Печати, штампы, факсимиле должны быть изготовлены таким образом, чтобы оставался четкий оттиск всех элементов изображения. Насыщенность и цветовой тон всех участков оттиска должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: выдавливание штемпельной краски за края печатных элементов, недопечатки и непропечатки, искажения элементов изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.
Размеры шрифтов, используемых при изготовлении печатей, штампов, не должны значительно отличаться друг от друга. Допускается выделение более крупным шрифтом в штампах наименования подразделения.
В оттиске должны проявляться все обязательные и дополнительные элементы изображения и защиты.
. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально начальник организационного отдела, назначенный приказом начальника. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом начальника на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.
2.1 Изготовление печатей и штампов
Заявки на изготовление необходимых печатей, штампов, факсимиле готовятся подразделениями службы ДОУ, подписываются его руководителем (уполномоченным заместителем руководителя) и направляются в соответствующее структурное подразделение обеспечения.
Заявка на изготовление гербовых печатей, штампов и бланков подписывается руководителем организации или структурного подразделения, которому предоставлено право пользования гербовыми печатями.
Эскизы печатей и штампов разрабатываются отделом делопроизводства и утверждаются руководителем компании. О введении в обращение печатей и штампов и порядке их использования руководитель компании издает приказ.
Проект приказа готовит отдел делопроизводства. Введение в обращение новых видов печатей и штампов (в том числе с одновременным изъятием из обращения прежних видов) разрешается после их утверждения руководителем компании и издания (в дополнение к ранее изданному приказу,) соответствующего распоряжения.
Печати и штампы изготавливаются по утвержденным эскизам на основании договора-заказа... (указать наименование предприятия-изготовителя).
Печати с воспроизведением государственного герба РФ (форма, размеры и технические требования) изготавливаются с учетом требований ГОСТ 51511-2001.
Изготовление гербовых печатей, штампов и бланков осуществляется:
в связи с образованием (созданием), реорганизацией организации;
в связи с их износом, потерей (утратой), хищением и т.д.
В случае необходимости изготовления гербовых печатей и штампов в связи с износом к заявке прилагаются также оттиски пришедших в негодность печатей и штампов.
В случае необходимости изготовления гербовых печатей, штампов и бланков в связи с их потерей (утратой) или хищением к заявке прилагаются копии соответствующих документов.
Штемпельно-граверные предприятия в установленном порядке ведут строгий учет изготовленных гербовых печатей, штампов и бланков с их оттисками в специальном журнале учета, прошнурованном, скрепленном печатью и заверенном руководителем предприятия-изготовителя.
Заявки на изготовление печатей, штампов, факсимиле учитываются в журнале учета заявок на изготовление печатей, штампов, факсимиле.
Получение изготовленных печатей, штампов и факсимиле от полиграфических и штемпельно-граверных организаций осуществляется по доверенности, оформленной в установленном порядке.
Полученные печати, штампы и факсимиле передаются в подразделения службы ДОУ под подпись в журнале учета заявок на изготовление печатей, штампов и факсимиле.
2.2 Учет печатей и штампов
В подразделении службы ДОУ печати, штампы, факсимиле учитываются в журнале учета печатей, штампов, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов и хранится в сейфе.
Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается,
Скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.
Печати, штампы выдаются сотрудникам, назначенным ответственными за их хранение, выдачу и использование, под расписку в журнале учета печатей, штампов, факсимиле.
2.3 Порядок использования печатей и штампов
печать штамп подделка защита
Основная круглая печать организации находится у начальника организационного отдела, используется в работе и хранится у него в сейфе и может выдаваться под расписку другим сотрудникам в особых случаях (длительное отсутствие начальника организационного отдела, необходимость использования печати в выходные и праздничные дни, необходимость использования ее за пределами организации).
Гербовые печати используются для подтверждения официальных документов, содержание которых в соответствии с законодательством удостоверяется оттиском гербовой печати; на денежных и иных финансовых документах, связанных с распоряжением денежными средствами и материальными ценностями.
Организации могут иметь в пользовании по одному экземпляру соответствующей гербовой печати:
каучуковой (мастичной) большой печати со своим наименованием;
каучуковой (мастичной) большой печати с тем же наименованием и дополнительным текстом «Для хозяйственных и денежных документов», «Для утверждения проектов и смет»;
каучуковой (мастичной) или металлической малой печати для подтверждения удостоверений личности, служебных удостоверений и пропусков.
Структурное подразделение организации может иметь в пользовании гербовые печати, если это предусмотрено Положением о данном структурном подразделении или приказом о его образовании. В этом случае в текст печати дополнительно вписывается название структурного подразделения («Филиал», «Управление» и т.д.).
Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать
Акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; описания; экспертизы и другие).
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в суде и другие).
Договоры, контракты (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и другие).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, технические и другие).
Заявки (на оборудование, изобретения и другие).
Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.
Исполнительные листы.
Командировочные удостоверения.
Нормы расхода на драгоценные металлы.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и другие).
Положения о структурных предприятиях.
Протоколы (согласования планов поставок и другие).
Финансово-распорядительные и бухгалтерские документы.
В случае отсутствия изготовленных типографским способом гербовых бланков, организационно-распорядительных документов, содержащих реквизиты штампа организации или структурного подразделения, организация при переписке может использовать мастичный бланковый штамп.
Переписка, как правило, внутри аппарата организации осуществляется без использования бланкового штампа или бланков.
Организации независимо от наличия у них гербовых печатей могут иметь необходимое количество негербовых (простых) печатей со своим наименованием для использования в своей деятельности
Структурные подразделения организаций, имеющие право самостоятельно вести переписку, пользуются, как правило, штампами с указанием собственных реквизитов без изображения Государственного герба.
Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации ответственных за их использование и сохранность.
Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы бывают нескольких видов:
- угловой (адресный);
регистрационный;
ограничения права доступа;
с реквизитами организации;
маркировочные.
Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать. Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).
Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.
Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.
Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.
2.4 Хранение печатей и штампов
Запрещается хранить печати, штампы, факсимиле в других местах, передавать их на хранение другим сотрудникам, минуя подразделение делопроизводства и режима, а также носить в карманах одежды (кроме металлических печатей индивидуального пользования).
Печати, штампы, факсимиле хранятся в металлических хранилищах, опечатываемых металлической печатью индивидуального пользования ответственного за их хранение и использование.
Место, где хранится основная печать компании, должно быть недоступно для посетителей. Наиболее подходящим является кабинет директора или бухгалтера. Эти кабинеты чаще всего оборудованы сейфами, в которых можно оставить печати предприятия и они будут находиться под надежной защитой. Если сейфа нет в наличии, то можно оставить в запертом ящике стола или в охраняемом помещении. Не рекомендуется оставлять штемпельные изделия на столе или на окне, так как они будут находиться на виду и будут доступны для хищения. Нелишне подумать и о сигнализации, что увеличивает защищенность помещения при хранении в нем штемпельной продукции.
Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность. Простые штампы хранятся в закрытых столах.
Испорченные и устаревшие печати и штампы сдаются в отдел делопроизводства, где хранятся до конца текущего года, после чего уничтожаются (дроблением на фракции 1 - 2 мм с последующей утилизацией) руководителем отдела делопроизводства в присутствии заместителя директора по управлению и помощника директора. Об уничтожении печатей (штампов) составляется акт.
Наличие печатей, штампов и факсимиле, правильность их хранения и пользования проверяются не реже одного раза в год специальной комиссией, назначаемой руководителем организации, в составе не менее 3 человек из числа сотрудников организации, о чем составляется акт.
В акте проверки перечисляются все печати, штампы, факсимиле с указанием их количества согласно журналу учета печатей, штампов, факсимиле, а также указываются выявленные факты утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, нарушения порядка их хранения и использования. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.
При обнаружении фактов утраты, хищения или порчи печатей, штампов, факсимиле, а также их незаконного использования руководителем организации в установленном порядке проводится служебная проверка.
При смене вышестоящих руководителей, руководителя подразделения делопроизводства и режима в актах приема-сдачи дел указываются сведения о наличии и передаче печатей, штампов и факсимиле.
В случае утраты нелишним будет подать объявление в СМИ. Эти официальные заявления помогут не допустить противозаконное использование новыми хозяевами утерянных оттисков. В случае утери или замены печати обязательным является уведомление об этом банка, где открыт расчетный счет предприятия. Изготовление печатей и штампов взамен утерянных, производится по истечении 10 дней с момента подачи объявления. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных должны иметь в тексте букву «Д» (дубликат).
Факт возврата печатей (штампов) в отдел делопроизводства фиксируется в журнале.
2.6 Уничтожение печатей и штампов
Замена и приобретение печатей (штампов) производится на основании приказа (распоряжения) начальника по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую. Печати штампы числятся за получивших их лицом до их передачи (сдачи), либо замены (уничтожения).
Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати, штампы и факсимиле, а также печати и штампы, содержащие устаревшие наименования структурного подразделения (территориального органа), факсимиле бывших руководителей подразделения в обязательном порядке сдаются в подразделение службы ДОУ для последующего уничтожения.
Уничтожение металлических печатей производится путем полного спиливания текста или расплавления клише печатей, а мастичных печатей, штампов, факсимиле путем сожжения или измельчения клише печатей, штампов, факсимиле с последующим сожжением.
На отобранные для уничтожения печати, штампы и факсимиле специальной комиссией в составе не менее 3 человек составляется акт, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации.
В акте на уничтожение печатей, штампов, факсимиле в обязательном порядке указываются наименования печатей, штампов, факсимиле, их количество и номера экземпляров, регистрационные номера по журналу учета печатей, штампов, факсимиле, способ уничтожения печатей, штампов, факсимиле, а также воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей, штампов, факсимиле с использованием штемпельной краски.