Рассмотрим несколько примеров.
Пример 1.
февраля 2015 года работнику Ганину Е.Н. были выданы денежные средства из кассы предприятия, по расходному кассовому ордеру № 65 от 16.02.15 года (Приложение 1), для приобретения гаечных ключей на сумму 14 000 рублей. В этот же день в бухгалтерию был предоставлен авансовый отчет 5 на сумму 13 500 рублей (Приложение 2), подтвержденный товарным чеком №16 от 16.02.15 года, в котором содержится информация о приобретенных материалах:
ключ газовый 30шт. * 150 рублей;
ключ переставной 20 шт. * 180 рублей;
ключ гнездовой 30 шт. * 180 рублей.
Возникла задолженность подотчетного лица перед предприятием в сумме 500 рублей. Неизрасходованную сумму Ганин Е.Н. вернул в кассу на основании приходного кассового ордера № 9 от 16.02.15 года (Приложение 3).
Д-т сч. 71, К-т сч. 50 - 14 000 рублей;
Д-т сч. 10, К-т сч. 71 - 13 500 рублей;
Д-т сч. 50, К-т сч. 71 - 500 рублей.
Пример 2.
В ОАО «ТОЗ» на бензин подотчет деньги не выдаются. Выдаются талоны водителям, которые приобретаются в организации «Бензил» по безналичному расчету. Допустимы расходы на покупку запчастей. Комиссия, в которую входят: специалист по транспорту, начальник АХО (состав комиссии утвержден руководителем) признает замену запчастей необходимым и выносит решение о списании старых, износившихся запчастей на новые. В учете это отражается следующим образом:
Дебет 71 Кредит 50 - 500 руб. - выданы наличные деньги водителю;
Дебет 10 Кредит 71 - 500 руб. - на сумму закупленных запасных частей водителем.
Встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.
Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.
При этом после одобрения сделки у организации возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.
В этом случае подобные операции отражаются следующими записями:
Дебет 10 Кредит 60 - оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;
Дебет 19 Кредит 60 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям (для зачета НДС признается счет-фактура с выделением его отдельной строкой);
Дебет 60 Кредит 71 - отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;
Дебет 71 Кредит 50 - погашена задолженность перед физическим лицом по приобретенным товарно-материальным ценностям.
Возможен и другой вариант, когда работник может также заранее заключить договор о предоставлении организации денег на определенный срок в форме оплаты приобретаемых товаров. В этом случае в бухгалтерском учете организации должны быть сделаны следующие записи:
Дебет 71 Кредит 73 - отражена оплата физическим лицом товарно-материальных ценностей за организацию;
Дебет 10 Кредит 71 - оприходованы товарно-материальные ценности, приобретенные подотчетным лицом;
Дебет 19 Кредит 71 - отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;
Дебет 73 Кредит 50 - работнику организации возмещены из кассы расходы по приобретению товарно-материальных ценностей.
Авансовый отчет в этом случае должен быть утвержден в общеустановленном порядке.
Учет командировочных расходов
Для отправления работника в командировку оформляется соответствующий приказ, в котором указаны сроки и цели поездки, и подписывается у руководителя. Далее сотруднику выдаются суточные и проездные документы.
После возвращения из командировки в организацию работник составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
Пример 3.
февраля 2015 года работник управленческой службы Степанов И.В. был отправлен в командировку, с целью решения служебного вопроса. Для проведения операции был составлен приказ о направлении работника в командировку № 7 от 30.01.15 года (Приложение 4). Из кассы выдана сумма в размере 15 000 рублей, на основании расходного кассового ордера № 1 от 05.02.15года (Приложение 5).
Продолжительность командировки составила 5 дней.
Сотрудником по окончании командировки был предоставлен авансовый отчет на сумму 20 000 рублей (Приложение 6).
Суточные составили - 5 дней * 700 рублей = 3 500 рублей.
Расходы на проживание в гостинице - 5 дней * 3100 рублей = 15 500 рублей.
Стоимость проезда в оба конца - 1 000 рублей.
Возникла задолженность перед подотчетным лицом в сумме 5 000 рублей. Перерасход Степанову И.В. выплатили из кассы по расходному кассовому ордеру № 10 от 09.02.15года (Приложение 7).
Д-т сч. 71, К-т сч. 50 - 15 000 рублей
Д-т сч. 26, К-т сч. 71 - 3 500 рублей
Д-т сч. 26, К-т сч. 71 - 15 500 рублей
Д-т сч. 26, К-т сч. 71 - 1 000 рублей
Д-т сч. 71, К-т сч. 50 - 5 000 рублей
Пример 4.
ОАО «ТОЗ» направляет зам. председателя правления Серова Н.А. в организацию «Промстрел», находящуюся в пос. У, для решения производственных вопросов, а именно для проведения конференции работников потребительской кооперации. В бухгалтерии работник получает деньги подотчет на командировочные расходы. Но в данном случае Серову Н.А. только начислена сумма на командировочные расходы, но им получена не была.
Чтобы добрать до места командировки, сотрудник воспользовался поездом. Дата и время отправления поезда - 15 октября 11 часов 00 минут (в железнодорожных билетах время указывается московское). В командировочные расходы входят:
а) проездной билет;
б) постельные расходы;
в) организационные сборы;
г) расходы на проживание в гостинице ;
д) суточные 800 руб. (8 дней).
Обратно сотрудник вернулся на служебной машине.
В бухгалтерском учете организации были сделаны следующие проводки:
Дебет 26 Кредит 71 - 800 руб. - отражены суточные;
Дебет 26 Кредит 71 - 1050 руб. - учтены расходы на проживание;
Дебет 26 Кредит 71 - 700 руб. - организационный сбор (раздаточный материал);
Дебет 26 Кредит 71 - 477 руб. 10 коп. - расходы на проезд;
Дебет 71 Кредит 50 - 3027 руб. 10 коп. - возмещены расходы подотчетному лицу.
Пример 5.
Организация направляет работника Смирнова А.В. в командировку, с целью заключения договора о поставках комплектующих для производства оружия. Примерное время пребывания в командировке - 5 дней. На предприятии действует распоряжение руководителя, в котором установлено, что за сутки пребывания в командировке выплачивается 800 руб. Расходы по проезду до места командировки и обратно составляют 1620 руб. предполагаемые расходы по найму жилья - 1200 руб. за сутки. Услугами гостиницы работник будет пользоваться в течение 3 суток. На основании составленного в бухгалтерии расчёта работнику под отчёт выдано 9220 руб. ((600*5дн.) + 1620 руб. + (1200*3дн.)).
Это отражено следующим образом:
Дебет 71 - Кредит 50 - выданы под отчёт наличные деньги из кассы.
Однако работник остановился в гостинице с более низкими ценами, 900 руб. за сутки. Оставшиеся деньги (900 руб.) он должен вернуть в кассу. Это будет выглядеть следующим образом:
Дебет 50 - Кредит 71 - получены в кассу неизрасходованные денежные средства от Смирнова А.В.
Или:
Дебет 73 - Кредит 71 - отражена задолженность сотрудника по невозвращенным своевременно подотчетным суммам, которая будет погашена в течение нескольких месяцев.
Также может сложиться ситуация, что подотчетное лицо не вернуло в срок деньги, это отражено следующим образом:
Дебет 91 - Кредит 71 - списана по истечении срока исковой давности задолженность работника по подотчетной сумме.
.3 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
В бухгалтерском учете ОАО «Тульский оружейный завод» для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.
Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратил ровно столько, сколько получило, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.
Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:
руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;
руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Порядок заполнения журнала-ордера № 7:
Подбираются все авансовые отчеты с приложенными документами за месяц и разносятся в журнал-ордер. Каждая отдельная строка соответствует каждому отдельному номеру авансового отчета.
На основании данных из журнала-ордера за прошлый месяц заносятся в текущий журнал-ордер сведения об остатках по незаконченным расчетам с подотчетными лицами. Это порядковый номер по журналу-ордеру за прошлый месяц, дата возникновения задолженности и остаток по дебету, если должно подотчетное лицо, или по кредиту, если предприятие должно подотчетному лицу.
На основании приходных и расходных кассовых ордеров разносятся суммы, выданные под отчет, в возмещение перерасхода и суммы возвращенных неиспользованных подотчетных сумм.
Просматриваются расчетно-платежные ведомости по заработной плате. На основании этих ведомостей записываются данные в журнал-ордер, удержанные из заработной платы.
Подсчитываются остатки по каждому подотчетному лицу.
Все графы просчитываются и сверяются остатки.
Счет 71 - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).
Расчеты на счете 71 можно представить в виде схемы 1.
Дебет Счет 71 Кредит
Сальдо начальное - показывает сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации на начало отчетного периода.Сальдо начальное - отражает задолженность предприятия перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам на начало отчетного периода.Оборот по дебету: увеличение дебиторской задолженности, уменьшение кредиторской.Оборот по кредиту: увеличение кредиторской задолженности, уменьшение дебиторской.Сальдо конечное - задолженность подотчетных лиц перед предприятием на конец месяца.Сальдо конечное - задолженность предприятия перед подотчетными лицами на конец месяца.Схема 1 Схема счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
На основании авансовых отчетов бухгалтер делает следующие проводки в регистрах бухгалтерского учета:
На сумму наличных денежных средств, переданных под отчет материально ответственному лицу - Д-т сч. 71, К-т сч. 50 «Касса»
На сумму денежных средств, полученных материально ответственным лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения подотчетным лицом в месте осуществления расчетов -
Д-т сч. 71, К-т сч. 51 «Расчетный счет»
На сумму стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования, а также на сумму расходов (работ и услуг сторонних организаций), подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного оборудования к установке -
Д-т сч. 07 «Оборудование к установке», К-т сч. 71
На сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных материалов -
Д-т сч. 10 «Материалы», К-т сч. 71
На сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства -
Д-т сч. 20 «Основное производство», К-т сч. 71 Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства», К-т сч. 71
На сумму оплаченных наличными денежными средствами расходов, подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов -
Д-т сч. 25 «Общепроизводственные расходы», К-т сч. 71
На сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в общехозяйственные расходы -
Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы», К-т сч. 71
На сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а также с осуществлением гарантийного ремонта или обслуживания -
Д-т сч. 28 «Брак в производстве», К-т сч. 71
На сумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции при условии, что они оплачены наличными денежными средствами -
Д-т сч. 44 «Расходы на продажу», К-т сч. 71
На сумму наличных денежных средств, использованных на оплату задолженности перед бюджетом по налогам и сборам -
Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам», К-т сч. 71
Выплата заработной платы структурным подразделениям организации осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков) -
Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», К-т сч. 71
На сумму оплаты страховых взносов наличными денежными средствами через подотчетных лиц -
Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», К-т сч. 71
На сумму прочих расходов, оплаченных наличными денежными средствами -
Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», К-т сч. 71
На сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной подотчетным лицом в кассу организации -
Д-т сч. 50, К-т сч. 71
На сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по объявлению непосредственно на расчетный счет в банке -
Д-т сч. 51, К-т сч. 71
На сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с заработной платы подотчетного лица, при условии его согласия на удержание-
Д-т сч. 70, К-т сч. 71
На сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных оправдательными документами -
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», К-т сч. 71
На сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя организации -
Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», К-т сч. 71
На сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем, а также при отсутствии оснований для взыскания -
Д-т сч. 91, К-т сч. 94
На сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица -
Д-т сч. 70, К-т сч. 73
Аналитический учет по расчетам с подотчетными лицами ведется по каждой авансовой выдаче линейно-позиционным способом. Первым делом отражается сумма выданного аванса, затем величина утвержденных расходов с указанием, на какой счет они отнесены. Данные об остатках ранее выданных подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы - из расходных кассовых ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчетов.
Заключение
подотчетный бухгалтерский учет
Целью курсовой работы было изучение особенностей бухгалтерского учета и организации учета расчетов с подотчетными лицами. В ходе написания курсовой работы были рассмотрены основные аспекты ведения учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «Тульский оружейный завод».
Исследование вопросов расчетов с подотчетными лицами в современных условиях позволило сделать следующие выводы:
Расходы на командировки - неотъемлемая часть состава затрат предприятия, в связи с чем основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:
своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
документальная обоснованность использования подотчетных сумм;
контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям можно избежать негативные и сложные моменты, которые не станут преградой на пути дальнейшего функционирования и процветания предприятия.
Знание всех порядков, условий, расходов командировок, а также их документальное оформление позволит облегчить и значительно ускорить процесс расчетов с подотчетными лицами.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Тульский оружейный завод" ведется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных, подтверждающих произведенные расходы.
Можно сделать выводы, что в процессе написания курсовой работы была достигнута цель и выполнены задачи, поставленные во введении, отражающие актуальность данной темы.
Список использованных источников и литературы
1. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ // Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 07.12.201;
. Электронный журнал «Главбух»: Как отправить сотрудника в командировку в 2015 год, статья от 17.02.15 //www.glavbukh.ru
. Постановление Правительства РФ «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749;
. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ: Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н;
. План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению: Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. №94н // "Финансовая газета", 2000 г., N 46.
. Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет";
. Баранова Л.И. Учет расчетов с подотчетными лицами, 2011, №2
. Берг О, Иванова В. Расчеты с подотчетными лицами// Кадровый вопрос, 2011, №12;
. Данилова В.В. Расчеты с подотчетными лицами// Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение, 2011, №2;
. Захарьин В.Р. Учет расчетов с подотчетными лицами// «Официальные материалы бухгалтера. Комментарии и консультации», 2013, №5;
. Межуева Т. Подотчет и учет//Кадровый вопрос, 2011, №5;
. Мосейчук М.А. Учетные аспекты расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерская газета, 2014, №1;
13. Семенихин В.В. Командировочные и иные аналогичные расходы// ГроссМедиа, Росбух, 201314. Узлиян А.Р. Денежные средства, выданные под отчет: бухгалтерский учет//Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании, 2012, №4