Введение
подотчетный бухгалтерский учет
Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчёт запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчёты с подотчётными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учёта, например, операциями по кассе, расчётами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоёмкость и актуальность учёта расчётов с подотчётными лицами.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчётов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчёт товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации.
Важность изучения вопроса расчетов с подотчетными лицами для каждой организации обусловлена тем, что данные об остатках расчетов отражаются в отчетности организации. На основании отчетности формируются экономические показатели и, если остатки подотчетных сумм неверно отражены в учете, то экономические показатели могут быть искажены. Например, при отражении излишних дебетовых остатков по подотчетным суммам будет завышен показатель ликвидности оборотных активов организации. При завышении кредитовых остатков - показатель ликвидности оборотных активов может быть, наоборот, занижен.Кроме того, при отражении дебетовых остатков на счете учета расчетов с подотчетными лицами в крупных размерах в течении длительного времени может быть расценено налоговой инспекцией как получение дохода работником организации, в результате чего будут начислены НДФЛ и социальные взносы.
Таким образом, в организации должен быть обеспечен достоверный учет расчетов с подотчетными лицами.
Цель работы заключается в изучении теоретических и практических аспектов учета расчетов с подотчетными лицами (на примере ОАО «Тульский оружейный завод»). Для достижения поставленной цели мы решим ряд взаимозависимых задач:- изучим нормативно правовую базу учета расчетов с подотчетными лицами;- рассмотрим порядок синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;- решим практические задачи. В ходе работы использованы нормативно- правовые источники, экономическая литература и статьи периодических изданий по теме работы.
Глава 1. Теоретические аспекты учета
.1 Общие положения, законодательное и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами
В предпринимательской деятельности организаций весьма часто возникает необходимость осуществления расчетов наличными денежными средствами. Как правило, наличными денежными средствами оплачиваются материально-производственные запасы при их приобретении в розничной сети и командировочные расходы. С целью сокращения сроков исполнения договорных обязательств расчеты наличными денежными средствами могут производиться и при оплате товаров (работ, услуг), приобретаемых по этим договорам. Расчеты наличными денежными средствами также практикуются при оплате через подотчетных лиц задолженности по некоторым налогам и сборам (например, по суммам государственной пошлины) и страховым взносам.
Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации.
При этом расчеты наличными денежными средствами осуществляются не только при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и т.д. Абсолютная ликвидность денежных средств превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчетов за приобретенные товары, выполненные работы и оказанные услуги, для приобретения материально-производственных запасов, а при определенных условиях - и внеоборотных активов.
Но, в то же время, широкое использование наличных денежных средств для расчетов между юридическими лицами (и торговыми организациями) создает благоприятные предпосылки для злоупотреблений, а в последнее время - и для ухода от налогов. Поэтому неудивительно стремление государства максимально ограничить и зарегламентировать процесс обращения наличных денежных средств.
В настоящее время расчеты с подотчетными лицами должны быть организованы с соблюдением Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее по тексту статьи - Положение о ведении кассовых операций). Также следует учитывать требования других нормативных правовых актов.
Положение о ведении кассовых операций применяется с 1 января 2012 года. До указанной даты применению подлежал Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России 22.09.1993 № 40. [12]
Подотчётным лицом признаётся работник организации, получивший денежные средства (аванс) из кассы организации для осуществления каких-либо расходов по поручению организации (например, на административно-хозяйственные расходы, выезд в командировку, закупку проездных билетов для работников и др.). Размер этих сумм ограничен и предусмотрен сметой предприятия.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.
Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.
При формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность.
Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.[10;7]
Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85.
Если в организации практикуется выдача заработной платы через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.
Трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности.
В общем случае заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Однако на основании других статей настоящего Кодекса можно сделать вывод, что существует фактически прямой запрет на прием на работу материально ответственных лиц, не достигших возраста восемнадцати лет.
Подотчетные суммы для оплаты командировочных расходов работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки.
Следует подчеркнуть, что трудовым законодательством предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с работниками, осуществляющими операции с материальными и денежными ценностями в случае утраты доверия к ним со стороны руководства.
При выдаче наличных денежных средств под отчет должны соблюдаться общие требования, установленные Порядком ведения кассовых операций.
Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными.
Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим денежные средства, не допускается.
При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.
Расписка в получении денежных средств может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не приводится.
Особенности выдачи наличных денежных средств под отчет
Организации выдают наличные денежные средства под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.
Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:
- запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;
- запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;
- нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе. Как правило, перечень подотчетных лиц ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года. Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема документооборота (порядок и сроки представления отчетности в израсходовании). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам.
1.2. Расчеты с командированными работниками
При осуществлении предпринимательской деятельности хозяйствующими субъектами нередко возникает необходимость направления работников организации для выполнения тех или иных функций за пределами местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции, закрепленные трудовым договором. Поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является служебная командировка. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, закрепленном в Трудовом Кодексе Российской Федерации и Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 25 марта 2013г. №257.
При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса Российской Федерации, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.
Не могут быть направлены в командировку:
беременные женщины;
работники в возрасте до 18 лет. Исключение составляют творческие работники средств массовой информации, организации кинематографии, телесъемочных и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов;
работники в период действия ученического договора - в служебные командировки, не связанные с ученичеством.
Унифицированные формы, которые используются при документальном оформлении направления работника в командировку:
приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и Т-9а). Данные формы заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, должность командируемых, а также цель, время и место командировки. При необходимости приводятся источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку. Разница в применении форм состоит в том, что приказ по форме № Т-9 издается в случае, если в командировку направляется один работник, а форма № Т-9а - если в командировку направляются несколько работников.
документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него), совсем недавно являлось командировочное удостоверение (форма № Т-10). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
также использовалось служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а), которое подписывалось руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку.
С 8 января 2015 года оформлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не нужно [2].
Срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам. Теперь достаточно оформить соответствующий приказ, в котором указаны сроки и цели поездки, и подписать его у руководителя. Далее сотрудника нужно ознакомить с приказом под подпись, а затем выдать суточные и проездные документы.
После того как работник вернется, он оформит авансовый отчет (форма № АО-1), приложит к нему проездные билеты, а также документы, подтверждающие расходы на проживание и т.д.