Материал: Организация и система планирования информационно-разъяснительной деятельности в организации на примере Государственного учреждения — Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области

Поскольку основными критериями эффективности кампаний являются показатели количества публикаций в СМИ и объем выданной полиграфии по теме кампании оценка используется балансовый метод планирования. Все показатели формируются в таблицы, демонстрирующие динамику итогов кампаний в течение двух отчетных периодов - 2015 и 2016 гг. (табл. 2, 3, 4).

Таблица 2. Объем распространенной полиграфической продукции за 2015 г.

Для определения процентного соотношения распространенной полиграфии используем формулу:

Х = П _распр * 100/П _пол, где

Х - процент распространенной полиграфии, П _распр - количество распространенной полиграфии, П _пол - количество полученной полиграфии.

Согласно данным за 2015г. ОПФР и УПФР по Свердловской области распространило полиграфию в следующем процентном соотношении:

Лифлеты - 97,54%

Брошюры - 96,36%

Плакаты (формат А2) - 95,7%

Плакаты сити-формата - 95,7%

Биллборды - 74,3%

Таблица 3. Объем распространенной полиграфической продукции за 2016 г.

Согласно данным за 2016г. ОПФР и УПФР по Свердловской области распространило полиграфию в следующем процентном соотношении:

Лифлеты - 97,43%

Брошюры - 86,9 %

Плакаты (формат А2) - 99,5%

Плакаты сити-формата - 65,5%

Биллборды - 53,3%

По приведенным данным можно сделать следующие выводы: несмотря на увеличение количества распространяемой полиграфии в части лифлетов и брошюр общий процентный показатель демонстрирует снижение активности размещения; по плакатам формата А2 и сити-формата наблюдается заметный рост; по распространению биллбордов спад как в процентном соотношении, так и в количестве полученной ПФР, что говорит о снижении эффективности работы.

Ежегодно во второй декаде третьего квартал года каждое ОПФР собирает информацию о требуемой полиграфии на следующий год. Для расчета используется балансовый метод, учитывающий количество поступившей полиграфии в текущем году, ее распространении и прогнозирование ее распространения на остаток года (за счет запланированных мероприятий, встреч, семинаров) и предполагаемый остаток.

Так, на 2016 г. расчет лифлетов выглядел следующим образом:

О _н.г. + П = Р + О _к.г.

О _н.г - количество остатка полиграфии на начало года (завоз производится в декабре, разрешение на выдачу - в январе следующего года): 43500

П - количество поступления полиграфии в течение года (в виде самостоятельной печати электронных образцов лифлетов по темам, чье количество закончилось): 20000

Р - количество выданной полиграфии: 42428

О _к.г - количество полиграфии на остаток года: 43500-42428 = 1072

43500 + 20000 = 42 428 + 1072

Стоит отметить, что перечень наименований тем лифлетов, как правило, содержит 25-27 пунктов. Каждая тема представлена определенным количеством лифлетов. В случае если заканчивается необходимая продукция ОПФР и УПФР самостоятельно распечатывают недостающие лифлеты, используя типографические образцы, направленные ПФР. Ежегодно, ориентируясь на количество дополнительно распечатанной продукции по определенным тематикам ОПФР передает информацию в исполнительную дирекцию ПФР, на основании чего корректируется количество лифлетов, направляемых в следующем году.

После того, как определено количество заказываемой полиграфической продукции на следующий на основе данных балансового метода, а также с учетом мероприятий, запланированных на последующий год (например, ряд выставок, участие в которых ежегодное и предполагается выдача на мероприятии определенного количества полиграфии на основании предыдущих лет),основные мероприятия, проанализирована их предполагаемая эффективность на основе предыдущего опыта и приняты во внимание рекомендации руководства, вырабатывается черновик плана. В нем указываются: цель, перечень мероприятий по ее выполнению, ответственные лица, сроки выполнения (это может быть как точная дата, так и период, за который должно быть реализовано данное мероприятие). Все мероприятия нацелены на повышение основных показателей выполнения - количество публикаций в СМИ и количество выданной полиграфии.

Черновик плана вместе с рекомендациями по его исполнению направляется на согласование курирующему заместителю управляющего. После черновик корректируется в соответствии с замечаниями куратора и направляется на согласование и подпись управляющего.

При составлении ежеквартальных и ежегодных планов, планов по информированию населения по конкретной теме, учитываются только рекомендации и указания Правительства РФ, Исполнительной дирекции ПФР, руководства ОПФР.

В случае если план является ежемесячным, то на стадии поиска альтернатив собирается планы отделов ОПФР и УПФР. Данные планы более просты и содержат перечень желаемых мероприятий.

После процедуры согласования плана информационно-разъяснительной деятельности он направляется с сопроводительным письмом и рекомендациями по исполнению в отделы ОПФР и управления ПФР. На основе данного плана составляются и корректируются планы УПФР.

5. Исполнение.

Несмотря на то, что многие мероприятия были запланированы подобными планами, их исполнение на каждом этапе также согласуется с руководством.

По исполнению каждого плана в группу по взаимодействию со СМИ ответственные лица обязаны направить отчет в сроки, указанные сопроводительным письмом. В каждом отчете помимо основных критериев могут быть включены такие пункты, как: количество встреч, семинаров, консультаций по данному вопросу и пр.

По ежемесячным, ежеквартальным и ежегодным планам установлена единая форма на каждый отчетный период; анализ отклонений и принятие мер по корректировке.

6. Определение плановых показателей, расчет фактических показателей, сравнение фактических и плановых показателей.

По результатам полученной отчетности определяется степень выполнения показателей, основные моменты, которые не были выполнены или были выполнены в недостаточном количестве, суммируется общий показатель по области.

На основе полученных данных производится сравнение не только запланированных и полученных результатов, но и сравнение с предыдущими отчетными периодами, результатами по аналогичным информационным кампаниям.

В качестве основных показателей за год учитываются, как правило, количество публикаций по теме и количество распространенной полиграфии. Так, лифлеты должны быть распространены с учетом остатка за предыдущий год, поэтому плановый показатель за 2016 г. учитывался с расчетом остатка продукции за 2015 г.:

РП_пл - планируемый объем реализации продукции,

ВП_пл - планируемый годовой объем продукции: 170 000,

Δ ГП _ост - остатки готовой продукции на конец предпланового (базового) периода: 1072.

072 = 170 000 + 1072

По итогам сравнения результатов (так при ожидании выдачи полиграфии в размере 171072 было выдано всего 165 639) проводится анализ выявление отклонений, выясняются их причины. В отделы ОПФР и УПФР, чьи показатели снизились либо было зафиксировано невыполнение пунктов плана при имеющихся возможностях, направляются письма с рекомендациями по повышению эффективности исполнения (на что именно следует обратить внимание при исполнении следующего плана).

2.2 Оценка системы планирования информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области

Как было сказано выше, основными показателями, влияющими на планирование информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области - количество требуемой полиграфии на год и ожидаемых публикаций в СМИ.

Так, согласно расчетам, использованным ранее, получаем:

Лифлеты: 43500 + 20000 = 42 428 + 1072

Брошюры: 25 000 + 3000 = 24 090 + 910

Плакаты (формат А2): 6000 + 140 = 5744 + 256

Плакаты сити-формата: 260 + 0 = 249 + 11

Биллборды: 210 + 0 = 156 + 54

По итогам 2015 г. было принято решение о расширении определенного сегмента лифлетов (электронные сервисы ПФР, информация по накопительной части пенсии и по вопросам материнского капитала), вследствие чего в 2016 г. было получено 170 000 за счет расширения количества продукции по наиболее востребованным тематикам.

По результатам анализа расчета плакатов сити-формата и биллбордов было принято решение о сокращении количества выдаваемой продукции. Но, 2016 год показал еще меньшее количество распространенной полиграфии:

Плакаты сити-формата: 180 + 0 = 118 + 62

Биллборды: 150 + 0 = 80 + 70

Такой результат связан с отказом ОПФР от подготовки заявок на выделение дополнительных финансовых средств на платное размещение данной продукции в городах и районах Свердловской области.

Количество публикаций в СМИ за год демонстрирует эффективность работы ОПФР и УПФР со СМИ, а значит большое количество доведенной до населения информации. В случае составления плана информационно-разъяснительной деятельности на следующий год учитываются результаты работы за предыдущие отчетные периоды по каждому типу СМИ.

Таблица 4. Количество сообщений в СМИ за 2015 и 2016 гг.

Согласно данным за 2015 и 2016 гг. ОПФР и УПФР по Свердловской области по публикациям в СМИ можно выстроить график соотношения количества информационных сообщений (рис.2).

Рисунок 2. Соотношение публикаций в СМИ за 2015 и 2016 гг.

По графику можно сделать следующие выводы:

наблюдается спад в распространении информации посредством телевидение и печатных СМИ, что объясняется отказом многих телекомпаний публиковать информацию бесплатно и приглашать специалистов ОПФР и УПФР к участию в программах на бесплатной основе, по печатным СМИ - массовое закрытие небольших районных изданий вследствие экономического кризиса и их акцент на более актуальных темах по причине сокращения количества печатных полос;

рост публикаций в интернет-СМИ и количества выступлений на радио, что привело к росту количества публикаций за год.

Количество сообщений в радио является результатом успешной договоренностью размещения информации на бесплатной основе в качестве сообщений социально значимого характера.

По итогам 2015 и 2016 гг. было выдвинуто со стороны сотрудников группы по взаимодействию со СМИ об усилении информационной деятельности посредством подписания договоров о платном размещении плакатов сити-формата и биллбордов, введение новых типов используемой рекламы (например, брендирование общественного транспорта), сотрудничества с более лояльными СМИ - радио, интернет-СМИ и составление заявок на финансирование со стороны ПФР для проведения информационной деятельности посредством платного участия в телевизионных программах и «прямых линий» с читателями в печатных СМИ.

Трудность в составлении заявки стало опасение руководство на установление платного сотрудничества со СМИ по причине отсутствия постоянных сотрудников в группе и возможными с этим рисками. Поскольку договор с одним из сотрудников заканчивается в первых числах ноября 2017 (по причине выхода основного сотрудника из второго подряд декретного отпуска), а второй сотрудник уходит в декретный отпуск ориентировочно в октябре 2017, на рабочих местах на момент проверки, проводимой ежегодно в ноябре, будут присутствовать люди незнакомые со всеми деталями заключения договора и последующей реализации по его выполнению. Также на принятии отрицательного решения повлиял негативный прошлый опыт коррупционного скандала. В 2010 г. был задержан управляющий ОПФР по Свердловской области - Сергей Дубинкин, обвиняемый в коррупционном сговоре с негосударственным банком на перевод и получение прибыли за счет инвестирования с пенсионных средств граждан. Во избежание возникновения подобных ситуаций (в том числе и подозрений в них), руководством ОПФР по итогу было принято решение использовать только те ресурсы, которые не требуют дополнительного финансирования.

По результатам принятия такого решения, на сегодняшний день наблюдается продолжение спада информирования населения посредством телевидения и печатных СМИ. Общее количество сообщений в СМИ за 1 квартал 2017 г. - 5872, в сравнении с 1 кварталом 2016 г. - 6493 (количество выступлений на телевидении уменьшилось с 793 до 407, печатных СМИ - с 351 до 216). А также снижение размещаемой полиграфии крупных размеров.

Результатом такого решения является следующий итог: ОПФР по Свердловской области занимает 51 место из 84 отделений по эффективности реализации информационно-разъяснительных планов. Отказ от столь результативных методов по информированию населения ведет к тому, что осведомленность граждан, согласно последнему социологическому опросу, проведенному в октябре 2016 года, только около 50% граждан знают пенсионное законодательство достаточно хорошо (54% - по порядку назначения пенсий, 49% - о влиянии «белой» зарплаты на порядок формирования пенсии, 53% - о правилах использования средств материнского (семейного) капитала), 10% - слышали о некоторых особенностях. Общий рост знаний по сравнению с социологическим исследованием, проводимым в июне 2016 года - 0,3 % (у ОПФР входящих в первую десятку - от 4% и выше).

Также негативное влияние оказывает необходимость согласования абсолютного каждого пункта исполнения мероприятий. Так, например, обязательно согласование даже стандартизованных новостей ОПФР и УПФР (для которых предусмотрена единая форма текста - с уточнением УПФР, количеством слушателей или участников мероприятий, списком освещенных вопросов). Необходимость согласования изначально с профильным отделом полученной информации, а далее с курирующим заместителем управляющего тормозит процесс исполнения в виду частой занятости куратора, невозможность оперативного согласования свежей информации и затем в момент согласования с большим риском утраты актуальности данной новости. Из-за этого также спадает интерес СМИ к новости, утратившей свою актуальность и влекущую за собой отказ от публикации.