МИНИСТЕРСТВО СПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «ПОВОЛЖСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ ФИЗИЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ, СПОРТА И ТУРИЗМА»
ФАКУЛЬТЕТ СЕРВИСА И ТУРИЗМА
КАФЕДРА СЕРВИСА И ТУРИЗМА
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине «Управление деятельностью организаций сервиса»
Тайм-менеджмент. Особенности планирования и управления временем на предприятиях сервиса
Выполнила: студентка III курса
группы 231 Мельникова Снежана
Руководитель: к.э.н
Ибатуллова Юлия Тагировна
Казань 2014
Содержание
Введение
Глава 1. Теоретические основы тайм - менеджмента
.1 Сущность и принципы тайм - менеджмента
.2 Причины использования тайм - менеджмента
.3 Современные приемы тайм-менеджмента
Глава 2. Специфика тайм - менеджмента на предприятиях сервиса
.1 Особенности управления временем на предприятиях сервиса
.2 Анализ использования рабочего времени рекламной компании «Бриз - сервис»
.3 Рекомендации по планированию времени рекламной компании «Бриз - сервис»
Заключение
Список использованной литературы
Приложение
Введение
Менеджерам среднего звена и любого уровня руководителям стоит учитывать, что отнюдь не всем людям близки по духу и подходят по психологическому складу жесткий порядок и постоянное планирование: творческим натурам рекомендуют создавать условия, предполагающие спонтанность, свободу выбора и действий, тогда их работоспособность и эффективность деятельности повышаются во много раз. В жестко заданных рамках они испытывают дискомфорт, и результаты труда еле-еле дотягивают до необходимого уровня. В целом для большого коллектива рациональнее использовать технологии, предполагающие избежание жесткого планирования, сохранение гибкости и возможностей реагирования на форс-мажорные обстоятельства, оставляющие резерв и поощряющие творчество, задор и увлеченность делом. Это особенно важно для российского делового человека, которому приходится постоянно работать с хаосом и неопределенностью, как во внешней, так и во внутренней среде.
Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб [5; 104].
Актуальность выбранной темы в том, что в современных условиях тайм - менеджмент является неотъемлемой частью деятельности любой успешной компании. Под тайм - менеджментом понимается технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Целью представленной работы является рассмотрение сущности и принципов тайм менеджмента и особенностей планирования и управления временем на предприятиях сервиса.
Задачи курсовой работы:
Рассмотреть теоретические основы тайм - менеджмента.
Выявить причины использования тайм - менеджмента.
Определить современные приемы тайм - менеджмента.
Рассмотреть особенности управления временем на предприятиях сервиса.
Проанализировать использование рабочего времени рекламной компании «Бриз - сервис».
Разработать рекомендации по планированию времени рекламной компании «Бриз - сервис».
Объектом исследования является рекламная компания «Бриз - сервис».
Предметом исследования является тайм - менеджмент и особенности планирования и управления временем на предприятиях сервиса.
Глава 1. Теоретические основы тайм - менеджмента
.1 Сущность и принципы тайм - менеджмента
«Тайм-менеджмент (Управление временем) - междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности». Тайм-менеджмент - в переводе с английского означает «управление временем». Задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент - это учет и оперативное планирование времени.
Эффективный тайм - менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером. Именно планирование, если, конечно, его придерживаться, позволит сэкономить уйму времени. План лучше записывать на листке бумаги, а потом, по мере выполнения того или иного пункта, вычеркивать его и, при необходимости, добавлять новый.
Согласно принципам тайм - менеджмента, все дела в плане желательно разделить на три группы. Первая из них включает в себя первостепенные, не терпящие отложения, дела и предполагаемые проблемы, которые могут возникнуть в подлежащий планированию день. Проблем, для эффективного тайм - менеджмента, нужно определять не более двух. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, надо решать непременно именно в тот день, на который они намечены [20].
Вторая группа составляемого плана, - это важные, но не требующие немедленно исполнения, дела. Их можно выполнить, если в намеченный день внезапно высвободится часть рассчитанного на что-то другое времени. Если же сделать что-то важное, но не срочное, в этот день не удастся, со временем оно перекочует из второй группы плана в первую.
Третья группа плана для личного тайм - менеджмента состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи необходимо не только учитывать при планировании, но и как можно быстрее ликвидировать, - они имеют особенность вносить разлад в любую, даже очень хорошо организованную, деятельность.
Составление таких групп особенно важно, если применяется тайм - менеджмент в организации среднего и более масштаба. Он помогает определить наиболее значимые моменты работы всех сотрудников этой организации, включая и их руководящий состав. Однако для повышения продуктивности коллектива одного составления групп будет недостаточно. Согласно правилам тайм - менеджмента, каждое крупное дело при планировании нужно разбить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно расписать цели выполнения той или иной работы, способы достижения целей и основные задачи этой работы. Затем для каждой группы дел надо определить оптимальное время, когда они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.
Кроме того, правила тайм - менеджмента включают в себя учёт необходимости личного участия человека в реализации какой-то задачи. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы [3; 74].
К общему плану распределения времени, для повышения эффективности тайм - менеджмента, целесообразно добавить ещё один план, служащий альтернативой первому в случае возникновения каких - то форс-мажоров. Такой план является своего рода экстренным выходом из критических ситуаций. Он не только позволит быстро принимать верные решения, но и существенно сбережёт нервы и время, если случится что-то непредвиденное.
Приступать к работе нужно, руководствуясь составленным планом и выполняя все его пункты последовательно. Такая последовательность - гарантия успешности любого начинания. К тому же, она способствует повышению продуктивности процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Однако для того, чтобы максимально организовать своё время, следует руководствоваться максимумом основных принципов тайм - менеджмента [14].
Кропотливая самостоятельная работа. Качественную, эффективную систему организации своего времени руководитель может разработать только самостоятельно. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Выбрать подходящее решение и перестроить его под свои потребности сумеете только сам руководитель.
Индивидуальность решения. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который руководитель для себя находит. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Заострить же внимание следует скорее на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т.п.
Необходимость отслеживания собственной эффективности. Используя хронометраж, можно выявить моменты непростительного расхода времени и обнаружить его скрытые резервы. При анализе полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого с максимально возможным, а не достигнутого с запланированным, как это делается в западных технологиях тайм-менеджмента. Но главный результат использования хронометража - появление определенного умения постоянно самостоятельно отслеживать свою эффективность. Учет собственного времени в течение нескольких недель вырабатывает особого рода внимание к времени, и руководитель начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.
Мышление, направленное на эффективность. Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек, который научился определять неэффективные процессы и совершенствовать их, стремящийся к оптимизации и повышению результативности - в силах применять имеющиеся методы, настроить их под свои нужды или разработать свои. А сами технические приемы организации времени и личной работы и непосредственное их воплощение в жизнь - это, как раз, дело техники. Единожды произошедшее изменение сознания начинает работать и приносить свои плоды в любом виде деятельности.
Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Основополагающий принцип, рядом с которым несравнимы никакие технологические вопросы. Исходя из предположения, что резервы эффективности, развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск нужного решения и разработка необходимого метода - вопросы чисто тактические и заведомо решаемые [22].
.2 Причины использования тайм - менеджмента
Причины для использования тайм - менеджмента могут быть самые разнообразные, начиная от спешки и заканчивая пустой болтовней.
Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, или недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.
Обычно тревожными знаками близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:
Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);
Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);
Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);
Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);
Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);
Постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных (кажется, что так будет быстрее или надежнее);
Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);
Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);
Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления) [24].
После проведения исследования времени необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат - реальных и теоретически достижимых, составить листок помех. Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.
Проведя детальный анализ основных слабых сторон, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов.
Телефонные звонки по праву занимают почетное первое место, срывая рабочий настрой и не давая сосредоточиться на делах.
Посетители, приходящие в офис, отвлекают вернее телефонов, потому что их невозможно проигнорировать или выполнять параллельно другую работу.
Плохо организованный обмен информацией между подразделениями.
Проблемы с компьютерным оборудованием и офисной техникой.
Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.
Недостаток организационного планирования.
Неумение слушать других людей.
Неудовлетворительная организационная структура.
Неразбериха в почте. Особенно актуальна для руководителей, корреспонденция которых несвоевременно или вовсе не проходит через секретарский фильтр определения важности писем.
Исправление ошибок, которых можно было бы избежать. Ошибки порождают все те же спешка, невнимательность, нежелание работать и пр.
Нерешительность в деловых вопросах.
Плохо организованные и скоординированные собрания, планерки.
Отвлекающие факторы на рабочем месте. Гигантский список мелочей по специфике личности каждого.
Чрезмерная офисная бюрократия.
Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других. И просто пустая болтовня [8; 211].
.3 Современные приемы тайм-менеджмента
Эффективный тайм - менеджмент подразумевает, что в первую очередь должна существовать цель. Она должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. К примеру, если ваш сотрудник просто намеревается выучить какой-то иностранный язык, - это не цель. А вот если нужно выучить его до определённого уровня к какому-то сроку, - это уже цель.
Умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в нашей способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент. Причём важную по отношению к собственной персоне. Ведь нередко мы отдаём предпочтение общественным или семейным целям в ущерб своим желаниям, а это, в итоге, может привести к накоплению усталости. И тогда об эффективности работы придётся забыть. Посему, если нам необходимо отдохнуть, приоритетной будет цель отдыха.