По итогам тренингов составляется диагностический ТМ - профиль. Он строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм - менеджмента. Число «десять» выбрано исходя из того, что каждому критерию сопоставляется «заповедь тайм - менеджмента».
Таблица 1. Критерии и заповеди тайм - менеджмента
ТМ-критерииТМ-заповедиМатериализованность и обозримость задач и информацииМатериализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемыИзмеримость результатов, времени и эффективностиХотите управлять - измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.Системность, согласованность, скоординированность работыСистематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы - нет результатаГибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагированияПланируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на измененияЦелеориентированность, определенность направленияФормулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целейПриоритезированность, сфокусированность на главномВыделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силыИнвестиционность, ориентация на развитиеИнвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупаетсяСвоевременность исполненияЛовите удачные возможности. План - средство это делать, но не самоцельКонтролируемость исполненияСоздавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своегоЛегкость работыУправляйте рабочей нагрузкой; работайте «меньше, но умнее». Загнанный как лошадь менеджер - профнепригоденВнимание к эффективностиВыработайте «чувство времени» и «чувство эффективности». Остальное - приложится
Для процветания любой компании, помимо сего прочего, необходимо умение всех и каждого планировать время. Управление временем приходит на помощь сотрудникам всех уровней. В организациях сферы услуг тайм - менеджмент особенно важен, т.к. большинство из них работают по системе «человек - человек», а человеческий фактор очень сильно влияет на работу предприятия. Корпоративный тайм-менеджмент [18; 355].
2.2 Анализ использования рабочего времени рекламной компании «Бриз - сервис»
Данная организация, созданная предпринимателем Ефимовым Денисом Алексеевичем, существует в городе Лениногорске с 2006 года. Уже последние три года «Бриз» позиционирует себя на рынке не просто как рекламное агентство, а как рекламно - производственная компания.
Организационно - правовая форма рекламной компании: индивидуальное предпринимательство, что является плюсом для организации ввиду ее размеров.
С каждым работником компании заключен трудовой договор, являющийся гарантом прав и обязанностей.
Ведомственное подчинение в компании построено следующим образом:
Схема 1. Ведомственное подчинение в компании «Бриз - сервис»
тайм менеджмент управление время
Индивидуальный предприниматель (учредитель) является высшим звеном управления. Он отвечает за принятие стратегически важнейших решений для организации в целом; отвечает по обязательствам своим имуществом; распоряжается собственной выручкой; принимает личное участие в процессе работы.
Бухгалтер и администратор - среднее звено управления.
В общих чертах должностные обязанности бухгалтера таковы:
Ведение первичного бухгалтерского учета. Прием, контроль и обработка первичной документации (товарно-транспортных накладных, кассовых, кадровых документов, договоров с контрагентами и т.д.)
Начисление заработной платы, выплат по гражданским договорам, НДФЛ.
Ведение налогового и управленческого учета.
Составление и сдача налоговой отчетности в фонды РФ и налоговую инспекцию.
Минимизация налоговых выплат
Взаимодействие с банками и кредитными организациями;
Участие в инвентаризациях;
Администратор компании «Бриз» выполняет следующие функции:
Организует бесперебойную работу предприятия.
Осуществляет работу по организации эффективного и культурного обслуживания покупателей, созданию для них комфортных условий,
Консультирует покупателей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.
Поддерживает на рабочих местах атмосферу доброжелательности, подает личный пример в обслуживании покупателей.
Обеспечивает общий контроль за сохранностью оборудования и прочих материальных ценностей, прочего имущества предприятия.
Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.
Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принимаемых мерах по их ликвидации.
Соблюдает сам и контролирует соблюдение работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требований противопожарной безопасности, гражданской обороны.
Соблюдает сам и обеспечивает исполнение работниками распоряжений и приказов администрации предприятия.
Контролирует выход работников на работу, присутствие работников на рабочем месте в течение рабочего дня.
Контролирует своевременное закрытие всех внутренних помещений предприятия и сам своевременно закрывает предприятие.
Своевременно и четко сдает помещение предприятия под охрану.
Должен иметь опрятный внешний вид.
Дизайнер в рекламной компании выполняет немалый объем работы. Основное направление его деятельности - графический дизайн. Графический дизайн (с греческого graphikе переводится как "пишу", "черчу", "рисую") связан с печатными художественными изображениями, где основную смысловую нагрузку несут символ, композиция, шрифт, цвет, динамика, информативность, лаконичность... Эти элементы играют важную роль при разработке торговой марки (дизайна знака и логотипа, фирменного стиля, дизайна упаковки); проектировании альбома, журнала, буклета, визитной карточки; дизайна наружной рекламы, вывески учреждения и тд.
Рабочий персонал - это профессионалы своего дела, именно они непосредственно выполняют все заказы по готовым эскизам дизайнера или конкретному заказу клиента.
Рекламно - производственная компания «БРИЗ» выстраивает свою деятельность и оказывает услуги на основе постоянной ориентации на потребителей услуг и стремлении к совершенствованию, коллективной работе и высокой потребительской ценности создаваемой продукции. В свое время компания немного изменила специализацию, чтобы стать чем-то вроде рекламного супермаркета, где можно приобрести любую услугу.
Дизайн
В дизайн-студии компании ежедневно создаются: дизайны упаковок, дизайны этикеток, разрабатываются корпоративные и потребительские товарные знаки и логотипы, выполняется графический дизайн буклетов, каталогов, листовок, проектируются выставочные стенды и наружная реклама.
Полиграфия
Производственная база способна изготовить: представительские буклеты, каталоги, листовки, плакаты, календари квартальные, календари и т.д. Все виды отделки: офсетный лак, УФ-лак, ламинирование. Все виды брошюровки.
Наружная реклама
Вывески, световая реклама, объёмные буквы, световые короба, неоновые вывески, крышные установки, панель-кронштейны, информационные стенды, информационные доски, оформление витрин. Собственное производство, высокопрофессиональные дизайнеры и инженеры гарантируют заказчикам привлекательность, качество и долговечность конструкций.
Также компания предоставляет услуги монтажа и демонтажа всех видов наружной и внутренней рекламы; услуги по производству и реализации рекламы на транспорте.
Основной сегмент потребителей компании «Бриз» это крупные юридические лица, заказывающие различную продукцию для своих организаций: начиная от визитных карточек и заканчивая вывесками на вход.
Стоит отметить что, очень крупным и важным клиентом компании «Бриз» является сеть магазинов парфюмерии и косметики «Альпари». Рекламная компания полностью внутренне и внешне оформляет все магазины сети, независимо от их местоположения; обеспечивает полное гарантийное обслуживание.
В данной компании я проходила летнюю практику. В мои обязанности входило:
Ознакомление с основным сегментом потребителей, основными услугами компании.
Ознакомление с историей компании; изучение материально - технической базы организации.
Изучение информационной базы предприятия: способ доведения информации до клиентов, внутренняя коммуникация.
Ознакомление с принципами и содержанием обслуживания клиентов; изучение дополнительных услуг компании.
Изучение процесса производства печатной рекламной продукции (листовки, баннеры, таблички)
Работа с векторным графическим редактором CorelDRAW Graphics Suite X7, обслуживание клиентов.
Мой рабочий день начинался в 9.00 и заканчивался в 18.00. Для анализа своего рабочего времени я выбрала самый простой способ инвентаризации времени рабочего дня «Анализ видов деятельности и расхода времени». Анализ использования времени поможет выявить временные потери, показать сильные и слабые стороны практикуемого рабочего стиля. Такой анализ просто необходим, если не известно, на что вообще расходуется время, не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
На основе таблицы 2 «Анализ видов деятельности и расхода времени (средний за неделю)» (см. Приложение 1) были рассчитаны следующие показатели.
Сосчитаны по каждой колонке продолжительность работ, по которым ответ «нет»
Ан - 50 мин
Бн - 50 мин
Вн - 50 мин
Гн - 0 мин
.3 Рекомендации по планированию времени рекламной компании «Бриз - сервис»
Не требует доказательств тот факт, что каждая организация представляет собой весьма сложную в техническом и экономическом плане структуру. И от выбора стратегии ее работы, от конкретного способа взаимодействия и сопряжения звеньев ее составляющих, управления рабочим временем зависит если не успех предприятия целиком, то очень значительная его часть [21; 10].
Учитывая, что понятие «тайм - менеджмент» сравнительно недавно прочно закрепилось в лексиконе руководителей самых разных организаций, система управления временем постоянно подвергается изменениям.
Несмотря на хорошие результаты проведенного анализа использования рабочего времени, рекламной компании «Бриз - сервис» стоит повсеместно использовать различные приемы современного тайм - менеджмента, о которых говорилось в первой главе.
К примеру, прием первый: каждый работник, в том числе и руководители, организации должны научиться ежедневно, составлять список дел и расставлять приоритеты. Это поможет экономить время и более эффективно делегировать полномочия. Возможно, будет лучше, не проводить ежедневных планерок, а заменить их на раз в три дня, в целях использования рабочего времени более рационально.
На наш взгляд, весьма эффективным способом системы управления временем станет установление временных рамок для выполнения дела. Очень важно не отвлекаться в это время на другое. Эти часы пройдут более эффективно, если не растягивать дела на весь день.
Также, немаловажно в организациях, где производство услуг часто зависит от творческого настроя, нужно учитывать биологические ритмы человека. В период активности работникам лучше заниматься творчеством - разрабатывать макеты, стили дизайн той или ной продукции, это принесет больше пользы и прибыли. При грамотной системе управления временем, каждый работник должен, выяснить для себя в какой последовательности в рабочее время он будет выполнять рутинную и творческую работу. Тем самым работники будут менять вид деятельности, а, как известно, это лучший отдых.
Ритм современного города не оставляет шансов любителям впустую тратить свое время, зачастую приходится ставить приоритеты между действительно важными делами, а не между делом и телевизором. Продуктивность (или производительность) уже давно является ключевым фактором успеха, ведь планирование и управление временем - это процесс, который присущ не только бизнесменам и предприятиям, но и обычным людям в повседневной жизни.
Заключение
Говоря о реальной жизни, нельзя не согласиться, что любые, даже оптимальные, хорошо продуманные и составленные личные планы приходится изменять в результате неконтролируемых нами внешних событий (хорошо, если благоприятных, но иногда и нет).
Сегодня ни для кого не секрет, что практически каждый предприниматель и топ-менеджер либо недовольны эффективностью управления собственным временем, либо, хоть и удовлетворены, все равно желают значительно повысить эффективность управления этим невосстановимым ресурсом. Для этого нужно, прежде всего, четко и ясно представить ключевую цель управления собственным временем и выбрать основной показатель эффективности [25; 300].
Таким образом, тайм - менеджмент - это учет и оперативное планирование времени. Задача тайм-менеджмента упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Основные принципы тайм-менеджмента: кропотливая самостоятельная работа, индивидуальность решения, необходимость отслеживания собственной эффективности, мышление, направленное на эффективность, достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по определенным признакам и выявить причины «поглотителей времени».
Современные приемы тайм-менеджмента: планирование, эффективная работа с информацией, готовность выполнять неприятные дела, изменение общения с окружающими, умелое чередование работы и отдыха.
Проведенный анализ времени в рекламной компании «Бриз - сервис» показал, что ярко выраженных проблем с планированием рабочего времени нет.
Список использованной литературы
1.Абрамешин, А.Е. Менеджмент инновационной организации - М.: Европейский центр по качеству, 2005. - 408 с.
.Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2008. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2008 - 224с.
.Берд П. Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени. - Пер. с англ. К. Ткаченко. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2009. - 288 с
.Веснин, В. P. Управление персоналом. Теория и практика: учебник- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2011. - 688 с.
.Вронский А.И. Как управлять своим временем. - Ростов - н/Д: Феникс, 2009. - 224с.
.Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: ЮНИТИ.2009. - 322 c.
.Голубков Е.П. и др. Маркетинг: выбор лучшего решения. - М.:Экономика, 2010. - 178 c.
.Глиссон К. Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности / пер. с англ. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012г. - 352с.
.Дод П., Сандхайм П. 25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента. Как сделать больше, не теряя головы / Пер. с англ. - СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2008. - 128с
.Кибанов, А.Я. Основы управления персоналом: учеб. / А.Я. Кибанов.- М.: ИНФРА-М, 2011. - 304 с.
.Козлов В.В., Мануйлов Г.М., Фетискин Н.П. Психология управления. - М.: Академия, 2011. - 224 с.
.Крыжко В.В., Павлютенков Е.М. Психология в практике менеджера. - СПб.: Каро, 2009. - 304 с.
.Основы управления персоналом: учеб. / Под ред. Розарёновой Т.В.- М.: ГАСБУ, 20011. - 328 с.
.Принципы тайм менеджмента. - [Электронный ресурс] - Режим доступа: #"justify">.Ременников В.Б. Разработка управленческого решения. Учеб. пособие. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 362 c.
.Секреты тайм-менеджмента - [Электронный ресурс] - Режим доступа: #"justify">.Словарь-справочник менеджера. /Под ред. М.Г. Лапусты. - М.: ИНФРА, 2009. - 239 c.
.Сурин, А.В. Инновационный менеджмент - М.: Инфра-М, 2009. - 367с.
.Тайм-менеджмент. Искусство управления временем. - [Электронный ресурс] - Режим доступа: #"justify">.Тайм-менеджмент: простые способы управления временем. - [Электронный ресурс] - Режим доступа: #"justify">.Управление организацией. /Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 205 c.
.Управленческий менеджмент- [Электронный ресурс] - Режим доступа: #"justify">.Управление современной компанией: Учебник / Под. ред. Проф.Б. Мильнера и проф. Ф Лииса. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 585 с.
.Учет рабочего времени отдела продаж- [Электронный ресурс] - Режим доступа: #"justify">.Шапиро, С.А., Основы управления персоналом в современных организациях. Экспресс-курс - М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008. - 468 с.
Приложение
Таблица 2. Анализ видов деятельности и расхода времени (средний за неделю)
№Вид деятельностиИнтервал времени (от-до)Продолжительность (мин)АБВГ1Утренняя планерка9.00 - 9. 3030дададада2Соц.сети. Разговор по тел9.30 - 9.4010нетнетнетда3Подготовка материалов, работа с дизайном, обслуживание клиентов9.40 - 11.40120дададада4Сборы на обед11.40 - 12.0020нетнетнетда5Обед12.00 - 13. 0060дададада6Работа с печатной рекламной продукцией, обслуживание клиентов13.00 - 16. 20180дададада7Разговор по тел, соц. сети16.20 - 16.4020нетнетнетда8Работа с векторным редактором Coral16.40 - 17.4060дададада6Уборка рабочего места, сборы домой17.40 - 18.0020дададада
А - Была ли работа необходимой?
Б - Были ли оправданы затраты времени?
В - Выло ли целесообразным выполнение работы?
Г - Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?