Если сотрудник отправился в командировку на личном транспорте, по возвращении сдает служебную записку. Теперь по ней теперь определяется продолжительность командировки и подтверждаются суточные. К служебной записке сотруднику нужно приложить путевые листы, чеки, квитанции и другие документы, подтверждающие расходы.
Продолжать оформлять командировочное удостоверение, конечно, можно. Но оно больше не подтверждает срок служебной поездки. А значит, его уже нельзя считать документом, дающим право на освобождение командировочных расходов от НДФЛ и взносов. Такие бумаги пригодятся лишь для внутреннего контроля.
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В служебную командировку могут направляться работники любых категорий (управленческий персонал, технические и обслуживающие работники, рабочие) и профессий. Чаще всего в командировку направляются представители управленческих служб, а также при определенных условиях - рабочие и представители обслуживающего персонала. Иными словами, при формировании себестоимости продукции (работ, услуг) расходы, осуществленные во время командировки, могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20«Основное производство», 25«Общепроизводственные расходы», 26«Общехозяйственные расходы», 44«Расходы на продажу»). Кроме того, если командировки непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов, объектов основных средств или иных активов, командировочные расходы могут относиться на увеличение стоимости приобретенного имущества.
Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с соответствующими документами. Поэтому расчеты с командированными лицами являются наиболее распространенной группой расчетов с подотчетными лицами, причем они характерны практически для всех организаций.
Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по среднему заработку. Каким бы не был режим работы, средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, когда началась командировка. Если человек трудился в командировке в свой выходной, и это отражено в табеле учета рабочего времени, то такую работу необходимо оплатить в двойном размере.
Работодатель обязан не только выплатить сотруднику зарплату за время командировки, но и возместить командировочные расходы.
К таким расходам относятся:
- суточные;
стоимость проезда;
плата за наем жилого помещения.
Суточные полагаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в пути. Сотрудник, вернувшийся из командировки, не обязан отчитываться о том, на что потратил суточные. Работнику не нужно предоставлять в бухгалтерию первичные документы и авансовый отчет по суточным. В налоговом учете суточные списываются на расходы без ограничения. От НДФЛ суточные освобождаются в пределах лимита: при командировках внутри страны - в размере 700 руб. за каждый день, при загранкомандировках - в размере 2 500 руб. за каждый день.
Стоимость проезда до места командировки и обратно можно включить в расходы. При возмещении командированному сотруднику расходов на дорогу не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Вышеприведенные нормы можно применить только в том случае, если затраты на проезд подтверждены первичными документами. Если работник добирался на рейсовом транспорте, то ему придется предоставить проездной билет. В случае авиаперелетов понадобятся два первичных документа: билет, на котором указана его стоимость, и посадочный талон.
Сумму, потраченную на наем жилья для командированного работника, организация учитывает при налогообложении прибыли. Также она вправе списать стоимость дополнительных услуг, оказанных гостиницей (за исключением баров и ресторанов, обслуживания в номерах, а также саун и фитнес - центров). При возмещении сотруднику расходов на жилье не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Вышеприведенные нормы можно применить в ситуации, когда затраты на жилье подтверждены первичными документами. А именно - бланком строгой отчетности, самостоятельно разработанным гостиницей. В нем обязательно должны быть все реквизиты. Кроме того, в бланке должна быть выделена сумма НДС. Если же работник потерял подтверждающий документ или вовсе не получал его, так как проживал в частном секторе, то расходы в налоговом учете отразить нельзя.
Рассмотрим налогообложение при расчетах с подотчетными лицами более подробно.
.3 Налогообложение при расчетах с подотчетными лицами
Налог на добавленную стоимость
Однако уплаченные суммы НДС, если счет-фактура отсутствует, и они не поименованы в п. п. 3, 6 - 8 ст. 171 НК РФ, подлежат вычетам за счет собственных источников организации. В этом случае сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой в оправдательных документах, например в чеке электронного терминала, в чеке ККТ и др. Данная операция отражается по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91/2 "Прочие расходы", и кредиту счета 19, субсчет 19/НДС.
Если при направлении в командировку куплены электронные билеты, то суммы НДС подлежат вычетам на основании ч. 7 ст. 171, ч. 1 ст. 172 НК РФ. Однако в данном случае сумма НДС должна быть выделена в чеке электронного терминала и в электронных билетах.
Страховые взносы во внебюджетные фонды
С 01.01.2011 объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ).
Подотчетные суммы не признаются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не являются выплатой или иным вознаграждением в рамках трудовых отношений, кроме того, работодатель не утрачивает возможность контролировать их расход, так как работник должен представить авансовый отчет.
Что касается обложения страховыми взносами командировочных расходов, то согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ при направлении работников в командировки как в пределах территории РФ, так и за ее пределами не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту (Письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 N 3416-19). При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.
Если расходы по авансовому отчету командированного не подтверждены документально, то они подлежат обложению страховыми взносами в полном размере (Письмо ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).
Налог на доходы физических лиц
В доход работника, облагаемый НДФЛ, можно включить выданные под отчет денежные средства только в случае невозможности их возврата, так как по смыслу ст. ст. 208 и 209 НК РФ выданные подотчетному лицу средства на приобретение товаров (работ, услуг) не являются доходом физического лица.
Следует помнить, что для целей обложения НДФЛ сохраняется нормирование суточных. То есть при направлении сотрудника в командировку НДФЛ облагаются суммы, превышающие 700 руб. за каждый день командировки в пределах РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ).
При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ работодатель обязан письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и, соответственно, сумме задолженности по налогу.
.3 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
В завершение теоретической части рассмотрим общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и правильное их отражение на синтетических счетах бухгалтерского учета установлены Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его применению, утвержденной приказом Минфина России от 12 октября 2012г. № 134н. Большая роль отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно- операционные цели.
Аналитический учет по расчетам с подотчетными лицами ведется по каждой авансовой выдаче линейно-позиционным способом. Первым делом отражается сумма выданного аванса, затем величина утвержденных расходов с указанием, на какой счет они отнесены. Данные об остатках ранее выданных подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы - из расходных кассовых ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчетов.
В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 обобщается информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). Счет 71 - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).
В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи.
Далее более подробно рассмотрим отражение в бухгалтерском учете операций с подотчетными лицами на примере ОАО «Тульский оружейный завод» и для наглядности приведем несколько примеров.
Глава 2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Тульский оружейный завод» (ОАО «ТОЗ»)
.1 Краткая характеристика предприятия
ОАО «ТОЗ» входит в холдинг АО «НПО «Высокоточные комплексы», который образован в 2009 году с целью консолидации научно-технического потенциала группы профильных предприятий для создания перспективных вооружений, военной и специальной техники в области высокоточных систем и комплексов вооружения тактической зоны боевых действий. В холдинг АО «НПО «Высокоточные комплексы» входят 19 предприятий, численность персонала более 45 тысяч человек.
Миссией интегрированной структуры является создание эффективных комплексов высокоточного оружия тактического назначения, превосходящих лучшие мировые образцы, на основе инноваций и технологической модернизации предприятий холдинга.
Основные цели:
обеспечение Вооруженных Сил высокотехнологичным вооружением в ходе выполнения программных мероприятий Государственной программы вооружения (ГПВ) и государственного оборонного заказа (ГОЗ);
обеспечение паритета с мировыми лидерами рынка высокоточного оружия тактической зоны боевых действий;
обеспечение эффективного функционирования предприятий холдинга;
сохранение научно-производственного и кадрового потенциала.
ОАО «ТОЗ» является одним из признанных центров военных и ружейных технологий. Предприятие производит военную продукцию: высокоточные противотанковые управляемые ракеты, бесшумные и подводные автоматы и пистолеты, подствольные гранатометы, а также охотничьи карабины и строительно-монтажные пистолеты. В сотрудничестве с КБ приборостроения осваивается ряд перспективных изделий, превосходящих по своим боевым и эксплуатационным характеристикам существующие отечественные и зарубежные аналоги. Активно идет разработка и освоение производства новых видов спортивно-охотничьего оружия и строительно-монтажных пистолетов. В последнее время на заводе наметилась устойчивая тенденция на модернизацию действующего производства и повышение его технического уровня за счет закупки и внедрения современного высокопроизводительного оборудования, внедрения новых технологий. Текущее руководство осуществляет генеральный директор. Основными нормативными документами, которыми регулируется управление организацией, являются: Положение об учетной политике предприятия, Положение об оплате труда, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о технике безопасности, Положения об основных службах конкретно по каждой, планы, приказы и распоряжения руководства. В остальном, что не закреплено в актах организации, деятельность организации руководствуется действующим законодательством. Генеральный директор организует всю работу общества и несет полную ответственность за ее состоянием и деятельность. Представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, открывает в банках счета предприятия.
Главный бухгалтер обеспечивает организацию бухгалтерского учета на предприятие и контроль за рациональным, экономичным использованием всех видов ресурсов, сохранностью собственности, активным воздействием на повышение эффективности хозяйственной деятельности фирмы. Бухгалтерия ОАО «ТОЗ» осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
2.2 Документальное оформление операций по учету расчетов с подотчетными лицами
Движение денежных средств, выданных под отчет, отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами на основании приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов. Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.
Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления работника с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет главным бухгалтером проставляется соответствующий счет и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
Выдача денежных средств под отчет производится из кассы учреждения по расходному кассовому ордеру. Запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не производится.
Приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, продукции.
Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских, хозяйственных товаров, горюче-смазочных материалов, запчастей и др.) в организациях розничной торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.
В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата совершения операции, сумма.
Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы (литра и т.п.).
На основании первичных документов составляется авансовый отчет. Авансовый отчет составляет сам работник в одном экземпляре. На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает наименование организации, структурное подразделение, свою фамилию, имя и отчество, должность, назначение аванса. Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу. На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов. Внизу авансового отчета имеется раздел - расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. Заполненный бланк авансового отчета подписывается подотчетным лицом.