Материал: Разработка АРМ сотрудника администрации общего отдела городского поселения Уваровка

Хранение документов в виде компьютерных данных на диске безусловно более целесообразно, чем хранение их в классическом виде, то есть на бумажных носителях. Значительно упрощается поиск нужного документа, имеется возможность хранить данные за много лет и не путаться в них, сильно упрощается изменение любого документа, составление многочисленных справок.

Автоматизировать систему целесообразно на основе уже существующей на предприятии платформе - «1С: Бухгалтерия 2.0», так как не будет необходимости тратить денежные средства на покупку программного обеспечения. Поэтому наиболее выгодно доработать имеющуюся платформу, подстроив под работу сотрудника администрации по оценке земли, при собственной доработке стандартной «1С» не будет необходимости сотрудникам получать дополнительное образование.

Разработка АРМ сотрудника администрации, приведет к увеличению эффективности работы сотрудника администрации и позволит:

сократить время обработки документов и заявок местного населения, то есть их регистрацию;

повысить эффективность внутреннего документооборота;

увеличить эффективность работы сотрудников с посетителями;

улучшить достоверность информации;

создать электронные копии;

занести информацию в базу данные;

рассмотреть и вынести решения по документам главой администрации.

Все это в целом позволит повысить оперативность работы сотрудника и снизить трудоемкость работы с документами.

Сотрудник администрации работает с входной информацией, к которой относятся: приказы вышестоящих органов, экономическая документация и обращения населения.

Для того чтобы сотрудник опирался на необходимую информацию для решения поставленных задач, необходимо поддерживать своевременное изменение справочной и нормативной информации, организовать гибкую систему справок, а также информации, поступающей из вышестоящих органов. Каждому документу будет присвоен статус, отвечающий за важность изложенного в документе. Документы, носящие ознакомительный характер, будут через определенное время удалены.

Для принятия решений по вопросам местного населения, необходимо автоматизировать систему обращения населения к органам государственного управления, назначать сроки решения поставленных задач. Для создания карты документа необходимо занести информацию о клиенте такую, как: ФИО, фактический адрес проживания или прописку, контактный телефон, важно указать причину обращения. Далее эта информация должна быть обработана, сохранена и направлена компетентному лицу на рассмотрение, после чего выносится решение по данному вопросу, сведения по которому доносят до клиента. Для таких обращений назначаются определенные сроки, необходимые для их отслеживания. Данные о человеке, обратившимся с определенным вопросом сохраняются для экономии времени и человеческого ресурса при повторном обращении.

Для оперативного ведения вычислений арендной платы за землю необходимо автоматизировать процесс оценки земли. Создать справочники земель, подлежащих сдачи в аренду и разбить их по категориям назначения (ценам).

После обработки информации сотрудник администрации получает следующие результаты:

архивные документы - все документы о проделанной работе, которые необходимо определенное время хранить, и при необходимости ссылаться на них;

документы на исполнение - документы, поступающие в дальнейшем на рассмотрение к главе администрации городского поселения Уваровка, документы на доработку - неправильно оформленные документы, требующие исправлений.

Для удобной работы сотрудника администрации с документами необходимо разработать требования к программно-техническому обеспечению системы:

наглядный и понятный пользовательский интерфейс;

дублирование бумажных носителей;

сохранение документов в электронной базе, доступной сотруднику в любой момент времени;

поиск документа по фрагменту наименования;

рассортировка документов.

Сотрудник администрации, имея постоянный доступ к электронным копиям документов, может в любой момент:

предоставить любую информацию по документу;

на основе обработанных документов, предоставленных заявителем произвести выписку или внести изменения (изменения - только после согласования с главой городского поселения) в похозяйственную книгу г\п Уваровка;

по информации, поступающей от местного населения - принять оперативное решение.

Специфика деятельности администрации позволяет выбрать методом решения создание АРМ. Это позволит использовать систему людям, не имеющим специальных знаний в области программирования, и одновременно позволит дополнять систему по мере надобности.

В итоге, при автоматизации рабочего места сотрудника автоматизации, администрация в целом будет работать более эффективно и оперативно, при этом экономя трудовые ресурсы. Следовательно, постановка задачи выглядит следующим образом (Рисунок 1.9).

Рисунок 1.9 - Постановка задачи

В настоящее время компьютерные технологии обладают огромным потенциалом для повышения эффективности управления любыми деловыми процессами и широко используются во многих организациях как государственных, так и коммерческих.

Решающим для устранения управленческих проблем, в том числе и связанных с бумажным документооборотом, является выбор автоматизированной системы управления.

В основу конструирования АРМ положены следующие основные принципы:

максимальная ориентация на конечного пользователя, достигаемая созданием инструментальных средств адаптации АРМ к уровню подготовки пользователя, возможностей его обучения и самообучения;

формализация профессиональных знаний, то есть возможность предоставления с помощью АРМ самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с системой;

модульность построения, обеспечивающая сопряжение АРМ с другими элементами системы обработки информации;

в дальнейшем модификация и наращивание возможностей АРМ без прерывания его функционирования;

эргономичность, то есть создание для пользователя комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

.6 Информационные технологии, используемые в органах местного самоуправления

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес - процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Большинство отечественных систем делопроизводства и документооборота предоставляют функции:

обработка и хранение документов;

регистрация документов;

поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

работа с взаимосвязанными документами;

регламентация прав доступа;

списание документов «в дело»;

интеграция с внешними системами электронной почты;

электронный архив документов;

согласование и утверждение документов;

контроль исполнения документов и поручений;

система контроля выполнения должностных инструкций.

Основными пользователями этих систем являются такие структурные подразделения организаций, как управление делами, секретариаты, канцелярии, экспедиции и другие.

Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.

Приступая к автоматизации задач документооборота, надо изначально разделить собственно внедрение тех или иных приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов, и внедрение платформы для подобной автоматизации. Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач.

Существуют категории технологий электронного документооборота с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:

системы электронного документооборота, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): FileNet (Panagon и Watermark);

системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur;

системы управления информацией (порталы) (Information Management);

системы управления образами (Imaging);

системы управления потоками работ (Workflow management).

В отличие от западного рынка на российском рынке сегодня имеется весьма ограниченное количество возможностей выбора платформ для реализации рассматриваемой задачи.

В настоящее время на мировом рынке существует огромное количество заслуживающих внимания систем, предоставляющих средства развертывания платформы автоматизации документооборота. Однако в силу того, что использовать не русифицированную систему, не имеющую в России достаточной поддержки, не представляется сколько-нибудь перспективным, выбор ограничивается системами следующих производителей:- в качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота компания Microsoft предлагает использовать продукт Microsoft Exchange - сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook. Также предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Кроме того, компания предоставляет полный набор средств для организации оn-line-взаимодействий [1.8];/Lotus - компания IBM предлагает использовать платформу Lotus Notes как базовое средство автоматизации документооборота. Помимо этого предполагается расширить базовую функциональность не только средствами организации архива документов Domino.doc, WorkFlow подсистемой Domino.Workflow, но и дополнительными средствами для организации групповых взаимодействий [1.9];- данная компания представлена на рынке одноименным продуктом, представляющим собой мощный архив документов, с возможностью разработки учетных объектов средствами управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов;

На отечественный рынок проникли лишь наиболее крупные производители программного обеспечения. К сожалению, огромное количество достаточно интересных систем, имеющихся на западном рынке, практически не доступно отечественным компаниям.

Все перечисленные продукты - это открытые системы, которые являются именно платформами для разработки приложений. Более того, на базе каждого из них различные компании разработали достаточное количество приложений, которые можно использовать при создании комплексной системы.

В настоящее время отечественный рынок средств автоматизации документооборота испытывает настоящий бум - на рынке представлены как системы, имеющие уже достаточно продолжительную историю (например, «Дело», Optima Workflow, LanDocs, Office Media, «Золушка»), так и относительно молодые системы (DocsVision, NauDoc, Directum и другие).

К отдельной группе можно отнести продукты реализующих набор приложений на базе системы Lotus Notes («Босс-Референт», Office Media, «Эскадо»), рынок которых распространяется только на организации, использующие в своей работе Lotus Notes. Отечественные производители демонстрируют разнообразные подходы к решению задач автоматизации документооборота. К сожалению, пока российские системы, как правило, реализуют функции определенного контура автоматизации документооборота (например, система «Дело» - автоматизация канцелярии и делопроизводства, «Евфрат» - создание архива документов). Системы, изначально позиционирующиеся как платформы автоматизации документооборота (например, DocsVision, NauDoc) еще не накопили достаточно практики использования в отрыве от компании разработчика продукта.

Сегодня не существует однозначно - идеального выбора базовой платформы для внедрения системы автоматизации документооборота компании. Любое решение потребует дополнительных усилий не только по разработке комплекта приложений, но и по дополнению базовых инструментов, предоставляемых платформой.

Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:

удешевление разработки и внедрения конечных приложений;

обеспечение удобства пользователя и унификация интерфейса всех приложений;

сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений;

обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях;

обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения;

обеспечение возможности постепенного расширения автоматизированных процессов, а также возможностей их модификации по мере изменения процессов.

Базовые поставки всех платформ автоматизации документооборота, представленных сегодня на рынке, практически не включают в свой состав законченных приложений.

И именно поэтому наблюдается достаточно много случаев, когда компании, покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и понимания функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи автоматизации документооборота.

Существует множество информационных технологий, которые используются в различных отраслях, в том числе и в органах местного самоуправления. Но не всеми программными продуктами они могут пользоваться.

Выбор программного комплекса зависит от структуры и функций данного органа, а также и от денежных средств, выделяемых бюджетом на приобретение программы, так как большинство из них платные.

Существующие программные продукты не совсем подходят для автоматизации документооборота в администрации так, как многие программные продукты:

сложны в управлении, то есть для того, чтобы сотрудник умел работать с программой, его необходимо обучить, следовательно, затратить денежные средства;

стандартизованы и могут не отображать функционала, необходимого именно для данной организации.

Автоматизация рабочего места сотрудника администрации городского поселения Уваровка будет строится на платформе 1С, преимуществами которой являются:

максимальная простота освоения, сопровождения и обслуживания позволит сэкономить на обучении сотрудника данной программе;

высокая производительность разработанного приложения;

низкие требования разработанного приложения к ресурсам компьютера;

интуитивно-понятный интерфейс - легкий для восприятия.

В основе системы программ «1С: Предприятие» лежит единая технологическая платформа. Она является фундаментом для построения всех прикладных решений. Наличие единой технологической платформы не просто облегчает создание отдельных прикладных решений, но и обеспечивает их невысокую стоимость. Главное преимущество такого подхода - стандартизация разработки, обеспечение масштабируемости и обеспечение быстрого внедрения современных технологий во всех прикладных решениях.