На третьей странице формы № ОС-1 записываются выводы комиссии, которые были сделаны в результате осмотра.
В акт также заносятся результаты испытаний объекта, если испытание объекта необходимо.
В строке «Заключение комиссии» указываются заключительные выводы комиссии о соответствии основного средства техническим требованиям.
В строке «Приложение. Перечень технической документации» необходимо указать прилагаемую документацию.
В нашем примере это «Технический паспорт № 006678», «Инструкция по эксплуатации».
Акт обязательно заверяется подписями председателя и членов комиссии. Обязательно проставлять не только подписи, но и расшифровки, а также должности членов комиссии.
Свои подписи на документе ставят обязательно материально ответственные лица: сдающий и принимающий основное средство.
Основным регистром аналитического учета основных средств является инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6).
Данные из акта о приеме-передаче (поступлении) объекта основных средств переносятся в форму № ОС-6 Инвентарная карточка учета объекта основных средств.
В бухгалтерии предприятия на каждый объект основных средств, принятых к учету, ведется инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6). Существует инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а). Для учета наличия объектов основных средств малых предприятий применяется инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).
Инвентарная карточка учета основных средств применяется в следующих случаях:
1) для учета отдельных объектов основных средств,
2) для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и то же производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость [18, c.55-58].
Инвентарные карточки могут группироваться в картотеке согласно Общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ), а внутри разделов подразделов, классов и подклассов -- по месту эксплуатации (по структурным подразделениям организации).
Заполнение инвентарных карточек производится на основе:
-акта (накладной) приемки-передачи основных средств,
-технических паспортов,
-других документов по основным средствам, которыми оформляется их приобретение, сооружение, перемещение, дооборудование, реконструкция, модернизация, капитальный ремонт, списание.
Согласно п.10 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств в инвентарных карточках должны быть приведены основные данные по объекту основных средств:
-срок полезного использования,
-способ начисления амортизации,
-освобождение от начисления амортизации (если имеет место),
-индивидуальные особенное объекта.
Инвентарные карточки, как правило, составляются в одном экземпляре и находятся в бухгалтерии предприятия.
Рассмотрим порядок заполнения инвентарной карточки на объект основных средств НГДУ «Ямашнефть». Не будем подробно останавливаться на заполнении очевидных реквизитов. Остановимся на заполнении тех строк и граф, которые могут вызвать вопросы или которые заполняются по-разному в зависимости от ситуации [19, c.63-65].
Каждой карточке присваивается порядковый номер, который указывается в строке «Инвентарная карточка №». В нашем примере номер карточки «12».
В графе «Дата составления» указывается дата заполнения инвентарной карточки. В случае оформления карточки на вновь поступивший в организацию объект основных средств дата составления должна совпадать с датой заверения бухгалтером акта приемки-передачи, которым была оформлена операция зачисления объекта в состав основных средств. В случае открытия новой инвентарной карточки вместо старой в этой графе указывают дату составления новой карточки.
В нашем примере дата заполнения инвентарной карточки должна совпадать с датой подписания главным бухгалтером акта (накладной) приемки-передачи основных средств № 20. В графе «Дата составления» указана дата 12 декабря 2018 г.
В графе по “ОКОФ” записывается код, соответствующий данному виду объекта ОС по ОКОФ (Общероссийскому классификатору основных фондов).
В нашем случае “14 2919610”.
В графе “Номер амортизационной группы” указывается номер амортизационной группы, к которой отнесено данное ОС в соответствии с Постановлением №1. В нашем случае амортизационная группа 5.
В графе “Инвентарный номер” указывается инвентарный номер объекта ОС, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию и впоследствии, как правило не изменяется.
Объект основных средств, поступивших в организацию по договору аренды, может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.
В нашем случае присвоен номер “88”.
В графе “Заводской номер” проставляется заводской номер. Этот номер можно посмотреть:
-на самом основном средстве;
-в техническом паспорте оборудования;
-в акте приемки - передачи (например, при передаче в аренду от другой организации);
-в инвентарной карточке учета ОС, если перемещение ОС происходит внутри предприятия [20, c.19-22].
В нашем случае “899712”.
В графе “Дата принятия к бухгалтерскому учету” занесена дата включения поступившего оборудования в состав собственных основных средств организации - получателя (НГДУ «Ямашнефть»), которая должна совпадать с датой составления акта приемки-передачи основных средств (кроме зданий, сооружений)
В нашем случае - 12 декабря 2018 года.
В графе “Дата списания с бухгалтерского учета” указывается дата выбытия ОС. В нашем случае стоит прочерк, поскольку эта графа будет заполнена по истечении срока полезного использования объекта ОС и при его списании с баланса НГДУ «Ямашнефть».
Строки “Объект (серия, тип постройки или модель, марка)”, “Место нахождения объекта основных средств”, “Организация изготовитель” заполняются на основании технической документации или других документов, содержащих соответствующую информацию.
В строке “Объект (серия, тип постройки или модель, марка)” указывается «Аппарат для смешивания жидкостей ОКА-102 Х”.
В строке “Местонахождение объекта основных средств” указывается структурное подразделение, где находится ОС.
В нашем примере - Цех № 3.
В строке “Организация изготовитель” указано ЗАО “Орбита”.
Далее по тексту документа следует семь разделов. Рассмотрим каждый из них по отдельности.
Раздел 1 “Сведения об объекте основных средств на дату передачи” заполняется на основании данных передающей стороны (организации - сдатчика), имеющих информационных характер для объектов ОС, бывших в эксплуатации. Если организация-получатель купила основное средство в розницу или создала его самостоятельно и для собственных нужд, ей заполнять этот раздел не надо.
В графе “Дата выпуска (постройки)” указывается год выпуска в соответствии с данными технической документации.
В графе “Документ о вводе в эксплуатацию” указывается номер и дата акта приемки-передачи объекта основных средств (ОС-1).
В графе “Фактический срок эксплуатации” обозначается общий срок фактического использования приобретенного ОС у его бывших владельцев с момента ввода объекта в эксплуатацию.
В графе “Сумма начисленной амортизации (износа)” указывается сумма начисленных амортизационных отчислений за все время, которое ОС находилось в эксплуатации.
При заполнении графы “Срок полезного использования” проставляется срок полезного использования ОС, определенного при первичном принятии объекта ОС к учету.
В графе “Остаточная стоимость” предназначена для указания остаточной стоимости ОС, которая при принятии к учету последней организацией - получателем будет принята за первоначальную. При этом под остаточной стоимостью подразумевается разница между первоначальной стоимостью ОС и суммой ранее начисленной амортизации.
Раздел 2 “Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету”.
В графе “Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету” указывается первоначальная стоимость основного средства, которая берется из раздела 2 графы 1 акта приемки-передачи основных средств, на основании которого заполняется инвентарная карточка.
В нашем случае указана первоначальная стоимость - 15000 рублей.
Значение для заполнения графы “Срок полезного использования” также берется из акта приемки-передачи (раздел 2, графа 2). В нашем примере - 85 месяцев.
В разделе 7 “Краткая индивидуальная характеристика объекта ОС” указываются:
-наименование основного средства;
-количество;
-при содержании драгоценных материалов (металлов, камней) указывается их наименование, номенклатурный номер, единица измерения, количество и масса.
Приобретенный НГДУ «Ямашнефть» объект основных средств (холодильная камера) по документам не содержит драгоценных металлов, поэтому в соответствующих графах ставим прочерки.
В графу 8 “Наименование конструктивных элементов и других признаков, характеризующих объект” заносятся основные признаки, характеризующие объект.
В нашем примере указаны в графе 8 основные характеристики холодильной камеры:
-система охлаждения статическая
-класс энергетической эффективности В;
-количество компрессоров 1.
Графа “Качественные и количественные характеристики (размеры, прочие сведения)” разделена на графы “Основной объект” и “Приспособления, принадлежности, пристроенные помещения и др.”.
В графу 9 “Основной объект” записываются характерные признаки основного объекта основных средств (материал, из которого изготовлен объект, его размеры и другие отличительные особенности). В нашем случае указаны размеры холодильной камеры - 167/60/66,5.
Графа “Приспособления, принадлежности, пристроенные помещения и др.”, в свою очередь, разделена на четыре графы. В качестве наименований граф вписывают важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности, относящиеся к описываемому в инвентарной карточке основному объекту. (Например, для производственного здания (основного объекта) здесь могут быть указаны: вентиляционная камера, вентиляционная труба и т.д.). В перечисленные графы заносят основные характеристики указанных пристроек, приспособлений или принадлежностей: материал, из которого они сделаны, размеры и прочие характеристики.
Существенных отличительных признаков и отдельных приспособлений, и принадлежностей в нашем случае нет, поэтому эти графы не заполнены.
После первого заполнения инвентарной карточки в строке “Лицо, ответственное за ведение инвентарной карточки” бухгалтер, заполнивший инвентарную карточку, указывает свою должность, ставит подпись, пишет фамилию и инициалы (расшифровку подписи).
В нашем случае это - главный бухгалтер НГДУ «Ямашнефть» Гребенникова И.Б.
Основные средства, непригодные к использованию, ремонт и восстановление которых нецелесообразны, а также морально устаревшие, в организациях ликвидируются и списываются.
Выбытие объекта или групп объектов основных средств в НГДУ «Ямашнефть» кроме автотранспортных, оформляется:
-актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) - форма № ОС-4;
-актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных основных средств) - форма № ОС-4б.
-Списание грузового или легкового автомобиля, прицепа оформляется актом о списании автотранспортных средств (форма № ОС-4а).
Для акта на списание основных средств, в НГДУ «Ямашнефть» предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 21 января 2013 г. № 7.
Применяется для оформления полного или частичного списания основных средств (кроме автотранспортных средств).
Рассмотрим заполнение акта формы № ОС-4.
19 октября 2018 года руководитель приказом № 77 отдает распоряжение о списании вследствие поломки принтера HP LaserJet P 1000 Series.
Первоначальная стоимость принтера - 12500 руб. На момент списания на принтер была начислена амортизация в сумме 10000 руб.
Для списания основного средства на основании приказа руководителя НГДУ «Ямашнефть» № 77 от 19 октября 2018 года была создана комиссия в составе трех человек: главного инженера Тимофеева Р. Г. -- председатель комиссии, члены комиссии: главного бухгалтера Гребенниковой И.Б., технического директора Новикова С.П.
После этого составляется акт списания объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) № 14 в двух экземплярах по форме № ОС-4.
Рассмотрим порядок заполнения тех строк и граф, которые могут вызвать вопросы.
Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) утверждается руководителем организации.
В графе “Дата списания с бухгалтерского учета” указывается дата выбытия основного средства из состава собственных основных средств организации, которая должна совпадать с датой составления акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств).
В нашем примере - 20 октября 2018 года.