Обменные гастроли являются наименее затратными, так как это позволяет сэкономить театрам значительные средства. Данный вид гастролей наиболее предпочтителен для Малого театра, например, гастроли в г. Курск были обменными, об этом будет сказано в следующей главе.
Чем еще хороши обменные гастроли: приезжает к нам другой театр, и мы организовываем продажу. Им не надо в нашем городе ничего искать, устанавливать новые связи. У нас наработано все, что касается блока рекламы, есть партнеры, с которыми мы постоянно работаем, наработаны все каналы продаж. Это очень эффективно.
Наконец, фестивали - это особенный вид гастролей. В этом случае одна сторона приглашает к себе несколько других театров из других регионов, для показа спектаклей одной тематической направленности. Как, например, фестиваль «Островский в доме Островского», традиционно проводящийся в Малом театре. Расходы на проезд каждая приглашённая сторона оплачивает себе сама, тогда как площадка и иногда проживание предоставляется приглашающей стороной. По форме для каждого театра участие в фестивале - это малые гастроли, по деньгам - та или иная форма паритетных отношений.
В России существуют и проводятся 500 наименований театральных фестивалей. Самым крупным из них является фестиваль и премия «Золотая маска». Лучшие спектакли страны показывают на московских подмостках. Также в рамках этого фестиваля проводятся профессиональные семинары, выставки, гастроли в регионы страны. 20-й Фестиваль «Золотая Маска» прошел в Москве с 25 января по 17 апреля 2014 года.
Также крупные фестивали это: «Новый Европейский театр.NET», «Театральный фестиваль имени Станиславского», Международный фестиваль им. А.П. Чехова и другие.
В мире проводятся большое количество театральных фестивалей. Приведём несколько примеров самых крупных их них:
· Венский фестиваль. Один из крупнейших фестивалей мира. Сфокусирован на новом видении в искусстве во всех его проявлениях. В программе: современный театр, музыка, танец, инсталляции.
· Международный фестиваль в Мельбурне. Один из ведущих фестивалей Австралии и один из крупнейших в мире фестивалей самых разных форм искусства. В масштабной программе фестиваля представлены работы, исполненные качеством и новациями. Каждый фестиваль в Мельбурне - это торжество танца, театра, музыки, изобразительного искусства, мультимедийных и уличных представлений известных и подающих надежды австралийских и зарубежных коллективов и деятелей искусств.
· Фестиваль танца и театра в Гётеборге. Крупный международный фестиваль искусств в Швеции. В фестивале принимают участие лучшие и наиболее интересные работы из сферы современного танца, театра, цирка и перформанса. Также проходят обсуждения, просмотры фильмов, мастер-классы.
Гастроли дают многое. Помимо профессионального общения дают городу, региону возможность увидеть массу интересного. Потому что, как правило, на гастроли привозится лучшее, что есть в том или ином театре.
Генеральный директор ГАМТ России, Михайлова Тамара Анатольевна в интервью журналу «Справочник руководителя культуры» делиться опытом гастрольной деятельности и отмечает важность гастролей ведущих федеральных театров в российских городах: «Когда мы только начинали свою гастрольную деятельность, для меня было откровением, что театры, в которые мы звонили в регионах, часто не верили, что к ним действительно приедет Государственный академический Малый театр России. Иронизировали, что наверняка привезем два стула, два шкафа и трех артистов. Приходилось отвечать, что нет, мы собираемся привезти спектакль в том виде, в каком он идет у нас на сцене, причем в первом составе.
Очень показательный случай был в Сургуте. К моменту приезда труппы было продано от силы десять процентов билетов. Когда в город пришли фуры с декорациями, а затем приехали артисты - «настоящие», те самые, которым мы заявляли, - за билетами выстроилась очередь! После первого спектакля билеты на все последующие были проданы. И мы никогда не думали, что в северном городе артистам подарят столько цветов!
А как меняется зритель в течении спектакля! Например: осень, среда, холодно на улице, снег. Люди приходят после работы на спектакль «Ревизор», который идет четыре часа. Приходят скованные, напряженные, усталые. А спустя первые пятнадцать минут уже сидят как завороженные. Пока идет спектакль - они живут в нем. И из зала выходят другими.
Если бы все наши театры могли ездить на гастроли чаще, то проще было бы воспитывать наших зрителей - выполнять основную функцию театра. И если бы театры всегда могли показывать спектакли так, как показывают их на своих основных сценах, без снижения планки, то это было бы очень хорошо».
Исследовав понятие и виды гастрольной деятельности, можно сделать вывод, что гастроли - это свежая кровь для театров, для коллективов, это смена дислокации места действия и именно гастроли дают возможность регионам знакомиться друг с другом и налаживать дружеские взаимовыгодные отношения.
Гастрольная деятельность существует уже более 250 лет и не теряет своей актуальности и значимости, и важна она не только для театра, но и для всей страны. Государство озабочено проблемами театров, с которыми они сталкиваются при организации гастролей, и всячески стремится помогать, вдохновляя деятелей искусства, создавая новые проекты, направленные на развитие гастрольной деятельности в РФ.
Виды гастролей зависят от выстроенных отношений или договоренностей между театрами - между гастролирующим театром или труппой и принимающей стороной, при разных видах гастролей отличаются обязанности одной стороны перед другой, интересным видом гастрольной деятельности и популярной на данный момент являются фестивали. На данный момент это очень распространенное явление, как во всем мире, так и непосредственно на территории России. Формат фестиваля - очень обширный, и, безусловно, такой вид гастрольной деятельности - это большая возможность поделиться своим опытом и перенять опыт коллег - других театров, трупп, специалистов.
Гастрольная деятельность - важнейшее направление в сфере театрального искусства. Лучшие столичные театры не должны быть изолированы от российских регионов, а региональные труппы должны обмениваться творческими программами и гастролировать по стране.
Гастроли - это проект, грамотная организация которого представляет собой сложный механизм, каждая деталь которого работает четко и слаженно с остальными. Малейший сбой в системе может повлечь за собой последствия, которые отразятся и на зрителях, ждущих приезда заявленного театра, и на артистах, чья репутация может пострадать из-за невыполненных обязательств. Поэтому каждый такой проект должен быть тщательно спланирован и проработан.
Гастроли - это проект театра, государства, заказчика, гастролям присущи все свойства проекта, поэтому можно рассматривать гастрольную деятельность и управление ею, с точки зрения управления проектами. Проект обладает определенными свойствами:
· Проект всегда имеет четко определенную цель, которая выражается в получении некоторого результата. Достижение этого результата означает успешное завершение и окончание проекта. Например, для проекта гастролей театра результатом является проведение спектакля.
Для любой системы управления, реализующей принятие решения, цель является «внешней» категорией, которую формируют лица, принимающие решения, чаще всего интуитивно.
· Проект имеет четко очерченное начало, которое совпадает с началом первой работы, направленной на достижение поставленной цели. Начало может задаваться директивно, либо рассчитываться в результате составления плана работ по проекту.
· Проект имеет четко очерченный конец, который совпадает с концом последней работы, направленной на получение заданного результата. Как и начало, конец проекта может задаваться директивно, или рассчитываться при составлении плана работ. Например, конец гастролей совпадает с датой возвращения гастрольной труппы в свой город.
· Проект исполняется командой, в состав которой входит руководитель проекта, менеджеры, исполнители. Помимо основной команды в нем могут участвовать сторонние исполнители, команды и организации, которые привлекаются на временной основе для выполнения отдельных функций.
· Проект имеет бюджет. Стоимость проекта складывается из стоимости израсходованных материальных ресурсов, затрат по оплате труда реализующей его команды и прочих расходов, связанных с особенностями конкретных видов работ.
· Проект имеет ограничения трех видов.
- Ограничения по бюджету устанавливают предельную стоимость всего проекта или отдельных видов работ.
- Ограничения по времени задают предельные сроки окончания либо всего проекта, либо некоторых работ.
- Ограничения по ресурсам определяются ограниченным составом команды или графиками поступления материальных ресурсов.
У каждого проекта есть свой жизненный цикл, гастроли не являются исключением.
Жизненный цикл проекта - это промежуток времени между моментами его начала и завершения, он обеспечивает базовую структуру для управления проектом, независимо от включенных в него конкретных работ. Он делится на четыре фазы.
1. Концептуальная фаза. Включает формулирование целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта.
2. Фаза разработки проекта. Определяется структура работ и исполнителей, строятся календарные графики работ, бюджета проекта, разрабатывается проектно-сметная документация, проводятся переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и поставщиками.
. Фаза выполнения проекта. Производятся работы по реализации проекта, в том числе организация проезда, проживания и т.п.
. Фаза завершения проекта. Заключительная проверка всех документов, уточнение места проживания, покупка билетов, выезд на осмотр площадки или гостиницы, проведение гастролей.
Управление проектами означает применение знаний, навыков, инструментов и методов управления к проектной деятельности для удовлетворения предъявляемых к проекту требований. Управление проектами отличается от менеджмента в классическом понимании этого слова. Обычно менеджмент понимается как координация действий, ориентированных на достижение определенных целей при одновременно экономном расходовании средств, это процесс планирования, организации, руководства и контроля работы членов организации и использование всех имеющихся организационных ресурсов для достижения определенных организацией целей. Проект же - уникальное предприятие, характеризующееся динамичным развитием и ограниченностью по времени и ресурсам. Следовательно, управление проектами использует уникальные методы и инструменты для повышения эффективности реализации проектов.
Управление проектами состоит из определенных этапов, каждый из которых имеет определенное значение и необходим для исполнения. Рассмотрим этапы ведения проекта:
. Инициация проекта
Инициацией проекта называются действия, которые необходимо совершить на этапе принятия решения о старте проекта и которые предшествуют разработке детального плана. Обычно на этом этапе определяются ключевые участники проекта - руководитель проекта, заказчик и т.д.
Участники проекта фиксируют свои ожидания от проекта в документе, который обычно называется «Устав проекта». В нем может быть указан общий бюджет проекта, даты завершения ключевых этапов, ожидаемая прибыль от реализации проекта и т.п. Подписание устава проекта означает, что компания готова тратить ресурсы на планирование проекта и дает формальное согласие начать планирование. При планировании руководитель проекта использует данные устава об ожиданиях и ограничениях, что позволяет сэкономить время всех участников.
. Планирование проекта
К процессам планирования относятся действия, необходимые для уточнения целей проекта и составления плана их достижения. Планирование может охватывать несколько аспектов: составление перечня этапов и работ проекта, определение их взаимосвязи и сроков выполнения, расчет бюджета, составление графика финансирования, списка рисков и плана реагирования на них и т.п.
При составлении плана проекта может выясниться, что некоторые ожидания участников проекта нереальны: например, невозможно уложиться в сроки, указанные в уставе, или получить ожидаемую прибыль. В этом случае ключевые участники проекта могут отказаться от его реализации. Часто бывает и так, что план признают обоснованным и принимают его, даже если он выходит за рамки ограничений, заданных в уставе. Принятие подобного решения полностью зависит от мнения ключевых участников проекта и ценности результата проекта для организации.
Если план проекта устраивает ключевых участников, то все разработанные на этапе планирования документы объединяются в «мастер-план» проекта, который затем утверждается. После утверждения «мастер-план» является основным документом проекта и на его основе осуществляются исполнение проекта и контроль. Устав проекта не используется на следующих этапах проекта.
. Исполнение работ проекта
К исполнению работ относятся действия руководителя проекта по набору в команду проекта конкретных исполнителей, выдаче задач и сбору отчетности о фактическом исполнении проекта.
Правильная организация исполнения работ проекта предполагает систему авторизации работ, то есть правил по выдаче задач исполнителям. Исполнитель несамостоятелен в выборе из плана работ, которыми он будет заниматься в течение недели, он получает задания от функционального руководителя или руководителя проекта.
Организация исполнения работ проекта невозможна без систематической отчетности, причем ее система должна быть единой для всех проектов, например, все исполнители отчитываются о проделанной работе по всем проектам в пятницу по единой форме. Помимо исполнителей система отчетности должна охватывать всех прочих участников проекта: функциональных руководителей и пр.
. Мониторинг и отслеживание проекта
Регулярное отслеживание проекта предполагает, что периодически все руководители проектов сравнивают текущий ход исполнения проекта с «мастер-планом», утвержденным в результате планирования (иногда его называют «базовым планом»). Для сравнения используются единые для всей компании показатели, например, сравнивается отклонение по срокам, бюджету, анализируется текущая рентабельность проекта и т.п.
В случае если руководитель замечает отклонения текущего хода проекта от базового плана, он корректирует ход выполнения проекта в зависимости от ситуации. При этом в однотипных проектах общие правила поведения менеджера должны быть унифицированы. Как правило, решения по незначительным отклонениям менеджер проекта принимает самостоятельно, пытаясь договориться с другими участниками проекта. В случае значительных отклонений менеджер передает решение проблемы на следующий уровень управления.