Введение
Все большее распространение получают информационные технологии. Для каждой сферы деятельности необходимо наличие информационных систем, позволяющих автоматизировать некоторые процессы предприятия, для улучшения предоставления услуг. Эти технологии позволяют достичь повышения эффективности работы сотрудников и компании в целом.
Объектом исследования данной ВКР стала деятельность компании ООО «Вбк-снаб». Организация занимается продажей морозильного, холодильного оборудования в г. Уфа.
Проведенный анализ деятельности компании - в особенности отдела продаж - показал, что компании необходимо внедрить АИС, которая автоматизирует процесс продажи оборудования за счет создания БД, в которой будет собрана и систематизирована вся информация о клиентах, оборудовании и поступающих заявок от клиентов. Данная система должна обеспечивать управление заказами компании, ведение общедоступной БД для сотрудников фирмы, для обеспечения эффективной работы сотрудников отдела продаж, что обеспечит повышение прибыли компании в целом.
Для более точной оценки деятельности компании были построены модели «как есть» в нотации SADT такие как: IDEF0, IDEF3 и DFD, а также мнемосхема. Модель «как есть» позволяет систематизировать процессы компании, которые протекают в настоящий момент, а также выявить недостатки в деятельности компании, с целью определения необходимости внесения изменений в рабочий процесс.
После того, как будут выявлены недостатки компании, будут построены модели «как будет» IDEF0, IDEF3. Также будет построена информационная модель, на основе которой будет создаваться БД для хранения всей необходимой информации информационной системы управления заказами ООО «ВБК-снаб».
Система ООО «ВБК-снаб» будет иметь архитектуру «клиент-сервер» и написана на языке PHP. АИС будет иметь удобный и интуитивно понятный интерфейс, что позволит организации снизить затраты на обучение персонала работе с данной системой.
Цель выпускной квалификационной работы - повышение эффективности управления и учета заказов за счет создания сайта интернет-магазина.
Задачи:
- Осуществление приема заказов через интернет;
- Автоматизация процесса управления и учета заказов;
- Сокращение времени клиента на формирование заказа.
1. Аналитическая часть
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области
Общество с ограниченной ответственностью «ВБК-снаб», далее именуемое «Общество», создано в соответствии с положениями Гражданского кодекса РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» и другими нормативными актами РФ.
Участниками Общества могут быть граждане и юридические лица, обязующиеся выполнить условия настоящего Устава, решения органов управления Общества и внесшие вклад в Уставной капитал Общества в соответствии с принятыми на себя обязательствами.
Термины «Учредитель», «Участник» имеют в данном Уставе идентичное толкование.
Полное фирменное наименование Общества: общество с ограниченной ответственностью «Вбк-снаб».
Сокращенное фирменное наименование: ООО «Вбк-снаб».
Основной целью Общества является извлечение прибыли посредством хозяйственной деятельности.
Общество вправе преследовать иные цели, не запрещенные действующим законодательством РФ.
ООО «Вбк-снаб» - коммерческая организация, действующая на основании устава. Компания была организована в 2006 г.
Деятельность компании заключается в розничной морозильного и холодильного оборудования.
Организационная структура предприятия - это совокупность всех структурных подразделений компании, а также их взаимосвязей, в рамках которой между подразделениями распределяются функции и задачи, определяются ответственность и полномочия руководителей и других должностных лиц. С одной стороны, организационная структура компании выстраивается в соответствии с задачами, которые ставит перед компанией ее стратегия. С другой стороны, для экономии ресурсов организации структурой на разных уровнях обеспечивается использование эффекта масштаба [2].
Организационная структура ООО «Вбк-снаб» представлена на рисунке 1.
Рисунок 1 - Организационная структура ООО «ВБК-снаб»
Во главе организации стоит директор. В его непосредственном подчинении находятся такие отделы как: отдел продаж, бухгалтерия, юридический отдел, отдел логистики, отдел ИТР, It-отдел.
Краткая характеристика подразделения или видов его деятельности.
В рамках данной выпускной квалификационной работы автоматизируется деятельность отдела продаж и непосредственно каждого из менеджеров, работающих в этом отделе.
Отдел продаж - это такое подразделение, главной целью которого является увеличение количества продаж оборудования и услуг в компании. В больших компаниях имеет место разделение этого отдела на отдел сбыта и маркетинговый отдел [3]. В ООО «Вбк-снаб» этот отдел не был разделен, связано это с малым числом работников.
Сотрудниками отдела продаж являются менеджеры по продажам, основными должностными обязанностями является:
- заказ оборудования;
- общение с клиентами;
- подбор необходимого оборудования для клиентов;
- управление заказами;
- продажа оборудования;
- оформление сделок;
Документами, регламентирующими деятельность данного структурного подразделения, являются: Устав компании, Закон РФ № 2300-1 «О защите прав потребителя», НК РФ, Должностные инструкции.
В своей работе этот отдел использует программные средства пакета MS Office - MS Word и MS Excel.
1.2 Экономическая сущность задачи
Для любой организации главным показателем эффективности работы является получение прибыли. После тщательного анализа деятельности компании, а именно отдела продаж, был выявлен недостаток в отсутствии единой базы данных, хранящей всю необходимую информацию о клиентах, оборудовании и продажах. Вся эта информация хранится в бумажном варианте у каждого из менеджеров по продажам. Также серьезным недостатком является то, что у клиентов нет возможности подавать заявку на покупку оборудования через интернет.
Данные факты значительно усложняют работу сотрудников и увеличивают время, затрачиваемое на обслуживание клиентов, что в свою очередь сказывается на прибыли компании.
Процесс продажи протекает следующим образом: клиент обращается к одному из менеджеров, которые помогают подобрать необходимое оборудование. Затем, если клиента устраивает предложенный вариант, менеджер уточняет его наличие у заведующего складом. Если оборудование есть в наличии, клиент заключает договор и оплачивает покупку. В противном случае подбирается другой вариант. После чего клиент отправляется к заведующему складом, где показывает документ, подтверждающий оплату, и получает товар. При этом каждый из менеджеров вносит изменения в свои списки клиентов и продаж и общий список оставшегося оборудования.
Все эти недостатки хорошо видны на мнемосхеме процесса продажи оборудования и управление заказами, которая представлена на рисунке 2.
Рисунок 2 - Мнемосхема процесса «Продажа оборудования и управление заказами» (как есть)
Процесс продажи оборудования и его декомпозиции представлены в методологии SADT с использованием IDEF0 - нотация, предназначенная для моделирования бизнес-процессов, которая отображает логическое взаимодействие работ, рассматриваемого процесса [4]. IDEF3 - нотация, представляет собой сбор и отображение документирования и сбора информации [5]. Модели в нотациях IDEF0 и IDEF3 представлены на рисунках 3-5. В нем участвуют клиент, менеджер по продажам и зав.складом. Входом для данного процесса являются заявка. На выходе имеется договор поставки оборудования, отчет о работе склада и отчет о проданном оборудовании.
Рисунок 3 - Процесс «Продажа оборудования и управление заказами» в нотации IDEF0 (как есть)
Процесс продажи оборудования (рис. 4) состоит из таких этапов, как: формирование предпочтений клиента, подбор подходящего оборудования, оформление сделки и оплата, выдача оборудования.
Рисунок 4 - Декомпозиция процесса «Продажа оборудования и управление заказами» в нотации IDEF0 (как есть)
Процесс подбора подходящего оборудования (рис. 5) протекает следующим образом: производится анализ предпочтений клиента при поступлении заявки клиента, затем осуществляется поиск подходящего оборудования, после выбирается наилучший вариант, далее происходит уточнение наличия оборудования на складе. В случае наличия оборудования, происходит бронирование оборудования на складе, в противном случае - выбор альтернативного варианта. Если клиент не согласен на другое оборудование - он отказывается от дальнейшего сотрудничества с компанией, и процесс на этом заканчивается, если же согласен, то процесс возвращается к этапу уточнения наличия оборудования.
Рисунок 5 - Декомпозиция подпроцесса «Подбор подходящего оборудования» в нотации IDEF3 (как есть)
Рисунок 6 - Декомпозиция подпроцесса «Подбор подходящего оборудования» в нотации DFD (как есть)
Процесс продажи оборудования в том виде, котором он существует на предприятии, занимает много времени. Неудобство клиентов заключается в длительном ожидании подбора подходящего оборудования. В равной степени сотрудники отдела тратят временные ресурсы на одного клиента. С внедрением АИС данный проблема будет устранена, тем самым выполнив главную задачу отдела продаж - увеличение прибыли, за счет увеличения количества продаж.
Отсутствующая возможность заказа оборудования через интернет также сокращает количество продаж компании. Связано это с тем, что некоторые клиенты находятся в районах Башкирии и для того, чтобы приобрести оборудование им необходимо приехать в город Уфу. Если нужного оборудования нет в наличии, то клиент просто уходит к конкурентам. В то время, как если бы было можно сделать заказ на сайте компании, клиенту просто нужно было бы подъехать уже уверенным в том, что нужный товар есть в наличии и он для него зарезервирован.
1.3 Обоснование необходимости разработки экономической информационной системы
Главной целью деятельности любого коммерческого предприятия является получение прибыли, а также постоянное ее увеличение за счет роста объемов продаж, сокращения издержек, повышения эффективности работы персонала и автоматизации работы организации.
Существующий на предприятии процесс управления заказами занимает большое количество времени, что несомненно негативно сказывается на объемах продаж компании и приводит к снижению прибыли. Этот процесс производится вручную, что не исключает возможности совершения ошибок, вызванных человеческим фактором. Ошибки могут быть связаны с:
- неточностью информации об оборудовании, предоставляемой сотрудником;
- неточностью информации о наличии оборудования;
- неправильным расчетом суммы договора.
Время, затрачиваемое на подбор оборудования и проверку его наличия, можно было бы использовать более эффективно, например, увеличить количество обслуживаемых клиентов, что привело бы к увеличению продаж и прибыли компании.
Исходя из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что необходимо провести автоматизацию процесса продажи оборудования и управления заказами - одного из самых главных процессов, протекающих в организации и приносящих основную прибыль компании. Повысить эффективность работы сотрудников отдела продаж поможет разработка и внедрение ИС.
Устранить недостатки, имеющиеся в процессе продаж и управления заказами, поможет разработка автоматизированной информационной системы. Такая АИС призвана улучшить работу отдела, повысить эффективность обработки информации, поднять качество обслуживания клиентов и сократить время, затрачиваемое на это, увеличить прибыль организации. К второстепенным причинам разработки программного средства можно отнести повышение комфорта клиентов во время обслуживания.
Процесс поиска оборудования (см. рис. 3-5) по спискам и уточнение наличия на складе значительно замедляют процесс продажи. А необходимость обязательного личного присутствия при подаче заявки приносит массу неудобств клиентам, отнимая у них время.
Так как нет единой БД, а списки клиентов и продаж у каждого менеджера свои, это приводит к тому, что при отсутствии одного из менеджеров на рабочем месте, двое других испытают большие трудности при попытке помочь его клиентам.
Кроме выше перечисленных списков, есть список имеющегося оборудования. Но, несмотря на то, что он находится в общем доступе для всех сотрудников отдела продаж, он также хранится в письменном виде. А наличие оборудования на складе приходится уточнять у заведующего складом с помощью телефонных звонков, что также увеличивает время, затрачиваемое на обслуживание клиента.
Это значительно затрудняет и замедляет работу отдела и приносит неудобства клиентам.