Затраты,
связанные с подготовкой и переподготовкой кадров, включаются в себестоимость
продукции и отражаются по дебету счетов 20 «Основное производство», 23
«Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26
«Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы
на продажу» в их фактическом размере.
Для целей
бухгалтерского учета оплата организацией обучения сотрудника в интересах этого
работника относится к внереализационным расходам, отражается на счете 91
«Прочие доходы и расходы» и в дальнейшем списываются на финансовые результаты.
Такие расходы не признаются расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на
прибыль.
Организация в
рамках программы переподготовки кадров может заключить договор с высшим учебным
заведением на обучение своих сотрудников на курсах, организованных этим учебным
заведением (например, курсы пользователей персональных компьютеров). Такие
расходы могут быть учтены при налогообложении.
Чтобы оплата
обучения работником могла быть учтена в составе расходов, нужно утвердить
программу подготовки и переподготовки кадров и заключить договор с
образовательным учреждением, согласно которому работники будут обучаться.
Следует
отметить, что согласно пункту 14 Правил оказания платных образовательных услуг,
утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.08.2013
№706. Примерные формы договоров утверждаются федеральным органом исполнительной
власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и
нормативно-правовому регулированию в сфере образования. Во исполнение
указанного пункта, Приказом Минобразования РФ от 21 ноября 2013 г. №1267 г.
утверждена примерная форма договора на оказание платных образовательных услуг в
сфере профессионального образования.В роли заказчика по данному договору может
выступать:
- организация, оплачивающая обучение своего работника;
- физическое лицо - совершеннолетний студент;
- один из родителей (законный представитель)
несовершеннолетнего.
Организации
такой договор нужен для уменьшения налога на прибыль, а студенту или родителям
- для получения социального вычета по налогу на доходы физических лиц.
В договоре
указываются сведения о лицензии на образовательную деятельность (номер, кем
выдана, на какой срок и другие), сведения о государственной аккредитации
(номер, кем выдана, на какой срок). Эти данные являются необходимыми, но не
достаточными - лучше иметь копии этих документов. Кроме этого образовательное
учреждение должно выдать фирме акт об оказании услуг и счет-фактуру.
Кроме того,
необходимо иметь копии документов, подтверждающих окончание обучения
(свидетельства, сертификата или других документов, выдаваемых по окончании
обучения), акт об оказании услуг образовательным учреждением.
Если обучение
сотрудника организации проводилось в зарубежных образовательных учреждениях, то
расходы по обучению будут относиться на затраты организации только в том
случае, если налогоплательщик заключит прямой договор с иностранным учебным
заведением.
Если
организация оплачивает переподготовку или повышение квалификации работника в
образовательном учреждении, с которым не заключен договор, то организация может
оплатить его обучение за счет собственных средств, и не имеет права учитывать
эти расходы при налогообложении прибыли.
В налоговом
учете такие затраты включают в состав прочих расходов.
Согласно
подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и
(или) реализацией, которые уменьшают величину налогооблагаемой прибыли
организации, расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным
образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку
работников налогоплательщика. Однако при этом специально устанавливается, что
указанные расходы могут быть включены организацией в число затрат, уменьшающих
налогооблагаемую прибыль, только при выполнении условий, определяемых в п. 3
ст. 264 НК РФ.
Вот эти
условия:
) обучение по
основным и дополнительным профессиональным образовательным программам,
профессиональная подготовка и переподготовка работников налогоплательщика
осуществляются на основании договора с российскими образовательными
учреждениями, имеющими соответствующую лицензию, либо иностранными
образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус;
) обучение по
основным и дополнительным профессиональным образовательным программам,
профессиональную подготовку и переподготовку проходят работники
налогоплательщика, заключившие с налогоплательщиком трудовой договор, либо
физические лица, заключившие с налогоплательщиком договор, предусматривающий
обязанность физического лица не позднее трех месяцев после окончания указанного
обучения, профессиональной подготовки и переподготовки, оплаченных
налогоплательщиком, заключить с ним трудовой договор и отработать у
налогоплательщика не менее одного года. Не признаются расходами на обучение
работников налогоплательщика либо физических лиц, предусмотренными настоящим
пунктом, расходы, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения, с
содержанием образовательных учреждений, а также с выполнением для них
бесплатных работ или оказанием им бесплатных услуг.
Данное
правило представляет собой основное отличие принимаемых для целей
налогообложения расходов на обучение в соответствии с НК РФ от ранее
действовавшего законодательства. Иными словами, расходы на получение
образования не должны учитываться при формировании налогооблагаемой базы.
Так,
например, в организации работает человек, имеющий среднее специальное
образование. Он решает поступить на платное очно-заочное или заочное отделение
в ВУЗ, чтобы получить высшее образование. При этом организация оплачивает ему
расходы на обучение. Эти расходы как расходы на получение работником
образования не уменьшают налогооблагаемой прибыли.
Таким
образом, бухгалтерский и налоговый учет расходов на обучение, подготовку и
переподготовку кадров жестко регламентируются бухгалтерским и налоговым
законодательством. Поэтому для правильной организации учета необходимо хорошо
организованное информационное и аналитическое обеспечение.
1.4
Аналитическое обеспечение затрат на подготовку кадров
Информационно-аналитическое
обеспечение расходов на подготовку кадров представляет собой совокупность
организационных, методических и интеллектуальных видов деятельности по сбору,
систематизации, анализу, хранению и использованию сведений о процессах
организации профессионального обучения, подготовки и переподготовки кадров,
работниках, которым необходимо проходить профессиональную подготовку и тех, кто
ее уже прошел, об оценке результативности программ подготовки и переподготовки,
а также их влияния на деятельность компании в целом.
Цель информационно-аналитического
обеспечения подготовки кадров заключается в создании достоверного знания о
кадровом потенциале организации, структуре, составе, качеству человеческих
ресурсов компании, о потребностях организации в работниках соответствующей квалификации,
о путях преодоления кадровых кризисов, о методах обеспечения служебного роста
работников, а так же потребностей в непосредственных программах подготовки и
переподготовки кадров.
Информационно-аналитическое
обеспечение подготовки кадров неотъемлемая часть всех кадровых технологий,
поскольку подготовка информации о работниках, образовательных программах и
технологиях, анализ этой информации позволяют правильно оценивать человеческий
потенциал, наиболее полно использовать человеческие ресурсы организации.
Для
проведения в интересах процесса управления внутрифирменным образованием
информационно-аналитической работы необходимо решить нескольких взаимосвязанных
задач:
вести
статистический учет кадров;
установить и
соблюдать порядок предоставления персональной информации, ведения личных дел;
внедрять и
использовать электронные системы обработки данных;
организовать
с привлечением специалистов научное изучение данных о персонале;
установить и
соблюдать регулярность в проведении анализа данных о персонале организации;
вести
мониторинг современных методов и технологий организации профессионального
обучения;
вести
разработку необходимых образовательных программ подготовки и переподготовки
кадров;
доводить до
сведения руководителей организации результаты такого анализа.
В
информационно-аналитическом сопровождении процесса подготовки кадров важна
организационная сторона дела. В крупных кадровых службах выделяют для решения
этих задач отдельные подразделения или отдельных специалистов, занимающихся
внутрифирменной подготовкой кадров. В небольших эту работу ведут либо на
постоянной основе штатные кадровики, либо периодически приглашаемые эксперты, в
том числе и кадровые аудиторы.
Информационно-аналитическое
обеспечение подготовки кадров особенно нужно на отдельных стадиях развития
организации: при ее расширении и росте, при реорганизации и перепрофилировании,
т.е. в те моменты, когда решения по персоналу становятся ключом к успешному
преодолению противоречий. Однако, как показывает практика, анализ состава
работников и в периоды стабилизации внутриорганизационной жизни также
необходим: зачастую новые, подспудно развивающиеся тенденции трудно оценить и
даже заметить без специально проведенного исследования.
Для
организации информационно-аналитического сопровождения процесса подготовки
кадров важно определить функции информации о персонале. Главной ее функцией
является уведомительная, когда полученные сведения накапливаются в том объеме,
виде и качестве, какие необходимы для объективного представления личности
работника, всего коллектива работников.
Познавательная
функция отражает отдельные, специально выделенные в карьере или биографии
человека стороны его деятельности, когда в соответствии с задачей планирования
работы с персоналом или проектирования должностей ввиду новых целей, стоящих
перед организацией, идет поиск кандидатов на выдвижение или замещение
должностей по их квалификационным и иным данным.
Важна также
реконструктивная функция информации в работе с персоналом: сведения о людях
позволяют соотносить стоящие перед организацией цели и задачи с потенциалом
занятых сотрудников, дают возможность определить направления дальнейшей работы
с персоналом по повышению его квалификации и т.д.
Информационная
деятельность должна вестись непрерывно, в режиме мониторинга. Устаревшие, не
обновленные данные о служащих теряют свою ценность. Только наличие актуальных
сведений позволяет вести анализ кадровой информации и контролировать
деятельность служб по управлению персоналом, организации в целом. Анализ этой
информации не может осуществляться без профессиональной архивации
документальных материалов о работниках.
Актуализация
информации предусматривает постоянный обмен сведениями с внешними организациями
для того, чтобы получать данные о состоянии образовательной работы в той предметной
сфере, где действует организация, о современных требованиях к персоналу и
соответственно его подготовке, о конъюнктуре на рынке труда.
Кроме того,
сбор и обработка персональных данных должны осуществляться добросовестным и
законным способом. Соблюдение законодательства в сфере работы с персональными
данными - основа всей информационно-аналитической деятельности. Информация о
персонале собирается по заранее определенным критериям, на базе сведений,
переданных работником добровольно. Статистическая оценка персонала должна быть
обезличенной, характеризовать работников как целое, без идентификации отдельных
тенденций с теми или иными конкретными людьми в организации.
Цель
обработки персональных данных должна соответствовать полномочиям и компетенции
того, кто ведет такую обработку. То есть при работе с персональными данными
необходим режим конфиденциальности, обработка персональных данных для
статистических, научных и иных аналогичных целей допустима при соблюдении
гарантий по обеспечению прав субъектов персональных данных на
неприкосновенность частной жизни.
Общим
требованием при осуществлении трудовых отношений стало соответствие объема и
характера обрабатываемых персональных данных, а также способах их обработки
целям, ради которых эта обработка проводится. То есть, если готовится ежегодный
отчет о развитии персонала организации, то необходимо брать данные на всех
работников без исключения; эти данные следует, однако, представлять в виде
простых статистических распределений по отдельным позициям отчета, таким, как
средний возраст работников, уровень их квалификации и т.д. Если же конечным
результатом должен стать анализ персонала отдельного подразделения, то берутся
данные этого подразделения, соотносятся с общими сведениями по организации
только для отражения особенностей развития совокупности работников.
Персональные
данные не должны быть избыточными для достижения целей обработки, то есть
дополнительные сведения не должны затруднять проведение анализа, это может
явиться и нарушением законодательства, в частности Трудового кодекса, которым
установлено, что данные собираются только в пределах, необходимых для трудовых
отношений.
В Федеральном
законе «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ (ст. 5) предусмотрено, что
обработка персональных данных должна вестись с соблюдением следующих принципов:
. Обработка
персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе.
. Обработка
персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее
определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных,
несовместимая с целями сбора персональных данных.
. Не
допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка
которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.
. Обработке
подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
. Содержание
и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным
целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными
по отношению к заявленным целям их обработки.
. При
обработке персональных данных должны быть обеспечены точность персональных
данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к
целям обработки персональных данных. Оператор должен принимать необходимые меры
либо обеспечивать их принятие по удалению или уточнению неполных или неточных
данных.
. Хранение
персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить
субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки
персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен
федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или
поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые
персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей
обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное
не предусмотрено федеральным законом.