В управленческой науке и практике уделяется все больше внимания умению мотивировать людей, созданию эффективной команды. В управлении проектами это имеет особенную актуальность из-за повышенных требований к результатам.
Работа в проекте подразумевает более сложные условия, так как участникам проекта приходится отчитываться перед двумя начальниками.
К инструментам управления проектами относятся способы мотивации людей, методы управления качеством, временем, издержками, мониторинг и контрольФунтов В.Н. Управление проектами развития фирмы: теория и практика. СПб. Питер. 2019. - с.151 .
Эти методы могут быть применимы в линейной организационной структуре, увеличивая эффективность отдельного сотрудника или отдела.
Несмотря на стандартизированные рекомендации, не может быть такой методологии, которая гарантировала бы полностью успех проекта.
Каждая организация уникальна, как и ее корпоративная культура и методы работы.
Таким образом, структуризация проекта -- составление структур целей, задач, ответственных лиц, затрат и т.д. От точности и обоснованности матриц зависит успешная реализация проекта.
2. Планирование проекта
2.1 Организационный план
План управления проектом -- основной документ, с которого начинается любой проект. Он содержит документально зафиксированное и согласованное всеми участниками представление о проекте.
План проекта корректируется в течение всего проекта.
В Плане управления проектом должно быть отражено:
- содержание проекта, его границы;
- ключевые вехи;
- бюджет проекта;
- предположения, ограничения;
- требования, стандарты.
Содержание проекта определяет:
- создаваемые продукты (услуги), которые должны быть выполнены проектом;
- границы проекта.
Управление проекта должно обеспечить только те работы, которые направлены на успешное создание продукта и завершение проекта.
Бизнес-план проекта должен состоять из трех разделов: организационного, финансового, плана по рискам. Каждый из разделов важен для успеха проекта Разу М.Л., Гальперина З.М. и др. Управление программами и проек¬тами. -- М.: Изд-во «ИНФРА-М», 2019. -- с.170.
В процессе планирования назначаются ответственные лица за выполнение пунктов плана.
Организационный план - раздел бизнес-плана, который дает характеристику управления фирмой, квалификацию, опыт работы предпринимателя и персонала.
В разделе бизнес-плана необходимо ответить на некоторые вопросы:
- показать организационную структуру, заключающуюся в следующих пунктах:
- организованная схема управления;
- порядок координации деятельности подразделений, их взаимосвязь, другие вопросы организации.
В этом разделе нужно рассмотреть организационную схему фирмы, демонстрирующую связи, разделение ответственности.
На этой стадии, когда происходит только планирование и организация фирмы, число участников еще невелико. Но план развития организационной структуры фирмы должен быть сразу четким.
Для обеспечения эффективной деятельности, необходимо внимательно отнестись к оценке и подбору персонала.
Для этого необходимо:
- определить потребности фирмы в персонале;
- выяснить, какие сотрудники будут выполнять определенные функции;
- проанализировать взаимоотношения сотрудников, как будут устанавливаться задачи для них.
Важно подробно отразить в организационном плане, как будет проводиться набор персонала, его подготовка, оплата труда. Необходимо охарактеризовать личные и деловые качества управляющего состава компании, так как от них будет полностью зависеть выполнение заявленной в бизнес-плане концепции развития.
Кадровая политика руководства направлена:
- на отбор сотрудников по определенным принципам;
- на планирование профессиональной подготовки,
- на повышение квалификации и переподготовки кадров;
- на оценку качества работы сотрудников ее периодичности;
- на продвижение персонала по карьерной лестнице.
Данный раздел бизнес-плана направлен на выявление сведений:
- об организационной структуре фирмы и ее развитии;
- о характеристике владельца фирмы, его квалификации;
- о персонале и его квалификации;
- о методах и формах поощрения, об ответственности;
- о менеджерах и консультантах.
Организационная форма открываемого кафе -- общество с ограниченной ответственностью (ООО «Вкусно, как дома»). Основные регламентирующие документы которого, определены ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 08.02.1998 г.
В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью»(№ 14-ФЗ от 08.02.1998 с изменениями и дополнениями) определен его порядок учреждения:
- ООО «Вкусно, как дома» учреждается по решению его учредителей. Решение об этом принимается собранием учредителей общества;
- решение об учреждении общества отражены протоколом голосования учредителей, приняты и утверждены собранием учредителей устав общества, избраны органы управления общества;
- учредители общества заключили в письменной форме договор, определяющий порядок осуществления ими совместной деятельности, размер уставного капитала обществ - 10 000 рублей, размер доли каждого учредителя, порядок и сроки оплаты этих долей в уставном капитале.
Учредительными документами ООО «Вкусно, как дома» являются:
- Устав;
- Решение учредителей о создании Общества;
- Свидетельство о внесении записи о создании Общества в Единый Государственный реестр юридический лиц (ЕГРЮЛ) с присвоением общегосударственного регистрационного номера (ОГРН);
- Свидетельство о постановке на налоговый учёт и присвоение индивидуального номера налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учёт (КПП).
Организационная структура субъекта малого предпринимательства отличается от крупного бизнеса тем, что формируется «под команду», это позволяет минимизировать риск.
Структура штата ООО «Вкусно, как дома» представлена (рис.6):
Рисунок 6. Организационная структура кафе «Вкусно, как дома»
Директор -- непосредственно руководит деятельностью общества. Его обязанности:
- руководить общей деятельностью;
- координировать деятельность всех подразделений;
- следить за рациональным использованием средств;
- создавать условия для правильного ведения бухучета, обеспечивать выполнение всеми подразделениями и службами требований главного бухгалтера в отношении правильности оформления и своевременности представления первичных документов и сведений, необходимых для учета;
- заключает договоры поставки продовольственных товаров, контролирует сроки, ассортимент, количество и качество их поступления и реализации.
Ответственность директора:
- за правильную организацию учета;
- за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.
Главный бухгалтер обеспечивает:
- соответствие законодательству, проводимых обществом хозяйственных операций;
- надлежащий контроль над движением имущества предприятия и выполнением обязательств.
- осуществление экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и отчетности для выявления и мобилизации внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводственных затрат;
- формирует учетную политику с разработкой мероприятий по её реализации.
- обеспечивает составления экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), расчетов по заработной плате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты разных уровней, платежей в банковские учреждения;
- руководит работой бухгалтера, который находится в его подчинении.
Ответственность за:
- соблюдение учетной политики;
- ведение бухучета;
- своевременную, полную и достоверную бухгалтерскую отчетность.
Менеджер:
- осуществляет контроль, за рациональным оформлением зала, барных стоек, витрин и т.д.;
- осуществляет проверку выписанных счетов, при расчетах с посетителями;
- принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
- рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживание посетителей;
- принимает заказы и разрабатывает планы проведения и обслуживания юбилейных торжеств, свадеб, банкетов и доставки еды на дом;
- контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены;
- составляет график работы официантов, барменов.
Официант:
- сервировка стола в соответствии с установленными стандартами;
- контроль, за чистотой, состоянием и комплектностью приборов, посуды и скатертями и салфетками на закрепленных за ним столах;
- консультирование гостей об особенностях блюд и напитков;
- прием заказов от гостей;
- подача блюд и напитков;
- расчет гостей по счетам.
Бармен.
- обслуживание посетителей за барной стойкой готовыми к употреблению алкогольными и безалкогольными напитками, кондитерскими изделиями и другими изделиями;
- оформление витрины и барной стойки;
- составление отчета о движении и остатке товаров.
Шеф-повар:
- руководство производственно-хозяйственной деятельностью подразделения предприятия общественного питания;
- обеспечение ритмичного выпуска продукции собственного производства требуемого ассортимента и качества в соответствии с производственным заданием;
- составление заявок на продукты и сырьё, их своевременное получение со склада;
- контроль, за сроками хранения продуктов, ассортиментом, количеством и качеством их поступления;
- составление меню, контроль, за технологией приготовления блюд, соблюдением работниками санитарных требований и правил личной гигиены;
- учет под отчета, составление отчетности о производственной деятельности.
Повар:
- следит за порядком рабочего места, соблюдает технологический процесс и согласно установленным рецептам.
Мойщик посуды:
- мойка столовой посуды с применением моющих средств;
- доставка чистой посуды на раздаточные столы;
- содержание в чистоте и соблюдении правил эксплуатации посудомоечной машины.
Уборщик:
- производит уборку помещений;
- убирает и дезинфицирует туалеты и другие места общего пользования.
Культура обслуживания один из основных критериев в оценке деятельности работников общественного питания. К основным факторам, определяющим культуру обслуживания в общественном питании, относятся наличие своевременной материально-технической базы, объем, виды и характер предоставлением услуг, ассортимент выпускаемой продукции, внедрение прогрессивных методов и форм обслуживания. Уровень рекламно-информационной работы, санитарное состояние помещений, степень комфортности и уюта залов и т.д.
Без соблюдения дисциплины нельзя обеспечить выполнение поставленных целейКотлер Ф. Основы маркетинга. - М.: Прогресс, 2018. - с.191 . Но, при этом, не стоит перегибать палку, чтобы не отбить самостоятельности у персонала, требуя только ответственности. Увлечение авторитарным стилем управления превращает сотрудников в безвольных и безынициативных исполнителей.
Руководитель должен уметь правильно ставить задачи персоналу, распределять между ними задачи так, чтобы они четко представляли, что нужно делать в данный момент.
Чем доходчивее руководитель объяснит критерии оценки результатов работы, тем больше шансов на успех имеет предприятие в целом. Без эффективного механизма контроля невозможна их объективная оценка. Поэтому, оценка и контроль -- важные компоненты, которые всегда рядом.
В зависимости от системы оценки результатов руководитель должен справедливо поощрять работников, чтобы они имели положительную мотивацию. Выбор стимулов должен учитывать личные, индивидуальные особенности каждого сотрудника и общие интересы всего коллектива.
Рынок не прощает застоя. Любая, даже самая эффективная технология продаж со временем устаревает. Поэтому руководитель продаж должен находиться в постоянном поиске оптимизации бизнес - процессов, не дожидаясь, когда придется заняться этим вынужденно, что не гарантирует положительный результат.
Постоянный поиск совершенствования технологий, улучшение взаимодействия команды, изменение задач, решаемых каждым сотрудником -- все это необходимо использовать, как факторы обеспечения долгосрочной эффективности деятельности Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М.: Дело, 2019. - с. 302.
Работа с жалобами важная часть в работе предприятия общественного питания. Жалобы -- важный источник, позволяющий обнаружить слабые места в работе. При работе с ними, нужно сохранять перспективы сотрудничества с клиентом, но фиксировать причины конфликтной ситуации, делать выводы и избегать их распространения.