. Закрытие проекта
Этап закрытия проекта является очень важным, так как обычно на этом этапе анализируются результаты проекта и делаются выводы - так называемые полученные уроки. На основе этого анализа обновляются регламент управления проектами и иные документы, входящие в методологию управления проектами.
В некотором смысле, планирование является самой важной частью проекта, это начало. Именно этот этап в наибольшей степени определяет качество разработки проекта и сроки выполнения, установленные высшим руководством. Эта часть проекта - не место для опрометчивых обещаний, это время для рационального и творческого подхода к формулировке начальных требований к проекту с целью избежать тупиковых ситуаций. Следует помнить, что после того как цель проекта поставлена, руководство будет ожидать ее достижение.
Эффективность гастрольной деятельности во многом зависит от правильного выбора городов и областных населенных пунктов и предварительного изучения местных условий. Перед тем как планировать гастроли необходимо изучить состояние учреждений культуры планируемого региона, сравнить по насыщенности учреждениями культуры данного региона с другими, близкими по типу регионами страны.
Наиболее ответственными являются гастроли, которые проводятся театрами в Москве и Санкт-Петербурге. При их планировании обычно принимаются во внимание и особые обстоятельства - юбилеи театров, дата их последнего приезда в эти города и главное - творческий уровень театра. Такие гастроли непродолжительны, как правило, не более двух недель, за время которых театр имеет возможность показать лучшие спектакли.
Рассмотрим подробнее этапы планирования гастролей театра.
При планировании гастролей следует составить перечень стандартных операций, чтобы исключить какие либо упущения. Перечень повторяющихся операций примерно следующий:
I этап. Определение места проведения гастролей и составление гастрольной сметы:
1) Обсуждение с коллективом возможных вариантов гастролей, выбор времени для гастролей.
2) Выезд на место, предназначенное для проведения гастролей, с целью изучения специфики города, репертуара его театров, репертуара ранее гастролирующих там коллективов.
· предварительные переговоры с местными органами, студиями телевидения, радиовещания, театральными кассами и др.;
· получение данных для составления гастрольной сметы;
· составление гастрольной сметы, анализ предполагаемых затрат и результатов;
· подготовка необходимых для гастролей документов.
) Принятие решения о гастролях. Составление общего плана подготовки и проведения гастролей, примерного списка участников гастролей, проекта репертуара.
II этап. Подготовка гастролей.
1) Проведение ремонта имущества гастрольных спектаклей:
· ремонт декораций, костюмов и др.;
· изготовление, подготовка ящиков для костюмов, реквизита, оборудования;
· заготовка упаковочных материалов, веревок, тросов и др.
2) Обсуждение гастрольного репертуара, программ творческих вечеров на радио и телевидении.
3) Подготовка документации, уточнение списка участников гастролей. Формирование административной группы по подготовке и проведению гастролей, утверждение графиков отправки коллектива, имущества, рекламы и др. Приобретение билетов для отправки коллектива.
) Опубликование приказа директора о гастролях, задачах коллектива, условиях их проведения, сроках, датах отправки. Отправка участников гастролей согласно графику. Отправка имущества гастрольного спектакля, контроль за качеством погрузочных работ.
III этап. Организация гастролей.
· рекламирование гастролей;
· реализация билетов;
· прием коллектива;
· прием имущества: подготовка мест хранения декораций, костюмов и др., организация охраны, мелкий ремонт имущества после транспортировки.
1) Открытие гастролей.
· монтировка оформления, освещение сцены;
· репетиция-прогон спектакля;
· подготовка церемонии открытия;
· встреча зрителей, гостей, открытие гастролей.
IV этап. Гастроли.
1) Руководство ходом гастролей:
· ежедневный контроль за выполнением расписания, за ходом всех работ постановочной и творческой частей, своевременное планирование необходимых работ;
· деловые визиты, связи с организациями, прессой, радио, телевидением;
· контроль за реализацией билетов;
· закрытие гастролей.
V этап. Завершение гастролей.
· окончание работ: отправка коллектива и имущества театра на стационар;
· анализ и обсуждение итогов гастролей.
Планирование гастролей по приведенному перечню стандартных работ способствует эффективности гастрольной деятельности драматических театров, учесть возможные недостатки в работе, позволяет избежать ошибок и недоразумений при отправке сценического имущества.
Для успешного проведения гастролей руководителю необходима определенная информация о городе, где они будут проходить. Сегодня небольшое число театров знает своего зрителя. Социологической информации о зрительской аудитории крайне мало, хотя гастролирующий театр может получить некоторые сведения о зрительских предпочтениях, анализируя посещаемость театра того города, куда он едет.
Очень важно заранее знать сценическую площадку, на которой предстоит показывать спектакль. Сценическая площадка самого гастролирующего театра и размеры сцены, где ему предстоит выступать, должны совпадать, потому что далеко не всегда театры в состоянии создать новый вариант декораций. С точки зрения труппы каждый спектакль есть произведение изобразительного искусства: пьеса аналогична картине, а театральное пространство служит рамой. Помещение следует выбирать с таким расчётом, чтобы дополнить постановку и по возможности усилить художественное впечатление.
При составлении гастрольного графика следует наиболее рационально организовать гастрольный тур. Это достигается за счёт заключения договоров на проведение выступлений сразу на нескольких, находящихся рядом площадках, либо на выступления в престижных залах или на тех площадках, где участвуют какие-либо спонсоры.
Переговоры для организации гастролей проводятся заранее. Полгода это недостаточно, особенно для гастролей за границу. Театрам следует составить репертуары и графики, по которым они приезжают, для того, чтобы приглашающая сторона могла качественно их принять.
В гастрольном деле многое зависит от самих театров, от качества их работы. Если театр приглашают, составляется договор между театром и организацией, приглашающей театр на гастроли. Договор на проведение гастролей регламентирует не сами гастроли, а отношения, возникающие в процессе их проведения: аренду помещения для проведения гастролей - служебных и зрительских помещений, использование производственно-технического персонала, если он предоставляется гастролирующему театру.
Гастролирующий театр обязан иметь акты о пропитке декораций огнестойким составом. Кроме того, его сотрудники обязаны соблюдать правила внутреннего распорядка, противопожарные меры и технику безопасности в здании, где проходят гастроли.
Как правило, в договоре оговаривается, что встречающая сторона берет на себя следующие обязательства:
· перевозку имущества театра автотранспортом с вокзала и на вокзал;
· наем автотранспорта для встречи и отправки коллектива театра;
· оплату рекламных объявлений (расклейка афиш, информация по радио и телевидению), оплату аренды помещения, оплату комиссионных уполномоченных по реализации билетов;
· исполнение заявки театра на гостиницы и переезды.
Нередко театр в счет оплаты услуг приглашающей стороны дает разрешение на запись и трансляцию спектакля, на интервью и др.
Вот как считает Владимир Грибанов, директор «Театра на Спасской»: «Театральный мир тесен. Все прекрасно понимают, где какие театры существуют, как они существуют, какие у них достоинства, недостатки, какой у них репертуар. Естественно, приглашая на свою площадку другой театр, мы хотим видеть интересный, талантливый коллектив, который удивил бы город, привез нечто новое, отличное от нас и чтобы нам, грубо говоря, не было за них стыдно. Соответственно, они таким же образом оценивают нас. Это одна из составляющих. Другая - надо же продать.
Есть разные варианты получения и деления доходов. Например, Пермский ТЮЗ - площадка значительно меньше нашей. Значит, приехав к нам, они имеют возможность получить больший доход, чем мы у них. Директор театра нам говорит: все, что вы продаете на нас, вы оставляете у себя, все, что мы продаем на ваши спектакли в своем городе, мы оставляем у себя. Хорошая модель? Хорошая. Мы ж хотим побольше заработать? Значит, мы будем интенсивно их продавать. Они в свою очередь тоже. Это определенная гарантия того, что гастроли пройдут в финансовом смысле успешно».
Рассмотрев в данном параграфе этапы проведения гастролей, можно сделать вывод, что организация гастрольной деятельности - это сложная работа, обусловленная определенным порядком действий, направленных на достижение поставленной цели - осуществлении гастрольного тура.
Гастрольная деятельность - это, своего рода, проект, у
которого есть свой жизненный цикл. Каждый проект по мере реализации проходит
пять этапов - инициация проекта, планирование, исполнение, мониторинг и
отслеживание проекта, закрытие проекта. Наиболее подробно был рассмотрен этап
планирования, так как это фундаментально важный этап, который в наибольшей
степени отвечает за дальнейший ход жизни проекта. На этапе планирования
составляется подробное описание действий во время подготовки, исполнения и
завершения гастролей.
1.3 Работники, занятые в организации гастролей
театра
Для организации гастрольной деятельности необходима команда профессионалов, у каждого из которых своя задача и сфера деятельности. Рассмотрим коллектив людей, непосредственно принимающих участие в организации гастролей театра, включающий в себя художественного руководителя, генерального директора, заместителя директора, начальника и заместителей административно-гастрольного отдела, а также технических работников и творческий персонал.
. Ответственными за гастроли являются художественный руководитель и генеральный директор театра, они решают основные задачи и под их руководством действуют все остальные работники. Их основные задачи:
· Утверждение плана гастролей;
· Утверждение списков сотрудников, выезжающих на гастроли;
· Организация всего комплекса работ по показу репертуара в период гастролей.
. Начальник административно-гастрольного отдела.
Он отвечает за организацию тура. В первую очередь он контролирует, чтобы гастрольный тур состоялся, чтобы с партнерами были заключены наилучшие контракты, и как только тур организован - контролирует его ход. В его входит координация и контроль следующих моментов:
· Транспортировка людей и оборудования;
· Бронирование отелей;
· Организация питания сотрудников театра;
· Ознакомление с ценовой политикой принимающего театра, схемой зрительного зала, системой реализации театральных билетов;
· Улаживание всех проблем (потеря оборудования, неправильная реклама, плохая продажа билетов, недостаточная охрана).
3. Заместитель начальника административно-гастрольного отдела.
Под руководством начальника отдела организует и проводит тур. Он заключает контракты с принимающей стороной, принимает решения о маршруте движения, каналах сбыта билетов и цен билетов, рекламы на радио.
Обеспечивает бронирование номеров в отелях, билетов на самолет, автобус, организацию охраны. Он отвечает за сбор денег после каждого спектакля.
. Заместитель директора.
В его ответственности все финансовые аспекты тура. Работа начинается еще до самого тура, в его обязанности входит подготовка сметы, включающей предварительно прогнозируемые возможные доходы и расходы, на всех уровнях данные расчета позволяют избежать проблемы.
Заместитель директора отвечает за оплату труда всех работников вспомогательного персонала, это могут быть люди, поставляющие оборудование, охрана и т.д. Он контролирует оплату всех счетов (поездки, отели, питание и т.д.). Также он несет ответственность за то, чтобы тур не превысил бюджет, если предвидится перерасход - он должен предпринять необходимые меры.
Рассмотрим подробности расчета чистой прибыли, которая представляет собой валовая выручка. Валовая выручка - все деньги от продажи билетов, с вычетом расходов на продажу (на билетные агентства), налоги и издержки на оборудование.
Из валовой выручки вычитаются данные статьи расходов:
· Реклама;
· Арендная плата за помещение;
· Персонал (билетная касса, уборка, консьерж, собиратели билетов, люди на входе и т.д.;
· Страховка;
· Охрана;
· Рабочие сцены;
· Наземный транспорт для артистов;
· Ресторанное обслуживание артистов и команды;
· Лицензия на публичное исполнение;
· Медицинское обслуживание.
. Юридический отдел
Он участвует в составлении соглашений и планировании деловой жизни артиста, а также именно юрист ответственен за грамотное заключение всех возможных договоров и контрактов, он проверяет правильность составления контрактов, а также консультирует артистов по всем юридическим вопросам.
Контракты на каждое выступление обычно составляют агентства, к этим контрактам составляются приложения - райдеры. Юрист составляет райдер артистов, это самая важная часть контракта. Сам контракт занимает одну-две страницы, на которых прописаны специальные условия (даты, гарантии, размер зала, разделение прибыли и т.д.). Райдеры обычно занимают 30 страниц и больше. Главные пункты райдера:
· Расходы.
Если в контракт входит деление прибыли, то расходы промоутера должны быть перечислены отдельным списком, с указанием максимальной суммы по каждой категории расходов. Райдер должен прописывать право менеджером и другими лицами - представителями артиста проверять расходы, то есть проверять счета, чеки и так далее.
· Билеты.
Райдер должен содержать очень строгие требования, связанные с билетами, - безопасность хранение непроданных билетных корешков и т.п. За нарушение этих требований назначается штраф: ко всем билетам относятся так, будто они были проданы по самой высокой цене.
· Технические требования.
В этой части райдера указываются размер сцены, оборудование, которое должен предоставить промоутер, количество потребляемой энергии, сколько человек требуется для охраны, каким должны быть гримерки, проверка звука и т.д. Иногда эти требования составляют отдельный технический райдер.