Статья: Современное состояние и перспективы оптимизации документооборота в системе МВД России

Таблица № 3

Состояние исходящего документопотока в центральном аппарате и территориальных органах МВД России

На сохранение большинства системных недостатков и проблемных вопросов документационного обеспечения управления в системе МВД России существенное влияние оказывают как внешние, так и внутренние факторы.

К внешним факторам следует отнести:

— характер социально-экономических процессов в стране;

— научно-технический прогресс;

— развитие информационного общества;

— усложнение задач и функций государственного управления;

— организационно-структурные изменения системы государственного управления;

— совершенствование механизмов правового обеспечения государственного управления и др.

К совокупности внутренних факторов, влияющих на документационное обеспечение управления в системе МВД, относятся:

— организационно-структурные изменения системы МВД России;

— усложнение деятельности по подготовке, принятию и реализации управленческих решений в системе МВД;

— увеличение объема документооборота как в центральном аппарате МВД России, так и в территориальных органах МВД России;

— недостаточная подготовленность руководителей и сотрудников органов внутренних дел к внедрению инновационных технологий документационного обеспечения управления;

— отставание существующих форм рационализации и оптимизации работы с документами от достижений науки и техники;

— слабое внедрение информационных технологий в процессы документационного обеспечения управления в органах внутренних дел идр.

На рост объема входящей и исходящей корреспонденции на всех уровнях управления влияет ряд объективных факторов: информатизация; открытость общества; интенсификация переписки с органами государственной власти, местного самоуправления, со сторонними организациями и гражданами; деятельность межведомственных совещательных органов, организационно-штатные преобразования. Ситуация усугубляется на фоне оптимизации штатной численности органов внутренних дел и интеграции в их состав подразделений наркоконтроля и подразделений по вопросам миграции, чей документооборот объективно всегда был и остается высоким [11].

В связи с этим оптимизация документооборота при подготовке, принятии и реализации управленческих решений в системе МВД России является одним из обязательных условий дальнейшего реформирования органов внутренних дел. На это также ориентированы изменения, внесенные в правовые акты [12].

Основными целями оптимизации документооборота в органах внутренних дел являются: упорядочение системы ДОУ; оптимизация состава, содержания и оформления документов; сокращение трудозатрат и времени на подготовку и обработку документов; унификация и стандартизация управленческих документов; централизация операций по приему и отправке документов; распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов); организация предварительного рассмотрения поступающих документов; исключение возврата документов, не обусловленного деловой необходимостью; однократность регистрации документов; устранение необоснованных согласований проектов документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

Заключение

Актуальность задачи оптимизации документооборота при подготовке, принятии и реализации управленческих решений в системе МВД России подтвердило большинство экспертов (67,6 %) из числа лиц руководящего состава территориальных органов МВД России на региональном, межрегиональном и окружном уровнях, а также среди слушателей Академии управления МВД России, опрошенных нами. Большинство респондентов называют наиболее избыточным документооборот, связанный с подготовкой служебных совещаний, планированием и контролем выполнения поручений, а также с вопросами информационного взаимодействия с аппаратами полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, прокуратурой, органами государственной власти и местного самоуправления. Сферами избыточного документооборота названы также работа с обращениями граждан и организаций, общий массив ведомственной статистической отчетности, информационное взаимодействие с подразделениями центрального аппарата МВД России.

Факторами, влияющими на увеличение документооборота между подразделениями центрального аппарата МВД России и территориальными органами МВД России на региональном (межрегиональном, окружном) уровнях, названы несогласованность действий подразделений центрального аппарата МВД России при направлении указаний (поручений) о представлении информационно-справочных и статистических сведений по одним и тем же вопросам, так и необоснованно большое количество указаний (поручений), требующих регулярного рассмотрения вопросов на оперативных совещаниях. Кроме того, респондентами обращено внимание на несовершенство нормативного правого регулирования документационного обеспечения управленческой деятельности; необоснованные указания (поручения), требующие регулярного представления информационно-справочных и статистических сведений, рассмотрения вопросов на совещаниях.

Что касается организации информационного взаимодействия между органами внутренних дел регионального (межрегионального, окружного) и районного звеньев, респонденты обратили внимание, что на объемы документооборота в наибольшей степени влияют: а) указания (поручения), требующие регулярного представления информационно-справочных и статистических сведений, не предусмотренных нормативными актамиМВД России; б) указания (поручения) о рассмотрении вопросов на совещаниях; отсутствие четкой регламентации информационного взаимодействия между органами внутренних дел и органами государственной власти и местного самоуправления, а также с прокуратурой. Причиной увеличения объемов документооборота названы также низкие управленческие качества руководителей, создающие чрезмерную заорганизован-ность в оперативно-служебной деятельности.

Большинство респондентов (78,4 %) считают, что документационное обеспечение управления в органах внутренних дел не совершенно, при этом более половины (54,5 %) опрошенных считают целесообразным внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденную приказом МВД России от 20 июня 2012 г. № 615; 48,1 % высказались относительно изменения требований к оформлению документов, еще 45,4 % предложили автоматизировать систему контроля за исполнением документов.

Таким образом, считаем, что повышенное внимание практических работников органов внутренних дел к документационному обеспечению правоохранительной, управленческой и обеспечивающей деятельности вполне объяснимо. Избыточный документооборот становится помехой в работе, приводит к так называемому «бумажному» стилю руководства, подмене живой результативной правоохранительной деятельности исполнением вала ненужных, по существу, справок, отчетов, обзоров и т. п., отрывает сотрудников органов внутренних дел от непосредственного выполнения функциональных обязанностей, влечет неоправданные затраты временных, трудовых и материальных ресурсов. В этих условиях возрастает необходимость оптимизации документооборота при подготовке, принятии и реализации управленческих решений. Использование инновационных технологий в документационном обеспечении управления в системе МВД России -- закономерный выход из создавшегося положения, естественный способ рационализации выполнения органами внутренних дел правоохранительных функций и оптимизации управленческих процессов, протекающих внутри этой сложной социальной системы.

Список литературы

1. Алиуллов Р. Р. Механизм управления органами внутренних дел: вопросы теории, методологии и практики: дис. ... д-ра юрид. наук. М., 2004.

2. Борисова И. В. Документационное обеспечение управления образовательным учреждением в системе МВД России: дис. ... канд. юрид. наук. М., 1997.

3. Гостев А.А. Оптимизация документооборота в системе МВД России // Профессионал. № 6.2018.

4. Докладная записка заместителя Министра внутренних дел Российской Федерации генерал-полковника полиции А. А. Гостева от 27 апреля 2017 г. № 5/5-960. (п. 1). М., 2017.

5. Казаков В. В. Основы делопроизводства в органах внутренних дел: курс лекций / В. В. Казаков [и др.]. Нижний Новгород, 2017.

6. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учеб.и практикум. М., 2015.

7. Малахова Н. В. Организационно-правовые основы инновационной деятельности в органах внутренних дел: дис. ... канд. юрид. наук. М., 2002.

8. Манжинов Н. П. Организационно-правовые основы выявления и внедрения передового опыта в деятельности органов внутренних дел: дис. ... канд. юрид. наук. М., 2011.

9. О проблемах документационного обеспечения управления в системе МВД России: докладная записка от 7 ноября 2017 г. № 5/5-2603 Организационно-аналитического департамента МВД России на имя Министра внутренних дел Российской Федерации генерала полиции Российской Федерации В. А. Колокольцева. М., 2017.

10. Организация управления органами внутренних дел: учебник, 2-е изд., доп. и пе- рераб. / под общ. ред. А. М. Кононова и И. Ю. Захватова. М., 2017.

11. Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: учеб. пособ. 3-є изд. М., 2012.

12. Старостенко И. Н. Организации электронного документооборота в органах внутренних дел / И. Н. Старостенко, М. В. Шар- пан // Вестник Краснодарского университета МВД России. 2013. № 2 (20).

13. Статистические данные ДДО МВД России // Информация состояния документооборота в МВД России (по состоянию на 01.01.2020). М., 2020.

References:

1. Aliullov R. R.Mekhanizmupravleniyaorgana- mi vnutrennih del: voprosyteorii, metodologiiipraktiki: dis. ... d-rayurid. nauk. M., 2004.

2. Borisova I. V.Dokumentacionnoeobespechenieupravleniyaobrazovatel'nymuchrezhdeniem v sisteme MVD Rossii: dis. ... kand. yurid. nauk. M., 1997.

3. Gostev A. A.Optimizaciyadokumentooborota v sisteme MVD Rossii// Professional. № 6. 2018.

4. DokladnayazapiskazamestitelyaMinistravnutrennih del RossijskojFederacii general-polko- vnikapolicii A. A. Gostevaot 27 aprelya 2017 g. № 5/5-960. (p. 1). M., 2017.

5. Kazakov V. V.Osnovydeloproizvodstva v or- ganahvnutrennih del: kurslekcij/ V. V. Kazakov [i dr.]. Nizhnij Novgorod, 2017.

6. Kuznecov I. N.Dokumentacionnoeobespechenieupravleniyapersonalom: ucheb. iprakti- kum. M., 2015.

7. Malahova N. V.Organizacionno-pravovyeosnovyinnovacionnojdeyatel'nosti v organahvnutrennih del: dis. ... kand. yurid. nauk. M., 2002.

8. ManzhinovN. P.Organizacionno-pravovyeosnovyvyyavleniyaivnedreniyaperedovogoopy- tavdeyatel'nostiorganovvnutrennihdel: dis. ... kand. yurid. nauk. M., 2011.

9. Oproblemahdokumentacionnogoobespecheni- yaupravleniyavsistemeMVDRossii: dokladnayazapiskaot 7 noyabrya 2017 g. № 5/5-2603 Organizacionno-analiticheskogodepartamen- taMVDRossiinaimyaMinistravnutrennihdelRossijskojFederaciigeneralapoliciiRossijskojFederaciiV. A. Kolokol'ceva. M., 2017.

10. Organizaciyaupravleniyaorganamivnutrennih del: uchebnik, 2-e izd., dop. ipererab. / pod obshch. red. A. M. Kononovai I. YU. Zahvatova. M., 2017.

11. Panasenko Yu. A.Deloproizvodstvo: dokumentacionnoeobespechenieupravleniya: ucheb. posob. 3-e izd. M., 2012.

12. Starostenko I. N.Organizaciielektronnogodokumentooborota v organahvnutrennih del / I. N. Starostenko, M. V. Sharpan// VestnikKrasnodarsko- go universiteta MVD Rossii. 2013. № 2 (20).

13. Statisticheskiedannye DDO MVD Rossii// Informaciyasostoyaniyadokumentooborota v MVD Rossii (posostoyaniyuna 01.01.2020). M., 2020.