Материал: Особенности составления и оформления распорядительной документации (в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе)

Особенности составления и оформления распорядительной документации (в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе)

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Магнитогорский государственный университет

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания

Курсовая работа

Особенности составления и оформления распорядительной документации (в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе)

студентки IV курса

группа Кс-41

Сафроновой Ольги Николаевны

Научный руководитель:

кандидат филологических наук

Кожушкова Наталья Валерьевна

Магнитогорск 2011

Оглавление

распорядительный документация школа устав

Введение

Глава 1. Особенности составления и оформления распорядительной документации

.1 Понятие распорядительной документации и её роль в организации

.2 Требования к составлению и оформлению распорядительной документации

Глава 2. Анализ составления и оформления распорядительной документации в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе

.1 Анализ нормативно-методической базы, регламентирующей составление и оформление распорядительной документации

2.2 Анализ составления и оформления Устава муниципального общеобразовательного учреждения Вознесенской основной общеобразовательной школы

.3 Анализ составления и оформления Приказа №14 от 01.04.20011 года

.4 Анализ составления и оформления Распоряжения №61 от 14.03.20011 года

Заключение

Источники и литература

Введение

Документы сопровождают любую часть нашей жизни: рождение, окончание школы, института, поступления на работу, выход на пенсию, фиксируют состояние нашего здоровья на протяжении всей нашей жизни.

На сегодняшний день любая профессиональная деятельность, частная или государственная, тесно связана с оформлением и ведением определённых документов. Документы разнообразны: учредительные, устав фирмы, договора, бухгалтерские документы, кадровые, организационно-распорядительные и т.д. Каждый из этих документов имеет определённое значение и несёт в себе ряд функций. Поэтому у каждого документа есть свои правила работы с ним.

В сфере рыночной экономики очень важно правильно построить работу с документами, чаще всего успех фирмы зависит от правильно организованной службы делопроизводства. Для этого нам понадобится не только знание делопроизводства, но и знание, как грамотно оснастить рабочие места компьютерной техникой, выбрать прикладное ПО, и базу данных для хранения информации. На сегодняшний день в сфере делопроизводства идут глобальные изменения, связанные с внедрением новейший техники и технологии в обработку передачу и хранения документов, это более высокий уровень технологического процесса, позволяющий кардинально повысить производительность и качество делопроизводства. В связи с этим предъявляются более высокие требования к квалификации и уровню подготовки работников в сфере делопроизводства.

В данной работе будут рассмотрены распорядительные документы. Они являются важным звеном в сфере управленческой деятельности организации. Распорядительные документы регулируют деятельность, с помощью которой осуществляются функции и задачи, поставленные перед организацией, причём это не зависит от характера деятельности и правовой основы организации.

С помощью распорядительных документов:

· Совершенствуется организация управления.

· Совершенствуются способы и средства осуществления основной деятельности.

· Разрешаются многие возникающие проблемы и ситуации.

Актуальность данной темы высока, так как без комплекта распорядительных документов управление организацией, предприятием или отраслью, на любом уровне, в том числе и на государственном, будет крайне затруднено.

Проблема исследования правильное составление и оформление распорядительной документации в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе.

Актуальность и проблема исследования определили тему работы Особенности составления и оформления распорядительной документации (на примере муниципального общеобразовательного учреждения Вознесенской основной общеобразовательной школы).

Цель: выявить особенности составления и оформления распорядительной документации.

Объект исследования: документирование распорядительной документации в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе.

Предмет исследования: распорядительная документация с точки зрения правильности её оформления.

Задачи: 1. Изучить и проанализировать нормативно-правовую и нормативно-методическую базу, регламентирующую составление и оформление распорядительной документации.

. Изучить и проанализировать научную литературу, посвящённую особенностям составления и оформления распорядительной документации.

. Проанализировать особенности составления и оформления распорядительной документации муниципального общеобразовательного учреждения Вознесенской основной общеобразовательной школы.

. Разработать рекомендации по совершенствованию составления и оформления распорядительной документации в муниципальном общеобразовательном учреждении Вознесенской основной общеобразовательной школе.

Глава 1. Особенности составления и оформления распорядительной документации

.1 Понятие распорядительной документации и её роль в организации

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, распорядительная документация занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в распорядительной документации - наиболее широко используемом виде документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие распорядительного документа трактует следующим образом: "Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц".

ПРИКАЗ

Приказ является самым распространённым видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издаётся по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и так далее.

По содержанию приказы делятся на два вида: по личному составу и приказы основной деятельности.

Реквизиты приказа: название документа "Приказ", дата, индекс, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании.

Приказы по вопросам общей деятельности.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Текст распорядительной части начинается словами "приказываю" крупным шрифтом на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты, которые номеруются арабскими цифрами. Каждый, из которых начинается с указания исполнителя и конкретного действия, выраженным глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителя могут быть указаны организации или структурные подразделения. Должностное лицо указывается, если исполнение предписывается конкретному лицу. Исполнителя пишут в дательном падеже (фамилию, должность, наименование организации). Приказы подписываются руководителем или его заместителем. Документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя.

Приказы по личному составу.

Приказы по личному составу составляют отдельно от приказов по основной деятельности и имеют некоторые особенности. В заголовке приказа пишут слова о приеме на работу, о переходе на другую работу, об увольнении, о предоставлении отпуска, о нарушении, о наложении дисциплинарного взыскания. Констатирующая часть этого приказа может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт начинается со слова: перевести, освободить, объявить и так далее. Потом пишется фамилия, имя и отчество лица, о котором издается приказ, его должность, структурная часть, куда он назначается. Документ датируется датой подписания приказа руководством или вышестоящим лицом.

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично либо Президентом Российской Федерации, либо единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения по существующей практике также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

ПРОТОКОЛ

Фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол, ведется во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи. В зависимости от освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. В кратких указывается только повестка дня, фамилии докладчиков, выступающих в принятии решения. Полные протоколы с изложением содержания выступлений, позволяют судить не только о характере самого совещания, но и о деятельности организации в целом.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос. Текст протокола распадается на две части: первую - вводную, содержащую указания председательствующего, секретаря, присутствующих и повестку дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания. Словом "председатель" начинают протокол; оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос (доклад, сообщение) нумеруется и начинается с более важных и сложных. Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово СЛУШАЛИ, начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки в абзаце. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: "Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается". После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке выступления.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений; приводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.

АКТ

Акт - документ, содержит описание событий или фактов, установленных лично подписавшими его лицами. Акт может иметь несколько подвидов: акт приема работы по контракту, акт приемки-передачи документов, акт списания, коммерческий акт и так далее.

Акт составляет комиссия, которая постоянно действует или назначена по указанию руководителя. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом. Если акт является внешним документом, он должен содержать юридический адрес.

Во вводной части указывается основание его составления, далее указывается состав комиссии, инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке, иногда могут быть указаны должности.

В основной части акта указываются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть указано количество экземпляров и место их нахождения. Акт подписывается председателем и членами комиссии. Для рядов актов необходимо заверение печатью, после чего они обретают юридическую силу.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю организации, содержит обстоятельное изложение какого-либо вопроса, с выводами и предложениями составителя. Если докладная записка содержит сведения внутреннего характера, то она подписывается составителем. Внешние докладные записки подписываются руководителем организации.

Докладная записка содержит заголовок к тексту, который раскрывает его содержание. В первой части излагаются факты или события, послужившие поводом написания.

КОНКТРАКТ

Контракт (договор) - документ, фиксирующий соглашение двух сторон об установлении каких - либо отношений и регулирующий эти отношения. Контракт заключается между отдельными гражданами и организациями. Контракт, заключаемый, организациями называется коммерческим. Существует несколько видов контрактов: о поставке продукции, о займе, о покупке или продаже и так далее. В контракте определяются права и обязанности сторон, а также характер сделки. Контракты хранятся три года после истечения срока договора, контракты с иностранными партнёрами не менее 10 лет. Контракты имеют следующие реквизиты: название и заголовок документа; дата, место составления, номер документа; наименование сторон; предмет контракта; условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; а также условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета; порядок сдачи-приема выполненных работ; ответственности сторон, в том числе за невыполнение принятых обязательств; гарантии и страхование; порядок разрешения спора; юридические и почтовые адреса сторон, банковские реквизиты, номеров телефонов, факсов; подписи должностных лиц с указанием должностей, расшифровки подписей; дата подписания документа; печати сторон, заключающих контракт.