На управленческий контроль воздействуют факторы окружающей среды, существо организации, правила, направления и процедуры по управлению деятельностью членов трудового коллектива, культура организации.
Существо организации -- это люди, работающие совместно для достижения одной или нескольких целей. Имеются две системы контроля за существом организации: механического и сметного контроля.
Механическая система контроля действует чаще всего в текущий период и заключается в регулярной проверке работы подчиненных и регулировании на основе фактических результатов, полученных после проведения работы [2].
Система сметного контроля использует элементы механического контроля и обратной связи. Она неразрывно связана с планированием, поэтому применяется как в текущий период, так и в долгосрочной перспективе.
Обе системы контроля организуются по-разному в зависимости от типа управления; с обратной или прямой связью. Обратная связь предусматривает «вход» и «выход». Под «входом» понимаются ресурсы: материальные, трудовые, финансовые. Под «выходом» -- товары, услуги и затраты на их проведение.
В данной системе фактические показатели сравнивают со сметными (стандартными) и корректируют в целях приведения в соответствие сметных показателей с будущими результатами [4].
Управление с прямой связью предусматривает оценку ожидаемого уровня объема производства и затрат и сопоставление с плановыми показателями. При выявлении отклонений предпринимают определенные действия для того, чтобы свести отклонения к минимуму.
Основная цель -- предупредить ошибки и решить поставленные задачи в будущем.
При управлении с прямой связью первостепенное значение имеют сметы.
Сметы составляют, ориентируясь на желаемые результаты в будущем. В них вносят коррективы при принятии альтернативных решений до тех пор, пока смета не будет отражать планируемые результаты.
Элементами системы внутреннего управленческого контроля является управление как с обратной связью, так и с прямой [19].
Правила, направления и процедуры по управлению деятельностью организации вырабатываются каждым предприятием и существуют физически (охранные устройства, компьютерные пароли и др.), записаны в инструкциях, стандартах, в виде устных указаний начальников и др.
Действенность системы управленческого контроля определяется культурой организации со своими нормами поведения, традициями, отношениями с общественными организациями.
Характер системы внутреннего контроля зависит от внешней среды. Заказчики, поставщики, конкуренты, общество, государственные органы и другие внешние стороны постоянно вступают во взаимоотношения с предприятием и влияют не только на информационную систему, ориентированную на внешних пользователей, но и на построение системы внутреннего контроля.
Ежедневный контроль осуществляет руководитель низшего звена управления. Для этого ему необходима детализированная, аналитическая информация, которая формируется в управленческом учете по центрам ответственности [8].
3. Положения об управленческом учете, о контроле за деятельностью предприятия и его структурных подразделений
3.1 Положение об управленческом учете
Основным документом, регламентирующим процесс управленческого учета, является «Положение об управленческом учете». Понятно, что дело не в названии регламента, а в его содержании. Конечно же, каждая компания может разрабатывать свой стандарт такого регламента, поэтому «Положение об управленческом учете» в одной компании по составу разделов может отличаться от другой компании. Тем не менее есть ряд минимальных требований к содержанию регламента управленческого учета.
Положение об управленческом учете как минимум должно состоять из следующих разделов:
1) классификатор управленческой отчетности;
2) форматы управленческой отчетности;
3) организационно-временной регламент управленческого учета:
ѕ регламент сбора и ввода информации в учетную систему;
ѕ регламент формирования управленской отчетности;
4) ответственность за исполнение регламента управленческого учета:
ѕ ответственность за предоставление исходных данных;
ѕ ответственность за ввод информации в учетную систему;
ѕ ответственность за формирование управленческой отчетности;
5) глоссарий.
Следует обратить внимание на то, что в рассматриваемом составе регламента нет разделов, связанных с методологическими вопросами. Считается, что для удобства использования регламента в нем должны быть раскрыты ответы на три вопроса: кто, что, когда. А методологические вопросы (как) лучше раскрыть в отдельных документах [9].
3.2 Положения о контроле структурных подразделений
«Положение о структурном подразделении» - это локальный нормативный акт, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения; задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации.
«Положение о структурном подразделении» входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, имеет код по ОКУД - 0211111, изготавливается на формате А4 в одном подлинном экземпляре, который хранится в дирекции или канцелярии, по одной копии направляются в соответствующее структурное подразделение, в отдел кадров, в подразделение, разработавшем Положение. Положения о всех структурных подразделениях хранятся на предприятии постоянно [5].
Обязательными реквизитами данного документа являются регистрационный номер и гриф утверждения.
Разработчиком «Положения о структурном подразделении» является инженер по организации управления производством (если на предприятии есть отдел организации и оплаты труда), служба персонала или кадровая служба. К совместной работе рекомендуется привлекать юридический или правовой отдел. Обычно «Положения о структурных подразделениях» утверждаются руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом). Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В отдельных организациях принято, что положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица [6].
Проект «Положения о структурном подразделении» подлежит обязательному согласованию:
ѕ с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения);
ѕ с заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками;
ѕ с руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом;
ѕ с начальником юридического или правового подразделения либо с юристом организации.
Также проект положения может быть согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение для того, чтобы не было неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениями, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях. Перечень структурных подразделений, с которыми он согласовывается, определяется организацией самостоятельно [9].
Датой документа считается дата утверждения «Положения о структурном подразделении».
В отдельных случаях каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя положение, что крайне нежелательно, т. к. положения по всем структурным подразделениям должны вырабатываться с учетом единых для предприятия правил и требований.
Общее руководство работой по составлению данных документов осуществляется заместителем руководителя предприятия (по персоналу, по административным и иным вопросам).
Законодательством не определены требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки, поэтому каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах [13].
Структура самого документа, может быть простой, включающей в себя следующие пункты:
ѕ общие положения;
ѕ структура и штатная численность подразделения;
ѕ цели и задачи;
ѕ функции;
ѕ права и полномочия;
ѕ руководство;
ѕ взаимодействие (служебные связи);
ѕ ответственность;
ѕ организация работы.
Кроме того, могут выделяться разделы, посвященные условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения [10].
3.3 Положения о контроле за деятельностью предприятия
Положения о внутреннем контроле предприятия:
1. Общие положения:
1.1. положение о внутреннем контроле разработано в соответствии с законодательством РФ и уставом предприятия.
1.2. настоящее положение устанавливает единые цели, задачи и принципы проведения внутреннего контроля.
1.3. Внутренний контроль направлен на:
ѕ соблюдение требований законодательства РФ в области бухгалтерского (бюджетного) учета, внутренних процедур составления и исполнения плана финансово-хозяйственной деятельности;
ѕ эффективное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами (нормативами);
ѕ соблюдение финансовой дисциплины;
ѕ повышение качества ведения бухгалтерского (бюджетного) учета и составления отчетности;
ѕ повышение результативности использования субсидий и средств, полученных от приносящей доход деятельности.
1.4. Основные цели внутреннего контроля:
ѕ подтверждение достоверности бухгалтерского (бюджетного) учета и отчетности предприятия;
ѕ соблюдение действующего законодательства РФ, регулирующего порядок осуществления финансово-хозяйственной деятельности.
1.5. Основные задачи внутреннего контроля:
ѕ установление соответствия совершаемых финансовых операций в части финансово-хозяйственной деятельности и их отражения в бухгалтерском (бюджетном) учете требованиям нормативных правовых актов;
ѕ установление соответствия проводимых операций регламентам и полномочиям сотрудников;
ѕ анализ системы внутреннего контроля предприятия, позволяющий выявить существенные аспекты, влияющие на ее эффективность.
1.6. Принципы внутреннего контроля предприятия:
ѕ принцип законности -- неуклонное и точное соблюдение всеми субъектами внутреннего контроля норм и правил, установленных нормативным законодательством РФ;
ѕ принцип объективности -- внутренний контроль осуществляется с использованием фактических документальных данных в порядке, установленном законодательством РФ, путем применения методов, обеспечивающих получение полной и достоверной информации;
ѕ принцип независимости -- субъекты внутреннего контроля при выполнении своих функциональных обязанностей не зависят от объектов внутреннего контроля;
ѕ принцип системности -- периодичная проверка всех сторон деятельности объекта внутреннего контроля и его взаимосвязей в структуре управления;
ѕ принцип ответственности -- каждый субъект внутреннего контроля несет ответственность за ненадлежащее выполнение своих контрольных функций;
ѕ принцип профессиональной компетентности и добросовестности -- проверяющий должен владеть необходимым объемом знаний и навыками для проведения проверки.
1.7. Внутренний контроль осуществляют:
ѕ сотрудники учреждения в соответствии с их полномочиями и функциями;
ѕ служба внутреннего контроля, созданная приказом руководителя предприятия.
2. Организация системы внутреннего контроля:
2.1. Система внутреннего контроля обеспечивает:
ѕ точность и полноту документации бухгалтерского учета;
ѕ соблюдение требований законодательства;
ѕ своевременность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности;
ѕ предотвращение ошибок и искажений;
ѕ исполнение приказов и распоряжений руководителя учреждения;
ѕ выполнение планов финансово - хозяйственной деятельности предприятия;
ѕ сохранность имущества предприятия.
2.2. система внутреннего контроля дает возможность оценить эффективность работы структурных подразделений и отделов предприятия.
2.3. в предприятии используется три типа контрольных мероприятий: предварительный, текущий и последующий контроль.