Процесс планирования - это непосредственно процесс принятия решений относительно будущих целей организации и способа их реализации. Результатом данного пункта является не только второй пункт, но и четвертый - система планов.
Второй блок «Выполнение планов» означает
осуществление деятельности по исполнению составленных ранее планов. Результатом
данного пункта также является не только третий блок, но и пятый - «Итоги
выполнения».
Рисунок 1. Деятельность, связанная с процессом
планирования
Блок «Контроль результатов» подразумевает сравнение полученных в ходе исполнения планов результатов с плановыми показателями, прописанными и предусмотренными непосредственно планом. Данный блок позволяет сделать выводы об эффективности планового процесса и в последующем откорректировать его в случае необходимости.
Стрелки между блоками на рис. 1 демонстрируют
непрерывность процесса планирования.
1.2 Особенности планирования информационно-разъяснительной деятельности
Информационно-разъяснительная деятельность - деятельность, направленная на информирование населения об услугах, предоставляемых организацией и возможности их получения, а также деятельность по формированию и продвижению имиджа компании в социуме. Подобной работой, как правило, занимается пресс-служба предприятия, которая может быть обозначена, как: отдел по взаимодействию с общественностью, отдел по связям со средствами массовой информации (далее - СМИ), отдел коммуникационной стратегии, отдел аналитики и пр. Наименование группы, занимающейся планированием и реализацией информационно-разъяснительной деятельности, зависит от той функцией, которая находится в приоритете в данной организации [По: 10, с.32].
К основным функциям подобных отделов принято относить [По: 10, с. 40-44]:
. Выстраивание эффективных отношений со СМИ.
. Подготовка публичных выступлений первого лица компании, его заместителей, выражающаяся в подготовке публичных выступлений.
. Подготовка для руководителей подразделений ежедневных обзоров СМИ.
. Разработка и реализация коммуникационной программы по созданию и укреплению позитивного имиджа организации.
. Формирование корпоративной культуры.
. Участие в выставочной деятельности.
. Развитие системы внутрикорпоративных коммуникаций, нацеленных на привлечение кадров, сплочение коллектива, повышение его лояльности.
. Создание системы экспертного аудита (исследования).
. Проведение студенческих и иных конкурсов для привлечения внимания населения к организации и повышения лояльности к ней.
. Налаживание обратной связи с целевыми аудиториями и аналитиками, что позволяет выявить эффективность проводимых информационных мероприятий.
. Редакционно-издательская деятельность.
. Введение пресс-досье: сбор и обработка данных по основным СМИ региона/района/федерального округа.
. Проведение внутрикорпоративных мероприятий.
. Поддержка интернет-сайта компании.
. Дополнительные функции:
установление связей с органами государственной власти, предоставление необходимой информации,
установление связей с потенциальными инвесторами, предоставление им информации,
привлечение спонсорских средств,
подготовка отчетности по работе и пр.
Тем не менее, одной из основных функций подобных групп является разработка информационно-разъяснительной стратегии и рабочего плана по ее реализации [По: 16, с. 64].
При планировании информационно-разъяснительной
работы могут использоваться показатели осведомленности потребителей об
информационном продукте до и после проведения кампании, уровень затраченных
усилий (объем полиграфической продукции, разъяснительных материалов) и др.
1.3 Методы планирования в организации
Выделяют следующие типы методов планирования:
. Балансовый метод, заключающийся в выявлении соответствий и обеспечение равновесия в различных процессах. Такой метод позволяет определить степень удовлетворения общественных потребностей в условиях ограниченных ресурсов, а именно - какие ресурсы и в каком количестве необходимы, их соизмерение по показателям затрат и итоговых результатов.
Применение данного метода осуществляется в следующем порядке:
фиксация информации об остатках по показателю на начало года - О н.г.;
определение поступления (П) или расхода (Р) по показателю за определенный период времени;
фиксация информации об остатках по показателю на конец года О к.г.;
принятие планового решения по формуле:
О н.г. + П = Р + О к.г.
Система плановых балансов помогает получить данные по нескольким направлениям: материальные, трудовые, финансовые, система балансов народного хозяйства. Такой метод можно использовать при планировании информационно-разъяснительной деятельности, в частности для расчета необходимой наглядной продукции в соответствии с данными за прошлый период.
. Нормативный метод планирования подразумевает использование при разработке плана нормативную базу: установленных, научно или законодательно закрепленных и принятых организацией ограничений по показателям и характеристикам экономической деятельности, где норма - максимально допустимая величина абсолютного расхода сырья на изготовление одной единицы продукта, отвечающего определенным требованиям; норматив - относительная величина, характеризующая степень использования орудий и предметов труда.
Наиболее значимыми показателями являются: нормы
затрат живого труда, норма материальных затрат, нормативы использования орудий,
нормативы организации производственных циклов, нормы продолжительности освоения
проектных мощностей и пр.: трудоемкость производственной программы - Т, годовая
программа выпуска - х, норма штучного времени - y,
коэффициент выполнения нормы - k.
Т = (х*у)/k
3. Экономико-математическое моделирование в планирование
- «выявление определенных взаимосвязей в количественном выражении между
планируемым показателем и факторами, их определяющими»[КУКУШКИНА с. 63]. Модель
строится по функциональной или корреляционной связи:
Y= F(x),
где
Y - показатель, х -факторы, характеризующие структуру и изменения явления.
В модель включаются только основные факторы, а ее проверка осуществляется на практике.
При разработке используют алгоритм: сбор отчетных данных за базовый период, разработка модели, прогнозирование на основе модели планового показателя и анализ его вариантов, экспертная оценка результатов, принятие планового решения.
. Сетевой метод планирования - графическое моделирование комплекса мероприятий, отражающее их логическую последовательность, взаимосвязь и время исполнения. После составления модели проходит процесс оптимизации на основании следующих критериев - минимизации времени исполнения и минимизации затраченных средств. Используется два метода: метод критического пути - расчет возможных календарных графиков выполнения мероприятий и их оценка; PERT - анализ задач, необходимых для выполнения мероприятий (время выполнения каждой задачи, определение минимального количества времени).
. Матричные методы планирования основаны на составлении матриц, позволяющих провести анализ основных показателей, характеристик организации:
SWOT-анализ: анализ сильных, слабых сторон предприятия, возможности и угрозы для выработки стратегии плана развития.
BCG - матрица Бостонской консультативной группы: анализ темпов роста и доли рынка компании для составления плана продукции ираспределения ресурсов между отдельными видами деятельности (определение наиболее продаваемого и востребованного товара, новые товары, которые неизвестно будут ли успешны, высокие по продажи товары, но с низкими темпами роста).
Матрица Томпсона и Стрекланда, позволяющая провести анализ конкурентной среды (высокая и низкая конкуренция, рост рынка).
Выводы
Процесс планирования является одним из инструментов управления и характеризуется разработкой проекта (плана), определяющего ряд мероприятий по достижению целей компании.
Субъект управления - тот, кто осуществляет управленческую деятельность; объект управления - социальные институты, организации, группы людей и отдельных индивидов.
Планирование можно классифицировать несколькими способами: по соотносимым величинам, по формам координации и по формам адаптации. Информационно-разъяснительное планирование - деятельность по выработке плана мероприятий, направленных на информирование населения об услугах, предоставляемых организацией и возможности их получения, а также на формирование и продвижение имиджа компании в социуме.
При планировании информационно-разъяснительной
деятельности можно использовать балансовый метод, который позволит определить
количество ресурсов для проведения работы в следующем году.
Глава 2. Планирование в ОПФР по Свердловской области
2.1 Описание организации ОПФР по Свердловской области и основные этапы планирования информационно-разъяснительной деятельности
Государственное учреждение - Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Свердловской области (далее ОПФР по Свердловской области) - это структурное подразделение Пенсионного фонда Российской Федерации (далее ПФР), осуществляющее деятельность на территории Свердловской области и также входящие в Управление Пенсионного фонда по Уральскому Федеральному округу.
На сегодняшний день ПФР является одним из наиболее значимых социальных институтов страны и оказывает ряд государственных услуг в области социального обеспечения в России.
Помимо ОПФР по Свердловской области в структуру ПФР входит: 8 управлений в Федеральных округах России, 83 отделения ПФР в субъектах России, а также ОПФР в г. Байконур на территории Казахстана.
В свою очередь ОПФР по Свердловской области курирует деятельность 54 территориальных органов Свердловской области, носящих название - управления ПФР (далее УПФР).
Руководство ПФР - Исполнительная дирекция ПФР, в ее главе - Председатель Правления ПФР и его первые заместители. Также есть пять заместителей, в чьи обязанности входит курирование работы департаментов ПФР, подразделенных на отделы. В свою очередь департаменты курируют работу профильных отделов и групп в управлениях ПФР по Федеральным округам РФ и субъектах РФ.
В субъектах РФ руководитель отделений ПФР - управляющий. Каждый управляющий имеет четыре заместителя, курирующих деятельность ряд отделов. Профильные отделы отвечают за определенное направление работы в территориальных подразделениях ОПФР - УПФР. Каждое УПФР имеет своего руководителя - начальника УПФР. В зависимости от размеров района устанавливается число заместителей, число отделов и групп, количество сотрудников.
ОПФР и УПФР по Свердловской области, как и ПФР, осуществляют следующие функции:
«установление и выплата страховых пенсий: «по старости, по инвалидности, по случаю потери кормильца, по государственному пенсионному обеспечению, пенсии военнослужащих и их семей, социальных пенсий, пенсии госслужащих;
- выдача государственных сертификатов на материнский (семейный) капитал;
- назначение и реализация социальных выплат отдельным категориям граждан: ветеранам, инвалидам, Героям Российской Федерации и др.;
- назначение и реализация федеральной социальной доплаты к пенсии до уровня прожиточного минимума пенсионера в регионе;
- ведение системы персонифицированного учета прав участников системы обязательного пенсионного страхования;
- формирование, инвестирование и выплата средств пенсионных накоплений;
- адресная помощь пенсионерам и софинансирование социальных программ субъектов РФ;
- реализация Программы государственного софинансирования пенсии;
- реализация международных соглашений » [19].
К основным документам планирования информационно-разъяснительной деятельности ОПФР по Свердловской области на сегодняшний день относятся:
. Распоряжение Правления ПФР от 11 октября 2016 г. №529р «Об утверждении Положения об управлении единой информационной политикой и проведения информационно-разъяснительной работы Пенсионным фондом Российской Федерации».
. Доклад Председателя Правления ПФР А.В.Дроздова, озвученный на расширенном заседании Правления ПФР 28 марта 2017 г.
. Ежегодный План информационно-разъяснительной деятельности на территории Свердловской области и методические указания по его выполнению, составленный в соответствии с приложением к распоряжению Правления ПФР № 529р.
. Комплексный план основных мероприятий на 2017 г., подготовленный в соответствии с приложением к распоряжению Правления ПФР № 529р с поправками в соответствии с докладом А.В. Дроздова от 28 марта 2017 г. Отличается от ежегодных планов информационно-разъяснительной деятельности за счет четкого указания количества необходимой к распространению полиграфической продукции, проведение обязательных мероприятий и итоговых публикаций в СМИ по ним.
. Ежеквартальные планы информационно-разъяснительной работы, составленные в соответствии с приложением к распоряжению Правления ПФР № 529р с поправками в соответствии с докладом А.В. Дроздова от 28 марта 2017 г.
. Ежемесячные планы информационно-разъяснительной работы, составленные в соответствии с приложением к распоряжению Правления ПФР № 529р с поправками в соответствии с докладом А.В. Дроздова от 28 марта 2017 г., с ежемесячными видеоконференциями с Департаментом общественных связей и взаимодействия со СМИ ПФР и рекомендациями главы Департамента.
. Письма о проведении информационно-разъяснительных кампаний, календарные графики по выполнению направляемых вместе с письмами планов, методические рекомендации, составленные и направленные в отделы ОПФР и УПФР в соответствии с поступающими письмами профильного Департамента.
Все планы могут корректироваться и уточняться в период выполнения в соответствии с рекомендациями и распоряжениями Председателя Правления ПФР, главой Департамента, приказами. Резолюциями и указаниями управляющего ОПФР.
Планирование информационно-разъяснительной деятельности на территории ОПФР осуществляется группой по взаимодействию со СМИ и проходит в несколько этапов:
1. Разработка целей.
Основные цели на период планирования определяются в соответствии с основными документами.
. Постановка проблемы.
После определения основных целей определяется непосредственно проблема: в какой степени информирование по данной теме осуществляется сейчас? Охватывает ли оно все нужные категории населения?
3. Поиск альтернатив и прогнозирование.
Перед началом планирования оценивается работа за предыдущие отчетные периоды (месяц, квартал, год). По итогу анализа определяются основные темы, которые необходимо отработать в период, на который будет составляться план, их иерархичность, определяются основные методы, которые способствовали наиболее полной реализации поставленных ранее задач в предыдущие отчетные периоды либо повлекли негативные результаты.
Вследствие этого определяются какие мероприятия будут наиболее эффективны при решение поставленных задач, какие способы проведения информационно-разъяснительной деятельности можно привлечь в соответствии с выбранными целями.
4. Оценка и принятие решения.
Вследствие предыдущего пункта определяются какие мероприятия будут наиболее эффективны при решение поставленных задач, какие способы проведения информационно-разъяснительной деятельности можно привлечь в соответствии с выбранными целями.