СОДЕРЖАНИЕ
Введение
. Требования к содержанию и внешнему виду печатей и штампов
. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов
.1 Изготовление печатей и штампов
.2 Учет печатей и штампов
.3 Порядок использования печатей и штампов
.4 Хранение печатей и штампов
.5 Утрата печати или штампа
.6 Уничтожение печатей и штампов
.7 Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов
. Определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов
. Проблемные моменты использования печати
. Общие рекомендации по работе с печатью и штампами
. Разработка в организации Инструкций по использованию печатей и штампов
Заключение
Приложения
Список использованных источников и литературы
ВВЕДЕНИЕ
В области организации работы с документами немаловажное значение имеет, как организованы учет, хранение и использование бланков, печатей и штампов на предприятии, в учреждении, в организации (далее - организации).
Задачи курсовой работы «Виды и порядок применения печатей и штампов»:
рассмотреть такие темы, как: требование к содержанию и внешнему виду, порядок изготовления, пользование, учет и хранение, определение подделки, защита и идентификация печатей и штампов;
раскрыть вопросы о праве использования печати с воспроизведением изображения государственного герба РФ, требованиях для утверждения эскизов, о форме, размерах и реквизитах печатей и штампов;
разработать Инструкции по использованию печатей и штампов;
составить список используемой литературы.
При изучении учебной литературы, выяснилось, что в современной России печать является одним из средств индивидуализации организации. Однако гражданское законодательство уделяет мало внимания этому вопросу. Общей нормы (закрепленной, например, в Гражданском кодексе РФ), которая бы обязывала все юридические лица иметь печать, сегодня не существует: такое требование содержится в отдельных законах о конкретных организационно-правовых юридических лиц. Не все благополучно и с вопросами изготовления, хранения и уничтожения печатей.
После распада СССР в 1993 г. приказом МВД с органов внутренних дел снимаются функции по выдаче разрешений на изготовление печатей и штампов, открытию штемпельно-граверных предприятий России и контролю за их деятельностью и уничтожению печатей -«Об исполнении постановления Cовета министров Правительства Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. № 960 <#"justify">Правительство Российской Федерации предпринимало определенные шаги для наведения порядка в этой области. В первую очередь законодателей волновала тема печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и Положительным моментом Постановления № 1268 явилась разработка и принятие» (введен в действие Постановлением Госстандарта № 254-ст 26.06.2002 г.). Этот стандарт определил вид современной гербовой печати, требования к её защите, и заложил основы для сертификации штемпельных производств. Теперь для производства гербовых печатей изготовителю необходимо получить сертификат, удостоверяющий, что производственная база удовлетворяет всем необходимым требованиям для изготовления печатей с Государственным гербом Российской Федерации.
По просьбе Министерства РФ по налогам и сборам в текст гербовой печати включен ОГРН, т.к. согласно п.8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц, утверждённых постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 №438 основной г27 декабря 1995 г. было принято Постановление Правительства Российской Федерации № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» <#"justify">«... Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ...».
По «ГОСТу Р 51511-2001. Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст) <consultantplus://offline/ref=7A0C293EB6CECA9B803C56D904651D864E3AD363AEA1D2EE8BA78F4716B98393E73F2FF4875EFEE2eCu1L>:
«Гербовые печати используются для подтверждения официальных документов, содержание которых в соответствии с законодательством удостоверяется оттиском гербовой печати; на денежных и иных финансовых документах, связанных с распоряжением денежными средствами и материальными ценностями».
Документы: «Постановление Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП <consultantplus://offline/ref=2C0B208A2BDC887197CE80E3ADCCE75AB802F991F720E84C5733027CC8E9CDD501FEC0944B8379B70F7Cz0L> «О Регламенте Правительства Москвы» <consultantplus://offline/ref=2C0B208A2BDC887197CE80E3ADCCE75AB802F991F720E84C5733027CC8E9CDD501FEC0944B8379B70F7Cz0L>, «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) <consultantplus://offline/ref=7A0C293EB6CECA9B803C56D904651D864E3FD668A8A7D2EE8BA78F4716B98393E73F2FF4875EFFE2eCu6L> дают определение штампу:
«...Штамп - разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п...».
. ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ВНЕШНЕМУ ВИДУ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
Печати и штампы - изготавливаются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов Российской Федерации [1], факсимиле в соответствии с образцом оригинала подписи соответствующего должностного лица.
Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности. В ст. 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба РФ на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.
Печать имеют, как правило, круглую форму. По окружности указывается полное или сокращенное наименование организации или подразделения, а в середине - номер печати или ее предназначение (например: «№ 2» или «Для пакетов»).
Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации может изготавливаться в одном или нескольких экземплярах. При этом на клише экземпляра № 1 печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации номер экземпляра не проставляется, на других экземплярах печати последующий номер обозначается арабскими цифрами.
Допускается на клише экземпляров печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, за исключением экземпляра № 1, изображать дополнительный текст (например: «Для хозяйственных и денежных документов»).
При необходимости могут изготавливаться дубликаты экземпляров печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В этом случае на клише дубликата печати кроме номера экземпляра дополнительно воспроизводится буква «Д» и через дефис - порядковый номер дубликата, начиная с римской цифры I для первого дубликата печати (например: второй дубликат экземпляра № 2 печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации имеет номер «2Д-II») [2].
Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати, они воспроизводят наименование организации, ее структурного подразделения, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись, как то: секретариат, для счетов, для справок и т.д.
Дополнительная печать, содержащая надпись «Для счет-фактур», должна содержать идентификационный номер налогоплатильщика (основание: письмо МНС от 21.05.2001 №ВГ-6-03/404 2О применении счет-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).
Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.
Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, для заверения учетных документов и др.
Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» разработанном в соответствии Федеральным законом <consultantplus://offline/ref=33E2CB50D5B05C7A1E401AC0DC60637DEC7F9F6248A334EEBB52272985m5c8J> от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».
В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.
Угловой штамп является основным штампом, содержит основные реквизиты организации. Все остальные штампы называются вспомогательными (штамп для регистрации входящих документов, для внутренней переписи, для денежно-расчетных документов).
Размеры и формы простых штампов, используемых для внутренних документов организации, могут быть самыми разными с учетом потребностей и специфики ее деятельности. В основном используются штампы прямоугольной и квадратной формы, где обычно указываются справочная информация или реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, ИНН и т.п.), а также треугольные - как правило, используемые для внутренних документов и справок.
Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую нужно указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.
Временные правила <consultantplus://offline/ref=33E2CB50D5B05C7A1E401BCDCA0C362EE0799F684AA134EEBB5227298558D8DC88039CBDDA1EB37Am4cAJ> предписывали выполнять штамп в форме прямоугольника со сторонами до 70x100 мм. Они предусматривали, что штамп может иметь как стандартные размеры (27x10 мм, 38x14 мм, 47x18 мм, 59x23 мм, 69x30 мм, 76x37 мм), так и нестандартные размеры, превышающие по ширине 76 мм, а по высоте 36 мм.
Работники кадровой службы часто используют штампы для проставления служебных отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении соответствующих документов. К таким документам относятся различные справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Причем количество штампов законодательством не ограничивается. Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами:
) «Копия верна» (размер 14x38 мм) - применяется для заверений копий документов;
) «Выдан вкладыш серия _____ № _____ (размер 60 x 33 мм) - применяется для проставления отметки о выдаче нового вкладыша <consultantplus://offline/ref=33E2CB50D5B05C7A1E401AC0DC60637DEA7B9C694CAD69E4B30B2B2B825787CB8F4A90BCDA1EB0m7cCJ> в трудовую книжку <consultantplus://offline/ref=33E2CB50D5B05C7A1E401AC0DC60637DEA7B9C694CAD69E4B30B2B2B825787CB8F4A90BCDA1EB1m7cAJ> (руководствуясь ст. 39 <consultantplus://offline/ref=33E2CB50D5B05C7A1E401AC0DC60637DEA7B9C694CAD69E4B30B2B2B825787CB8F4A90BCDA1FB2m7c8J> Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»: «При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью: «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша»);
) «С записями ознакомлен(а)» (размер 18x47 мм) - применяется при внесении записи об увольнении в трудовой книжке или вкладыше к трудовой книжке;
) «Экземпляр организации» (размер 10x27 мм) - применяется для маркировки кадровых документов и хранится в организации;
) «Экземпляр сотрудника» (размер 10x27 мм) - применяется для маркировки экземпляра для сотрудника;
) «Всего скреплено и пронумеровано _____ лист(ов)» (размер 33x60 мм) - применяется при изготовлении и заверении листов на документе (количество листов указывается цифрами);
) «Второй экземпляр документа на руки получен ________________________ Ф.И.О. ___________ подпись «__» _________ 201_ г. (размер 23x59 мм) - применяется при составлении документов в двух экземплярах, а также при передаче второго экземпляра на руки сотруднику. Например, трудового договора в письменной форме в соответствии с ч. 1 ст. 67 <consultantplus://offline/ref=33E2CB50D5B05C7A1E401AC0DC60637DEC7F9F624DA434EEBB5227298558D8DC88039CB8DBm1c8J> ТК, которая предусматривает, что один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. При этом получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя;
) «Фамилия... изменена на фамилию... на основании...» (размер 33x60 мм) - применяется при внесении записи об изменении фамилии в трудовой книжке. Согласно п. 3 <consultantplus://offline/ref=33E2CB50D5B05C7A1E401AC0DC60637DE978956541AD69E4B30B2B2B825787CB8F4A90BCDA1EB0m7c0J> Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69, указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) <consultantplus://offline/ref=33E2CB50D5B05C7A1E401AC0DC60637DEA7B9C694CAD69E4B30B2B2B825787CB8F4A90BCDA1EB1m7cAJ> трудовой книжки. Одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы);
) «Сведения об образовании и специальности дополнены на основании диплома о высшем образовании серия ____ № ___ выдан «__» _________ 201_ г.» (размер 37x76 мм) - применяется при внесении записи об изменении сведений об образовании в трудовой книжке. В соответствии с п. 2.4 <consultantplus://offline/ref=33E2CB50D5B05C7A1E401AC0DC60637DE978956541AD69E4B30B2B2B825787CB8F4A90BCDA1EB0m7c1J> Инструкции по заполнению трудовых книжек изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) <consultantplus://offline/ref=33E2CB50D5B05C7A1E401AC0DC60637DEA7B9C694CAD69E4B30B2B2B825787CB8F4A90BCDA1EB1m7cAJ> трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей;
) «Дубликат» (размер 10x14 мм) - применяется при выдаче дубликата трудовой книжки на основании п. 1.2 <consultantplus://offline/ref=33E2CB50D5B05C7A1E401AC0DC60637DE978956541AD69E4B30B2B2B825787CB8F4A90BCDA1EB1m7cEJ> Инструкции по заполнению трудовых книжек. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) <consultantplus://offline/ref=33E2CB50D5B05C7A1E401AC0DC60637DEA7B9C694CAD69E4B30B2B2B825787CB8F4A90BCDA1EB1m7cAJ> прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера;
) «Инспектор отдела кадров» (размер 10x27 мм) - применяется для указания должности на документах;
) «Начальник отдела кадров» (размер 10x27 мм) - применяется для указания должности на документах;
) «Директор по персоналу» (размер 10x27 мм) - применяется для указания должности на документах.
Многие штампы для внутренних документов можно приобрести готовыми, а изготовление некоторых штампов, необходимых для обеспечения деятельности, надо заказывать у сторонних организаций, выполняющих полиграфические или штемпельно-граверные работы. Для начала процедуры изготовления штампа руководителю структурного подразделения необходимо составить письменную заявку, содержащую эскиз штампа, и согласовать ее с руководителем организации. К письму следует приложить эскиз штампа, выполненный методом компьютерной или чертежной графики, с указанием его размеров и требуемой оснастки. Письмо необходимо составить на фирменном бланке организации по форме, приведенной в приложении № 8.