информационный управление культурный спортивный
Глава 2. Технология применения информационных систем в деятельности коммерческих и государственных учреждений культурно-спортивного профиля
.1 Применение информационных технологий в практической
деятельности спортивного клуба «GEOспорт»
В настоящее время автоматизацией бизнес-процессов занимаются практически все организации, особенно в сфере торговли, оказания услуг, производства. Применение компьютерных систем становится неотъемлемым атрибутом успеха в конкурентной борьбе. Наряду с такими широко распространенными универсальными системами как 1С:Предприятие, появляется огромное количество специализированных программных продуктов, ориентированных на автоматизацию отдельных видов коммерческой деятельности.
Для автоматизации деятельности спортивных клубов широко используются системы «UNIVERSE-Фитнес» (см. Приложение 1), «Clubwise», конфигурация 1С:Предприятие «Спортивный клуб» от компании ИТЦ «Эффект Информ», «Металинк Фитнес Менеджер» и другие. Данные информационные системы позволяют проводить автоматизированный учет всех аспектов деятельности спортивных клубов. В подобных информационных системах накапливаются значительные объемы учетной информации, однако ее использование для поддержки принятия управленческих решений затруднено.
Менеджерам и маркетологам спортивного клуба «GEO sport» приходится проводить большой объем аналитической работы для выявления основных тенденций развития организации, изменений в клиентской базе и потребностях клиентов, а также для разработки комплекса маркетинговых и управленческих мероприятий, направленных на повышение конкурентоспособности клуба.
Для формирования отчетов по различным направлениям деятельности клуба менеджеры неоднократно запрашивают и просматривают требуемую для анализа информацию, используя как средства ИС, так и ручной труд. Анализ данных проводится при помощи стандартного ПО, например, Microsoft Excel. Очевидно, что процесс составления аналитических отчетов требует колоссальных затрат рабочего времени. При этом качество отчетов напрямую зависит от внимательности сотрудников. Еще одним недостатком учетных ИС является то, что для анализа используются, как правило, стандартные отчеты, в которых фиксируется состояния дел «вчерашнего» дня, то есть мало внимания обращено на будущее состояние организации и определение тенденций развития рынка.
Автоматизация процесса создания аналитических отчетов позволяет обеспечить руководителей, аналитиков и менеджеров информацией обо всех аспектах деятельности компании путем преобразования больших объемов сильно детализированных и разрозненных данных, хранящихся в ИС, в управляемые и выверяемые обзорные отчеты, которые могут быть использованы для принятия обоснованных управленческих решений.
Использование основных информационных программ в спортивном клубе позволяет достигать следующих целей:
o автоматизация работы рецепции клуба: регистрация посещений клиентов, проверка активности карт, продажа товаров и услуг;
o ведение финансовых взаиморасчетов, организация безденежного расчета внутри фитнес клуба;
o внедрение CRM системы для отдела продаж: учет звонков, печать договоров, продажа контрактов, регистрация задач;
o форма для работы тренерского состава - запись и списание персональных тренировок, предоставление отчетов;
o совершенствовать методы рекламы на базе индивидуальных SMS и e-mail рассылок;
o оптимизировать учёт и контроль расходов и доходов, включая складской мониторинг расходных материалов и препаратов;
o совершенствовать кадровую работу - составлять оптимальные рабочие графики, проводить мониторинг экономической эффективности сотрудников, начислять заработную плату;
o сформировать единый автоматизированный комплекс, на основе интегрированного в программу управления контрольно-учётного оборудования;
o создать многоуровневую систему безопасности, на основе систем контроля и управления доступом (СКУД)
Комплексная автоматизация предоставляет в распоряжение владельцев предприятий спортивной индустрии эффективные инструменты учёта и контроля. Так, подобные инновации в «GEOsport» на порядок снижают потери рабочего времени, повышают трудовую дисциплину, предоставляют возможности обоснованных поощрений и взысканий сотрудников, понижают нагрузку на персонал и оптимизируют обслуживание клиентов. Кроме того, перевод предприятия на автоматизированную основу, однозначно повышает имидж компании, превращая все внутренние процессы в комфортные и эффективные мероприятия. В результате, растёт количество постоянных клиентов и общая рентабельность, что, в свою очередь, позитивно отражается на прибыльности коммерческих проектов.
Проанализируем готовые программные продукты для выявления учетных задач, характерных для данной деятельности.
Для анализа мы выбраны следующие информационные системы: «UNIVERSE-Фитнес» (UNIVERSE soft), «1С: Фитнес клуб» (1C)(см. Приложение 2), «Абонемент» (UCS), «КРАФТ ERP Фитнес-клуб» (ООО «Бином Софт»), «Фитнес-клуб» (ООО «Простой софт»).
Все пять программных продукта позиционируются как программное обеспечение для автоматизации деятельности фитнес-центров, тренажерных залов и т.п.
Основные составляющие системы автоматизируют процессы: работы с клиентами, управление персоналом, управление абонементами или манипуляции с клубной картой, учет товаров и услуг, формирование отчетов для маркетинговых исследований. Из указанного следует, что рассматриваемые программные приложения в основном автоматизируют функции специфического учета и сбора данных для маркетинга организации.
Программный продукт «UNIVERSE-Фитнес» отличается от остальных широким функционалом. Группы функций программы: ведение клиентских карт, работа с клубными картами, операции по клиентам, управление персоналом, складской учет, касса и финансы. Очень заметно, что для работы с клиентами было разработано целых три группы функций. Это говорит о том, что упор в данной системе сделан на взаимодействие с клиентами. Таким образом, достигается высокое качество обслуживания клиентов вне непосредственного оказания основной услуги. Наиболее интересные функции данной программы - это прикрепление клиента к определенному менеджеру организации, предварительная запись на групповые или индивидуальные занятия, ряд манипуляций с клубной картой и абонементом. Следует отметить, что совокупность отчетов по отдельным учетным задачам, позволяет сотрудникам отдела маркетинга, после обработки этой совокупности, выявлять направления для развития организации, на основании данных о спросе на конкретные услуги, о затратах на реализацию этих услуг, о трудовых ресурсах организации.
Отраслевое решение «1С: ФИТНЕС КЛУБ» является самостоятельным продуктом, предназначенным для автоматизации управленческого и оперативного учета в оздоровительных учреждениях, фитнес-клубах, йога студиях и бассейнах. Следует отметить, что данный программный продукт не предусматривает ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако платформа «1С» позволяет интегрировать приложение с «1С: БУХГАЛТЕРИЯ 8», которому передаются все необходимые данные. Таким образом, при наличии двух приложений можно осуществлять как управленческий и оперативный учет, так и бухгалтерский и налоговый.
Данное решение имеет широкий функционал, разработчики выделяют пять основных групп функций. Первая группа - работа с клиентами. Система позволяет формировать клиентскую базу, и при этом хранить разнообразную информацию о клиенте: начиная с персональных данных и лицевых счетов клиента и заканчивая целями посещения, предпочтениями в напитках и принадлежности к определенному сегменту. На основании введенных данных о клиентах, данных об их посещениях и результатах проведенного анкетирования, система позволяет получить отчеты по следующим рубрикам: работа с абонементами, анализ клиентской базы, анкетирование, аренда, взаимоотношения, посещения клиентов, работа с корпоративными договорами.
Вторая группа - учет финансов. Основные функции, представленные в данном разделе, это манипуляции с денежными средствами. Данный раздел учитывает все манипуляции с денежными средствами, которые проводятся при работе с клиентами.
Третья группа - управление персоналом. Основные возможности: хранение данных о сотрудниках, формирование рабочего графика, учет фактически отработанного ими времени, расчет заработной платы, проведение взаиморасчетов с сотрудниками.
Четвертая группа - учет запасов на складе. Эта группа функций, представляет автоматизацию взаимодействия с поставщиками, контроль закупок и инвентаризацию. Отчеты, получаемые в результате работы с запасами, реализованы в нескольких разрезах: закупки, инвентарь, материалы, склад, комиссия. Специфическим отчетом важным для данной отрасли является «История выдачи инвентаря».
Пятая группа - проведение маркетинговых мероприятий. Анализ отчетов сформированных по данным базы позволяют выявить основной источник привлечения клиентов, получить статистику по загрузке фитнес-клуба в различное время суток, а также статистику помещений.
Реализованные функции решают до 95% задач фитнес-клубов управления, организации и учета. Система многопользовательская, предусмотрено ролевое распределение прав и доступа, а также она имеет особый интерфейс для определенных заранее ролей: директор, менеджер по продажам, бармен, тренер-инструктор.
Рассмотренные программные продукты являются наиболее комплексными приложениями для автоматизации деятельности фитнес-клубов. В то же время они и дорогостоящие по сравнению с оставшимися тремя предложения. Также указанные системы имеют мощный аналитический блок, который формирует различные выборки данных в виде отчетов, для дальнейшей аналитики.
Информационные системы «Абонемент» (см. Приложение 3) и «КРАФТ Фитнес-клуб» значительно уступают двум предыдущим системам, однако с помощью этих систем можно автоматизировать учет, как клиентов, так и манипуляций с абонементами. Таким образом, проведение маркетинговых исследований по данным, полученных с помощью данных систем, является возможным. Наибольший недостаток системы «Абонемент» заключается в том, что распространение программного продукта осуществляется только через дилеров, что может привести к дополнительным затратам на внедрение этой системы. Еще один минус этих систем - это отсутствие ведения складского учета. Однако программный продукт «КРАФТ Фитнес-клуб» легко интегрируется с другими приложениями разработанными организацией «Бином Софт», что позволит после покупки дополнительного модуля осуществлять комплексный учет в организации.
Система «Фитнес-клуб», разработанная организацией ООО «Простой софт», позволяет осуществлять учет клиентов, абонементов и манипуляций с ними, но набор функций значительно меньше набора функций предыдущих систем. Данное программное обеспечение отлично подойдет небольшим организациям, которые еще только начинают свою деятельность или не имеют возможностей к расширению или покупке более дорогого программного обеспечения. Приобретение и внедрение данного программного приложения крайне просты, использование этого программного продукта не требует постоянного сопровождения, все технические проблемы решаются через запрос разработчику. Данный программный продукт следуют использовать в организациях с малой пропускной способностью или в организациях, для которых не критично приостановление на неопределенный срок функционирования системы.
Результатом анализа является перечень не типовых учетных задач физкультурно-оздоровительной деятельности: учет клиентов, учет абонементов, учет оказанных услуг, учет востребованности услуг/товаров, времени посещения.
Формирование отчетов для анализа по накопленным данным, полученным при осуществлении учета по указанным направлениям, является важным процессов в ходе деятельности организации. Помимо выгод, получаемых от эффективного управления ресурсами организациями, а так же сокращения трудозатрат на создание и обработку таких отчетов, анализ сформированных отчетов позволяет определять направления развития организации.
На основе проведенного анализа можно сделать вывод, что автоматизация
специализированных процессов является многообещающим направлением развития
информационных технологий, что в свою очередь будет способствовать повышению
качества предоставляемых услуг. Рассмотренные информационные системы являются хорошим
примером предложений по автоматизации деятельности фитнес - центров, поскольку
можно продемонстрировать набор функций, который удовлетворит потребности
организаций разных размеров.
2.2 Использование информационных ресурсов в управленческой
работе ДК «Водник»
Дом культуры «Водник» имеет самый солидный возраст среди учреждений культуры клубного типа. Шестидесятые, семидесятые года прошлого столетия, были годами расцвета учреждения, ни одно поколение мысовчан и тюменцев выросло в стенах клуба «Водник», но в 90-е годы былая слава постепенно пошла на спад и с целью возрождения лучших культурных традиций духовного, творческого и физического развития всех слоев населения города, удовлетворение их интересов и проведения активного досуга и отдыха, 5 января 2001 года, при активной поддержке комитета по культуре города и с приходом к руководству учреждением Кушиной Екатерины Николаевны, было создано муниципальное учреждение Дом культуры «Водник».
Основными целями деятельности Учреждения являются:
обеспечение благоприятных условий для организации культурного досуга и отдыха жителей города Тюмени, приобщение к социально-культурной активности (творчеству, самообразованию, любительскому и профессиональному искусству и др.);
предоставление жителям города Тюмени услуг в сфере культуры и искусства, в том числе социально-культурного, просветительского, оздоровительного и развлекательного характера;
создание условий для реализации и развития творческих способностей жителей города Тюмени в различных направлениях;
развитие и поддержка современных форм организации культурного досуга с учетом потребностей различных социально-возрастных групп населения.
Основной деятельностью Учреждения является деятельность, непосредственно направленная на достижение целей, ради которых оно создано.
Для достижения установленных Уставом целей, Учреждение осуществляет следующие виды услуг:
деятельность по созданию и организации работы клубных формирований разной направленности (кружков, творческих коллективов, любительских объединений, групп, клубов по интересам, студий, секций, игротеки и др.);
деятельность по организации и проведению различных по форме и тематике культурно-досуговых, театрально-зрелищных, а также общегородских мероприятий, и мероприятий выездного характера (таких как вечера отдыха, чествование, тематические вечера, танцевальные дискотеки, праздники, игровые программы, шоу-программы, фестивали, концерты, представления, конкурсы, фестивали, смотры, викторины, выставки, спектакли, корпоративные мероприятия, благотворительные акции, театрализованные представления и др.) для различных возрастных групп населения и юридических лиц, в том числе с привлечением самодеятельных и профессиональных коллективов, исполнителей, авторов;
деятельность по организации и проведению различных информационно-просветительских мероприятий (литературно-музыкальных гостиных, встреч с деятелями культуры, науки, литературы, форумов, конференций, симпозиумов, съездов, круглых столов, курсов, семинаров, тренингов, мастер-классов, лекционных мероприятий, презентаций и др.), в том числе совместно с научными и образовательными учреждениями;
деятельность по развитию и продвижению традиционного художественного творчества, творческих индустрий, художественных промыслов и ремесел (культурные обмены, мастерские, ярмарки, выставки, экспозиции и др.);