В Положении целесообразно закрепить порядок:
подтверждения расходов, скажем, путем представления квитанций, подтверждающих фактические затраты;
расчета и выплаты компенсации. Например, в Положении можно предусмотреть, что работодатель (с учетом рабочих часов в месяц) компенсирует работнику четвертую часть расходов за интернет. Либо можно установить фиксированную сумму такой компенсации.
Помимо обеспечения работника персональным компьютером, для полноценной работы ему зачастую предоставляют удаленный доступ:
к сервисам коммуникации (как минимум, к электронной почте);
к специальному программному обеспечению (бухгалтерские программы, ERP- системы и т. п.) [9];
к рабочим файлам (например, в системе электронного документооборота).
В рамках этих процессов в Положении также следует:
указать лиц, ответственных за доступ сотрудников к названным инструментам.
Как правило, это работники ИТ-отдела организации;
урегулировать вопрос обеспечения защиты информации.
Обеспечить защиту информации можно по-разному, например, путем:
а) использования VPN-подключений;
б) введения запрета: на размещение конфиденциальных документов на сервисах хранения файлов (личный Google Диск, Dropbox и т. д.), несмотря на удобство совместной работы через доступ по ссылке и работу с конфиденциальной информацией с мобильных телефонов.
Б) Учет рабочего времени и времени отдыха работника на "удаленке"
Чтобы урегулировать режим работы, в ТД указывают конкретные часы работы (отдыха) или предоставляют право определять их самому работнику (в соответствии с ч. 2 ст. 307.4 ТК РФ). Как именно поступить, работодатель решает в каждом конкретном случае особо.
При этом в любой ситуации, чтобы не допустить злоупотреблений со стороны работника, работодателю следует использовать инструменты учета рабочего времени (так называемые тайм-трекеры).
Конкретизировать порядок использования таких инструментов также следует в Положении. Рекомендуем не пренебрегать этим моментом, поскольку сведения по учету рабочего времени пригодятся при квалификации несчастного случая, который может произойти с работником. Правовые последствия для работодателя будут зависеть от того, когда работник получил травму - в течение рабочего дня или в другое время.
В) Взаимодействие работников на "удаленке" друг с другом и с руководителями Часть вопросов касательно способов и периодичности рабочих контактов, в том числе при предоставлении отчета работодателю, должна быть урегулирована в ТД с работником на "удаленке".
Г) Охрана труда
В соответствии с ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абз. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ. В частности, абз. 17 ч. 2 ст. 212 устанавливает, что работодатель исполняет обязанности, включающие "расследование и учет в установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".
Проводить специальную оценку условий труда дистанционных работников и разрабатывать специальные правила по охране труда для дистанционных работников работодатель не обязан. Учитывая положения ст. 312.3 ТК РФ, согласно которым работодатель может предоставлять либо рекомендовать использовать определенное оборудование и средства, считаем необходимым закрепление обязанности работодателя, применяющего труд дистанционных работников, разрабатывать правила и инструкции по охране труда для дистанционных работников и знакомить работников под роспись, в том числе путем обмена электронными документами. Обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью, предусмотрена в абз. 9 ч. 2 ст. 22 ТК РФ и относится к одной из основных обязанностей работодателя, включающей как локальные акты общего характера, так и локальные акты, содержащие нормы и правила по охране труда.
Работодатель не обязан проводить специальную оценку условий труда дистанционных работников.
Заключение
Резюмируя вышеизложенное, сформулируем следующие основные выводы.
Диверсификация производства для многих предприятий ОПК России представляется практически единственной возможностью для дальнейшего развития (а порою, и для "выживания") в условиях неминуемого сокращения объемов государственного оборонного заказа, так как Россия в 2020 г. в основном завершит техническое переоснащение армии и флота. Интеграция наукоемкого потенциала оборонного комплекса и гражданской сферы призвана ускорить переход к новой инновационной модели экономического развития страны, и должна способствовать вхождению экономики России в высококонкурентный мировой рынок. Государство на сегодняшний день создало необходимый инструментарий поддержки проектов по диверсификации. Однако многие эксперты в сфере оборонного строительства выражают сомнения в том, что предприятия ОПК смогут быстро и эффективно воспользоваться этими возможностями.
Помимо этого, с марта 2020 г. произошло "сопряжение" имеющихся проблем диверсификации предприятий ОПК с тяжелой эпидемиологической ситуацией в стране, что принципиально изменило формат работы многих структурных подразделений, а именно: переход большинства сотрудников на дистанционный (удаленный) режим работы посредством создания так называемого "виртуального офиса" (удаленного рабочего места).
С исторической точки зрения, возможность использования труда "удаленных" сотрудников появилась еще в 2013 г. Специальное нормативное регулирование такого формата трудовых отношений предусмотрено гл. 49.1 ТК РФ. В соответствии с этим документом дистанционная (удаленная) работа представляет собой выполнение работником трудовых функций, предусмотренных трудовым договором, вне зависимости от местонахождения работодателя, вне стационарного рабочего места (офиса и т. п.) или иных мест (объектов), которые прямо или косвенно контролируются работодателем. Дистанционное взаимодействие "работник - работодатель" обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационных сетей. Как правило, речь идет о работе в домашних условиях с использованием возможностей глобальной сети интернет.
С юридической точки зрения при заключении трудового договора с новым работником о дистанционной работе в его условиях следует предусмотреть обязанность использования работником предоставленных или рекомендованных работодателем программно-технических средств, оборудования, средств защиты информации и иных средств. В трудовом договоре следует установить режим рабочего времени и периоды отдыха работника, работающего в дистанционном режиме, или предоставить ему возможность самостоятельно решать эти вопросы.
При переводе действующих сотрудников организации на удаленный режим работы, как в большинстве своем в нынешней ситуации, нет необходимости заключать новый трудовой договор. Однако потребуется грамотно оформить изменения в правоотношениях "работник - работодатель" посредством заключения дополнительного соглашения к действующему трудовому договору. Причем, перевод на дистанционную работу может носить как временный, так и постоянный характер, что также следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору.
С технической точки зрения основная нагрузка "ложится" на ИТ-службу организации, которая, собственно, должна обеспечить организацию виртуального офиса (рабочего места, удаленного рабочего компьютера), интегрированного в единую корпоративную систему, с обязательным сертифицированным программным обеспечением в зависимости от специфики деятельности организации, необходимыми периферийными устройствами и оргтехникой. В этой связи важно предусмотреть основной и защищенный канал связи, единый для всех сотрудников, запасной защищенный канал связи на экстренный случай, защищенный канал связи между сотрудниками (подразделениями) и контрагентами (заказчиками, покупателями и т. д.). Кроме того, следует обеспечить оформление сертификата усиленной квалифицированной подписи для удаленных сотрудников, которые участвуют в юридически значимом электронном документообороте, систему электронного документооборота и оперативного обмена информацией, корпоративную (деловую) почту и техническую поддержку для всей системы удаленной работы.
Особое внимание ИТ-специалистами должно быть уделено защите информации, поскольку слабый уровень защиты трафика, расположение данных для доступа к важной информации организации на заграничных или незащищенных серверах являются неотъемлемой частью бесплатных и максимально открытых систем групповой и удаленной работы.
5. С организационной точки зрения при переходе на дистанционный режим работы работодателю целесообразно выработать единые стандарты, подходы и требования к сотрудникам, работающим на "удаленном" режиме, организовать их практическое обучение, и по его итогам провести зачет в виде теста на знание основ работы на "удаленке".
Одним из основных и очень удобных способов работы в дистанционном режиме является совместная работа с документами, размещенными в "облачном" хранилище или на сервере организации, но не в электронных папках, созданных на ПК сотрудника.
В рабочее время каждый сотрудник должен быть всегда доступен для общения как для работодателя (руководителя организации), так и для партнера (коллеги) по работе. При этом критично важно наличие у каждого "удаленного" сотрудника личного календаря с фиксацией временного графика рабочих мероприятий и их возможного изменения.
Важно продумать организацию текущих отчетов сотрудников по результатам выполненных задач. Это могут быть мини-отчеты, которые сотрудник отправляет в конце дня руководителю структурного подразделения.
Контроль присутствия сотрудника на рабочем месте не должен быть самодовлеющей задачей, дабы избежать просто "имитации" ("создания видимости") работы. В этой связи работодателю (руководителю) следует ставить конкретные задачи и контролировать их выполнение к установленному сроку. Это и будет наиболее действенной формой контроля качества и продуктивности работы сотрудника на "удаленке".
Для психологической поддержки работников, работающих на "удаленке", постановки общих задач, подведения итогов, доведения актуальной информации работодателю (руководителю) следует проводить регулярные конференции, краткие "планерки" онлайн с помощью многообразных технических решений: внутренних чатов и сервисов организации, программы видеоконференций Skype, Zoom, Discord, сервиса Telegram и даже WhatsApp.
Приведенные в статье статистические данные свидетельствуют о том, что даже после окончания эпидемии формат работы вне стен офиса не потеряет свою актуальность. Во-первых, многие руководители уже оценили его преимущества и "дозрели" до модернизации процессов труда. Во-вторых, силы и средства, вложенные в "апгрейд" должны окупиться: бизнес логичен и не отказывается от инноваций, повышающих его эффективность. Эти утверждения косвенно подтверждают исследования в различных секторах экономики, проведенные на территории РФ и стран СНГ.
Таким образом, безусловно, как любое направление (вид) деятельности, работа сотрудников организации в дистанционном режиме имеет как свои положительные, так и отрицательные стороны. Поэтому залогом успешной работы "распределенной" организации в режиме виртуального офиса является реализация предлагаемого алгоритма перехода на дистанционный режим работы и решение оптимизационной задачи в отношении организационно-технического обеспечения и условий работы каждого сотрудника в дистанционном режиме. перевод дистанционный офис
Литература
1. Бородин И.И. Правовой статус телеработника (в порядке постановки задачи) // Трудовое право. 2008. № 5. С. 13-20.
2. Бородина Е.Н. Правовое регулирование надомного и дистанционного труда в Российской Федерации // Вестник ВГУ. Сер.: Право 2018. № 4. С. 271-282.
3. Васильева Ю.В., Шуралева С.В. Содержание трудового договора о дистанционной работе: теоретические аспекты // Вестник Пермского университета. Юридические науки. 2015. № 2 (28). С. 88-97.
4. Конюхова Е.В. Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция // Школа бухгалтера. 2018. 8 ноября [Электронный ресурс].
5. Круглянская О. Виртуальные офисы. История и современность // Территория бизнеса: деловой журнал. 2011. № 7-8 (56-57). С. 64-66.
6. Леденева И.Ю. Преимущества и недостатки дистанционной работы // Молодой ученый. 2013. № 2 (49). С. 157-160.
7. Лешукова Н. Актуальные проблемы организации труда дистанционных работников // Трудовое право. 2015. № 8. С. 81-89.
8. Лушников А.М., Лушникова М.В. Трудовые права в XXI веке: современное состояние и тенденции развития: монография. М.: Проспект, 2015.
9. Марцинковский А.В., Данилин В.Н., Доценко С.П. Использование CALS-технологий в менеджменте // Управление качеством: электронный журнал для местной промышленности [Электронный ресурс].
10. Нестерова М.С. Особенности правового регулирования труда дистанционных работников: магистерская диссертация по направлению подготовки: 40.04.01. - Юриспруденция. Барнаул, 2018 [Электронный ресурс].
11. Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). - 5-е изд. М. : Олимп-Бизнес, 2013.
12. Серова А.В. Нетипичные отношения по трудоустройству // Российский юридический журнал. 2014. № 6 (99). С. 13-20.
13. Стэкпол Б. Пандемия COVID-19 стала проверкой эффективности средств, обеспечивающих удаленную совместную работу // CAD/CAM/CAE. Observer 2020. № 3 (135). С. 32-34.
14. Слесарев С. Дистанционный труд // Трудовое право. 2015. № 11. С. 39-49.
15. Труд в эпоху цифровых технологий: трансформация производства, занятости, налогообложения, подготовки кадров и социальной защиты // Материалы Научно-методического семинара Аналитического управления (Совет Федерации, 24 марта 2016 г.).