В качестве одного из главных минусов можно выделить отсутствие достаточного количества сотрудников.
На сегодняшний день остро ощущается нехватка «рабочих» рук по выполнению объема работы (в штате группы числятся два человека, ответственных за подготовку, реализацию и отчетность планов). Процесс составления плана, реализации его пунктов и проведение анализов по исполнению требует большого количества времени. Ежегодно объемы работ увеличиваются за счет увеличения пунктов планов, как профильного Департаментам, так и областных. Также стоит отметить, что как было сказано выше, оба сотрудника в скором времени могут уйти с данных должностей. В таком случае придут сотрудники, не знакомые с тонкостями и характером работы на должном уровне по причине ее специфики и требований ПФР. Так, на руководящую должность берут только тех сотрудников, кто имеет минимум 3 года опыта работы в системе ПФР. На сегодняшний день в ОПФР по Свердловской области острая нехватка сотрудников, отвечающих этому требованию и одновременно знакомых с работой со СМИ. Как итог, отказ от увеличения штата приводит к неэффективному исполнению планов (нехватка времени и ресурсов) и будущим рискам, когда на рабочих местах не будет сотрудников, знакомых с текущей ситуации и проводимыми проектами.
Анализ информационно-разъяснительной работы ОПФР
по Свердловской области показал наличие основной проблемы в части
ограниченности ресурсов (как финансовых, так и в части сотрудников) и отказ
руководства от оформления заявок на финансирование со стороны ПФР.
Глава 3. Рекомендации по организации системы планирования информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области
Как показал анализ 2015 и 2016 гг. наблюдается спад показателей эффективности исполнения планов информационно-разъяснительной деятельности со стороны органов ПФР по Свердловской области. Это происходит за счет отказа руководства от дополнительного финансирования в части привлечения новых рекламных площадей для размещения полиграфии крупных масштабов и размещении на платной основе публикаций и информационных сообщений в СМИ с целью доведения информации до населения. Также сказывается отсутствие достаточного количества сотрудников для исполнения всех запланированных мероприятий и устранения рисков при оформлении заявок на финансировании (на месте будет находиться, как минимум, один сотрудник, знакомый с тонкостями и спецификой заказа и выполнения проектов, на которые были оформлены заявки).
Исходя из выше сказанного, рекомендации по организации и системе планирования ОПФР по Свердловской области следующие:
. Увеличить количество сотрудников до 3-х человек в группе с целью ухода от рисков, связанных с потерей работников, знакомых с системой ПФР и спецификой работы со СМИ. Это позволит оформить заявки на финансирование на последующий 2018 год, не боясь того, что сотрудники, оформляющие и заключающие договора с рекламными кампаниями и редакциями СМИ на момент реализации и проверки органами ПФР и Прокуратуры, уволятся, уйдут в декретный отпуск и пр.
Таким образом, избежав рисков с реализацией оформления заявок на финансирование (наличие постоянных сотрудников на местах) станет возможным включать в планирование расширенный спектр мероприятий: увеличение публикаций в печатных СМИ за счет платных интервью и организации «прямых линий», проведение таких кампаний, как брендирование общественного транспорта, размещение плакатов сити-формата и биллбордов в большом количестве на ключевых рекламных позициях города и области и пр.
. Анализ работы показал, что, несмотря на низкие показатели в размещении крупной полиграфии и отказе от финансирования, успешно удается размещать лифлеты, брошюры и плакаты. Рекомендуется при последующем планировании, учитывать именно те мероприятия и организации, где возможно продолжение столь активного размещения (выставки, семинары) и при заказе полиграфии учитывать наиболее популярные темы, отказавшись от тем, которые расходятся неактивно или дублируются с небольшой разницей. Так, учитывая активность распространения информации про электронные сервисы ПФР - увеличить количество заказываемой полиграфии на эту тему и снизить количество полиграфии на тему «Порядок оформления страховой пенсии» (количество получаемых лифлетов ежегодно более 15 000, при этом распространение наименьшее - около 40% не распространенной полиграфии приходится именно на эту тему).
. Анализ количества публикаций в СМИ показал, что интернет СМИ и радио продолжают активно сотрудничать с ОПФР и УПФР по Свердловской области. Необходимо продолжать развивать эти отношения за счет укрепления доверительных отношений с журналистами посредством: направлять новые материалы в первую очередь именно им, информировать о новых событиях, которые могут заинтересовать читателей и о которых может рассказать непосредственно руководство ОПФР, оперативно давать комментарии и отвечать на запросы.
. Поскольку на сегодняшний день наблюдается также излишняя бюрократизация процесса согласования каждого материала, вследствие чего наблюдается риск утраты актуальности материалов - необходимо ввести рекомендации по сокращению сроков согласования в случае оперативных запросов.
Так, например, ряд статей и новостей носят однотипный характер - изменения наблюдаются только в количественной информации (например, изменение количества средств материнского (семейного) капитала по области, которые направляются уральскими семьями на ремонт и покупку жилья). Такие материалы нуждаются в согласовании только с профильными отделами, которые подтверждают или опровергают цифры/даты. Рекомендации в таком случае следующие: согласование заранее подготовленных однотипных материалов, в которые будут вноситься изменения по мере необходимости, а согласование будет происходить только с профильными отделами. Таким образом, можно сократить срок подготовки ответов в СМИ, материалов на сайт, пресс-релизов с 1-2 рабочего дня до нескольких рабочих часов.
Оперативность предоставления материалов для СМИ
повысить уровень публикаций, как показателя эффективности, и при этом позволит
планировать большое количество материалов за отчетный период.
Заключение
ОПФР по Свердловской области - это структурное подразделение Пенсионного фонда Российской Федерации, осуществляющее деятельность на территории Свердловской области и также входящее в Управление Пенсионного фонда по Уральскому Федеральному округу.
На сегодняшний день ПФР является одним из наиболее значимых социальных институтов страны и оказывает ряд государственных услуг в области социального обеспечения в России.
К основным документам планирования информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области на сегодняшний день относятся: распоряжения и постановления Правления ПФР, ежегодные планы планирования деятельности Исполнительной дирекции ПФР, комплексные планы ОПФР, ежеквартальные и ежегодные планы информационно-разъяснительной деятельности ОПФР.
Планирование информационно-разъяснительной деятельности в ОПФР осуществляется группой по взаимодействию со СМИ и проходит в несколько этапов: разработка целей, постановка проблемы, поиск альтернатив и прогнозирование, оценка и принятия решения, исполнение, определение плановых показателей, расчет фактических показателей, сравнение фактических и плановых показателей.
Расчет ожидаемых показателей и необходимых по достижению в планируемый период времени определяется балансовым методом относительно количества полиграфии и сравнительный анализом количества публикаций - по работе со СМИ.
Так, за 2015 и 2016 гг. наблюдается спад в эффективности исполнения планов вследствие: отказа от дополнительного финансирования со стороны ПФР по причине страха перед возможными коррупционными скандалами и рисками, связанными с отсутствием постоянных сотрудников на рабочих местах в группе по взаимодействию со СМИ. Основные рекомендации по улучшению исполнения планов:
исполнение первого пункта рекомендаций позволит оформить заявки на финансирование (человек будет «на месте» в то время ка два нынешних сотрудника уйдут и на их место придут незнакомые с деятельностью группы люди),
развитие установленных отношений со СМИ посредством улучшения отношений с журналистами,
подготовка и составление готовых материалов, требующих изменение в части количественных показателей, для отправки в СМИ, публикации на сайте, подготовке ответов на запросы СМИ, что сократит скорость предоставления информации и сообщения перестанут терять актуальность на момент публикации.
Исполнение данных рекомендаций увеличит
количество проводимых мероприятий в части исполнения планов
информационно-разъяснительной деятельности, что повлечет за собой рост
показателей эффективности деятельности ОПФР и УПФР по Свердловской области.
Список литературы
1. Беа Э.К., Дихтла Э. и Швайтцера М. Экономика предприятия: Учебное пособие [Текст]. - А.П. Палов, К. Рихтер, В.А. Антонов. - М: ИНФРА-М, 1999. - 928 с.
2. Бовыкин В. И. Новый менеджмент: управление предприятием на уровне высших стандартов; теория и практика эффективного управления: Учебник для вузов [Текст]- Москва: издательство Юрайт, 2014. - 378с.
. Бутов Г.Н. Планирование на предприятии: Учебное пособие [Текст]. - Казань: КФ ВГАВТ, 2011. - 86 с.
. Голубков, Е. П. Маркетинг для профессионалов: практический курс: Учебник и практикум для бакалавриата и магистратуры: учебник для студентов вузов, обучающихся по экономическим направлениям и специальностям [Текст] - Е. П. Голубков, Рос. акад. нар. хоз-ва и гос. службы при Президенте Рос. Федерации. - Москва : Юрайт, 2014. - 474 с.
. Горемыкин В.А. Планирвоание на предприятии: Учебник для Вузов [Текст]. - В.А. Горемыкин. - М.: Издательство Юрайт; ИД Юрайти, 2010. - 699 с.
. Дубровин И.А. Бизнес-планирование на предприятии: Учебник для ВУЗов [Текст] - И.А. Дубровин.- 2-е изд. - М.: ИТК Дашков и К, 2013. - 432 c.
. Дубровский В.Ж., Кокшарова В.В., Чайкин Б.И., Ярин Г.А. Планирование, контроль и анализ деятельности фирмы: Учебное пособие [Текст]. - В.Ж. Дубровский, Б.И. Чайкин. - Екатеринбург: Изд-во Урал.гос.экон.ун-та, 2006. - 370 с.
. Корпоративные коммуникации в России. Анализ рынка по результатам исследования ТОР-СОММ 2014 [Текст] - И.В. Игнатьев.- М.: АКМР, 2015. - 160 c.
. Котлер Ф. Основы маркетинга. Краткий курс: Учебное пособие [Текст] - Макарова Н.М. -М.: Диалектика / Вильямс, 2016. - 496 с.
. Кочеткова А.В. Современная пресс-слежба: Учебное пособие [Текст] - А.В. Кочеткова, А.С. Тарасов.- М.: Эксмо, 2011. - 272 c.
. Милгром П., Робертс Дж. Экономика, организация и менеджмент: Учебное пособие [Текст] - И.Е. Елисеева, В.Л. Тамбовцева.- СПб.: Экономическая школа, 1999. Т. 1. - 468 c.
. Минина Т.Б. маркетинг: Учебное пособие [Текст] - Т.Б. Минина. - Екатеринбург:Изд-во Урал.гос.экон.ун-та, 2014. - 217 с.
. Планирование бизнеса и внутрифирменное управление: учебное пособие [Текст] - Е.А. Степочкина - М.: Директ-Медиа, 2014. - 208 с.
. Планирование деятельности на предприятии: Учебник для бакалавриатов [Текст] - С.Н. Кукушкин. В.Я. Позднякова, А.С. Васильев - М.: Юрайт, 2013. - 350 с.
. Пятьдесят лучших проектов Национальной премии в области развития общественных связей «Серебряный Лучник» 2010-2011 гг. - Н. Явдолюк, Л. Явдолюк - Ульяновск: Дом печати, 2013. Т. 1. - 624 c.
. Чумиков А.Н., Бочаров М.П. Государственный PR: связи с общественностью для государственных организаций и проектов: Учебник [Текст] - 2-е изд., испр. и доп. - М: ИНФРА-М, 2014. - 329 с.
. Чумиков А.Н. Реклама и связи с общественностью: Учебное пособие для бакалавров [Текст] - 2-е изд., испр. и доп. - М: Издательство «Аспект Пресс», 2014. - 159 с.
. Ширебнек Х. Экономика предприятия: Учебник для ВУЗов [Текст] - 15-е изд. - И.П. Бойко, С.В. Валдайев, К. Рихтер. - Спб.: Питер, 2005. - 848 с.
. Об Исполнительной дирекции Пенсионного фонда Российской Федерации: http://www.pfrf.ru/about/isp_dir/ [Электронный ресурс], вход свободный, дата обращения 15.04.2017
. Об Отделении Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области: http://www.pfrf.ru/branches/sverdlovsk/about/ [Электронный ресурс], вход свободный, дата обращения 15.04.2017
. Информационно-разъяснительные материалы Пенсионного фонда Российской Федерации: http://www.pfrf.ru/press_center/advert_materials/ [Электронный ресурс], вход свободный, дата обращения 15.04.2017
. Публичный годовой отчет Пенсионного фонда Российской Федерации: http://www.pfrf.ru/files/id/press_center/godovoi_otchet/Pension_fund_Annual_report_2015_1.pdf.pdf [Электронный ресурс], вход свободный, дата обращения 15.04.2017