Добавление модуля интернет-магазина в организации значительно упростит, а главное ускорит сам процесс продаж и подбора необходимого оборудования и сопутствующих товаров [6]. Сокращение времени на обслуживание каждого из клиентов приведет к увеличению количества обслуживаемых клиентов, а значит и к увеличению прибыли организации.
1.4 Постановка задачи
Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи
В процессе анализа предприятия были выявлены недостатки в работе отдела продаж, а именно, в процессе продажи оборудования и управления заказами. Основной целью создания автоматизированной информационной системы является повышение эффективности работы отдела продаж за счет создания сайта интернет-магазина для организации ООО «Вбк-снаб». Таким образом можно выделить следующие подцели (рис. 7):
- автоматизация процесса и подбора оборудования;
- сокращение временных затрат на обслуживание клиентов;
- автоматизация процесса приема заявок;
- снижение вероятности возникновения ошибок сотрудников.
Подбор оборудования, прием и обработка заявок - этапы в работе отдела продаж, которые занимают много времени и особенно сильно тормозят деятельность, как отдела, так и всей организации в целом [7]. Поэтому проектируемая АИС направлена на решение именно этой проблемы. Так как основную прибыль компании приносит деятельность отдела продаж, то автоматизация его работы, несомненно, приведет к росту объемов продаж, а значит и к увеличению прибыли.
Проектируемая АИС будет основываться на архитектуре клиент-сервер. Сервер - компонент сети, который предоставляет свои ресурсы пользователям для хранения данных, доступа и работы с БД [8]. Клиент - компонент архитектуры «клиент - сервер», который пользуется услугами, предоставляемыми сервером. Для подключения к серверу пользователю необходимо получить свой логин и пароль.
В современном обществе интернет является одной из ключевых составляющих жизни, доступ к нему имеет практически каждый человек, а навыками работы в сети владеет каждый пользователь. Поэтому работа с системой будет проста и интуитивно понятна каждому сотруднику организации. Также и клиенты, решившие заказать оборудование через интернет, не будут испытывать трудностей.
В связи с этим было принято решение, что АИС будет являться модулем, который будет присоединен к сайту компании. Система будет написана на языке PHP, сама ИС будет расположена на сервере Apache с использованием MySQL. Работа с системой будет осуществляться через интернет-браузер [9]. Для того чтобы ввести необходимую информацию в систему пользователь будет заполнять форму, которая будет обрабатываться с помощью PHP-скрипта.
Так как система призвана упростить процесс подбора оборудования, то результатом работы будет перечень подходящего клиентам оборудования, сформированный с помощью расширенного поиска по различным параметрам. Он будет выводиться системой на экран.
База данных будет содержать в себе информацию о клиентах, оборудовании и продажах. Данные в БД будут обновляться сотрудниками отдела продаж и склада по мере необходимости. Безопасность данных будет обеспечиваться путем разграничения прав доступа к системе и входом в систему по личным логинам и паролям, как для менеджера, так и для работника склада.
1.5 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования
Существует ряд программных продуктов, решающих подобные задачи. На первый взгляд очевидным решением данной проблемы является использование продуктов компании 1С - 1С: Предприятие, 1С: Битрикс [10].
Однако при подробном анализе работы данной программы становится понятно, что для данного случая она не очень подходит. Связано это со следующими факторами:
1) стоимость программы - покупка программы на 3 ПК на данный момент времени неприемлема для компании;
2) конфигурация системы - не все функции типовой конфигурации необходимы отделу продаж для осуществления своей деятельности, с другой стороны, некоторые нужные функции, связанные с особенностями предметной области, в типовой конфигурации отсутствуют;
3) сложность работы - программа достаточно сложна в использовании, на обучение пользователей придется затратить значительные временные и материальные ресурсы, а имеющаяся текучка кадров еще увеличит эти затраты;
4) онлайн заказ - 1С не позволит клиентам оставлять заказы на приобретение оборудования через интернет, а значит сохранится необходимость личного присутствия клиентов [11].
Эти факторы негативно скажутся на работе отдела. Поэтому наилучшим решением является разработка собственной системы. Она позволит решить все эти проблемы, так как будет обладать интуитивно понятным интерфейсом и не вызовет сложностей в работе ни у сотрудников компании, ни у клиентов.
1.1 Обоснование проектных решений по видам обеспечения
1.1.1 По техническому обеспечению (ТО)
Техническое обеспечение - это совокупность технических средств, компьютерной техники, средств передачи информации, используемых в автоматизированных системах управления и в информационных системах [12].
Для успешного функционирования АИС необходимы следующие компоненты аппаратного комплекса:
- ПК пользователей;
- ПК администратора.
Минимальные требования к техническим характеристикам персональных компьютеров пользователей и администраторов [13]:
- микропроцессор - процессор Intel Celeron N2830, 1,7 ГГц;
- кэш микропроцессора - Кэш L2 1024 Кб;
- память - 2048 Мб DDR3;
- максимальный объем памяти - поддержка до 8192 Мб памяти DDR3;
- видеокарта - графический акселератор Intel® HD Graphics;
- тип видеоадаптера: встроенный;
- дисплей - TFT (1366x768), 15.6 дюймов;
- жесткий диск - 320 ГБ.
Информационное обеспечение - совокупность проектных решений по объемам, структуре и хранению информации [14]. Оно предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта, и является основой для принятия управленческих решений. Основная задача ИО - обеспечить организацию и представление информации, отвечающую любым требованиям пользователей и условиям информационных технологий [15].
К внемашинному ИО относятся:
- товарные накладные;
- документы о поступлении товара;
- товарные чеки.
К внутримашинному ИО относится информация о:
- критериях выбора товара;
- клиентах;
- товарах.
Источниками информации для функционирования комплексов задач автоматизированной информационной системы являются:
- заявки клиентов на покупку оборудования;
- информация об оборудовании;
- информация о продажах.
Программное обеспечение - это комплекс взаимосвязанных программ, ориентированные на пользователей и предназначенные для решения типовых задач обработки информации [16]. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных.
Специальное программное обеспечение - представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной АИС [17]. В его состав входят пакеты прикладных программ, реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта.
При разработке АИС будут использоваться программные средства:
- пакет Denwer - в состав входят локальный сервер (Apache, PHP, MySQL и т.д.) и программная оболочка;
- система управления MySQL с web-интерфейсом phpMyAdmin;
- интернет браузер - используется для осуществления работы с системой.
Основным критерием при выборе ПО для разработки является операционная система (ОС). Приведенный выше перечень необходимых программных средств без проблем устанавливается на ОС Windows [18].
Технологическое обеспечение реализует информационные процессы в автоматизированных системах организационного управления с помощью ЭВМ и других технических средств. Оно состоит из подсистем, автоматизирующих информационное обслуживание пользователей, решение задач с применением ЭВМ и других технических средств управления в установленных режимах работы [19].
Проектируемая система позволит сотрудникам ООО «Вбк-снаб», контролировать процесс продаж и управления заказами, что в значительной степени облегчит работу отдела продаж и увеличит прибыль компании за счет автоматизированной информационной системы, которая в значительной степени уменьшит трудовые и временные ресурсы на оформление одного заказа, что повлечет за собой увеличение клиентской базы и увеличит объем продаж. Кроме того, любой желающий сможет посетить сайт и совершить заказ через сайт компании.
2. Проектная часть
2.1 Проектирование информационной системы «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
Разработка и внедрение на предприятии информационной системы приведут к изменению некоторых процессов организации [20]. Для того чтобы оценить насколько необходимы и полезны изменения, которые будут получены в результате автоматизации, строится модель «как должно быть».
Как правило, данная модель создается на основе модели «как есть», с устранением недостатков в существующей организации бизнес-процессов, а также с их совершенствованием и оптимизацией. Это достигается за счет устранения выявленных на базе анализа «как есть» недостатков.
В традиционном реинжиниринге именно на основе модели «как должно быть» рекомендуется производить автоматизацию бизнес-процессов и проектировать АИС [21]. Подразумевается, что это позволяет существенно снизить риск проявления автоматизации как исключительно источника затрат из-за автоматизации несовершенных процессов.
Для того чтобы оценить насколько эффективным будет внедрение АИС были построены мнемосхема и модели в нотациях IDEF0 и DEF3 «как должно быть». Модель «to be» позволит снизить риск того, что автоматизация приведет к большим затратам, но будет малоэффективна.
Мнемосхема процесса продажи оборудования и управления заказами после автоматизации представлена на рисунке 7.
После разработки и внедрения базы данных процесс продаж и управления заказами будет выглядеть следующим образом: клиент заполняет заявку на сайте компании. Менеджер получает ее, входит в систему, открывает базу, вводит интересующие параметры для поиска оборудования. После того, как подходящие варианты были найдены, менеджер связывается с клиентом и озвучивает ему варианты. Клиент останавливает свой выбор на одном из вариантов. Далее сотрудник приглашает клиента в офис. После менеджер в базе ищет данного клиента, если его там нет - вносит в базу, если есть - переходят к оформлению договора. Вся необходимая информация берется из БД. После того, как договор был оформлен и подписан, а товар оплачен, клиент отправляется на склад и получает товар.
Рисунок 7 - Мнемосхема процесса «Продажа оборудования и управление заказами» (как должно быть)
Процесс продажи оборудования «как будет» представлен на рисунке 8. В качестве процесса на контекстной диаграмме представлен процесс продаж и управление заказами, входом для данного процесса служит заявка клиента, в качестве выхода выступает: отчет о проданном оборудовании, отчет о работе склада, договор поставки оборудования. В качестве управления процессом клиент, менеджер, заведующий складом и внедренная информационная система. В качестве механизмов: закон РФ «О защите прав потребителя №2300-1» и Устав компании.
Рисунок 8 - Контекстная диаграмма (как должно быть)
Как видно из рисунка 9, после автоматизации процесс продажи оборудования и управления заказами будет состоять из следующих этапов:
1) прием заявки;
2) подбор подходящего оборудования;
3) оформление сделки и оплата;
4) выдача оборудования.
Также видно, что на этой модели появилась информационная система, которая поможет автоматизировать этапы приема заявки и подбора подходящего оборудования. В то же время в процессе подбора оборудования теперь не принимает участия заведующего складом, так как этот процесс заменяет автоматизированная информационная система, в которой существует возможность поиска и подбора подходящего оборудования, при этом созданная БД доступна к просмотру менеджерам по продажам, которые могут просматривать наличие оборудования на складе без помощи заведующего складом.
Рисунок 9 - Декомпозиция процесса «Продажа оборудования» в нотации IDEF0 (как должно быть)
Более детально процесс подбора подходящего оборудования представлен на рисунке 10. Теперь этот процесс протекает следующим образом: производится обработка данных заявки, затем осуществляется поиск оборудования в базе данных, после выбирается оборудование, имеющееся в наличии. Далее, если интересующее оборудование есть на складе, то происходит бронирование оборудования [22].
Рисунок 10 - Декомпозиция подпроцесса «Подбор подходящего оборудования» в нотации IDEF3 (как должно быть)
Из представленных моделей видно, что внедряемая автоматизированная информационная система поможет значительно сократить временные затраты на выполнение процесса продажи оборудования и управления заказами. Кроме того, она позволит упростить этот процесс, а также сделать более удобным и комфортным для клиентов.
2.2 Характеристика первичных документов с нормативно справочной и входной оперативной информацией