпочтений туристов. Регулярно участвует в туристских ярмарках и выставках, международных и российских форумах и имеет ряд наград за свою работу.
ПЕГАС Туристик - широко известная торговая марка и компания, которую многие организации хотели бы видеть в партнерах.
Поэтому у нее есть возможность пользоваться специальными предложениями других компаний. Многие из них также доступны и руководителям филиалов.
Например, банки “Кредит Европа Банк” и “Альфа-Банк” предлагает скидки и более низкие процентные ставки для туристов, ставших клиентами PEGAS Touristik и ее филиалов, открытых по франшизе.
Для предпринимателя, купившего франшизу, это означает, что в его компанию будут обращаться чаще, а, следовательно, бизнес станет приносить большую прибыль.
Либо он может увеличить стоимость на услуги, что тоже положительно скажется на доходности бизнеса.
4.2 Анализ выставочной деятельности ПЕГАС Туристик
Перед тем, как принять участие в выставке, ПЕГАС Туристик заключает договор с организатором выставки, в соответствии с которым организатор обязуется обеспечить участие заказчика в туристской выставке.
В контракте оговариваются следующие вопросы:
- предмет контракта;
- обязанности сторон;
- цена контракта и порядок расчетов;
- порядок приемки работ;
- ответственность сторон;
- срок действия контракта;
- прочие условия;
- юридические адреса и банковские реквизиты сторон.
В обязанности ПЕГАС Туристик как заказчика входит:
- предоставление организатору для экспонирования необходимых материалов и изделий;
- предоставление организатору в месячный срок до открытия выставки всех сведений, являющихся существенными условиями участия в выставке (необходимая выставочная площадь, концепция стенда и др.).
- обеспечение доставки на выставку и с выставки необходимых к экспонированию материалов.
В обязанности организатора выставки как исполнителя входит:
- обеспечение заказчика оборудованным выставочным стендом для размещения и распространения рекламно-выставочных материалов с организацией переговорного процесса согласно спецификации. Выставочный стенд представляет собой оформленную с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади. Выставочный стенд за счет своей архитектуры должен представлять собой просторное помещение, удобное для получения информации для посетителей и по существу дела, и лично для персонала. Успех обеспечивают компетентный персонал стенда и соответствующий своим функциям ход работы выставки;
- обеспечение внесения информации от заказчика в каталог выставки, основываясь на сведениях и материалах, полученных от заказчика;
- обеспечение строительства на данной площади выставочных конструкций, проведение монтажных и демонтажных, электромонтажных работ, предоставление выставочной мебели и специального электротехнического оборудования;
- предоставление заказчику по окончанию работ акта приемки-сдачи работ.
Каждая выставка, хотя она и может быть причислена к тому или иному виду, в конечном счете обладает индивидуальными чертами, которые со временем могут изменяться.
В мире проводится достаточно много выставочных мероприятий, так или иначе связанных с туризмом. Важнейшими из них являются выставки в Брюсселе, Милане и, Шарлеруа, "Всемирная неделя туризма и путешествий" в Париже, "Фитур" в Мадриде. Приведенный перечень далеко не полон. В него можно было бы включить известные специализированные салоны, например "Боут-шоу" в Лондоне, водных видов спорта в Париже и Дюссельдорфе, а также отделы по туризму на универсальных ярмарках, например. Международные туристские биржи представляют собой выставочные мероприятия, на которых наряду с рекламой туризма проводится активная работа по установлению контактов и заключению сделок между производителями туристских услуг (гостиницами, транспортными предприятиями) и их продавцами (туристскими фирмами). Биржи обычно открывают или завершают период активной рекламы туров, объявленных на следующий год. Крупнейшими международными туристскими биржами является ITB (Берлин), London Travel Markt (Англия), FITUR (Мадрид) и др. Так, в Берлинской ITB приняли участие 7193 экспонента, представляющих сектор туристской индустрии, из 188 стран мира. Выставочная площадь ITB составила 130 тыс. кв. м. Работу биржи освещали 7 тыс. журналистов из 100 государств. За 5 дней было проведено около 300 различных мероприятий: пресс-конференций, информационных встреч, семинаров.
Для того, чтобы сделать участие в выставке (ярмарке) более эффективным средством маркетинговых коммуникаций, "туристская фирма должна с особой тщательностью планировать свое участие и работу на этих мероприятиях.
Рис. 1
Заключение
На современном этапе экономических преобразований в Российской Федерации выставочная деятельность превратилась в заметный сегмент рынка. В стране создана выставочная индустрия, тесно связанная с рядом отраслей промышленности, имеющая собственную инфраструктуру, материально-техническую базу, специализированные кадры.