Статья: Современное состояние и перспективы оптимизации документооборота в системе МВД России

3) архивное дело -- организация архивного хранения документов.

С точки зрения правовых основ этой деятельности делопроизводство в системе МВД России осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых и распорядительных актов МВД России, регламентирующих вопросы организации делопроизводства и режима, работы с обращениями граждан.

Систему правового обеспечения делопроизводства составляют: Конституция Российской Федерации; законодательные акты Российской Федерации в сфере документационного обеспечения и информации; акты Президента РФ и Правительства РФ в сфере делопроизводства; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные и иные правовые акты, издаваемые Министром внутренних дел Российской Федерации, лицом, исполняющим его обязанности, либо иным должностным лицом в системе МВД России, которому предоставлены такие полномочия.

Территориальные органы МВД России издают локальные правовые и распорядительные акты, регламентирующие отдельные вопросы подготовки документов, информационного обмена, документальной фиксации принятых управленческих решений, в том числе приказы, распоряжения.

Правовую основу документационного обеспечения управления составляют также законодательные и исполнительно-распорядительные акты органов государственной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться правоохранительными органами при организации внешнего документооборота.

Между тем следует признать, что ДОУ -- сложный и трудоемкий процесс. Поэтому совершенствование работы с документацией должно сопровождаться модернизацией стиля и методов работы управленческого аппарата. И наоборот, методы и стиль работы невозможно улучшить без совершенствования делопроизводства.

В системе органов внутренних дел по признаку направленности документов открытого характера различают общее и специальное делопроизводство.

Общее делопроизводство -- это документирование общих вопросов, относящихся к управленческой деятельности, присущей любому федеральному органу исполнительной власти, а также организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности [6].

Общее делопроизводство обслуживает реализацию функций подразделений ресурсного обеспечения (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т. п.) и аппарата управления (штабов, дежурной части, оперативных отделов и т. п.). В результате создаются финансовые документы, документация по материально-техническому обеспечению, документы по работе с кадрами, договорная и бухгалтерская документация, обзоры, информационно-аналитические справки, докладные записки и др.

Реализация основных -- правоохранительных функций органов внутренних дел, т. е. его специальная (направленная вовне) деятельность обслуживается специальным делопроизводством, к которому относится работа с документами, специфичными для каждой из правоохранительных функций. Все виды правоохранительной деятельности органов внутренних дел (оперативно-розыскная, уголовно-процессуальная, профилактическая и административно-юрисдикционная) сопряжены с документооборотом. Так, к специальным видам делопроизводства относятся оформление и оборот уголовно-процессуальных, оперативно-розыскных, административных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по борьбе с преступностью, обеспечению общественного порядка и общественной безопасности. Сюда же следует отнести и делопроизводство, связанное с обращениями граждан и взаимодействием с институтами гражданского общества.

Ежегодно фиксируемый рост документооборота, связанного со специальным делопроизводством, чаще всего обусловлен объективными причинами. Так, невозможно игнорировать требования законодательства об организации взаимодействия и сотрудничества полиции, влекущие интенсификацию переписки с органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями, гражданами, другими правоохранительными ведомствами.

Закономерно увеличение объема документов специального делопроизводства, которые оформляются в соответствии с иными нормативными правовыми актами (уголовно-процессуальные документы и документы, связанные с оперативно-розыскной деятельностью, документы производства по административным правонарушениям, финансово-хозяйственные документы, документы по работе с кадрами). Неизбежно увеличение переписки, связанной с оптимизацией деятельности органов внутренних дел, изменениями их организационно-штатного построения, а также с ростом активности обращений граждан в свете реализации их законного права обращаться в федеральные органы исполнительной власти.

Как представляется, определенным потенциалом для сокращения обладает только общее делопроизводство, в частности, объем документооборота при подготовке, принятии и реализацииуправленческих решений в системе МВД России Пункт 2 Инструкции по организации информационно-аналитиче-ской работы в управленческой деятельности органов внутренних дел Рос-сийской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 26 сентября 2018 г. № 623 «Вопросы организации информационно-аналитической работы в управленческой деятельности органов внутренних дел Россий-ской Федерации», дает определение понятия «управленческое решение».

В числе распорядительных актов МВД России, посвященных опти-мизации документооборота и ограничению полномочий руководителей структурных подразделений МВД России в указанной сфере, распоряже - ния МВД России: от 27 мая 2013 г. № 1/4870 «О мерах по совершенствова-нию документооборота», от 20 ноября 2013 г. № 1/10888 «Об оптимизации документооборота в системе органов внутренних дел», от 26 апреля 2018 г. № 1/4646 «Об оптимизации документационного обеспечения управленче-ской деятельности в системе МВД России». Доступ из СТРАС «Юрист».. При этом содержание, характер и направленность управленческого решения в системе МВД России определяются правовым статусом органа внутренних дел: правосубъектностью, месторасположением в системе МВД России и особенностями среды функционирования (оперативной обстановки); юридическим закреплением организационной структуры, схемы ее построения, а также процедур выполнения правоохранительных функций.

Очень часто в органах внутренних дел различных уровней и звеньев издается неоправданно много разнообразных организационно-распорядительных документов, возникающих в ходе реализации отдельных элементов управленческого цикла (информационно-аналитической работы, планирования, организации, контроля), а также сопровождающих работу различных коллегиальных и совещательных органов. Нередко их объективная необходимость сомнительна, а управленческий эффект -- минимален. Именно поэтому представляется важным рассмотреть актуальные проблемы оптимизации документооборота в системе МВД России через призму управленческих функций, реализуемых на стадиях подготовки, принятия и исполнения управленческих решений.

Следует отметить, что положение дел в сфере документооборота в системе МВД России достаточно сложное. Объемы входящей и исходящей корреспонденции постоянно увеличиваются,причем на всех уровнях управления.

Несмотря на то что в значительной степени это положение объясняется объективными причинами, большинство системных недостатков и проблемных вопросов организации и осуществления служебной переписки сохраняют актуальность, что подтверждает анализ результатов проверок управлений МВД России по Калужской,Тверской, Тульской областям, иных органов и подразделений МВД России, а также сведений о состоянии документооборота в МВД по республикам, ГУ (У) МВД России по иным субъектам РФ в период с 2012 по 2019 г. [4].

Усложнение задач, решаемых органами внутренних дел, возрастание значимости юридических последствий ошибок при работе с документами вызывают потребность в обновлении и дальнейшем совершенствовании нормативно-правовой, организационно-методической, а также материально-технической баз документационного обеспечения управления, активного внедрения инновационных технологий. Особого внимания требу-

ет подготовка кадров, от которых зависит эффективное использование внедряемых технологий.

В настоящее время проведена целенаправленная системная работа по оптимизации документооборота в системе МВД России. Усилия Министерства направлены на совершенствование правового, организационного, технического, методического и иного обеспечения делопроизводства⁴. Так, ограничены полномочия руководителей подразделений МВД России по направлению указаний; сокращена переписка в рамках зонального контроля и контроля исполнительской дисциплины; в целях сокращения числа подготавливаемых документов изменена система планирования деятельности органов внутренних дел(упразднены несколько видов планов); внедрена ИСОД МВД России; а также приняты иные меры, которые принесли определенные результаты.

В 2018 г. разработаны и введены в действие оценочные критерии документационного обеспечения управления на уровне отраслевых методик, утверждена методика оценки организации и эффективности делопроизводства и соблюдения установленного порядка работы с документами территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях Распоряжение МВД России от 28 сентября 2018 г. № 1/11134. М., 2018.. На это обстоятельство справедливо обращает внимание А. А. Гостев в научной статье, посвященной проблемам оптимизации документооборота в системе МВД России [3].

Вместе с тем пока это не позволило сократить темпы прироста документооборота в подразделениях центрального аппарата МВД России и территориальных органах МВД России, о чем наглядно свидетельствуют статистические данные, приведенные в таблицах (табл. № 1--3) [13].

При этом динамика увеличения документооборота не всегда свидетельствует о реальном объеме документооборота, что обусловлено объективными и субъективными факторами. Так, к объективным причинам относятся: организационно-штатные преобразования в системе МВД России; реализация новых решений на государственном уровне; увеличение объема документационных потоков в связи с проведением массовых мероприятий (выборная кампания, саммиты, Олимпийские игры,чемпионат мира по футболу и др.). Например, в процессе осуществления опытной эксплуатации государственной автоматизированной системы правовой статистики примерно в два раза увеличился документооборот. Изменение количественных характеристик документооборота наблюдалось в 2014 и 2016 г. при введении в действие новых правил подготовки сведений по вопросам делопроизводства, а также при внедрении электронного документооборота (табл. № 2--3).

Таблица № 1Состояние документооборота в центральном аппарате и территориальных органах МВД России

Таблица № 2

Состояние входящего документопотока в центральном аппарате и территориальных органах МВД России